Todas las empresas que cobran impuestos al valor agregado (IVA) también lo pagan: a proveedores, contadores y otros. El sistema está pensado para que traslades el IVA sin absorberlo tú mismo. En 2025 había aproximadamente 2,73 millones de empresas registradas a efectos del IVA en el Reino Unido, y el IVA recaudado alcanzó los £171,000 millones en el ejercicio fiscal 2024–2025.

Cuando recuperas el IVA en el Reino Unido, las reglas son claras, pero las excepciones son importantes —y pueden pasarse por alto con facilidad—.

A continuación, explicamos cómo funciona la recuperación del IVA: quién puede reclamarlo, cómo gestionar compras en el extranjero o el Régimen de tarifa plana, y cuáles son los errores que pueden costarle dinero a las empresas. Aquí tienes la información que necesitas para recuperar el IVA en el Reino Unido de forma totalmente conforme.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué significa recuperar el IVA del Reino Unido?
  
• ¿Quiénes pueden recuperar el IVA y sobre qué gastos?
  
• ¿Cuándo no se puede recuperar IVA?
  
• ¿Cómo se recupera el IVA en la declaración de IVA?
  
• ¿Se puede recuperar el IVA de compras pasadas o hechas en el extranjero?
  
• ¿Cómo funciona la recuperación del IVA al usar Stripe?
  
• ¿Cómo afecta el Régimen de tarifa plana a la recuperación del IVA?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes al recuperar el IVA?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué significa recuperar el IVA del Reino Unido?

Recuperar el IVA del Reino Unido significa asegurarte de recuperar los gastos elegibles.

Funciona de la siguiente forma:

• Cuando cobras IVA en tus ventas, se trata de IVA repercutido, por lo que debes el impuesto al Servicio de Ingresos y Aduanas de Su Majestad (HMRC).

• Cuando pagas IVA en las compras de tu empresa, se trata de IVA soportado, que por lo general puedes recuperar.

En tu declaración de IVA, restas el IVA soportado del IVA repercutido. Si cobraste más del que pagaste, abonas la diferencia a HMRC. Si pagaste más del que cobraste, HMRC te debe una devolución.

Este sistema está diseñado para que solo el consumidor final asuma el costo del IVA. En cada etapa previa, el IVA se traslada. Pero para recuperarlo, necesitas saber qué gastos son elegibles, registrarlos y documentarlos correctamente y cumplir las normas en tu declaración de IVA.

¿Quiénes pueden recuperar el IVA y sobre qué gastos?

Solo las empresas registradas a efectos del IVA pueden recuperar IVA. Si no estás registrado, el IVA de tus compras es un costo. El umbral de facturación anual para registrarse es de £90,000, aunque muchas empresas más pequeñas se registran de forma voluntaria antes de alcanzar ese importe.

Todo gasto debe cumplir dos condiciones para poder recuperar el IVA:

1. La compra debe ser exclusiva y totalmente para uso empresarial. Una computadora portátil para trabajar califica; una estadía de hotel de fin de semana no. Si un bien tiene uso mixto —por ejemplo, un teléfono móvil— solo puedes recuperar la parte correspondiente al uso empresarial.

2. Necesitas una factura de IVA válida. HMRC exige una factura adecuada que muestre el número de IVA del proveedor, la fecha y el IVA cobrado. Las facturas proforma, los presupuestos o las confirmaciones de pedido no son válidos.

Entre los gastos comunes sobre los que se puede recuperar IVA se incluyen:

• Costos de oficina y tecnología: hardware, software, mobiliario, Internet y servicios públicos utilizados para el negocio.

• Viajes por trabajo: IVA sobre combustible, alquiler de vehículos, peajes o estadías en hoteles por viajes laborales. El transporte público, como trenes y vuelos, generalmente no incluye IVA, por lo que no hay nada que recuperar. En el caso del combustible, solo puede recuperarse la parte correspondiente al uso empresarial. Las empresas suelen recuperar todo el IVA y pagar un cargo estándar por combustible, o bien recuperar el IVA únicamente sobre los kilómetros de negocio documentados.

• Servicios profesionales: honorarios de contabilidad, legales, de TI y de marketing que incluyan IVA.

• Costos de inventario y producción: bienes o materiales que revendes o utilizas para fabricar productos.

• Gastos de los empleados: IVA en viajes del personal o eventos para toda la empresa.

¿Cuándo no se puede recuperar IVA?

Incluso las empresas registradas a efectos del IVA no pueden reclamar IVA sobre todo. HMRC establece límites claros entre los costos empresariales recuperables y los que no lo son.

