Pour accepter des paiements, il fallait auparavant se concentrer sur le matériel. Si vous n'aviez pas le bon lecteur de cartes en place au moment du paiement, la vente était bloquée. Aujourd'hui, les entreprises s'orientent vers des solutions établies sur un navigateur, indépendantes des canaux de distribution et capables de s'intégrer pleinement aux systèmes qu'elles utilisent déjà. Cette évolution stimule la croissance : le marché mondial des terminaux de paiement virtuels était estimé à plus de 14 milliards de dollars USD en 2024. L'une des solutions pour les entreprises tournées vers l'avenir est le terminal omni-virtuel, qui permet notamment des intégrations facilitant la gestion d'une entreprise.

Nous vous expliquons ci-dessous ce qu'est un terminal omni-virtuel, comment il fonctionne et comment l'utiliser pour votre entreprise.

Que contient cet article ?

• Qu'est-ce qu'un terminal omni-virtuel ?
  
• Comment fonctionne un terminal omni-virtuel ?
  
• Quelles fonctionnalités devez-vous rechercher dans un terminal omni-virtuel ?
  

Qu'est-ce qu'un terminal omni-virtuel ?

Un terminal omni-virtuel est un outil numérique permettant de traiter les paiements lorsque le client n'est pas physiquement présent. Il transforme tout appareil connecté à Internet en une interface de paiement sécurisée basée sur un navigateur, grâce à laquelle votre équipe peut saisir manuellement les informations de paiement d'un client et effectuer une transaction en temps réel. Tout ce dont votre entreprise a besoin, c'est d'un ordinateur portable, d'une tablette ou d'un téléphone, et des renseignements sur la carte ou le compte fournies par le client. Cette configuration est particulièrement utile pour les commandes téléphoniques, les factures payées par carte ou toute autre transaction sans présentation de carte.

Alors qu'un terminal virtuel standard est un point d'entrée autonome, un terminal omni-virtuel s'inscrit dans un système plus vaste qui associe tous vos canaux de vente - en ligne, en personne, par téléphone - en un seul endroit. Un terminal omni-virtuel partage l'infrastructure avec votre système de paiement en ligne, votre point de vente (PDV), votre gestion des stocks et votre suite d'outils de rapport.

Comment fonctionne un terminal omni-virtuel ?

Contrairement aux terminaux PDV traditionnels, les terminaux virtuels nécessitent qu'un membre de votre équipe saisisse manuellement les données d'un client. Voici comment cela fonctionne :

• Vous vous connectez à un Dashboard sécurisé depuis n'importe quel appareil.
  

• Vous commencez une nouvelle transaction et vous entrez :

  • Le montant du paiement
    
  • Les informations de paiement du client (par exemple, le numéro de la carte, la date d'expiration, CVV).
    
  • Les coordonnées de facturation du client (par exemple, l'adresse, le code postal).
    

• Vous cliquez sur « débiter », le système chiffre les données et les redirige par l'intermédiaire de votre prestataire de services de paiement.

• La banque du client approuve ou refuse le paiement.

• Vous recevez une confirmation instantanée et les fonds sont capturés pour le règlement.

• Vous pouvez envoyer un reçu par courriel au client directement à partir de l'interface.

Un terminal omni-virtuel est conçu pour les situations dans lesquelles le client n'est pas présent pour passer sa carte ou appuyer sur son terminal, comme les commandes par téléphone, la facturation à distance ou l'assistance commerciale en arrière-plan. Ces transactions sont classées comme carte non présente et font généralement l'objet de mesures de sécurité plus strictes en raison du risque de fraude plus élevé. De nombreux systèmes intègrent des fonctionnalités telles que le service de vérification d'adresse (AVS), les contrôles de la valeur de vérification de la carte (CVV) et les contrôles d'accès des utilisateurs intégrés à l'interface.

Lorsque vous effectuez un paiement par l'intermédiaire d'un terminal omni-virtuel, celui-ci s'associe à vos autres systèmes. Cela signifie :

• Il est sauvegardé dans le même système que vos commandes en magasin et en ligne.
  
• La transaction met à jour l'historique des achats de votre client.
  
• Si vous synchronisez les stocks, le nombre de produits est réajusté automatiquement.
  
• La vente apparaît dans vos analyses au même titre que toutes les autres transactions.
  

Pour le personnel, l'utilisation d'un terminal virtuel n'est pas très différente de l'acceptation d'un paiement en personne. Le formulaire de paiement est propre, ciblé et optimisé pour les flux de travail répétitifs. Certains systèmes permettent également des raccourcis tels que des profils de clients enregistrés, des champs pré-remplis ou des préréglages de paiement personnalisés (par exemple, « débiter pour une provision mensuelle »). Si la plateforme prend en charge d'autres modes de paiement que les cartes, comme les prélèvements automatiques, vous pourrez probablement choisir un mode sur la même interface.

Quelles sont les fonctionnalités que vous devriez rechercher dans un terminal omni-virtuel ?

