Vroeger lag de focus bij het accepteren van betalingen op de hardware. Als je niet over de juiste kaartlezer beschikte bij het afrekenen, ging verkopen allesbehalve soepel. Tegenwoordig kiezen bedrijven steeds vaker voor browser-gebaseerde, kanaal-onafhankelijke oplossingen die perfect kunnen integreren met de systemen die ze al gebruiken. Dit is een stimulans voor groei: de wereldwijde markt voor virtuele betaalterminals werd in 2024 op een waarde van [14 miljard dollar] geschat(https://www.businessresearchinsights.com/market-reports/virtual-payment-terminals-market-111792). Toekomstgerichte bedrijven zullen ook omni-virtuele terminals waarderen, aangezien ze speciaal bedoeld zijn voor integraties die een bedrijf runnen makkelijker maken.

Hieronder leggen we uit wat omni-virtuele terminals zijn, hoe ze werken en hoe je jouw bedrijfsprocessen ermee kunt optimaliseren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een omni-virtuele terminal?
  
• Hoe werkt een omni-virtuele terminal?
  
• Op welke functies moet je letten bij een omni-virtuele terminal?
  

Wat is een omni-virtuele terminal?

Een omni-virtuele terminal is een digitale tool voor het verwerken van betalingen wanneer de klant niet fysiek in jouw buurt aanwezig is. Elk apparaat dat met het internet is verbonden, verandert hiermee in een veilige, browser-gebaseerde afrekeninterface. Je team voert vervolgens handmatig de betaalgegevens van de klant in en rondt de transactie in realtime af. Het enige wat je bedrijf nodig heeft is een laptop, tablet of telefoon en de kaart- of accountgegevens van de klant. Dit systeem is vooral handig voor telefonische bestellingen, facturen die via de bank zijn betaald, of andere transacties waarbij er geen fysieke pas aan te pas komt.

Een standaard virtuele betaalterminal is een op zichzelf staand 'betaalpunt' is, maar een omni-virtuele terminal hoort bij een groter systeem waarbij al je verkoopkanalen (online, fysiek, telefonisch) op één plek verbinden zijn. Een omni-virtuele terminal maakt gebruik van dezelfde infrastructuur als je online afrekenproces, point-of-sale-systeem (POS), voorraadbeheer en rapportagesysteem.

Hoe werkt een omni-virtuele terminal?

Bij virtuele terminals voert iemand uit je team de gegevens van een klant handmatig in, wat heel anders is dan bij traditionele POS-terminals. Zo werkt een virtuele terminal:

• Je logt via een apparaat in op een veilig dashboard.
  

• Je maakt een nieuwe transactie aan en voert de volgende gegevens in:

  • Het totaalbedrag van de betaling
    
  • De betaalgegevens van de klant (bijv. kaartnummer, vervaldatum, CVV)
    
  • De factuurgegevens van de klant (bijv. adres, postcode)
    

• Je klikt vervolgens op 'betalen', waarna het systeem de gegevens versleutelt en naar je betalingsverwerker leidt.

• De bank van de klant keurt de betaling dan goed of weigert deze.

• Je ontvangt direct een bevestiging en het betreffende bedrag wordt gereserveerd.

• Je kunt de klant rechtstreeks vanuit de interface een ontvangstbewijs toesturen per mail.

Een omni-virtuele terminal is ontwikkeld voor situaties waarin de klant niet fysiek een kaart kan swipen of tikken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij telefonische bestellingen, facturatie op afstand of verkoopondersteuning via backoffice. Deze transacties krijgen het label kaart niet aanwezig, en er zijn meestal strengere beveiligingsmaatregelen aan verbonden vanwege een hoger risico op fraude. Zo zijn er veel systemen die werken met functies als adresverificatie (AVS), controle van de CVV-code en toegangscontroles voor gebruikers die in de interface zijn ingebouwd.

Wanneer je een betaling via een omni-virtuele terminal verwerkt, wordt er verbinding gemaakt met je andere systemen. Dat betekent dat:

• je op hetzelfde systeem werkt als je bij online bestellingen en bestellingen in de winkel zou doen.
  
• de aankoopgeschiedenis van je klant wordt bijgewerkt a.d.h.v. de transactie.
  
• als je de voorraad synchroniseert, het productaantal automatisch wordt aangepast.
  
• de verkoop net als alle andere transacties in je analyses verschijnt.
  

Voor personeel is een virtuele terminal niet heel anders dan een betaling in het echt. Het betalingsformulier is overzichtelijk en speciaal gemaakt voor herhaaldelijke workflows: er staat niet meer op dan nodig is. Bij sommige systemen kun je ook gebruikmaken van handige functies, zoals opgeslagen klantprofielen, vooraf ingevulde velden of bepaalde betaalinstellingen (bijv. 'maandelijkse voorschotbetaling'). Als je via het platform niet alleen met een betaalkaart kunt betalen, maar ook bijvoorbeeld met automatische incasso's, kun je deze optie waarschijnlijk via de interface selecteren.

Op welke functies moet je letten bij een omni-virtuele terminal?

Virtuele terminals verschillen veel van elkaar. Bij sommige kun je alleen gebruikmaken van basisfuncties, terwijl andere terminals volledig geïntegreerd zijn en voor grote bedrijven zijn gemaakt. Dit zijn de belangrijkste kenmerken van een goede virtuele terminal.

