Ogni attività che addebita l'Imposta sul valore aggiunto (IVA) la paga anche a fornitori, commercialisti e altri soggetti. Il sistema è studiato in modo da trasferire l'IVA senza assorbirla direttamente. Nel 2025 Il Regno Unito contava circa 2,73 milioni di attività registrate ai fini IVA e nell'anno fiscale 2024-2025 l'IVA totale riscossa ha raggiunto i 171 miliardi di sterline.

Quando si recupera l'IVA nel Regno Unito, le regole sono chiare, ma le eccezioni sono importanti e possono essere facilmente perse di vista.

Di seguito viene illustrato come funziona il recupero dell'IVA: chi può richiederlo, come gestire gli acquisti all'estero o il regime forfettario, e gli errori che possono costare denaro alle attività. Ecco le informazioni necessarie per rendere pienamente conforme il recupero dell'IVA nel Regno Unito.

Contenuto dell'articolo

• Significato del recupero dell'IVA nel Regno Unito
  
• Chi può richiedere il recupero dell'IVA e su quali spese?
  
• Quando non è possibile recuperare l'IVA?
  
• Come si richiede il recupero dell'IVA in una dichiarazione IVA?
  
• Puoi recuperare l'IVA sugli acquisti passati o effettuati all'estero?
  
• Come funziona il recupero dell'IVA e quando utilizzare Stripe
  
• In che modo il regime forfettario influisce sul recupero dell'IVA?
  
• Errori più comuni nei recuperi dell'IVA
  
• In che modo Stripe Tax può essere d'aiuto
  

Significato del recupero dell'IVA nel Regno Unito

Richiedere il recupero dell'IVA nel Regno Unito significa assicurarsi di recuperare le spese idonee.

Ecco come funziona:

• Quando addebiti l'IVA sulle vendite, questa IVA è a valle (a debito) e la devi pagare a His Majesty's Revenue and Customs (HMRC).

• Quando paghi l'IVA sugli acquisti della tua attività, questa IVA è a monte, quindi la puoi solitamente recuperare.

Nella dichiarazione IVA devi sottrarre l'IVA a monte dall'IVA a valle. Se hai riscosso più di quanto hai pagato, devi pagare la differenza a HMRC. Se hai pagato più di quanto hai riscosso, HMRC ti deve rimborsare.

Questo sistema è stato studiato in modo che solo il cliente finale debba sostenere il costo dell'IVA. In ogni passaggio precedente, l'IVA viene trasferita. Tuttavia, per recuperare l'IVA devi sapere quali spese sono ammissibili, tenerne traccia e documentarle correttamente, e seguire le regole nella dichiarazione IVA.

Chi può richiedere il recupero dell'IVA e su quali spese?

Solo le attività registrate ai fini IVA possono recuperare l'IVA. Se non sei registrato, l'IVA sugli acquisti rappresenta un costo. La soglia annuale di fatturato per la registrazione delle attività è di 90.000 sterline, ma molte attività più piccole si registrano volontariamente prima di raggiungere tale importo.

Ogni spesa deve soddisfare due condizioni per poter recuperare l'IVA:

1. L'acquisto deve essere interamente ed esclusivamente per l'attività. Un laptop per il lavoro è idoneo. Un soggiorno in hotel nel fine settimana non lo è. Se qualcosa ha un uso misto, ad esempio un telefono cellulare, puoi recuperare solo la parte relativa all'uso per l'attività.

2. È necessaria una fattura IVA valida. HMRC si aspetta una fattura adeguata che indichi la partita IVA del fornitore, la data e l'IVA addebitata. Fatture proforma, preventivi e conferme d'ordine non vengono conteggiati.

Le spese comuni di cui puoi recuperare l'IVA includono:

• Spese per ufficio e tecnologia: hardware, software, mobili, Internet e utenze che servono per l'attività.