Les terminaux virtuels sont très variés. Certains ne fournissent que les éléments de base, tandis que d'autres sont entièrement intégrés et conçus pour se développer. Voici les fonctionnalités qui comptent le plus.

Interface propre et rapide

Trouvez un terminal facile à utiliser sur tous les appareils - par exemple, un ordinateur de bureau au bureau, une tablette sur le terrain et un mobile si nécessaire. Le formulaire ne doit pas être encombrant, il doit être réactif et rapide à utiliser. Cherchez :

• Des champs simples avec des invites claires
  
• Accès rapide aux transactions récentes ou aux clients enregistrés
  
• Démarches minimales pour débiter une somme d'argent
  

Prise en charge de plusieurs modes de paiement

En proposant plusieurs options de paiement, vous offrez à vos clients une certaine souplesse et vous contribuez à les fidéliser. Le terminal doit être en mesure de faire face :

• Toutes les principales cartes de crédit et de débit
  
• Les prélèvements automatiques (par exemple, ACH aux États-Unis, SEPA en Europe).
  

Certaines plateformes vous permettent également de générer des liens de paiement ou d'envoyer des factures par courriel directement depuis le terminal, ce qui donne aux clients la possibilité de payer sans lire à haute voix les informations de leur carte.

Prise en charge de plusieurs devises

Si vous avez des clients internationaux, le fait de pouvoir les payer dans leur devise locale est un avantage majeur.

Les meilleurs terminaux virtuels vous permettent de :

• Sélectionner la devise du client au moment du paiement
  
• Définir une devise de règlement par défaut (par exemple, convertir les euros en dollars américains de votre côté).
  
• Gérer automatiquement les taux de change
  

Facturation récurrente et carte dans le dossier

Recherchez un logiciel qui vous permette d'enregistrer les données de paiement d'un client et de mettre en place une facturation récurrente. Que vous utilisiez des abonnements, que vous proposiez des services à base d'honoraires ou que vous ayez simplement des clients qui reviennent, cela permet de gagner du temps et de réduire les abandons.

Un terminal virtuel solide devrait permettre :

• La sauvegarde unique des cartes ou des coordonnées bancaires par l’utilisation de jetons
  
• Les paiements récurrents programmés avec une fréquence personnalisée.
  
• Accès facile aux profils sauvegardés
  

Génération de factures et de liens

La possibilité d'envoyer un lien de paiement sécurisé ou une facture à partir du terminal virtuel élargit vos options. Si un client n'est pas prêt à payer immédiatement, ou s'il préfère saisir lui-même les informations de sa carte, vous pouvez :

• Envoyer par courriel une facture avec le logo de votre marque directement à partir du terminal.
  
• Générer un lien de paiement court à envoyer de la manière que vous préférez.
  
• Laisser le client payer en utilisant la méthode de son choix
  

Intégration avec d’autres outils

C'est là qu'un terminal virtuel s'intègre dans un système interentreprises plus large. Recherchez des intégrations avec :

• Un logiciel de comptabilité (par exemple, QuickBooks, Xero)
  
• Les systèmes de gestion de la relation client (GRC) (par exemple, Salesforce, HubSpot).
  
• Les solutions de gestion des stocks (par exemple, Cin7 Core)
  
• Les plateformes de commerce en ligne (par exemple, Shopify, WooCommerce)
  

Idéalement, il s'agit d'intégrations natives ou d'options intégrées. Si ce n'est pas le cas, une interface de programmation d'applications (API) peut permettre à votre équipe d'associer les différents éléments. L'objectif est d'éviter la saisie manuelle de données, les systèmes en double ou les ventes réelles en silo.

Rapports et analyses consultables

Vous devez pouvoir tirer n'importe quelle transaction passée, la filtrer par date ou par utilisateur, et exporter des données si nécessaire. Dans une plateforme omni-canal, toutes ces données doivent être réelles au même endroit, que la transaction provienne du terminal virtuel, de votre paiement en ligne ou d'un PDV en personne.

Un système efficace affiche également :

• Les tendances quotidiennes et mensuelles des ventes
  
• L’analyse par mode ou canal de paiement
  
• L’historique au niveau du client
  

Fonctionnalités de sécurité solides

Lorsque vous saisissez manuellement les informations d'un paiement, la sécurité doit être une priorité. Assurez-vous que le terminal virtuel comprend :

• Chiffrement conforme à la norme PCI
  
• Accès établi en fonction du poste (par exemple, caissiers ou directeurs)
  
• Contrôles des CVV et AVS
  
• Surveillance des fraudes et suivi des litiges
  
• Journaux d'activité et possibilité de limiter ce que chaque membre de l'équipe peut voir ou faire
  

Processus personnalisables

Si la personnalisation est importante pour vous, privilégiez les terminaux virtuels qui en font une priorité. Certains vous permettent de faire des ajustements :

• Champs obligatoires (par exemple, exiger le numéro de commande ou le code postal)
  
• Modèles de reçus (ajoutez votre logo ou votre message)
  
• Raccourcis ou postes de paiement enregistrés pour les débits communs