Toda empresa que cobra imposto sobre valor agregado (IVA) também o paga — a fornecedores, contadores e outros. O sistema foi concebido para que o IVA seja repassado ao longo da cadeia, sem que você o absorva. Em 2025, havia aproximadamente 2,73 milhões de empresas registradas para fins de IVA no Reino Unido, e o total de IVA arrecadado atingiu £171 bilhões no ano fiscal de 2024 a 2025.

Ao recuperar o IVA no Reino Unido, as regras são claras, mas as exceções são importantes — e podem passar despercebidas com facilidade.

A seguir, explicamos como funciona a recuperação de IVA: quem pode solicitá-la, como lidar com compras no exterior ou com o Regime de Alíquota Fixa e quais erros podem gerar prejuízos para as empresas. Aqui está o que você precisa saber para recuperar o IVA no Reino Unido de forma totalmente conforme.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que significa recuperar o IVA no Reino Unido?
  
• Quem pode recuperar o IVA e sobre quais despesas?
  
• Quando não é possível recuperar o IVA?
  
• Como recuperar o IVA na sua declaração de IVA?
  
• É possível recuperar IVA sobre compras passadas ou realizadas no exterior?
  
• Como funciona a recuperação de IVA ao usar a Stripe?
  
• Como o Regime de Alíquota Fixa afeta a recuperação de IVA?
  
• Quais são os erros mais comuns na recuperação de IVA?
  
• Como o Stripe Tax pode ajudar
  

O que significa recuperar o IVA no Reino Unido?

Recuperar o IVA no Reino Unido significa garantir que você recupere as despesas elegíveis.

Veja como funciona:

• Quando você cobra IVA nas suas vendas, isso é IVA sobre vendas, portanto o imposto é devido à His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC)

• Quando você paga IVA nas compras da empresa, isso é imposto sobre insumos, portanto, normalmente é possível recuperá-lo.

Na sua declaração de IVA, você subtrai o imposto sobre insumos do IVA sobre vendas. Se você tiver cobrado mais do que pagou, deverá pagar a diferença à HMRC. Se tiver pago mais do que cobrou, a HMRC deverá lhe devolver um reembolso.

Esse sistema foi projetado para que apenas o cliente final arcar com o custo do IVA. Em cada etapa anterior, o IVA é repassado. Mas para recuperar o IVA, você precisa saber quais despesas são elegíveis, categoria e documentá-las corretamente e seguir as regras na sua declaração de IVA.

Quem pode recuperar o IVA e sobre quais despesas?

Apenas empresas registradas para fins de IVA podem recuperar o imposto. Se você não estiver registrado, o IVA pago nas compras é um custo. O limite de faturamento anual para registro é de £90.000, mas muitas empresas menores se registram voluntariamente antes de atingir esse valor.

Toda despesa deve atender a dois critérios para que você possa recuperar o IVA:

1. A compra deve ser feita exclusiva e integralmente para uso empresarial. Um laptop para trabalho se qualifica. Uma estadia em hotel no fim de semana, não. Se algo tiver uso misto — por exemplo, um telefone celular —, você só pode recuperar a parte correspondente ao uso empresarial.

2. Você precisa de uma fatura de IVA válida. A HMRC exige uma fatura adequada que mostre o número de IVA do fornecedor, a data e o valor do IVA cobrado. Faturas pro forma, cotações ou confirmações de pedido não são aceitos.

Despesas comuns sobre as quais é possível recuperar o IVA incluem:

• Custos de escritório e tecnologia: Hardware, software, móveis, internet e serviços públicos utilizados para fins empresariais.

• Viagens a trabalho: IVA sobre combustível, aluguel de veículos, pedágios ou hospedagens em viagens a negócios. O transporte público, como trens e voos, geralmente não inclui IVA, portanto não há o que recuperar. No caso de combustível, é possível recuperar apenas a parte correspondente ao uso empresarial. As empresas normalmente recuperam todo o IVA e pagam uma taxa fixa de combustível ou recuperam o IVA apenas sobre as milhas de uso comprovadamente empresarial.

• Serviços profissionais: honorários de contabilidade, jurídicos, de TI e de marketing que incluam IVA.

• Custos de estoque e produção: Bens ou materiais que você revende ou utiliza para fabricar produtos.

• Despesas com funcionários: IVA sobre viagens de funcionários ou eventos corporativos destinados a toda a empresa.

Quando não é possível recuperar o IVA?

Mesmo empresas registradas para fins de IVA não podem recuperar o imposto sobre tudo. A HMRC estabelece limites claros sobre o que é considerado um custo empresarial recuperável e o que não é.

As despesas que não se qualificam incluem:

• Itens de uso pessoal ou misto: O IVA só é recuperável sobre bens e serviços utilizados integralmente para fins empresariais. Se uma despesa tiver uso dividido entre empresarial e pessoal, como um plano de celular compartilhado, é possível recuperar apenas a parte correspondente ao uso empresarial.

