La aceptación de pagos solía centrarse en el hardware. Si no tenías el lector de tarjetas adecuado en el proceso de compra, la venta se detenía. Hoy en día, las empresas se decantan por soluciones basadas en navegadores, independientes del canal, que puedan integrarse completamente con los sistemas que ya utilizan. Ese cambio está impulsando el crecimiento: se estimó que el mercado global de terminales de pago virtuales valdría más de $14 mil millones USD en 2024. Una solución para empresas orientadas al futuro es el terminal omnicanal virtual, que permite específicamente integraciones que facilitan la gestión de un negocio.

A continuación, explicaremos qué es un terminal omnicanal virtual, cómo funciona y cómo hacerlo funcionar para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un terminal omnicanal virtual?
  
• ¿Cómo funciona un terminal omnicanal virtual?
  
• ¿Qué características deberías buscar en un terminal omnicanal virtual?
  

¿Qué es un terminal omnicanal virtual?

Un terminal omnicanal virtual es una herramienta digital para procesar pagos cuando el cliente no está físicamente presente. Convierte cualquier dispositivo conectado a Internet en una interfaz de pago segura basada en el navegador a través de la cual tu equipo puede ingresar manualmente los detalles de pago de un cliente y realizar una transacción en tiempo real. Todo lo que necesita tu negocio es un ordenador portátil, una tableta o un teléfono, y la información de la tarjeta o la cuenta proporcionada por el cliente. Esta configuración es especialmente útil para pedidos por teléfono, facturas pagadas con tarjeta o cualquier otra transacción en la que no se presente la tarjeta.

Mientras que un terminal virtual estándar es un punto de entrada independiente, un terminal omnicanal virtual se encuentra dentro de un sistema más grande que conecta todos tus canales de venta: en línea, en persona, por teléfono, en un solo lugar. Un terminal omni-virtual comparte infraestructura con tu proceso de compra en línea, punto de venta (POS), gestión de inventario y pila de informes.

¿Cómo funciona un terminal omnicanal virtual?

A diferencia de los terminales POS tradicionales, los terminales virtuales dependen de que alguien de tu equipo escriba manualmente los datos de un cliente. Funcionan de la siguiente manera:

• Inicias sesión en un panel seguro desde cualquier dispositivo.
  

• Comienzas una nueva transacción y escribes:

  • El importe del pago
    
  • La información de pago del cliente (por ejemplo, número de tarjeta, fecha de caducidad, CVV)
    
  • Los detalles de facturación del cliente (por ejemplo, dirección, código postal)
    

• Haces clic en «cobrar», y el sistema cifra los datos y los envía a tu procesador de pagos.

• El banco del cliente aprueba o rechaza el cargo.

• Recibes una confirmación instantánea y los fondos se capturan para el cobro.

• Puedes enviar un recibo al cliente directamente desde la interfaz.

Un terminal omnicanal virtual está diseñado para situaciones en las que el cliente no está presente para deslizar o tocar, como pedidos por teléfono, facturación remota o soporte de ventas en la oficina. Estas transacciones se clasifican como tarjeta no presente, y generalmente están sujetas a medidas de seguridad más estrictas debido al mayor riesgo de fraude. Muchos sistemas incluyen características como el servicio de verificación de dirección (AVS), verificaciones del valor de verificación de la tarjeta (CVV) y controles de acceso de usuario integrados en la interfaz.

Cuando realizas un pago a través de un terminal omnicanal virtual, se conecta a tus otros sistemas. Esto significa:

• Está registrado en el mismo sistema que tus pedidos en tienda y en línea.
  
• La transacción actualiza el historial de compras de tu cliente.
  
• Si estás sincronizando inventario, la cantidad de productos se ajusta automáticamente.
  
• La venta aparece en tus análisis junto a cada transacción.
  

Para el personal, usar un terminal virtual no es muy diferente de realizar un pago en persona. El formulario de pago es sencillo, preciso y está optimizado para flujos de trabajo repetitivos. Algunos sistemas también permiten atajos como perfiles de cliente guardados, campos rellenados previamente o ajustes de pago personalizados previamente (por ejemplo, «cobro por anticipado mensual»). Si la plataforma no solo es compatible con las tarjetas como método de pago, como los débitos directos, probablemente podrás elegir un método dentro de la misma interfaz.

¿Qué características deberías buscar en un terminal omnicanal virtual?

Los terminales virtuales varían ampliamente. Algunos solo proporcionan lo básico, mientras que otros están completamente integrados y diseñados para escalar. Estas son las características que más importan.