Los gastos que no califican incluyen los siguientes:

• Artículos de uso personal o mixto: el IVA solo es recuperable sobre bienes y servicios utilizados íntegramente para el negocio. Si un gasto tiene uso mixto, como un plan móvil compartido, solo puedes recuperar la parte correspondiente al uso empresarial.

• Entretenimiento de clientes: comidas, eventos o regalos para clientes y proveedores están excluidos. HMRC los considera un costo empresarial voluntario. La única excepción es el entretenimiento para empleados, como una fiesta anual abierta a todo el personal, que sí es recuperable.

• Bienes y servicios exentos o con tasa cero: no puedes recuperar IVA que nunca se cobró. Los billetes de tren y avión, las primas de seguros, el franqueo postal, el alquiler de viviendas y muchos servicios financieros entran en esta categoría.

• Compras a proveedores no registrados: si un proveedor no cobra IVA, no hay nada que recuperar. Comprueba siempre que tus proveedores incluyan un número de IVA válido en las facturas.

• Compras con facturas faltantes o no válidas: una reclamación sin la documentación adecuada no resiste una revisión de HMRC. Cada recuperación debe estar respaldada por una factura de IVA con todos los datos exigidos.

• Compras relacionadas con ventas exentas de IVA: si tu negocio realiza ventas gravadas y exentas, solo puedes recuperar el IVA asociado a tus actividades gravadas. El resto no es recuperable.

¿Cómo se recupera el IVA en la declaración de IVA?

La recuperación del IVA no requiere un formulario aparte, sino que se realiza a través de tu declaración de IVA habitual, que calcula lo que debes a HMRC y lo que HMRC te debe a ti.

El proceso es el siguiente:

1. Registra los totales de IVA: durante el período de IVA, registra el IVA cobrado en las ventas (IVA repercutido) y el IVA pagado en las compras de la empresa (IVA soportado).

2. Completa la declaración del IVA: la casilla 1 corresponde al IVA que cobraste a los clientes, la casilla 4 al IVA que solicitas recuperar por las compras y la casilla 5 a la diferencia (tu posición neta de IVA). Un resultado positivo significa que debes pagar a HMRC. Un resultado negativo significa que tienes derecho a una devolución.

3. Presenta y liquida: las devoluciones se presentan digitalmente. Si corresponde una devolución, HMRC suele enviarla por transferencia bancaria en un plazo de unas semanas. Asegúrate de que los datos bancarios de tu empresa estén actualizados.

Consejos para recuperaciones precisas

• Haz coincidir el total de la casilla 4 con facturas de IVA válidas registradas.

• Presenta la declaración a tiempo. Las declaraciones tardías retrasan las devoluciones y pueden generar sanciones.

• Conserva registros digitales de cada solicitud por si HMRC pide comprobantes.

¿Se puede recuperar el IVA de compras pasadas o hechas en el extranjero?

La recuperación del IVA no siempre comienza el día en que te registras ni se limita al Reino Unido. Con la documentación adecuada, puedes recuperar IVA de gastos anteriores y, en algunos casos, de gastos realizados en el extranjero.

IVA previo al registro

Durante el proceso de registro a efectos del IVA, HMRC permite recuperar el IVA de costos empresariales anteriores si cumplen determinadas reglas de plazo. Estas incluyen:

• Bienes: puedes retroceder hasta cuatro años, siempre que esos artículos aún estén en uso o en existencias en la fecha de registro.

• Servicios: puedes retroceder hasta seis meses, pero solo para servicios directamente relacionados con la actividad sujeta a impuestos de tu empresa.

Necesitarás las facturas de IVA originales para todo lo que reclames. Estas recuperaciones previas al registro suelen incluirse en la primera declaración de IVA tras el registro.

IVA en el extranjero

Si pagaste IVA en el extranjero (p. ej., facturas de hotel por una conferencia en Alemania), no puedes reclamarlo en tu declaración de IVA del Reino Unido. En cambio, las empresas del Reino Unido deben solicitar la devolución a cada país por separado conforme al procedimiento de reembolso de la 13.ª Directiva del IVA. Los Estados miembros de la UE gestionan estas solicitudes de forma individual y la mayoría establece plazos anuales de presentación.

Importaciones e IVA sobre servicios del extranjero

• Importaciones: puedes recuperar el IVA a través de HMRC mediante la contabilización diferida del IVA o el certificado C79.

• Servicios del extranjero: en lugar de que el proveedor extranjero te cobre el IVA, tú contabilizas el impuesto. Como declaras y recuperas el mismo importe, el impacto financiero es neutro. El Reino Unido exige que autorrepercutas el IVA y lo recuperes de forma simultánea, lo que mantiene la coherencia del sistema de IVA y evita que los proveedores extranjeros tengan que registrarse a efectos del IVA en el Reino Unido.

