El enfoque para aceptar pagos solía ser hardware. Si no tenías el lector de tarjetas adecuado en la confirmación de compra, la venta se detenía. Hoy, las empresas se están moviendo hacia soluciones basadas en navegador e independientes del canal que pueden integrarse completamente con los sistemas que ya utilizan. Ese cambio está impulsando el crecimiento: se estimó que el mercado global de terminales de pago virtuales valdría más de $14 mil millones USD en 2024. Una solución para empresas orientadas al futuro es el terminal omni-virtual, que permite específicamente integraciones que facilitan la gestión de un negocio.

A continuación, explicaremos qué es un terminal omni-virtual, cómo funciona y cómo hacer que funcione para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un terminal omni-virtual?
  
• ¿Cómo funciona un terminal omni-virtual?
  
• ¿Qué funcionalidades deberías buscar en un terminal omni-virtual?
  

¿Qué es un terminal omni-virtual?

Un terminal omni-virtual es una herramienta digital para procesar pagos cuando el cliente no está físicamente presente. Convierte cualquier dispositivo conectado a internet en una interfaz de proceso de compra segura basada en navegador a través de la cual tu equipo puede ingresar manualmente los detalles de pago de un cliente y realizar una transacción en tiempo real. Lo único que tu negocio necesita es una laptop, tableta o teléfono, y la información de la tarjeta o cuenta proporcionada por el cliente. Esta configuración es especialmente útil para pedidos por teléfono, facturas pagadas con tarjeta, o cualquier otra transacción sin tarjeta presente.

Mientras que un terminal virtual estándar es un punto de entrada independiente, un terminal omni-virtual se encuentra dentro de un sistema más grande que conecta todos tus canales de venta—en línea, en persona, por teléfono—en un solo lugar. Un terminal omni-virtual comparte infraestructura con tu proceso de compra en línea, sistema de puntos de venta (POS), gestión de inventario y pila de informes.

¿Cómo funciona un terminal omni-virtual?

A diferencia de los terminales de sistemas POS tradicionales, los terminales virtuales dependen de que alguien de tu equipo ingrese manualmente los datos de un cliente. Funciona de esta forma:

• Inicias sesión en un dashboard seguro desde cualquier dispositivo.
  

• Comienzas una nueva transacción e ingresas:

  • El monto del pago
    
  • La información de pago del cliente (por ejemplo, número de tarjeta, fecha de vencimiento, CVV)
    
  • Los detalles de facturación del cliente (por ejemplo, dirección, código postal)
    

• Haces clic en “Cobrar” y el sistema encripta los datos y los envía a tu procesador de pagos.

• El banco del cliente aprueba o rechaza el cargo.

• Recibes una confirmación instantánea y se capturan los fondos para la liquidación.

• Puedes enviar un recibo al cliente por correo electrónico directamente desde la interfaz.

Un terminal omni-virtual está diseñado para situaciones en las que el cliente no está presente para deslizar o tocar, como pedidos por teléfono, facturación remota o soporte de ventas en la oficina. Estas transacciones se clasifican como sin tarjeta presente y, generalmente, están sujetas a medidas de seguridad más estrictas debido al mayor riesgo de fraude. Muchos sistemas incluyen características como servicio de verificación de dirección (AVS), verificación de valor de tarjeta (CVV) y controles de acceso de usuario integrados en la interfaz.

Cuando aceptas un pago a través de un terminal omni-virtual, se conecta a tus otros sistemas. Eso significa lo siguiente:

• Está registrado en el mismo sistema que tus pedidos en la tienda y en línea.
  
• La transacción actualiza el historial de compras de tu cliente.
  
• Si estás sincronizando inventario, el conteo de productos se ajusta automáticamente.
  
• La venta aparece en tus análisis junto a cada otra transacción.
  

Para el personal, usar un terminal virtual no es muy diferente de aceptar un pago en persona. El formulario de pago es limpio, enfocado y optimizado para flujos de trabajo repetidos. Algunos sistemas también permiten atajos como perfiles de clientes guardados, campos prellenados o ajustes de pago personalizados (por ejemplo, “cobrar por retención mensual”). Si la plataforma admite más que solo tarjetas como método de pago (como débitos directos) probablemente podrás elegir un método dentro de la misma interfaz.

¿Qué funcionalidades deberías buscar en un terminal omni-virtual?

Los terminales virtuales varían ampliamente. Algunos proporcionan solo lo básico, mientras que otros están completamente integrados y diseñados para crecer. Estas son las funcionalidades más importantes.

