Elk bedrijf dat btw in rekening brengt , betaalt deze ook: aan leveranciers, accountants en anderen. Het systeem is zo ontworpen dat je de btw doorgeeft zonder het zelf te absorberen. In 2025 waren er ruwweg 2,73 miljoen btw-aangemelde bedrijven in het VK, en de totaal geïnde btw bereikte £171 miljard in het fiscale jaar 2024 tot 2025.

Als je btw wilt terugvorderen in het Verenigd Koninkrijk, zijn de regels duidelijk, maar de uitzonderingen zijn belangrijk en kunnen gemakkelijk over het hoofd worden gezien.

Hieronder leggen we uit hoe btw-terugvordering werkt: wie het kan terugvorderen, hoe je moet omgaan met aankopen in het buitenland of de Flat Rate Scheme, en de fouten die bedrijven geld kunnen kosten. Hier is de informatie die je nodig hebt om btw terug te vragen in het Verenigd Koninkrijk volledig compliant te maken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat betekent het om btw terug te vorderen in het Verenigd Koninkrijk?
  
• Wie kan btw terugvragen en op welke kosten?
  
• Wanneer kun je geen btw terugvragen?
  
• Hoe vraag je btw terug op je btw-aangifte?
  
• Kun je btw terugvragen over aankopen in het verleden of in het buitenland?
  
• Hoe werkt het terugvragen van btw als je Stripe gebruikt?
  
• Welke invloed heeft de forfaitaire regeling op het terugvragen van btw?
  
• Wat zijn veelgemaakte fouten bij het terugvragen van btw?
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Wat betekent het om btw terug te vragen?

Btw terugvragen betekent dat je ervoor zorgt dat je in aanmerking komende kosten terugkrijgt.

Zo werkt het:

• Als je btw in rekening brengt over je verkopen, is dat berekende btw, dus je bent de belasting verschuldigd aan His Majesty's Revenue and Customs (HMRC).

• Als je btw betaalt over je zakelijke aankopen, is dat voorbelasting, dus die kun je meestal terugvragen.

Op je btw-aangifte trek je de voorbelasting af van de berekende btw. Als je meer hebt geïnd dan je hebt betaald, betaal je HMRC het verschil. Als je meer hebt betaald dan geïnd, moet HMRC je terugbetalen.

Dit systeem is zo ontworpen dat alleen de eindklant de btw-kosten draagt. Bij elke stap daarvoor wordt de btw doorberekend. Maar om de btw terug te vorderen, moet je weten welke uitgaven in aanmerking komen, ze correct bijhouden en documenteren, en de regels volgen op je btw-aangifte.

Wie kan btw terugvragen en op welke kosten?

Alleen btw-geregistreerde bedrijven kunnen btw terugvragen. Als je niet geregistreerd bent, is de btw op je aankopen een kostenpost. De jaarlijkse omzetdrempel voor bedrijven om zich te registreren is £90.000, maar veel kleinere bedrijven registreren zich vrijwillig voordat ze dat bedrag bereiken.

Elke uitgave moet aan twee voorwaarden voldoen om btw terug te kunnen vragen:

1. De aankoop moet volledig en uitsluitend voor zakelijk gebruik zijn. Een laptop voor het werk komt in aanmerking. Een hotelovernachting in het weekend niet. Als iets gemengd wordt gebruikt - bijvoorbeeld een mobiele telefoon - kun je alleen het zakelijke gedeelte terugvragen.

2. Je hebt een geldige btw-factuur nodig. HMRC verwacht een deugdelijke factuur met daarop het btw-nummer van de leverancier, de datum en de in rekening gebrachte btw. Pro-formafacturen, offertes of orderbevestigingen tellen niet mee.

Veel voorkomende kosten waarover je btw kunt terugvragen zijn onder andere:

• Kantoor- en techniekkosten: hardware, software, meubilair, internet en nutsvoorzieningen voor zakelijk gebruik.

• Reizen voor het werk: btw op brandstof, autohuur, tol of hotelovernachtingen voor zakenreizen. Openbaar vervoer zoals treinen en vluchten hebben meestal geen btw, dus je kunt niets terugvorderen. Voor brandstofkosten kun je alleen het gedeelte voor zakelijk gebruik terugvragen. Bedrijven vragen meestal alle btw terug en betalen een brandstofheffing of vragen alleen btw over zakelijke kilometers.

• Zakelijke dienstverlening: kosten voor accounting, legal, IT en marketing die inclusief btw zijn.

• Stock- en productiekosten: goederen of materialen die je doorverkoopt of gebruikt om producten te maken.

• Werknemerskosten: btw op reizen van personeel of zakelijke evenementen.

Wanneer kun je geen btw terugvragen?

Zelfs btw-plichtige bedrijven kunnen niet overal btw over terugvragen. HMRC trekt duidelijke lijnen rond wat telt als terugvorderbare bedrijfskosten en wat niet.

