Jedes Unternehmen, das Umsatzsteuer (USt.) erhebt, zahlt sie auch: an Lieferanten, Buchhalter/innen und weitere. Das System ist so konzipiert, dass Sie die Umsatzsteuer weitergeben, ohne sie selbst zu tragen. Im Vereinigten Königreich gab es 2025 etwa 2,73 Millionen für die Umsatzsteuer registrierte Unternehmen und im Steuerjahr 2024 bis 2025 belief sich die insgesamt erhobene Umsatzsteuer auf 171 Milliarden GBP.

Wenn Sie im Vereinigten Königreich Umsatzsteuer zurückfordern, sind die Regeln klar, aber die Ausnahmen sind wichtig – und leicht zu übersehen.

Im Folgenden erklären wir, wie die Umsatzsteuerrückerstattung funktioniert: wer sie in Anspruch nehmen kann, wie Käufe im Ausland oder die Pauschalregelung abgewickelt werden und welche Fehler Unternehmen Geld kosten können. Hier finden Sie die Informationen, die Sie benötigen, um Umsatzsteuer im Vereinigten Königreich vollständig konform zurückzufordern.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist mit dem Rückfordern der Umsatzsteuer im Vereinigten Königreich gemeint?
  
• Wer kann Umsatzsteuer für welche Ausgaben zurückfordern?
  
• Wann kann man Umsatzsteuer nicht zurückfordern?
  
• Wie beantragt man in der Umsatzsteuererklärung eine Umsatzsteuererstattung?
  
• Kann man Umsatzsteuer für frühere Einkäufe oder Einkäufe aus dem Ausland zurückfordern?
  
• Wie funktioniert die Umsatzsteuerrückforderung mit Stripe?
  
• Wie wirkt sich die Pauschalregelung auf Umsatzsteuerrückforderungen aus?
  
• Was sind häufige Fehler bei der Umsatzsteuerrückforderung?
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Was ist mit dem Rückfordern der Umsatzsteuer im Vereinigten Königreich gemeint?

Wenn Sie Umsatzsteuer im Vereinigten Königreich zurückfordern, beantragen Sie eine Erstattung berechtigter Ausgaben.

Sehen wir uns das näher an:

• Wenn Sie Umsatzsteuer auf Ihre Verkäufe erheben, ist das die vereinnahmte Umsatzsteuer. Diese Steuer schulden Sie His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC).

• Umsatzsteuer, die Sie auf Ihre geschäftlichen Einkäufe zahlen, wird als Vorsteuer bezeichnet. Diese Steuer können Sie in der Regel zurückfordern.

In Ihrer Umsatzsteuererklärung ziehen Sie die Vorsteuer von der vereinnahmten Umsatzsteuer ab. Wenn Sie mehr eingezogen als gezahlt haben, zahlen Sie die Differenz an die HMRC. Wenn Sie mehr gezahlt als eingenommen haben, schuldet die HMRC Ihnen eine Rückerstattung.

Dieses System ist so konzipiert, dass nur Endkundinnen und -kunden die Umsatzsteuerkosten tragen. Bei jedem Schritt davor wird die Umsatzsteuer weitergegeben. Um Umsatzsteuer zurückzufordern, müssen Sie jedoch wissen, welche Ausgaben die Voraussetzungen dafür erfüllen. Diese Ausgaben müssen Sie verfolgen und dokumentieren und schließlich müssen Sie die Regeln für Ihre Umsatzsteuererklärung befolgen.

Wer kann Umsatzsteuer für welche Ausgaben zurückfordern?

Nur für die Umsatzsteuer registrierte Unternehmen können Umsatzsteuer zurückfordern. Wenn Sie nicht registriert sind, zählt die Umsatzsteuer auf Einkäufe zu Ihren Kosten. Die jährliche Umsatzschwelle für die Registrierungspflicht von Unternehmen liegt bei 90.000 GBP, aber viele kleinere Unternehmen registrieren sich freiwillig, bevor sie diesen Betrag erreichen.

Jede Ausgabe muss zwei Bedingungen erfüllen, damit Sie Umsatzsteuer zurückfordern können:

1. Der Kauf muss ausschließlich für geschäftliche Zwecke erfolgen. Ein Laptop für die Arbeit erfüllt die Voraussetzungen Ein Hotelaufenthalt am Wochenende nicht. Wenn etwas gemischt genutzt wird, z. B. ein Mobiltelefon, können Sie nur den Teil zurückfordern, der dem Anteil der geschäftlichen Nutzung entspricht.

2. Sie benötigen eine gültige Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Die HMRC erwartet eine ordnungsgemäße Rechnung mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Lieferanten, dem Datum und der erhobenen Umsatzsteuer. Pro-forma-Rechnungen, Angebote oder Bestellbestätigungen zählen nicht.