• Viaggi per lavoro: IVA su carburante, noleggio auto, pedaggi o soggiorni in hotel per viaggi di lavoro. I trasporti pubblici come treni e voli di solito non comprendono l'IVA, quindi non c'è nulla da recuperare. Per i costi del carburante puoi recuperare solo la parte destinata all'uso per lavoro. Le attività di solito recuperano tutta l'IVA e la pagano su un pieno di carburante, o recuperano l'IVA solo sui chilometri per lavoro documentati.

• Servizi professionali: spese contabili, legali, IT e di marketing comprensive di IVA.

• Costi di magazzino e produzione: beni o materiali che rivendi o utilizzi per realizzare i prodotti.

• Spese dei dipendenti: IVA sui viaggi del personale o su eventi per tutta l'azienda.

Quando non è possibile recuperare l'IVA?

Anche le attività registrate ai fini IVA non possono richiedere l'IVA su ogni spesa. HMRC delinea chiaramente ciò che conta come costo recuperabile dell'attività e ciò che non lo è.

Le spese non idonee includono:

• Oggetti personali o ad uso promiscuo: l'IVA è recuperabile solo su beni e servizi utilizzati interamente per l'attività. Se una spesa serve sia per l'attività, sia per uso personale, come un piano per telefonia mobile condivisa, puoi recuperare solo la parte relativa all'attività.

• Intrattenimento offerto ai clienti: sono esclusi pasti, eventi o regali per clienti e fornitori. HMRC lo considera un costo volontario per l'attività. L'unica esenzione è un intrattenimento fornito ai dipendenti, ad esempio una festa annuale aperta a tutto il personale, che è recuperabile.

• Beni e servizi ad aliquota zero o esenti: non è possibile recuperare l'IVA che non è mai stata addebitata. Rientrano in questa categoria i biglietti ferroviari e aerei, i premi assicurativi, le spese postali, l'affitto di immobili residenziali e molti servizi finanziari.

• Acquisti da fornitori non registrati: se un fornitore non addebita l'IVA, non c'è nulla da recuperare. Verifica sempre che i tuoi fornitori indichino una partita IVA valida sulle fatture.

• Acquisti con fatture mancanti o non valide: una richiesta senza documentazione adeguata non reggerà in caso di revisione HMRC. Ogni richiesta deve essere accompagnata da una fattura IVA con tutti i dettagli.

• Acquisti relativi a vendite in esenzione IVA: se la tua attività effettua vendite imponibili ed esenti da IVA, puoi recuperare solo l'IVA legata alle attività imponibili. Il resto è escluso.

Come si richiede il recupero dell'IVA in una dichiarazione IVA?

Per recuperare l'IVA non è necessario un modulo separato. Il tutto avviene con la normale dichiarazione IVA, che conteggia quanto dovuto a HMRC e quanto è il credito verso HMRC.

Ecco cosa comporta il processo:

1. Tener traccia dei totali dell'IVA: durante il periodo, registra l'IVA addebitata sulle vendite (IVA a debito) e l'IVA pagata sugli acquisti dell'attività (IVA a credito).

2. Compila la dichiarazione IVA: la Casella 1 contiene l'IVA che hai addebitato ai clienti, la Casella 4 contiene l'IVA sugli acquisti che intendi recuperare e la Casella 5 è la differenza (saldo IVA netto). Un saldo positivo indica che devi pagare HMRC, mentre un saldo negativo indica che ti spetta un rimborso.

3. Inviar e salda: le dichiarazioni vengono presentate in formato digitale. Se ti spetta un rimborso, HMRC lo invia in genere tramite bonifico bancario dopo qualche settimana. Mantieni aggiornati i dati bancari della tua attività.

Suggerimenti per rimborsi accurati

• Fai corrispondere il totale della Casella 4 alle fatture IVA valide che hai registrato.

• Invia la dichiarazione entro la scadenza. Le presentazioni tardive fanno ritardare i rimborsi e possono comportare sanzioni.

• Conserva le registrazioni digitali di ogni rimborso, qualora HMRC richieda delle prove.

Puoi recuperare l'IVA sugli acquisti passati o effettuati all'estero?