• Entretenimento de clientes: Refeições, eventos ou brindes para clientes e fornecedores são excluídos. A HMRC trata isso como um custo empresarial voluntário. A única exceção é o entretenimento oferecido a funcionários, como uma festa anual aberta a toda a equipe, que é recuperável.

• Bens e serviços com alíquota zero ou isentos: Não é possível recuperar IVA que nunca foi cobrado. Passagens de trem e avião, prêmios de seguros, serviços postais, aluguel de imóveis residenciais e muitos serviços financeiros se enquadram nessa categoria.

• Compras de fornecedores não registrados: Se um fornecedor não cobra IVA, não há o que recuperar. Sempre verifique se os fornecedores incluem um número de IVA válido nas faturas.

• Compras com faturas ausentes ou inválidas: Uma solicitação sem a documentação adequada não se sustenta em uma revisão da HMRC. Toda recuperação deve ser respaldada por uma fatura de IVA com todos os dados obrigatórios.

• Compras relacionadas a vendas isentas de IVA: Se a sua empresa realiza vendas tributáveis e vendas isentas de IVA, você só pode recuperar o IVA vinculado às atividades tributáveis. O restante não é recuperável.

Como recuperar o IVA na sua declaração de IVA?

A recuperação do IVA não exige um formulário separado. Ela ocorre por meio da sua declaração regular de IVA, que apura quanto você deve à HMRC e quanto a HMRC deve a você.

Veja o que esse processo envolve:

1. Acompanhe seus totais de IVA: Durante o período de apuração do IVA, registre o IVA cobrado nas vendas (IVA sobre vendas) e o IVA pago nas compras da empresa (imposto sobre insumos).

2. Preencha a declaração de IVA: O Campo 1 corresponde ao IVA cobrado dos clientes, o Campo 4 ao IVA recuperável sobre compras e o Campo 5 à diferença (sua posição líquida de IVA). Um resultado positivo significa pagamento à HMRC. Um resultado negativo indica direito a reembolso.

3. Envio e liquidação As declarações são enviadas digitalmente. Se houver direito a reembolso, a HMRC normalmente o realiza por transferência bancária em poucas semanas. Mantenha os dados bancários da empresa atualizados.

Dicas para recuperações precisas

• Compare o total do Campo 4 com faturas de IVA válidas arquivadas.

• Entregue dentro do prazo. Declarações em atraso atrasam reembolsos e podem gerar penalidades.

• Mantenha registros digitais de cada solicitação, caso a HMRC solicite comprovação.

É possível recuperar IVA sobre compras passadas ou realizadas no exterior?

A recuperação de IVA nem sempre começa no dia em que você se registra nem termina na fronteira do Reino Unido. Com a documentação adequada, é possível recuperar IVA sobre despesas anteriores e, em alguns casos, sobre despesas realizadas no exterior.

IVA anterior ao cadastro

Durante o processo de cadastro para fins de IVA, a HMRC permite que você recupere o IVA sobre custos empresariais anteriores, desde que atendam a regras específicas de prazo. Isso inclui:

• Bens: É possível retroagir por até quatro anos, desde que esses itens ainda estejam em uso ou em estoque na data do seu cadastro.

• Serviços: É possível retroagir por até seis meses, mas apenas para serviços diretamente relacionados à atividade tributável da empresa.

Você precisará das faturas de IVA originais para tudo o que solicitar. Essas recuperações de IVA anteriores ao registro normalmente são incluídas na sua primeira declaração de IVA após o cadastro.

IVA no exterior

Se você pagou IVA no exterior (por exemplo, em contas de hotel de uma conferência na Alemanha), não é possível recuperá-lo na sua declaração de IVA do Reino Unido. Em vez disso, empresas do Reino Unido devem solicitar o reembolso separadamente a cada país, por meio do processo de reembolso da 13ª Diretiva do IVA. Os Estados-membros da UE tratam essas solicitações individualmente, e a maioria possui prazos anuais para envio.

Importações e IVA sobre serviços do exterior

• Importações: É possível recuperar o IVA junto à HMRC utilizando o IVA diferido na importação ou o certificado C79.

• Serviços do exterior: Em vez de o fornecedor estrangeiro cobrar IVA, você próprio contabiliza o imposto. Como o mesmo valor é declarado e recuperado, o impacto financeiro é neutro. O Reino Unido exige a autocobrança de IVA e a recuperação simultânea, o que mantém o sistema de IVA consistente e evita que fornecedores estrangeiros precisem se registrar para fins de IVA no Reino Unido.

Como funciona a recuperação de IVA ao usar a Stripe?

Para empresas sediadas no Reino Unido, as taxas da Stripe são faturadas a partir do estabelecimento da Stripe na Irlanda, o que significa que se aplica a cobrança reversa (é considerado um “serviço do exterior”). Em vez de pagar IVA à Stripe, você o contabiliza declarando e recuperando o valor na mesma declaração de IVA.