Interfaz limpia y rápida

Busca un terminal que sea fácil de usar en todos los dispositivos, por ejemplo, un ordenador de sobremesa en la oficina, una tableta sobre el terreno y un móvil si es necesario. El formulario debe estar despejado, responder bien y funcionar con rapidez. Busca:

• Campos simples con indicaciones directas
  
• Acceso rápido a transacciones recientes o clientes guardados
  
• Pasos mínimos para completar un cargo
  

Compatibilidad con varios métodos de pago

Ofrecer más de una opción de pago brinda a tus clientes flexibilidad y puede ayudar a generar fidelidad. El terminal debe ser capaz de manejar:

• Todas las principales tarjetas de crédito y débito
  
• Débitos directos (por ejemplo, ACH en EE. UU., SEPA en Europa)
  

Algunas plataformas también te permiten generar enlaces de pago o enviar facturas por correo electrónico directamente desde el terminal, lo que brinda a los clientes la opción de pagar sin leer en voz alta los datos de su tarjeta.

Compatibilidad con múltiples divisas

Si tienes clientes internacionales, poder cobrarles en su divisa local es una gran ventaja.

Los mejores terminales virtuales te permiten:

• Seleccionar la divisa del cliente en el momento de pago
  
• Establecer una divisa de liquidación por defecto (por ejemplo, convertir euros a dólares estadounidenses)
  
• Controlar automáticamente los tipos de cambio
  

Facturación recurrente y tarjeta registrada

Busca un software que te permita guardar los datos de pago de un cliente y configurar la facturación repetida. Ya sea que utilices suscripciones, ofrezcas servicios basados en cuotas o simplemente tenga clientes recurrentes, esto ahorra tiempo y puede reducir la pérdida de clientes.

Un terminal virtual eficiente debería permitir:

• Almacenamiento único de datos bancarios o de tarjetas mediante tokenización
  
• Pagos recurrentes programados con frecuencia personalizada
  
• Acceso fácil a perfiles almacenados
  

Generación de facturas y enlaces

La capacidad de enviar un enlace de pago seguro o una factura desde dentro del terminal virtual amplía tus opciones. Si un cliente no está listo para pagar de inmediato, o si prefiere ingresar sus propios datos de tarjeta, puedes:

• Envía por correo electrónico una factura con el logotipo de tu marca directamente desde el terminal
  
• Genera un enlace de pago corto para enviarlo como prefieras
  
• Permite que el cliente pague utilizando su método de elección
  

Integración con otras herramientas

Aquí es donde un terminal virtual se convierte en parte de un sistema empresarial más amplio. Busca integraciones con:

• Software de contabilidad (por ejemplo, QuickBooks, Xero)
  
• Sistemas de gestión de relación con el cliente (CRM) (por ejemplo, Salesforce, HubSpot)
  
• Soluciones de gestión de inventario (por ejemplo, Cin7 Core)
  
• Plataformas de e-commerce (por ejemplo, Shopify, WooCommerce)
  

Idealmente, estas son integraciones nativas u opciones integradas. Si no lo son, una interfaz de programación de aplicaciones (API) puede permitir a tu equipo conectar las piezas. El objetivo es evitar la introducción manual de datos, los sistemas duplicados o las ventas que estén en un silo.

Informes y análisis en los que se pueden realizar búsquedas

Deberías poder recuperar cualquier transacción pasada, filtrar por fecha o usuario, y exportar datos según sea necesario. En una plataforma omnicanal, todos estos datos deben estar en un único lugar, independientemente de si la transacción procede del terminal virtual, del proceso de compra en línea o de un POS presencial.

Un sistema efectivo también muestra:

• Tendencias de ventas diarias y mensuales
  
• Análisis por método de pago o canal
  
• Historias a nivel de cliente
  

Funciones de seguridad avanzadas

Cuando ingresas detalles de pago manualmente, la seguridad debe ser una prioridad. Asegúrate de que el terminal virtual incluya:

• Cifrado compatible con PCI
  
• Acceso basado en la posición (por ejemplo, cajeros en lugar de gerentes)
  
• Comprobaciones de CVV y AVS
  
• Supervisión de fraudes y seguimiento de disputas
  
• Registros de actividad y la capacidad de restringir lo que cada miembro del equipo puede ver o hacer
  

Flujos de trabajo personalizables

Si la personalización es importante para ti, concéntrate en terminales virtuales que los prioricen. Algunos te permiten ajustar:

• Campos obligatorios (por ejemplo, requerir número de pedido o código postal)
  
• Plantillas de recibos (agrega tu logo o mensaje)
  
• Accesos directos o elementos de pago guardados para cargos comunes