Overzichtelijke en snelle interface

Zoek een terminal die op verschillende apparaten handig in gebruik is, zoals een desktop op kantoor, een tablet voor overige locaties en indien nodig een mobiele telefoon. Op het formulier moet niet meer staan dan nodig is en het moet responsief en snel werken. Zoek dan ook naar:

• eenvoudige formulieren met duidelijke instructies
  
• systemen waarmee je snel naar recente transacties of opgeslagen klanten kunt gaan
  
• systemen waarbij je in weinig stappen een betaling kan afronden
  

Ondersteuning voor meerdere betaalmethoden

Als je meer dan één betalingsoptie aanbiedt, zijn klanten flexibeler en kun je loyaliteit opbouwen. Een goede betaalterminal:

• ondersteunt de belangrijkste credit- en betaalkaarten
  
• ondersteunt automatische incasso's (bijv. ACH in de VS, SEPA in Europa)
  

Met sommige platforms kun je ook vanuit de terminal betaallinkjes of e-mailfacturen genereren, waardoor klanten kunnen betalen zonder hun kaartgegevens hardop voor te lezen.

Ondersteuning van meerdere valuta's

Het is heel handig als je je internationale klanten in hun eigen valuta kan laten betalen.

Bij de beste virtuele terminals:

• kun je bij het afrekenen de valuta van de klant selecteren
  
• kun je een standaard afrekenvaluta instellen (door bijv. aan jouw kant euro's om te zetten naar Amerikaanse dollars)
  
• worden de wisselkoersen automatisch meegerekend
  

Terugkerende facturatie en opgeslagen betaalkaart

Zoek naar software waarmee je de betalingsgegevens van een klant kunt opslaan en terugkerende facturatie kunt instellen. Het maakt niet uit of je abonnementen gebruikt, voorschotgebaseerde diensten aanbiedt of simpelweg terugkerende klanten hebt; hiermee bespaar je tijd en verlaag je mogelijk het afhaakpercentage.

Met een goede virtuele terminal zou je:

• kaart- of bankgegevens via tokenisatie direct moeten kunnen opslaan
  
• terugkerende betalingen met een zelfgekozen frequentie moeten kunnen opslaan
  
• eenvoudig opgeslagen profielen moeten kunnen bekijken
  

Aanmaken van facturen en linkjes

Als je een veilige betaallink of factuur vanuit de virtuele terminal kunt verzenden, heb je meer opties. Indien een klant niet direct wil betalen, of als ze liever zelf hun kaartgegevens invoeren, kun je:

• direct vanuit de terminal een factuur in je huisstijl sturen
  
• een korte betaallink genereren, die je op meerdere manieren kunt versturen
  
• de klant via hun voorkeursmethode laten betalen
  

Integratie met andere tools

Een virtuele terminal kan ook onderdeel uitmaken van een breder systeem van je bedrijf. Dat kan heel praktisch zijn. Zoek hiervoor naar integraties met:

• boekhoudsoftware (bijv. QuickBooks, Xero)
  
• CRM-systemen (Customer Relationship Management, bijv. Salesforce, HubSpot)
  
• voorraadbeheersoplossingen (bijv. Cin7 Core)
  
• e-commerce-platformen (bijv. Shopify, WooCommerce)
  

Ideaal gezien zijn dit 'native' integraties of ingebouwde opties. Als dat niet zo is, kun je de losse onderdelen met elkaar verbinden via een API. Je wil namelijk voorkomen dat er handmatig gegevens ingevoerd worden of er gebruik wordt gemaakt van meerdere systemen.

Inzien van rapportages en analyses

Je zou in staat moeten zijn om elke eerdere transactie te bekijken, op datum of gebruiker te filteren, en indien nodig data te exporteren. Op een omnichannel-platform zouden al deze gegevens op één plek moeten staan, of de transactie nu via een virtuele betaalterminal, online afrekenen, of een fysieke POS is gedaan.

Als je werkt met een effectief systeem, zie je ook:

• dagelijkse en maandelijkse verkooptrends
  
• analyses per betaalmethode of kanaal
  
• gegevens uit het verleden op klantniveau
  

Sterke beveiligingskenmerken

Als je handmatig betalingsgegevens invoert, is beveiliging heel belangrijk. Zorg ervoor dat de virtuele terminal met de volgende functies werkt:

• PCI-conforme encryptie
  
• Positiegebaseerde toegang (bijv. kassamedewerkers versus managers)
  
• CVV- en AVS-controles
  
• Fraude-monitoring en inzicht in geschiltrajecten
  
• Activiteitenlogboeken en de mogelijkheid om te beperken wat elk teamlid kan zien of doen
  

Aanpasbare workflows

Als personaliseren/aanpassen belangrijk voor je is, richt je dan op virtuele terminals waarbij dit (goed) kan. Bij sommige virtuele terminals kun je:

• de vereiste velden wijzigen (bijv. bestelnummer of postcode)
  
• ontvangstbewijssjablonen aanpassen (en je logo of een boodschap toevoegen)
  
• snelkoppelingen of opgeslagen gegevens voor veelvoorkomende betalingen aanpassen