Uitgaven die niet in aanmerking komen zijn onder andere:

• Kosten voor persoonlijk of gemengd gebruik: btw kan alleen worden teruggevorderd op goederen en diensten die volledig zakelijk worden gebruikt. Als een uitgave is opgesplitst in zakelijk en persoonlijk gebruik, zoals een gedeeld mobiel abonnement, kun je alleen het zakelijke gedeelte terugvragen.

• Vermaak voor klanten: maaltijden, evenementen of geschenken voor klanten en leveranciers zijn uitgesloten. HMRC behandelt dit als vrijwillige zakelijke kosten. De enige uitzondering is entertainment voor werknemers, zoals een jaarlijks feest voor al het personeel, dat kan worden teruggevorderd.

• Vrijgestelde goederen en diensten: je kunt geen btw terugvragen die nooit in rekening is gebracht. Trein- en vliegtickets, verzekeringspremies, portokosten, huur van woonhuizen en veel financiële diensten vallen in deze categorie.

• Kopen bij niet-geregistreerde leveranciers: als een leverancier geen btw in rekening brengt, kun je niets terugvorderen. Controleer altijd of je leveranciers een geldig btw-nummer vermelden op facturen.

• Kopen met ontbrekende of ongeldige facturen: een claim zonder de juiste documentatie houdt geen stand bij een controle door HMRC. Elke terugvordering moet worden ondersteund door een btw-factuur met alle vereiste gegevens.

• Kopen met betrekking tot btw-vrijgestelde verkopen: als je bedrijf belastbare en btw-vrijgestelde verkopen doet, kun je alleen de btw terugvragen die is gekoppeld aan je belastbare activiteiten. De rest is verboden terrein.

Hoe vraag je btw terug op je btw-aangifte?

Voor het terugvragen van btw heb je geen apart formulier nodig. Het gebeurt via je reguliere btw-aangifte, die bij elkaar optelt wat jij aan HMRC verschuldigd bent en wat HMRC aan jou verschuldigd is.

Dit is wat het proces inhoudt:

1. Je btw-totalen volgen: tijdens de btw-periode registreer je de btw die in rekening is gebracht op verkopen (berekende btw) en de btw die is betaald op zakelijke aankopen (voorbelasting).

2. De btw-aangifte invullen: Box 1 is de btw die je klanten in rekening hebt gebracht, Box 4 is de btw die je terugvraagt op je aankopen, en Box 5 is het verschil (je netto btw-positie). Een positief resultaat betekent dat je HMRC betaalt. Een negatief resultaat betekent dat je geld terugkrijgt.

3. Indienen en vereffenen: aangiften worden digitaal ingediend. Als je geld terugkrijgt, stuurt HMRC dit meestal binnen een paar weken per bankoverschrijving. Houd je zakelijke bankgegevens actueel.

Tips voor nauwkeurige terugbetalingen

• Vergelijk je Box 4-totaal met geldige btw-facturen in je dossier.

• Dien op tijd in. Te laat indienen vertraagt terugbetalingen en kan boetes opleveren.

• Bewaar digitale gegevens voor elke claim voor het geval HMRC om bewijs vraagt.

Kun je btw terugvorderen over aankopen in het verleden of in het buitenland?

Btw terugvragen begint niet altijd op de dag dat je je registreert of stopt bij de Britse grens. Met het juiste papierwerk kun je btw terugvragen op eerdere uitgaven en in sommige gevallen ook op buitenlandse uitgaven.

Btw vóór registratie

Als je het btw-registratieproces doorloopt, geeft HMRC je de mogelijkheid om btw terug te vragen voor eerdere zakelijke kosten als deze voldoen aan specifieke tijdsregels. Deze omvatten:

• Goederen: je kunt teruggaan tot vier jaar zolang die artikelen nog in gebruik of op voorraad zijn op je registratiedatum.

• Diensten: je kunt zes maanden teruggaan, maar alleen voor diensten die direct verband houden met de belastbare activiteit van je bedrijf.

Je hebt originele btw-facturen nodig voor alles wat je declareert. Deze terugvorderingen vóór registratie worden meestal toegevoegd aan je eerste btw-aangifte na registratie.

Buitenlandse btw

Als je btw in het buitenland hebt betaald (bijvoorbeeld hotelrekeningen van een conferentie in Duitsland), kun je dit niet terugvragen op je btw-aangifte in het VK. In plaats daarvan moeten bedrijven in het VK bij elk land apart een aanvraag indienen volgens de 13e btw-richtlijn terugbetalingsprocedure. De EU-lidstaten behandelen deze aanvragen afzonderlijk en de meeste hebben jaarlijkse deadlines.

