In passato, l'accettazione dei pagamenti era concentrata sull'hardware. Se non avevi il giusto lettore di carte la vendita si bloccava al completamento della transazione. Oggi, le attività si stanno spostando su soluzioni basate sul browser e agnostiche rispetto ai canali che possono integrarsi completamente con i sistemi già utilizzati. Questo cambiamento favorisce la crescita: il mercato globale dei terminali di pagamento virtuali è stato stimato in oltre 14 miliardi di USD nel 2024. Una soluzione per le attività orientate al futuro è il terminale omni-virtuale, che consente specifiche integrazioni che rendono più facile la gestione di un'attività.

Di seguito spiegheremo cos'è un terminale omni-virtuale, come funziona e come farlo funzionare per la tua attività.

Di cosa parla questo articolo?

• Che cos'è un terminale omni-virtuale?
  
• Come funziona un terminale omni-virtuale?
  
• Quali funzioni dovresti cercare in un terminale omni-virtuale?
  

Cos'è un terminale omni-virtuale?

Un terminale omni-virtuale è uno strumento digitale per elaborare pagamenti quando il cliente non è fisicamente presente. Trasforma qualsiasi dispositivo connesso a Internet in un'interfaccia di completamento della transazione sicura e basata su browser, attraverso la quale il tuo team può inserire manualmente i dettagli di pagamento di un cliente ed eseguire una transazione in tempo reale. Tutto ciò di cui ha bisogno la tua attività è un laptop, un tablet o un telefono, insieme alle informazioni sulla carta o sull'account fornite dal cliente. Questa configurazione è particolarmente utile per ordini telefonici, fatture pagate con carta o qualsiasi altra transazione senza che sia presente la carta.

Mentre un terminale virtuale standard è un punto di ingresso indipendente, un terminale omni-virtuale si trova all'interno di un sistema più ampio che collega tutti i canali di vendita—online, di persona, telefonico—tutti in un unico punto. Un terminale omni-virtuale condivide l'infrastruttura con in completamento della transazione online, il punto vendita (POS), la gestione dell'inventario e lo stack di reportistica.

Come funziona un terminale omni-virtuale?

A differenza dei terminali POS tradizionali, i terminali virtuali si basano su un membro del team che inserisce manualmente i dati del cliente. Ecco come funziona:

• Accedi a un dashboard sicuro da qualsiasi dispositivo.
  

• Avvii una nuova transazione e inserisci:

  • L'importo del pagamento
    
  • Le informazioni di pagamento del cliente (ad esempio, numero della carta, data di scadenza, CVV)
    
  • I dettagli di fatturazione del cliente (ad esempio, indirizzo, codice postale)
    

• Fai clic su “addebita”, il sistema cripta i dati e li instrada attraverso il tuo elaboratore dei pagamenti.

• La banca del cliente approva o rifiuta l'addebito.

• Ricevi una conferma istantanea e i fondi vengono acquisiti per la liquidazione.

• Puoi inviare al cliente una ricevuta direttamente dall'interfaccia tramite email.

Un terminale omni-virtuale è progettato per situazioni in cui il cliente non è presente per strisciare o toccare la carta, come ordini telefonici, fatturazione remota o supporto alle vendite dal back-office. Queste transazioni sono classificate come carta non presente, e di solito sono soggette a misure di sicurezza più rigorose a causa del maggiore rischio di frodi. Molti sistemi includono funzionalità integrate nell'interfaccia come il servizio di verifica dell'indirizzo (AVS), controlli del codice di verifica della carta (CVV) e controlli di accesso degli utenti.

Quando effettui un pagamento tramite un terminale omni-virtuale, questo si collega ai tuoi altri sistemi. Questo significa che:

• È registrato nello stesso sistema degli ordini in negozio e online.
  
• La transazione aggiorna la cronologia degli acquisti del cliente.
  
• Se stai sincronizzando l'inventario, il conteggio dei prodotti viene adeguato automaticamente.
  
• La vendita appare nelle analisi insieme a ogni altra transazione.
  

Per il personale, l’utilizzo di un terminale virtuale non è molto diverso dall'effettuare un pagamento di persona. Il modulo di pagamento è pulito, focalizzato e ottimizzato per flussi di lavoro ripetuti. Alcuni sistemi consentono anche scorciatoie come il salvataggio dei profili cliente, campi precompilati o preimpostazioni di pagamento personalizzate (ad esempio, "addebito per conservazione mensile"). Se la piattaforma supporta più delle sole carte come metodo di pagamento—come i bonifici diretti—probabilmente potrai scegliere un metodo nella stessa interfaccia.

Quali funzionalità dovresti richiedere a un terminale omni-virtuale?

I terminali virtuali variano ampiamente. Alcuni forniscono solo le funzioni di base, altri sono completamente integrati e costruiti per la scalabilità. Ecco le funzioni che sono significativamente importanti.