Il recupero dell'IVA non inizia sempre dal giorno in cui ti registri o ti fermi al confine del Regno Unito. Con la giusta documentazione, puoi recuperare l'IVA sulle spese precedenti e, in alcuni casi, su quelle estere.

Richieste precedenti la registrazione IVA

Quando compi il processo di registrazione IVA, HMRC ti consente di richiedere il rimborso dell'IVA sulle spese di lavoro precedenti, se soddisfano specifiche regole di tempistica, tra cui:

• Beni: puoi tornare indietro fino a quattro anni purché tali articoli siano in uso o in magazzino alla data della registrazione.

• Servizi: puoi tornare indietro di sei mesi, ma solo per i servizi direttamente correlati alle operazioni imponibili della tua attività.

Per tutto ciò di cui chiedi il recupero avrai bisogno delle fatture IVA originali. Le richieste precedenti la registrazione vengono solitamente aggiunte alla prima dichiarazione IVA dopo la registrazione.

IVA estera

Se hai pagato l'IVA all'estero (ad esempio, le fatture di un hotel a una conferenza in Germania), non puoi richiederne il recupero nella dichiarazione IVA per Il Regno Unito. Invece, Le attività del Regno Unito devono presentare una domanda a parte in ciascun Paese, secondo la procedura della 13a direttiva IVA. Gli stati membri dell'UE gestiscono individualmente queste richieste e la maggior parte ha scadenze annuali per la presentazione.

Importazioni e IVA sui servizi resi all'estero

• Importazioni: puoi recuperare l'IVA con HMRC utilizzando la contabilizzazione IVA posticipata o il certificato C79.

• Servizi resi all'estero: anziché essere il fornitore estero ad addebitare l'IVA, sei tu a conteggiare l'IVA. Poiché dichiari e recuperi lo stesso importo, l'impatto finanziario è nullo. Il Regno Unito ti richiede di autoaddebitarti l'IVA e, contemporaneamente, di recuperarla, per mantenere coerente il sistema IVA ed evitare che i fornitori stranieri si registrino nel Regno Unito.

Come funziona il recupero dell'IVA e quando utilizzare Stripe

Per le attività con sede nel Regno Unito, le commissioni Stripe vengono addebitate dalla struttura Stripe dell'Irlanda, quindi si applica l'inversione contabile (è considerata un "servizio reso all'estero"). Anziché pagare l'IVA a Stripe, la conteggi dichiarandola e recuperandola nella stessa dichiarazione IVA.

Ecco come funziona:

• Le fatture Stripe elencano le commissioni con IVA pari a 0 £ e indicano che l'IVA è dovuta in base all'inversione contabile.

• Registri l'IVA come IVA a debito e a credito. Se recuperi l'IVA per intero, gli importi si annullano a vicenda.

• L'effetto netto non è un costo dell'IVA per la tua attività, ma la piena conformità alle regole di HMRC.

Per assicurarti che funzioni correttamente, aggiungi la tua partita IVA al tuo account Stripe in modo che Stripe ti invii correttamente le fatture. Conserva nei tuoi registri tutte le fatture delle tariffe o spese mensili; sono la tua prova per la contabilità IVA. I sistemi integrati possono automatizzare le scritture basate sull'inversione contabile.

In che modo il regime forfettario influisce sul recupero dell'IVA?

Il regime forfettario (FRS) semplifica l'IVA per le piccole attività consentendo di pagare a HMRC una percentuale fissa delle vendite totali, anziché tenere traccia dell'IVA in ingresso e in uscita. Questa percentuale, stabilita settore per settore, è inferiore al 20% standard, quindi rinunci alla maggior parte dei recuperi IVA in cambio di un lavoro contabile minore.

Secondo l'FRS, non puoi recuperare l'IVA sugli acquisti di ogni giorno perché l'aliquota forfettaria ne tiene conto. L'unica esenzione è rappresentata da alcuni beni in conto capitale superiori a 2.000 £ (IVA inclusa), come macchinari o attrezzature da utilizzare a lungo termine. Questi acquisti di importo elevato rimangono idonei al recupero completo dell'IVA.