¿Cómo funciona la recuperación del IVA al usar Stripe?

Para las empresas con sede en el Reino Unido, las comisiones de Stripe se facturan desde el establecimiento de Stripe en Irlanda, lo que significa que se aplica la inversión del sujeto pasivo (se considera un «servicio del extranjero»). En lugar de pagar IVA a Stripe, lo contabilizas declarando y recuperando el IVA en la misma declaración.

Funciona de la siguiente forma:

• Las facturas Stripe muestran las comisiones con £0 de IVA y especifican que el IVA es exigible mediante la inversión del sujeto pasivo.

• Registras ese IVA como IVA repercutido y como IVA soportado. Si tienes derecho a la recuperación total del IVA, ambos importes se compensan.

• El efecto neto es que no hay costo de IVA para tu empresa, pero sí pleno cumplimiento de las normas de HMRC.

Para garantizar que esto funcione bien, añade tu número de IVA a tu cuenta de Stripe para que las facturas se emitan de forma adecuada. Conserva todas las facturas mensuales de comisiones en tus registros; son la evidencia para la contabilidad del IVA. Los sistemas integrados pueden automatizar los asientos de la inversión del sujeto pasivo.

¿Cómo afecta el Régimen de tarifa plana a la recuperación del IVA?

El Régimen de tarifa plana (FRS) simplifica el IVA para las pequeñas empresas al permitir pagar a HMRC un porcentaje fijo de las ventas totales, en lugar de seguir cada IVA soportado y repercutido. Ese porcentaje —definido por sector— es inferior al tipo estándar del 20 %, lo que refleja que renuncias a la mayoría de las recuperaciones de IVA a cambio de una menor carga administrativa.

Bajo el FRS, no se recupera el IVA de las compras habituales porque la tarifa plana ya lo tiene en cuenta. La única excepción son determinados activos de capital superiores a £2,000 (IVA incluido), como la maquinaria o el equipo que utilizarás a largo plazo. Estas compras de gran valor siguen siendo elegibles para la recuperación total del IVA.

El régimen está disponible para empresas con una facturación anual de hasta £150,000 (sin IVA). Suele ser útil para negocios de servicios con pocos gastos, aunque puede resultar menos ventajoso si compras o importas mucho. Cuando sales del FRS, vuelves a las normas estándar de IVA y puedes recuperar el IVA soportado con normalidad.

¿Cuáles son los errores más comunes al recuperar el IVA?

Estos errores pueden afectar incluso a equipos con experiencia:

Reclamar IVA que nunca se cobró

Los billetes de tren y avión, los seguros, los servicios postales y muchos servicios de transporte compartido no incluyen IVA. Confirma siempre que el proveedor haya cobrado IVA antes de registrarlo como impuesto soportado.

Entretenimiento de clientes

Las comidas, eventos u hospitalidad para clientes no cumplen los requisitos para la recuperación. Solo el entretenimiento para todo el personal, como una fiesta abierta a todos los empleados, es deducible.

Documentación faltante o incorrecta

Las facturas proforma, las confirmaciones de pedido o los comprobantes de tarjeta de crédito no son válidos. Conserva facturas de IVA adecuadas y verifica que los números de IVA de los proveedores sean correctos.

Facturas de proveedores impagas

Si una factura permanece impaga después de seis meses, HMRC exige que devuelvas el IVA que reclamado hasta que se efectúe el pago.

Errores en importaciones y en el mecanismo de inversión del sujeto pasivo

Utiliza certificados oficiales C79 o estados de IVA diferido para importaciones y aplica correctamente la inversión del sujeto pasivo en servicios del extranjero, declarando y recuperando el IVA en la misma declaración.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Te permite monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas el umbral de registro fiscal sobre las ventas, según tus transacciones en Stripe. Además, calcula y recauda de forma automática los impuestos sobre las ventas, el IVA y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto de bienes físicos como digitales, en todos los estados de los EE. UU. y en más de 100 países.

Puedes comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo si agregas una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón desde el Dashboard de Stripe o usando nuestra potente interfaz de programación de solicitudes (API).

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que cobrar impuestos en función de tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de programación a tu integración de Stripe actual. O bien, agrega el cobro de impuestos con solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: permite que Stripe administre tus registros fiscales globales y aprovecha un proceso simplificado que completa previamente los detalles de la solicitud. De esta manera, ahorras tiempo y simplificas el cumplimiento de la normativa local.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o de dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios, además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplificar la declaración fiscal: Stripe Tax se integra a la perfección con los socios de declaración fiscal, por lo tanto, tus declaraciones fiscales globales son precisas y oportunas. Deja que nuestros socios administren tus declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa.

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