Fokus för att ta emot betalningar brukade vara hårdvara. Om du inte hade rätt kortterminal på plats vid kassan, stannade försäljningen av. Idag rör sig företag mot webbläsarbaserade, kanaloberoende lösningar som kan integreras helt med de system de redan använder. Denna förändring driver tillväxt: den globala marknaden för virtuella betalningsterminaler beräknades vara värd över 14 miljarder USD år 2024. En lösning för framtidsinriktade företag är den omni-virtuella terminalen, som specifikt möjliggör integrationer, vilket gör det enklare att driva ett företag.

Nedan förklarar vi vad en omni-virtuell terminal är, hur den fungerar och hur du får den att fungera för ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en omni-virtuell terminal?
  
• Hur fungerar en omni-virtuell terminal?
  
• Vilka funktioner bör du leta efter hos en omni-virtuell terminal?
  

Vad är en omni-virtuell terminal?

En omni-virtuell terminal är ett digitalt verktyg för att behandla betalningar när kunden inte är fysiskt närvarande. Den gör vilken internetansluten enhet som helst till ett säkert, webbläsarbaserat kassagränssnitt, genom vilket ditt team manuellt kan ange en kunds betalningsuppgifter och genomföra en transaktion i realtid. Allt ditt företag behöver finns i en bärbar dator, surfplatta eller telefon—och den kort- eller kontoinformation som tillhandahålls av kunden. Denna setup är särskilt användbar för telefonbeställningar, fakturor som betalas med kort, eller andra transaktioner som görs där kort ej är fysiskt närvarande.

Medan en standardiserad virtuell terminal är en fristående inmatningspunkt, sitter en omni-virtuell terminal inuti ett större system som kopplar samman alla dina försäljningskanaler—online, i fysiskt miljö, över telefon—på ett ställe. En omni-virtuell terminal delar infrastruktur med din online-kassa, POS-system, lagerhantering och rapporteringsstack.

Hur fungerar en omni-virtuell terminal?

Till skillnad från traditionella POS-terminaler förlitar sig virtuella terminaler på att någon från ditt team manuellt skriver in en kunds uppgifter. Så funkar det:

• Du loggar in på en säker dashboard från vilken enhet som helst.
  

• Du startar en ny transaktion och anger:

  • Betalningsbeloppet
    
  • Kundens betalningsinformation (t.ex. kortnummer, utgångsdatum, CVV)
    
  • Kundens faktureringsuppgifter (t.ex. adress, postnummer)
    

• Du klickar på "ta betalt", och systemet krypterar data och dirigerar den genom din betalningsleverantör.

• Kundens bank godkänner eller avslår debiteringen.

• Du får en omedelbar bekräftelse, och medlen debiteras för avräkning.

• Du kan skicka ett kvitto till kunden via e-post direkt från gränssnittet.

En omni-virtuell terminal är utformad för situationer där kunden inte är närvarande för att dra eller trycka, t.ex telefonbeställningar, distansfakturering eller säljstöd från back-office Dessa transaktioner klassificeras som kort ej fysiskt närvarande, och de är vanligtvis föremål för starkare säkerhetsåtgärder på grund av högre bedrägeririsk. Många system inkluderar funktioner som AVS (address verification service), CVV-kontroller (card verification value) och kontroller för användaråtkomst, inbyggda i gränssnittet.

När du tar emot en betalning genom en omni-virtuell terminal, ansluter den till dina andra system. Det innebär följande:

• Den är inloggad på samma system som för dina beställningar i butik och online.
  
• Transaktionen uppdaterar din kunds köphistorik.
  
• Om du synkroniserar mot lager, justeras produktantalet automatiskt.
  
• Försäljningen visas i din analys tillsammans med alla andra transaktion.
  

För personalen är det inte så stor skillnad att använda en virtuell terminal jämfört med att ta emot en betalning personligen. Betalningsformuläret är rent, fokuserat och optimerat för upprepade arbetsflöden. Vissa system tillåter också genvägar som sparade kundprofiler, förifyllda fält eller anpassade betalningsinställningar (t.ex. "debitering för månatlig förskottsbetalning"). Om plattformen stöder mer än bara kort som betalningsmetod—t.ex autogiro—kommer du förmodligen att kunna välja en metod inom samma gränssnitt.

Vilka funktioner bör du leta efter hos en omni-virtuell terminal?

Virtuella terminaler varierar kraftigt. Vissa erbjuder bara det grundläggande, medan andra är fullt integrerade och byggda för uppskalning. Här är de funktioner som har störst betydelse.

