Alla företag som tar ut mervärdesskatt (moms) betalar också det: till leverantörer, revisorer och andra. Systemet är utformat så att du överför moms utan att absorbera den själv. År 2025 fanns det ungefär 2,73 miljoner momsregistrerade företag i Storbritannien, och den totala momsen uppgick till 171 miljarder GBP under räkenskapsåret 2024–2025.

När du kräver tillbaka moms i Storbritannien är reglerna tydliga, men undantagen är viktiga och kan vara lätta att missa.

Nedan förklarar vi hur man kräver tillbaka moms: vem som kan göra anspråk på det, hur man hanterar utländska inköp eller systemet med fasta skattesatser och de misstag som kan kosta företag pengar. Här är den information du behöver för att se till att momsåterbäring i Storbritannien uppfyller alla krav.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad innebär det att kräva tillbaka moms i Storbritannien?
  
• Vem kan göra anspråk på moms och på vilka utgifter?
  
• När kan man inte kräva tillbaka moms?
  
• Hur kräver man tillbaka moms på momsdeklarationen?
  
• Kan man få tillbaka moms på tidigare eller utländska inköp?
  
• Hur fungerar momsåterbäring när man använder Stripe?
  
• Hur påverkar systemet med fast skattesats momsåterbäringen?
  
• Vilka är de vanligaste felen när man kräver tillbaka moms?
  
• Så kan Stripe Tax hjälpa till
  

Vad innebär det att kräva tillbaka moms i Storbritannien?

Att kräva tillbaka moms i Storbritannien innebär att se till att du får tillbaka stödberättigande utgifter.

Så funkar det:

• När du tar ut moms på din försäljning är det utgående moms, så du är skyldig att betala skatten till His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC).

• När du betalar moms på dina företagsköp är det ingående moms, så du kan vanligtvis återkräva den.

På momsdeklarationen drar du av ingående moms från utgående moms. Om du har tagit ut mer än du har betalat så betalar du in mellanskillnaden till HMRC. Om du har betalat mer än du har tagit ut är HMRC skyldig dig en återbetalning.

Detta system är utformat så att endast slutkunden bär momskostnaden. Vid varje steg innan dess överförs momsen. Men för att kunna återkräva moms måste du veta vilka utgifter som är stödberättigande, spåra och dokumentera dem korrekt och följa reglerna i din momsdeklaration.

Vem kan göra kräva tillbaka moms och på vilka utgifter?

Endast momsregistrerade företag kan kräva tillbaka moms. Om du inte är registrerad blir moms på dina inköp en kostnad. Den årliga omsättningströskeln som utlöser företagsregistrering är 90 000 GBP, men många mindre företag registrerar sig frivilligt innan de når det beloppet.

Varje utgift måste uppfylla två villkor för att du ska kunna få tillbaka moms:

1. Inköpet måste vara helt och hållet avsett för affärsändamål. En bärbar dator i arbetet räknas. Om något har blandat användningsområde, till exempel en mobil, kan du endast återkräva företagets andel.

2. Du behöver en giltig momsfaktura. HMRC förväntar sig en riktig faktura som visar leverantörens momsregistreringsnummer, datum och debiterad moms. Proformafakturor, offerter eller beställningsbekräftelser räknas inte.

Vanliga utgifter som du kan begära tillbaka moms på är:

• Kontors- och teknikkostnader: Hårdvara, programvara, möbler, internet och allmännyttiga tjänster som används för företag.

• Resor i tjänsten: Moms på bränsle, hyrbil, vägtullar eller hotellvistelser för affärsresor. Kollektivtrafik som tåg och flyg har vanligtvis ingen moms, så det finns inget att återkräva. För bränsleavgifter kan du endast få tillbaka företagets användningsandel. Företag kräver vanligtvis tillbaka all moms och betalar en proportionell bränsleavgift eller gör endast anspråk på moms på dokumenterad körning i tjänst.

• Professionella tjänster: Avgifter för redovisning, advokater, IT och marknadsföring som inkluderar moms.

• Lager- och produktionskostnader: Varor eller material som du säljer vidare eller använder för att tillverka produkter.

• Anställdas utgifter: Moms på personalresor eller affärsevenemang.

När kan man inte kräva tillbaka moms?

Inte ens momsregistrerade företag kan göra momsanspråk på allt. HMRC drar tydliga gränser kring vad som räknas som en berättigad företagskostnad och vad som inte gör det.

Utgifter som inte uppfyller kriterierna inkluderar:

• Artiklar för privat eller blandat bruk: Moms kan endast återkrävas på varor och tjänster som helt och hållet används i företaget. Om en utgift delas upp mellan företags- och privatbruk, till exempel ett delat mobilabonnemang, kan du endast återkräva företagets andel.