Il regime è disponibile per le attività con un fatturato annuo non superiore a 150.000 £ (IVA esclusa). Spesso è utile per le attività di servizi con spese contenute, anche se può essere meno vantaggioso in caso di acquisti o importazioni di grande valore. Una volta usciti dall'FRS, si torna alle norme standard per l'IVA e si può recuperare normalmente l'IVA a monte.

Errori più comuni nei recuperi dell'IVA

Questi errori possono essere commessi anche dai team più esperti:

Richiesta di recupero di un'IVA mai addebitata

Biglietti di treni e aerei, assicurazioni, servizi postali e molte corse in condivisione non includono l'IVA. Verifica sempre che un fornitore abbia addebitato l'IVA prima di registrarla come imposta a monte.

Intrattenimenti offerti ai clienti

Pasti, eventi o ospitalità offerti ai clienti non rientrano nelle regole per il recupero. Sono idonei solo gli intrattenimenti per il personale, ad esempio una festa aperta a tutti i dipendenti.

Documentazione mancante o errata

Le fatture proforma, le conferme d'ordine o le ricevute delle carte di credito non contano. Conserva fatture IVA idonee e assicurati che le partite IVA dei fornitori siano valide.

Fatture fornitori non pagate

Se una fattura rimane non pagata dopo sei mesi, HMRC ti chiede di rimborsare l'IVA recuperata fino a quando non avviene il pagamento.

Errori nelle importazioni e nell'inversione contabile

Per le importazioni utilizza i certificati ufficiali C79 o le dichiarazioni IVA posticipate e applica correttamente l'inversione contabile per i servizi esteri, dichiarando e recuperando l'IVA nella stessa dichiarazione.

In che modo Stripe Tax può essere d'aiuto

Stripe Tax riduce la complessità della conformità fiscale consentendoti di concentrarti sulla crescita della tua attività. Stripe Tax ti aiuta a monitorare i tuoi obblighi e ti avvisa quando superi una soglia di registrazione fiscale sulle vendite in base alle transazioni Stripe. Inoltre, calcola e riscuote automaticamente l'imposta sulle vendite, l'IVA e l'imposta su beni e servizi (GST) fisici e digitali, in tutti gli Stati degli Stati Uniti e in oltre 100 Paesi.

Inizia a riscuotere le tasse a livello globale aggiungendo una sola riga di codice alla tua integrazione esistente, cliccando un pulsante sulla Dashboard o utilizzando la nostra potente API.

Stripe Tax può aiutarti a:

• Capire dove registrarti e riscuotere le imposte: scopri dove devi riscuotere le imposte in base alle transazioni Stripe. Dopo aver effettuato la registrazione, attiva la riscossione delle imposte in un nuovo Stato o Paese in pochi secondi. Puoi iniziare a riscuotere le imposte aggiungendo una riga di codice alla tua integrazione Stripe esistente, oppure puoi aggiungere la riscossione delle imposte facendo clic sulla Dashboard Stripe.

• Registrarti per il pagamento delle imposte: lascia che sia Stripe a gestire le tue registrazioni fiscali globali e approfitta di un processo semplificato che compila anticipatamente i dettagli della richiesta di registrazione, risparmiando tempo e semplificando la conformità alle normative locali.

• Riscuotere automaticamente le imposte: Stripe Tax calcola e riscuote l'importo corretto delle imposte dovute, indipendentemente da cosa vendi e da dove lo vendi. Supporta centinaia di prodotti e servizi ed è aggiornato sulle norme fiscali e sulle variazioni delle aliquote.

• Semplificare la dichiarazione: Stripe Tax si integra perfettamente con partner che offrono servizi di dichiarazione fiscale, rendendo le tue dichiarazioni globali accurate e puntuali. Lascia ai nostri partner la gestione delle tue dichiarazioni, mentre tu ti dedichi allo sviluppo dell'attività.

Scopri di più su Stripe Tax, oppure inizia oggi stesso.