Hier einige Beispiele für häufige Ausgaben, für die Sie Umsatzsteuer zurückfordern können:

• Büro- und Technikkosten: Hardware, Software, Möbel, Internet und Versorgungsleistungen, die geschäftlich genutzt werden.

• Geschäftliche Reisen: Umsatzsteuer auf Kraftstoff, Mietwagen, Mautgebühren oder Hotelaufenthalte für Geschäftsreisen. Öffentliche Verkehrsmittel wie Züge und Flüge haben in der Regel keine Umsatzsteuer, also können Sie auch nichts zurückfordern. Bei den Kraftstoffkosten können Sie nur den der geschäftlichen Nutzung entsprechenden Anteil zurückfordern. Unternehmen fordern in der Regel entweder die Erstattung der gesamten Umsatzsteuer und zahlen eine Treibstoffgebühr nach der Gebührenordnung oder sie fordern nur für dokumentierte geschäftliche Fahrten Umsatzsteuer zurück.

• Fachdienstleistungen: Kosten für Buchhaltung, Rechtsberatung, IT und Marketing, auf die Umsatzsteuer erhoben wurde.

• Lager- und Produktionskosten: Waren oder Materialien, die Sie weiterverkaufen oder zur Herstellung von Produkten verwenden.

• Ausgaben für Mitarbeiter/innen: Umsatzsteuer auf Personalreisen oder unternehmensweite Veranstaltungen.

Wann kann man Umsatzsteuer nicht zurückfordern?

Selbst für die Umsatzsteuer registrierte Unternehmen können nicht die Umsatzsteuer auf sämtliche Ausgaben geltend machen. Die HMRC gibt klar vor, was zu den erstattungsfähigen Unternehmenskosten zählt und was nicht.

Hier einige Beispiele für Ausgaben, die die Voraussetzungen nicht erfüllen:

• Persönliche oder gemischt genutzte Gegenstände: Die Umsatzsteuer wird nur für Waren und Dienstleistungen zurückerstattet, die ausschließlich für geschäftliche Zwecke verwendet werden. Wenn eine Ausgabe sowohl geschäftlichem als auch persönlichem Gebrauch dient, z. B. ein für beide Zwecke genutzter Mobilfunkplan, können Sie nur den der geschäftlichen Nutzung entsprechenden Anteil zurückfordern.

• Unterhaltung für Kundinnen und Kunden: Mahlzeiten, Veranstaltungen oder Geschenke für Kundinnen und Kunden sowie Lieferanten sind ausgenommen. Die HMRC behandelt solche Ausgaben als freiwillige Kosten für Unternehmen. Die einzige Ausnahme ist Unterhaltung für Mitarbeiter/innen, z. B. eine jährliche Party, zu der das gesamte Personal eingeladen ist. Die damit verbundenen Kosten sind erstattungsfähig.

• Zum Nullsatz besteuerte oder steuerbefreite Waren und Dienstleistungen: Sie können keine Umsatzsteuer zurückfordern, die nie erhoben wurde. Zug- und Flugtickets, Versicherungsprämien, Porto, Miete für Wohnimmobilien und viele Finanzdienstleistungen fallen in diese Kategorie.

• Käufe von nicht registrierten Lieferanten: Wenn ein Anbieter keine Umsatzsteuer erhebt, gibt es nichts zurückzufordern. Überprüfen Sie immer, ob Ihre Lieferanten auf Rechnungen eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben.

• Käufe mit fehlenden oder ungültigen Rechnungen: Eine Anspruch ohne ordnungsgemäße Dokumentation hält der Prüfung durch die HMRC nicht stand. Jeder Anspruch muss durch eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer und allen erforderlichen Angaben belegt werden.

• Käufe im Zusammenhang mit umsatzsteuerbefreiten Verkäufen: Wenn Ihr Unternehmen steuerpflichtige und umsatzsteuerbefreite Verkäufe tätigt, können Sie nur die mit Ihren steuerpflichtigen Tätigkeiten verknüpfte Umsatzsteuer zurückfordern. Der Rest ist tabu.

Wie beantragt man in der Umsatzsteuererklärung eine Umsatzsteuererstattung?

Für Umsatzsteuer zurückzufordern ist kein gesondertes Formular erforderlich. Die Rückerstattung erfolgt über Ihre reguläre Umsatzsteuererklärung. Aus ihr geht hervor, was Sie der HMRC schulden und was die HMRC Ihnen schuldet.

Hier erfahren Sie, wie der Prozess abläuft:

1. Verfolgen Sie Ihre Umsatzsteuersummen: Erfassen Sie während des Umsatzsteuerzeitraums die auf Verkäufe erhobene Umsatzsteuer (vereinnahmte Umsatzsteuer) und die auf Einkäufe von Unternehmen gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer).