Invoer en btw op diensten uit het buitenland

• Invoer: je kunt btw terugvragen via HMRC met behulp van uitgestelde btw-boekhouding of het C79-certificaat.

• Diensten uit het buitenland: in plaats van dat de buitenlandse leverancier jou btw in rekening brengt, betaal jij de btw. Omdat je hetzelfde bedrag aangeeft en terugvraagt, is de financiële impact neutraal. Het VK vereist dat je zelf btw in rekening brengt en deze tegelijkertijd terugvraagt, waardoor het btw-stelsel consistent blijft en buitenlandse leveranciers zich niet hoeven te registreren voor de btw in het VK.

Hoe werkt het terugvragen van btw met Stripe?

Voor bedrijven die gevestigd zijn in het Verenigd Koninkrijk worden de kosten van Stripe gefactureerd vanuit Stripe's vestiging in Ierland, wat betekent dat de verleggingsregeling van toepassing is (het wordt beschouwd als een “dienst uit het buitenland”). In plaats van btw te betalen aan Stripe, geef je het aan en vraag je het terug op dezelfde btw-aangifte.

Zo werkt het:

• De facturen van Stripe vermelden vergoedingen met £0 btw en vermelden dat er btw verschuldigd is onder de verleggingsregeling.

• Je registreert die btw als berekende btw en voorbelasting. Ze heffen elkaar op als je volledige btw-terugvordering hebt.

• Het netto-effect is geen btw-kosten voor je bedrijf, maar volledige compliance met de regels van HMRC.

Om ervoor te zorgen dat dit goed werkt, voeg je je btw-nummer toe aan je Stripe account, zodat Stripe je correct factureert. Bewaar alle facturen voor maandelijkse kosten in je administratie; ze zijn je bewijs voor de btw-boekhouding. Geïntegreerde systemen kunnen de boekingen onder de verleggingsregeling automatiseren.

Hoe beïnvloedt de vlaktaksregeling het terugvragen van btw?

De Flat Rate Scheme (FRS) maakt btw makkelijker voor kleine bedrijven doordat je HMRC een vast percentage van je totale omzet laat betalen in plaats van elke in- en uitvoer bij te houden. Dat percentage, dat per sector wordt vastgesteld, is lager dan de standaard 20%, wat betekent dat je de meeste btw-terugvorderingen opgeeft in ruil voor minder boekhoudwerk.

Onder FRS kun je geen btw terugvragen op alledaagse aankopen, omdat het vaste tarief daar rekening mee houdt. De enige uitzondering zijn bepaalde kapitaalgoederen van meer dan £2.000 (inclusief btw), zoals machines of apparatuur die je langdurig zult gebruiken. Deze grote aankopen blijven in aanmerking komen voor volledige btw-teruggave.

De regeling is beschikbaar voor bedrijven met een jaaromzet tot £150.000 (exclusief btw). Het is vaak nuttig voor dienstverlenende bedrijven met lage uitgaven, hoewel het minder voordelig kan zijn als je veel inkoopt of importeert. Zodra je FRS verlaat, keer je terug naar de standaard btw-regels en kun je normaal gesproken voorbelasting terugvragen.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het terugvragen van btw?

Deze fouten kunnen zelfs ervaren teams laten struikelen:

Btw vorderen die nooit in rekening is gebracht

Trein- en vliegtickets, verzekeringen, postdiensten en veel rideshares zijn niet inclusief btw. Controleer altijd of een leverancier btw in rekening heeft gebracht voordat je het als voorbelasting opvoert.

Vermaak voor klanten

Maaltijden, evenementen of gastvrijheid voor klanten vallen buiten de regels voor terugvordering. Alleen entertainment voor het hele personeel, zoals een feest voor alle werknemers, komt in aanmerking.

Ontbrekende of verkeerde documentatie

Pro-formafacturen, orderbevestigingen of creditcardafschriften tellen niet mee. Bewaar de juiste btw-facturen en zorg ervoor dat de btw-nummers van leveranciers geldig zijn.

Onbetaalde leveranciersfacturen

Als een factuur na zes maanden onbetaald blijft, verplicht HMRC je om de btw die je hebt geclaimd terug te betalen totdat de betaling is verricht.

Fouten bij invoer en verleggingsregeling

Gebruik officiële C79-certificaten of uitgestelde btw-verklaringen voor importen, en pas de verleggingsregeling correct toe voor buitenlandse diensten door de btw in dezelfde aangifte aan te geven en terug te vragen.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het makkelijker om aan belastingregels te voldoen, zodat jij je kunt focussen op het laten groeien van je bedrijf. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en geeft een seintje als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Daarnaast berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en goederen- en dienstenbelasting (GST) op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle staten van de VS en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: Bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden het innen van belastingen in een nieuwe staat of een nieuw land inschakelen. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop in het Stripe-dashboard belastinginning toe te voegen.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.