Användarvänligt, snabbt gränssnitt

Hitta en terminal som är lätt att använda på olika enheter—till exempel, en stationär dator på kontoret, en surfplatta ute på fältet och mobil om det behövs. Formuläret bör vara enkelt och avskalat, responsivt och snabbt att använda. Håll utkik efter:

• Enkla fält med tydliga uppmaningar
  
• Snabb åtkomst till nyligen genomförda transaktioner eller sparade kunder
  
• Minsta antal steg för att slutföra en betalning
  

Stöd för flera betalningsmetoder

Att erbjuda mer än ett betalningsalternativ ger dina kunder flexibilitet och kan hjälpa till att bygga lojalitet. Terminalen bör kunna hantera:

• Alla större kredit- och bankkort
  
• Autogiro (t.ex. ACH i USA, SEPA i Europa)
  

Vissa plattformar låter dig också generera betalningslänkar eller skicka fakturor via e-post direkt från terminalen, vilket ger kunderna möjlighet att betala utan att läsa upp sina kortuppgifter.

Stöd för flera valutor

Om du har internationella kunder är det en stor fördel att kunna debitera dem i deras lokala valuta.

De bästa virtuella terminalerna låter dig:

• Välja kundens valuta vid betalningstillfället
  
• Ställa in en standardiserad utbetalningsvaluta (t.ex. konvertera EUR till USD på din sida)
  
• Hantera växelkurser automatiskt
  

Återkommande fakturering och kortregistrering

Sök efter programvara som låter dig spara en kunds betalningsuppgifter och ställa in återkommande fakturering. Oavsett om du använder abonnemang, erbjuder fortlöpande tjänster eller bara har återkommande kunder, sparar detta tid och kan minska avhopp.

En bra virtuell terminal bör tillåta:

• Att man sparar kort- eller bankinformation via tokenisering endast vid transaktionstillfället.
  
• Schemalagda återkommande betalningar med anpassad frekvens
  
• Enkel åtkomst till sparade profiler
  

Faktura- och länkgenerering

Möjligheten att skicka en säker betalningslänk eller faktura från den virtuella terminalen ger dig fler alternativ. Om en kund inte är redo att betala omedelbart, eller om de föredrar att ange sina egna kortuppgifter, kan du:

• Skicka en e-post som innehåller en faktura som märkts med företaget varumärke, direkt från terminalen
  
• Generera en kort betalningslänk som du kan skicka på det sätt du föredrar
  
• Låt kunden betala med sin valda metod
  

Integration med andra verktyg

Det är här som en virtuell terminal blir en del av ett större affärssystem. Sök efter integrationer med:

• Bokföringsprogram (t.ex. QuickBooks, Xero)
  
• CRM-system (Customer relationship management) (t.ex. Salesforce, HubSpot)
  
• Lagerhanteringslösningar (t.ex. Cin7 Core)
  
• E-handelsplattformar (t.ex. Shopify, WooCommerce)
  

Idealiskt sett är dessa inbyggda integrationer eller inbyggda alternativ. Om de inte är det, kan ett API (Application Programming Interface) tillåta ditt team att ansluta delarna. Målet är att undvika manuell datainmatning, dubbla system eller försäljningar som finns isolerad från andra delar av organisationen.

Sökbar rapportering och analys

Du bör kunna ta fram alla tidigare transaktioner, filtrera efter datum eller användare och exportera data vid behov. I en omnichannel plattform bör all denna data finnas på ett ställe—oavsett om transaktionen kom från den virtuella terminalen, din online-kassa eller ett fysiskt POS-system.

Ett effektivt system visar också:

• Dagliga och månatliga försäljningstrender
  
• Analys per betalningsmetod eller kanal
  
• Historik på kundnivå
  

Starka säkerhetsfunktioner

När du anger betalningsuppgifter manuellt måste säkerhet vara en prioritet. Se till att den virtuella terminalen inkluderar:

• PCI-kompatibel kryptering
  
• Befattningsbaserad åtkomst (t.ex. kassapersonal kontra chefer)
  
• CVV- och AVS-kontroller
  
• Bedrägeriövervakning och kategorisering av tvister
  
• Aktivitetsloggar och möjligheten att begränsa vad varje teammedlem kan se eller göra
  

Anpassningsbara arbetsflöden

Om anpassning är viktigt för dig, fokusera på virtuella terminaler som prioriterar detta. Vissa låter dig justera:

• Obligatoriska fält (t.ex. kräva ordernummer eller postnummer)
  
• Mallar för kvitton (lägg till din logotyp eller meddelande)
  
• Genvägar eller sparade betalningsposter för vanliga betalningar