2. Füllen Sie Ihre Umsatzsteuererklärung aus: Feld 1 ist die Umsatzsteuer, die Sie Ihrer Kundschaft berechnet haben, Feld 4 ist die Umsatzsteuer, die Sie für Käufe zurückfordern, und Feld 5 ist die Differenz (Ihre Netto-Umsatzsteuerposition). Ein positives Ergebnis bedeutet, dass Sie an die HMRC zahlen. Bei einem negativen Ergebnis steht Ihnen eine Rückerstattung zu.

3. Reichen Sie Ihre Erklärung ein und warten Sie auf die Abwicklung: Erklärungen werden digital eingereicht. Wenn Ihnen eine Rückerstattung zusteht, erhalten Sie sie in der Regel innerhalb weniger Wochen per Banküberweisung von der HMRC. Halten Sie die Bankdaten Ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand.

Tipps für korrekte Rückforderungen

• Gleichen Sie Ihre Gesamtsumme aus Feld 4 mit den hinterlegten gültigen Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer ab.

• Reichen Sie die Erklärung rechtzeitig ein. Verspätete Erklärungen verzögern Rückerstattungen und können Strafen auslösen.

• Führen Sie für jeden Anspruch digitale Aufzeichnungen, falls die HMRC Beweise anfordert.

Kann man Umsatzsteuer für frühere Einkäufe oder Einkäufe aus dem Ausland zurückfordern?

Die Umsatzsteuererstattung beginnt nicht immer an dem Tag, an dem Sie sich registrieren, und macht nicht immer an der Grenze zum Vereinigtes Königreich halt. Mit den richtigen Unterlagen können Sie Umsatzsteuer auf frühere und in einigen Fällen auch auf ausländische Ausgaben zurückfordern.

Umsatzsteuer vor der Registrierung

Wenn Sie den Prozess der Umsatzsteuerregistrierung durchlaufen, lässt die HMRC die Geltendmachung von Umsatzsteuer auf frühere Geschäftskosten zu, wenn bestimmte zeitliche Vorgaben erfüllt sind. Es gelten die folgenden Voraussetzungen:

• Waren: Sie können bis zu vier Jahre zurückgehen, solange die betreffenden Artikel zum Zeitpunkt Ihrer Registrierung noch in Gebrauch oder auf Lager sind.

• Dienstleistungen: Sie können sechs Monate zurückgehen – allerdings nur für Dienstleistungen, die direkt mit der steuerpflichtigen Tätigkeit Ihres Unternehmens zusammenhängen.

Sie benötigen für alles, was Sie geltend machen, Originalrechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Diese Ansprüche aus der Zeit vor der Registrierung werden in der Regel zu Ihrer ersten Umsatzsteuererklärung nach der Registrierung hinzugefügt.

Ausländische Umsatzsteuer

Wenn Sie im Ausland Umsatzsteuer bezahlt haben (z. B. Hotelrechnungen von einer Konferenz in Deutschland), können Sie sie nicht in Ihrer britischen Umsatzsteuererklärung geltend machen. Stattdessen müssen Unternehmen im Vereinigten Königreich im Rahmen des Rückerstattungsprozesses gemäß der 13. Umsatzsteuerrichtlinie an jedes Land einen separaten Antrag stellen. Die EU-Mitgliedstaaten bearbeiten diese Anträge einzeln und die meisten haben jährliche Einreichungsfristen.

Importe und Umsatzsteuer auf Dienstleistungen aus dem Ausland

• Importe: Sie können Umsatzsteuer über die HMRC mithilfe der aufgeschobenen Umsatzsteuerbuchhaltung oder der C79-Bescheinigung zurückfordern.

• Dienstleistungen aus dem Ausland: Statt dass der ausländische Anbieter Ihnen Umsatzsteuer berechnet, entrichten Sie die Umsatzsteuer selbst. Da Sie denselben Betrag melden und zurückfordern, sind die finanziellen Auswirkungen neutral. Das Vereinigte Königreich verlangt von Ihnen, die Umsatzsteuer selbst zu erheben und sie gleichzeitige zurückzufordern. Dadurch bleibt das Umsatzsteuersystem konsistent und gleichzeitig wird vermieden, dass sich ausländische Lieferanten im Vereinigten Königreich für die Umsatzsteuer registrieren müssen.

Wie funktioniert die Umsatzsteuerrückforderung mit Stripe?

Für im Vereinigten Königreich ansässige Unternehmen werden an Stripe zu zahlende Gebühren von der Niederlassung von Stripe in Irland in Rechnung gestellt. Somit komm die Umkehrung der Steuerschuld zur Anwendung (die Stripe-Dienstleistungen gelten als „Dienstleistungen aus dem Ausland“). Anstatt Umsatzsteuer an Stripe zu zahlen, müssen Sie sie in derselben Umsatzsteuererklärung melden und zurückfordern.