• Kundunderhållning: Måltider, evenemang eller gåvor till kunder och leverantörer är undantagna. HMRC behandlar detta som en frivillig företagskostnad. Det enda undantag är underhållning för anställda, till exempel en årlig fest som är öppen för all personal och som kan återkrävas.

• Varor och tjänster som nolltaxeras: Du kan inte återkräva moms som aldrig debiterats. Tåg- och flygbiljetter, försäkringspremier, porto, hyra på bostadsfastigheter och många finansiella tjänster ingår i denna kategori.

• Inköp från oregistrerade leverantörer: Om en leverantör inte tar ut moms finns det inget att få tillbaka. Kontrollera alltid att dina leverantörer inkluderar ett giltigt momsregistreringsnummer på fakturorna.

• Inköp där fakturor saknas eller är ogiltiga: Ett anspråk utan korrekt dokumentation håller inte när HMRC granskar dig. Varje anspråk måste åtföljas av en momsfaktura med alla obligatoriska uppgifter.

• Inköp relaterade till momsundantagen försäljning: Om ditt företag bedriver skattepliktig och momsundantagen försäljning kan du endast återkräva moms som är kopplad till din skattepliktig verksamhet. Resten är förbjudet.

Hur kräver du tillbaka moms på din momsdeklaration?

Att kräva tillbaka moms kräver inget separat formulär, utan sker genom din vanliga momsdeklaration som sammanfattar vad du är skyldig HMRC och vad HMRC är skyldig dig.

Så här ser processen ut:

1. Spåra dina momskostnader: Under momsperioden ska du registrera moms som tas ut på försäljning (utgående moms) och moms som betalas på företagsköp (ingående moms).

2. Fyll i momsdeklarationen: Ruta 1 är moms som du har debiterat kunderna, ruta 4 är moms som du återkräver på inköp och ruta 5 är differensen (din nettomoms). Ett positivt resultat innebär att du betalar HMRC. Ett negativt resultat innebär att du ska få en återbetalning.

3. Skicka in och avräkna: Deklarationer lämnas in digitalt. Om du ska få en återbetalning skickar HMRC den vanligtvis via banköverföring inom några veckor. Håll företagets bankuppgifter uppdaterade.

Tips för korrekta återbetalningar

• Matcha summan i ruta 4 med giltiga momsfakturor som är registrerade.

• Deklarera i tid. Sena deklarationer försenar återbetalningar och kan utlösa påföljder.

• Spara digitala register för varje anspråk ifall HMRC ber om bevis.

Kan man få tillbaka moms på tidigare eller utländska inköp?

Momsåterbäring börjar inte alltid betalas tillbaka samma dag som du registrerar dig eller stannar vid gränsen till Storbritannien. Med rätt dokument kan du kräva tillbaka moms på tidigare utgifter och i vissa fall på utländska.

Förregistrering för moms

När du går igenom momsregistreringsprocessen låter HMRC dig göra anspråk på moms på tidigare företagskostnader om de uppfyller specifika tidsregler. Det handlar bland annat om:

• Varor: Du kan gå tillbaka upp till fyra år så länge dessa varor fortfarande används eller finns i lager på registreringsdatumet.

• Tjänster: Du kan gå tillbaka sex månader – men endast för tjänster som är direkt kopplade till ditt företags skattepliktiga verksamhet.

Du behöver momsfakturor i original för allt du gör anspråk på. Dessa återbäringar läggs vanligtvis in i din första momsdeklaration efter registrering.

Utländsk moms

Om du har betalat moms utomlands (t.ex. hotellräkningar från en konferens i Tyskland) kan du inte göra anspråk på den i din momsdeklaration i Storbritannien. Istället måste företag i Storbritannien ansöka om momsåterbäring separat för varje land enligt 13th VAT Directive. EU-länderna hanterar dessa ansökningar individuellt och de flesta har årliga tidsfrister för inlämning.

Import och moms på tjänster från utlandet

• Import: Du kan återkräva moms via HMRC med hjälp av uppskjuten momsredovisning eller C79-intyg.

• Tjänster från utlandet: Istället för att den utländska leverantören debiterar dig moms redovisar du momsen. Eftersom du deklarerar och återkräver samma belopp blir den ekonomiska effekten neutral. Storbritannien kräver att du självdebiterar moms och återkräver den samtidigt, vilket gör att momsen förblir enhetlig samtidigt som utländska leverantörer inte behöver registrera sig för moms i Storbritannien.

Hur fungerar momsåterbäring när man använder Stripe?

För företag baserade i Storbritannien faktureras Stripes avgifter från Stripes inrättning i Irland, vilket innebär att omvänd skatteskyldighet gäller (det anses vara en ”tjänst från utlandet”). Istället för att betala moms till Stripe redovisar du den genom att deklarera och återkräva den i samma momsdeklaration.