Interfaccia pulita e veloce

Trova un terminale che sia facile da usare su più dispositivi—ad esempio, un desktop in ufficio, un tablet sul campo e un dispositivo mobile se necessario. Il modulo dovrebbe essere privo di impacci, reattivo e veloce da utilizzare. Cerca:

• Campi semplici con richieste chiare
  
• Accesso rapido a transazioni recenti e clienti salvati
  
• Passaggi minimi per completare un addebito
  

Supporto di più metodi di pagamento

Offrire più opzioni di pagamento consente flessibilità ai tuoi clienti e può aiutare a fidelizzarli. Il terminale dovrebbe essere in grado di gestire:

• Tutte le principali carte di credito e debito
  
• Addebiti diretti (ad esempio, ACH negli Stati Uniti, SEPA in Europa)
  

Alcune piattaforme consentono anche di generare link di pagamento o fatture via email direttamente dal terminale, offrendo ai clienti la possibilità di pagare senza dover leggere ad alta voce i dettagli della loro carta.

Supporto di più valute

Se hai clienti internazionali, poter effettuare addebiti nella loro valuta locale è un grande vantaggio.

I migliori terminali virtuali consentono di:

• Selezionare la valuta del cliente al momento del pagamento
  
• Impostare una valuta di liquidazione predefinita (ad esempio, convertire gli euro in dollari statunitensi)
  
• Gestire automaticamente i tassi di cambio
  

Addebiti ricorrenti e carta salvata su file

Cerca un software che consenta di salvare i dettagli di pagamento di un cliente e impostare addebiti ricorrenti. Sia che utilizzi abbonamenti, offra servizi basati sul mantenimento, o abbia semplicemente clienti abituali, questo fa risparmiare tempo e può ridurre l'abbandono.

Un terminale virtuale valido dovrebbe consentire:

• Salvataggi una tantum delle informazioni sulla carta o bancarie tramite tokenizzazione
  
• Pagamenti ricorrenti programmati con frequenza personalizzata
  
• Accesso facile ai profili salvati
  

Generazione di fatture e link

La possibilità di inviare direttamente un link di pagamento sicuro o una fattura dal terminale virtuale amplia le opzioni. Se un cliente non è pronto a pagare immediatamente, o preferisce inserire i dettagli della propria carta, puoi:

• Inviare un'email con una fattura brandizzata direttamente dal terminale
  
• Generare un link di pagamento breve da inviare come preferisci
  
• Consentire al cliente di pagare utilizzando un metodo di sua scelta
  

Integrazione con altri strumenti

In questo punto un terminale virtuale diventa parte di un sistema aziendale più ampio. Cerca le integrazioni con:

• Software di contabilità (ad esempio, QuickBooks, Xero)
  
• Sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) (ad esempio, Salesforce, HubSpot)
  
• Soluzioni di gestione dell'inventario (ad esempio, Cin7 Core)
  
• Piattaforme di e-commerce (ad esempio, Shopify, WooCommerce)
  

Idealmente, queste integrazioni sono native o integrate come opzioni. Se non lo sono, un'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) può consentire al tuo team di collegare i diversi moduli. L'obiettivo è evitare l'inserimento manuale dei dati, sistemi duplicati o vendite registrate in un ambiente isolato.

Reportistica e analisi ricercabili

Dovresti essere in grado di richiamare qualsiasi transazione passata, filtrare per data o utente ed esportare i dati secondo necessità. In una piattaforma omnicanale, tutti questi dati dovrebbero risiedere in un unico posto—sia che la transazione provenga dal terminale virtuale, dal completamento della transazione online o di persona da un POS.

Un sistema efficace mostra anche:

• Tendenze nelle vendite giornaliere e mensili
  
• Analisi per metodo di pagamento o per canale
  
• Storie a livello di cliente
  

Funzioni di sicurezza affidabili

Quando inserisci manualmente i dettagli di pagamento, la sicurezza deve essere una priorità. Assicurati che il terminale virtuale includa:

• Crittografia conforme a PCI
  
• Accesso basato sulla posizione (ad esempio, cassieri o manager)
  
• Controlli CVV e AVS
  
• Monitoraggio delle frodi e tracciamento delle controversie
  
• Registrazione delle attività e possibilità di limitare ciò che ogni membro del team può vedere o fare
  

Flussi di lavoro personalizzabili

Se la personalizzazione è importante, concentrati sui terminali virtuali che le assegnano la priorità. Alcuni permettono di modificare:

• Campi obbligatori (ad esempio, per richiedere il numero d'ordine o il codice postale)
  
• Modelli di ricevuta (aggiungendo il tuo logo o un messaggio)
  
• Scorciatoie o voci di pagamento salvate per gli addebiti comuni