Veja como funciona:

• As faturas da Stripe indicam as taxas com £0 de IV e mencionam que o IVA é devido por cobrança reversa.

• Você registra esse IVA como IVA sobre vendas e imposto sobre insumos. Eles se anulam se você tiver direito à recuperação integral do IVA.

• O efeito líquido é que não há custo de IVA para a sua empresa, mantendo total conformidade com as regras da HMRC.

Para garantir que isso funcione corretamente, adicione seu número de IVA à sua conta da Stripe para que a Stripe emita as corretamente. Mantenha todas as faturas mensais de taxas em seus registros; elas são a comprovação para a contabilidade do IVA. Sistemas integrados podem automatizar os lançamentos de cobrança reversa.

Como o Regime de Alíquota Fixa afeta a recuperação de IVA?

O Regime de Alíquota Fixa (Flat Rate Scheme, FRS) simplifica o IVA para pequenas empresas ao permitir que você pague à HMRC uma porcentagem fixa do total das suas vendas, em vez de acompanhar cada IVA de entrada e de saída. Essa porcentagem — definida por setor — é inferior à alíquota padrão de 20%, refletindo o fato de que você abre mão da maior parte das recuperações de IVA em troca de menos trabalho contábil.

No FRS, você não recupera o IVA sobre despesas rotineiras, pois a alíquota fixa já considera isso. A única exceção são determinados ativos imobilizados acima de £2.000 (com IVA incluído), como máquinas ou equipamentos de uso de longo prazo. Essas compras de maior valor continuam elegíveis para a recuperação integral do IVA.

O regime está disponível para empresas com faturamento anual de até £150.000 (sem IVA). Ele costuma ser vantajoso para empresas de serviços com poucas despesas, mas pode ser menos interessante se você realiza muitas compras ou importações. Ao sair do FRS, você retorna às regras padrão do IVA e pode recuperar o IVA sobre insumos normalmente.

Quais são os erros mais comuns na recuperação de IVA?

Esses erros podem causar problemas até mesmo para equipes experientes:

Recuperar IVA que nunca foi cobrado

Passagens de trem e avião, seguros, serviços postais e muitas corridas por aplicativos não incluem IVA. Sempre confirme se o fornecedor cobrou IVA antes de registrá-lo como imposto sobre insumos.

Entretenimento de clientes

Refeições, eventos ou hospitalidade para clientes estão fora das regras de recuperação. Apenas entretenimento destinado a todos os funcionários, como uma festa aberta a todos os colaboradores, é elegível.

Documentação ausente ou incorreta

Faturas pro forma, confirmações de pedido ou comprovantes de cartão de crédito não são válidos. Mantenha faturas de IVA adequadas e garanta que os números de IVA dos fornecedores sejam válidos.

Faturas de fornecedores não pagas

Se uma fatura permanecer não paga após seis meses, a HMRC exige que você devolva o IVA recuperado até que o pagamento seja efetuado.

Erros de importações e cobrança reversa

Utilize certificados oficiais C79 ou extratos de IVA diferido para importações e aplique corretamente a cobrança reversa para serviços do exterior, declarando e recuperando o IVA na mesma declaração.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal para que você possa se concentrar no crescimento do seu negócio. O Stripe Tax ajuda a monitorar suas obrigações e avisa quando você ultrapassa um limite de conformidade fiscal sobre vendas com base nas suas transações pela Stripe. Além disso, ele calcula e recolhe automaticamente imposto sobre vendas, IVA e imposto sobre bens e serviços (GST) tanto para bens físicos quanto digitais — em todos os estados dos EUA e em mais de 100 países.

Comece a recolher impostos globalmente adicionando uma única linha de código à sua integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou usando nossa poderosa interface de programação de aplicativos (API).

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar e recolher impostos: Veja onde é necessário recolher impostos com base nas suas transações pela Stripe. Após o registro, ative a arrecadação de impostos em um novo estado ou país em segundos. Você pode começar a recolher impostos adicionando uma linha de código à sua integração existente com a Stripe ou habilitar a arrecadação com um clique no Stripe Dashboard.

• Registrar-se para pagar impostos: Registrar-se para pagar impostos: permita que a Stripe gerencie seus cadastros fiscais globais e aproveite um processo simplificado que pré-preenche os dados da solicitação — economizando tempo e facilitando a conformidade com as regulamentações locais.

• Recolher impostos automaticamente: O Stripe Tax calcula e recolhe automaticamente o valor correto de imposto devido, independentemente do que você venda ou de onde venda. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e mantém-se atualizado quanto às regras fiscais e às mudanças de alíquotas.

• Simplificar as declarações: O Stripe Tax integra-se perfeitamente a parceiros de declaração, garantindo que suas declarações globais sejam precisas e entregues no prazo. Deixe que nossos parceiros gerenciem suas declarações para que você possa se concentrar no crescimento do seu negócio.

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