Så funkar det:

• Stripes fakturor anger avgifter med 0 GBP i moms och anger att moms ska betalas enligt omvänd skatteskyldighet.

• Du registrerar den momsen som utgående och ingående moms. De tar ut varandra om du har full rätt till momsåterbäring.

• Nettoeffekten är att företaget inte åläggs någon momskostnad samtidigt som du följer HMRC:s regler till fullo.

För att se till att detta fungerar bra ska du lägga till ditt momsregistreringsnummer på Stripe-kontot så att Stripe fakturerar dig korrekt. Spara alla fakturor för månadsavgifter i bokföringen – de är ditt bevis för momsredovisningen. Integrerade system kan automatisera bokföringen av omvänd skatteskyldighet.

Hur påverkar systemet med fast skattesats momsåterbäringen?

Flat Rate Scheme (FRS) gör momsen enklare för småföretag genom att du kan betala HMRC en fast procentsats av din totala försäljning istället för att spåra varje ingående och utgående post. Den procentsatsen – som fastställs av branschen – är lägre än standardsatsen på 20 %, vilket återspeglar att du avstår från de flesta momsåterbäringar i utbyte mot mindre bokföringsarbete.

Enligt FRS återkräver du inte moms på vardagliga inköp eftersom den fasta skattesatsen tar hänsyn till det. Det enda undantaget är vissa kapitaltillgångar över 2 000 GBP (inklusive moms), till exempel maskiner eller utrustning som du kommer att använda på lång sikt. Dessa stora inköp fortsätter att vara berättigade till full momsåterbäring.

Systemet är tillgängligt för företag med en årlig omsättning på upp till 150 000 GBP (exklusive moms). Det är ofta användbart för tjänstebaserade företag med låga utgifter, även om det kan vara mindre fördelaktigt om du köper eller importerar mycket. När du lämnar FRS återgår du till standardreglerna för moms och kan återkräva ingående moms som vanligt.

Vilka är de vanligaste felen när man kräver tillbaka moms?

Dessa misstag kan drabba även erfarna team:

Begära moms som aldrig debiterats

Tåg- och flygbiljetter, försäkringar, posttjänster och många samåkningstjänster inkluderar inte moms. Bekräfta alltid att en leverantör har tagit ut moms innan du registrerar den som ingående skatt.

Kundunderhållning

Måltider, evenemang eller besöksnäring för kunder omfattas inte av reglerna för att få tillbaka moms. Endast personalunderhållning, till exempel en fest som är öppen för alla anställda, uppfyller kraven.

Dokumentation saknas eller är felaktig

Proformafakturor, orderbekräftelser eller kreditkortsräkningar gäller inte. Spara korrekta momsfakturor och se till att leverantörens momsnummer är giltiga.

Obetalda leverantörsfakturor

Om en faktura förblir obetald efter sex månader kräver HMRC att du betalar tillbaka den moms du begärt tills betalning har gjorts.

Fel vid import och omvänd skatteskyldighet

Använd officiella C79-intyg eller uppskjutna momsintyg för import och tillämpa omvänd skatteskyldighet korrekt för utländska tjänster genom att deklarera och återkräva moms i samma deklaration.

Så här kan Stripe Tax hjälpa till

Stripe Tax gör skatteefterlevnad mindre komplicerat så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Stripe Tax hjälper dig att ha koll på dina skyldigheter och varnar dig när du går över en tröskel för registrering av moms baserat på dina Stripe-transaktioner. Dessutom beräknar den och samlar automatiskt in moms och GST på både fysiska och digitala varor och tjänster – i alla amerikanska delstater och i mer än 100 länder.

Börja ta ut skatt globalt genom att lägga till en enda rad kod i din befintliga integration, klicka på en knapp i Dashboard eller använda vårt kraftfulla API (Application Programming Interface).

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner. När du har registrerat dig kan du aktivera skatteuppbörd i en ny delstat eller ett nytt land på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda rad kod i den befintliga Stripe-integrationen eller lägga till skatter med ett enda klick i Stripe Dashboard.

• Registrera dig för att betala skatt: Låt Stripe hantera dina globala skatteregistreringar och du kan dra nytta av en förenklad process som fyller i ansökningsuppgifter på förhand. Det sparar tid och förenklar efterlevnaden av lokala bestämmelser.

• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt skatt oavsett vad eller var du säljer. Stripe Tax har stöd för hundratals produkter och tjänster och inkluderar de senaste skattereglerna och skattesatserna.

• Enklare deklaration: Stripe Tax integreras sömlöst med deklarationspartner så att dina globala deklarationer är korrekta och aktuella. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att utveckla ditt företag.

Läs mer om Stripe Tax eller börja idag.