Sehen wir uns das näher an:

• Stripe-Rechnungen enthalten Gebühren mit 0 GBP USt. und erwähnen, dass Umsatzsteuer unter Umkehrung der Steuerschuld anfällt.

• Sie erfassen diese Umsatzsteuer als vereinnahmte Umsatzsteuer und Vorsteuer. Die beiden Steuerarten heben sich gegenseitig auf, wenn Sie die vollständige Umsatzsteuer zurückerhalten.

• Im Nettoeffekt bedeutet das keine Umsatzsteuer für Ihr Unternehmen, aber die vollständige Konformität mit den HMRC-Regeln.

Damit das gut funktioniert, fügen Sie Ihrem Stripe-Konto Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) hinzu. So kann Stripe Ihnen korrekte Rechnungen ausstellen. Bewahren Sie alle Rechnungen über monatliche Gebühren in Ihren Aufzeichnungen auf; sie sind Ihr Beweis für die Umsatzsteuerbuchhaltung. Integrierte Systeme können die Umkehrung der Steuerschuld automatisieren.

Wie wirkt sich die Pauschalregelung auf Umsatzsteuerrückforderungen aus?

Die Pauschalregelung (Flat Rate Scheme, FRS) erleichtert kleinen Unternehmen die Handhabung der Umsatzsteuer. Sie können der HMRC einen festen Prozentsatz Ihres Gesamtumsatzes zahlen, anstatt jeden eingehende und ausgehende Zahlung zu verfolgen. Dieser Prozentsatz – festgelegt nach Branche – liegt unter dem Standardsatz von 20 %. Diese Differenz berücksichtigt, dass Sie im Austausch gegen geringeren Buchhaltungsaufwand auf den Großteil der Umsatzsteuerrückforderungen verzichten.

Im Rahmen der FRS fordern Sie keine Umsatzsteuer für Alltagskäufe zurück, da der Pauschalsatz diese Ausgaben berücksichtigt. Die einzige Ausnahme sind bestimmte Anlagegüter im Wert von über 2.000 GBP (inklusive Umsatzsteuer), wie Maschinen oder Geräte, die Sie langfristig nutzen werden. Für solche großen Käufe können Sie weiterhin für die gesamte Umsatzsteuer zurückfordern.

Die Regelung steht Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 150.000 GBP (ohne Umsatzsteuer) offen. Sie ist oft nützlich für Dienstleistungsunternehmen mit geringen Ausgaben. Wenn Sie viel verkaufen oder importieren, kann sie jedoch weniger vorteilhaft sein. Sobald Sie die FRS verlassen, gelten für Sie wieder die Standard-Umsatzsteuerregeln und Sie können die Vorsteuer normal zurückfordern.

Was sind häufige Fehler bei der Umsatzsteuerrückforderung?

Diese Fehler können selbst erfahrenen Teams unterlaufen:

Anspruch auf nie erhobene Umsatzsteuer erheben

Zug- und Flugtickets, Versicherungen, Postdienste und viele Mitfahrgelegenheiten enthalten keine Umsatzsteuer. Überprüfen Sie immer, dass ein Lieferant tatsächlich Umsatzsteuer berechnet hat, bevor Sie sie als Vorsteuer erfassen.

Unterhaltung für Kundinnen und Kunden

Mahlzeiten, Veranstaltungen oder Bewirtung für Kundinnen und Kunden fallen nicht unter die Rückerstattungsregeln. Nur Unterhaltung für das gesamte Personal, wie eine Party für alle Mitarbeiter/innen, erfüllt die Voraussetzungen.

Fehlende oder falsche Unterlagen

Pro-forma-Rechnungen, Bestellbestätigungen oder Kreditkartenbelege zählen nicht. Heben Sie ordnungsgemäße Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer auf und stellen Sie sicher, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) Ihrer Lieferanten gültig sind.

Unbezahlte Lieferantenrechnungen

Wenn eine Rechnung nach sechs Monaten nicht bezahlt ist, verlangt die HMRC von Ihnen die Rückzahlung der geltend gemachten Umsatzsteuer, bis die Rechnung bezahlt wird.

Fehler beim Import und der Umkehrung der Steuerschuld

Verwenden Sie für Importe offizielle C79-Bescheinigungen oder aufgeschobene Umsatzsteuererklärungen und wenden Sie die Umkehrung der Steuerschuld für ausländische Dienstleistungen korrekt an, indem Sie die Umsatzsteuer in derselben Erklärung melden und zurückfordern.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Verkaufssteuerregistrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer und Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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