Interfaz limpia y rápida

Encuentra un terminal que sea fácil de usar en diferentes dispositivos (por ejemplo, un escritorio en la oficina, una tableta en el campo y móvil si es necesario). El formulario debe ordenado, ser receptivo y rápido de operar. Debes procurar:

• Campos simples con indicaciones claras
  
• Acceso rápido a transacciones recientes o clientes guardados
  
• Pasos mínimos para completar un cargo
  

Admisión de varios métodos de pago

Ofrecer más de una opción de pago brinda a tus clientes flexibilidad y puede ayudar a construir lealtad. El terminal debe ser capaz de administrar:

• Todas las principales tarjetas de crédito y débito
  
• Débitos directos (por ejemplo, ACH en EE. UU., SEPA en Europa)
  

Algunas plataformas también te permiten generar enlaces de pago o enviar facturas por correo electrónico directamente desde el terminal, lo que brinda a los clientes la opción de pagar sin leer en voz alta los datos de la tarjeta.

Admisión de varias monedas

Si tienes clientes internacionales, poder cobrarles en su moneda local es una gran ventaja.

Los mejores terminales virtuales te permiten:

• Seleccionar la moneda del cliente en el momento de pago
  
• Establecer una moneda de cobro predeterminada (por ejemplo, convertir euros a dólares estadounidenses de tu parte)
  
• Manejar las tasas de cambio automáticamente
  

Facturación recurrente y tarjeta en archivo

Busca software que te permita guardar los detalles de pago de un cliente y configurar la facturación repetida. Ya sea que utilices suscripciones, ofrezcas servicios basados en retención o simplemente tengas clientes recurrentes, esto ahorra tiempo y puede reducir la deserción.

Un terminal virtual sólido debería permitir:

• Guardados únicos de información de tarjeta o banco a través de tokenización
  
• Pagos recurrentes programados con frecuencia personalizada
  
• Acceso fácil a perfiles almacenados
  

Generación de facturas y enlaces

La capacidad de enviar un enlace de pago seguro o una factura desde dentro del terminal virtual amplía tus opciones. Si un cliente no está listo para pagar de inmediato, o si prefiere ingresar sus propios datos de la tarjeta, puedes:

• Enviar una factura de marca directamente desde el terminal
  
• Generar un enlace de pago corto para enviar como prefieras
  
• Permitir que el cliente pague utilizando su método de elección
  

Integración con otras herramientas

Aquí es donde un terminal virtual se convierte en parte de un sistema empresarial más amplio. Busca integraciones con:

• Software de contabilidad (por ejemplo, QuickBooks, Xero)
  
• Sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) (por ejemplo, Salesforce, HubSpot)
  
• Soluciones de gestión de inventario (por ejemplo, Cin7 Core)
  
• Plataformas de comercio electrónico (por ejemplo, Shopify, WooCommerce)
  

Idealmente, estas son integraciones nativas u opciones integradas. Si no lo son, una interfaz de programación de aplicaciones (API) puede permitir que tu equipo conecte las piezas. El objetivo es evitar la entrada manual de datos, sistemas duplicados o ventas que estén activas en un silo.

Informes y análisis para buscar

Deberías poder recuperar cualquier transacción pasada, filtrar por fecha o usuario, y exportar datos según sea necesario. En una plataforma omnicanal, todos estos datos deberían estar activos en un solo lugar, ya sea que la transacción provenga del terminal virtual, de tu pago en línea o de un sistema POS en persona.

Un sistema efectivo también muestra:

• Tendencias de ventas diarias y mensuales
  
• Análisis por método de pago o canal
  
• Historias a nivel de cliente
  

Funcionalidades de seguridad robustas

Cuando ingresas detalles de pago manualmente, la seguridad debe ser una prioridad. Asegúrate de que el terminal virtual incluya:

• Cifrado compatible con PCI
  
• Acceso basado en posición (por ejemplo, cajeros frente a gerentes)
  
• Verificaciones de CVV y AVS
  
• Monitoreo de fraude y seguimiento de disputas
  
• Registros de actividad y la capacidad de restringir lo que cada miembro del equipo puede ver o hacer
  

Flujos de trabajo personalizables

Si la personalización es importante para ti, concéntrate en terminales virtuales que prioricen esto. Algunos te permiten ajustar:

• Campos requeridos (por ejemplo, requerir número de pedido o código postal)
  
• Plantillas de recibo (agrega tu logo o mensaje)
  
• Accesos directos o elementos de pago guardados para cargos comunes