Früher lag der Fokus bei der Annahme von Zahlungen auf der Hardware. Wenn Sie nicht das richtige Kartenlesegerät bei Bezahlvorgang vorhanden war, geriet der Verkauf ins Stocken. Unternehmen setzen heute auf browserbasierte, kanalunabhängige Lösungen, die sich vollständig in die von ihnen bereits verwendeten Systeme integrieren lassen. Diese Verschiebung treibt das Wachstum voran: Der globale Markt für virtuelle Zahlungsterminals wird auf einen Wert von über [14 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024] geschätzt (https://www.businessresearchinsights.com/market-reports/virtual-payment-terminals-market-111792). Eine Lösung für zukunftsorientierte Unternehmen ist das omnivirtuelle Datenterminal, das speziell Integrationen ermöglicht, die die Führung eines Unternehmens erleichtern.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, was ein omnivirtuelles Datenterminal ist, wie es funktioniert und wie Sie es für Ihr Unternehmen einsetzen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein omnivirtuelles Datenterminal?
  
• Wie funktioniert ein omnivirtuelles Datenterminal?
  
• Auf welche Funktionen sollten Sie bei einem omnivirtuellen Datenterminal achten?
  

Was ist ein omnivirtuelles Datenterminal?

Ein omnivirtuelles Datenterminal ist ein digitales Werkzeug für die Abwicklung von Zahlungen, wenn der/die Kunde/Kundin nicht physisch vorhanden ist. Es verwandelt jedes Gerät mit Internetanschluss in eine sichere, browserbasierte Schnittstelle, über die Ihr Team die Zahlungsdaten eines/einer Kunden/Kundin manuell eingeben und eine Transaktion in Echtzeit durchführen kann. Alles, was Ihr Unternehmen benötigt, ist ein Laptop, Tablet oder Telefon – und die vom Kunden/von der Kundin bereitgestellten Karten- oder Kontoinformationen. Diese Einstellung ist besonders nützlich für telefonische Bestellungen, Rechnungen, die mit Karte bezahlt werden, oder andere Transaktionen, bei denen keine Karte verwendet wird.

Während ein standardmäßiges virtuelles Datenterminal ein eigenständiger Einstiegspunkt ist, befindet sich ein omnivirtuelles Datenterminal innerhalb eines größeren Systems, das alle Ihre Vertriebskanäle – online, persönlich, telefonisch – an einem Ort verbindet. Ein omnivirtuelles Datenterminal teilt sich die Infrastruktur mit Ihrem Bezahlvorgang, Ihrem Point-of-Sale (POS), Ihrer Bestandsverwaltung und Ihrem Berichtswesen.

Wie funktioniert ein omnivirtuelles Datenterminal?

Im Gegensatz zu herkömmlichen POS-Terminals verlassen sich virtuelle Datenterminals darauf, dass jemand aus Ihrem Team die Daten eines/einer Kunden/Kundin manuell eingibt. Und so funktioniert es:

• Sie melden sich von jedem Gerät aus bei einem sicheren Dashboard an.
  

• Sie starten eine neue Transaktion und geben Folgendes ein:

  • den Zahlungsbetrag
    
  • die Zahlungsinformationen des Kunde/der Kundin (z. B. Karte Nummer, Ablaufdatum, CVV)
    
  • die Abrechnungsinformationen des/der Kunden/Kundin (z. B. Adresse, Postleitzahl)
    

• Sie klicken auf „Abbuchen“, und das System verschlüsselt die Daten und leitet sie an Ihren Zahlungsdienstleister weiter.

• Die Bank des/der Kunden/Kundin genehmigt oder lehnt die Zahlung ab.

• Sie erhalten eine sofortige Bestätigung und die Gelder werden für die Zahlungsabwicklung erfasst.

• Sie können dem Kunden/der Kundin direkt über die Schnittstelle einen Zahlungsbeleg per E-Mail senden.

Ein omnivirtuelles Datenterminal ist für Situationen konzipiert, in denen der Kunde/die Kundin nicht anwesend ist, um zu wischen oder zu tippen, z. B. bei Telefonbestellungen, Remote-Abrechnung oder im Back-Office-Vertriebs-Support. Diese Transaktionen werden als [Karte nicht vorhanden] klassifiziert (https://stripe.com/resources/more/what-are-card-not-present-transactions) und sie unterliegen normalerweise stärkeren Sicherheitsmaßnahmen aufgrund eines höheren Betrugsrisikos. Viele Systeme verfügen über Funktionen wie AVS (Address Verification Service), CVV (Card Verification Value) und in die Schnittstelle integrierte Zugangskontrollen für Nutzer/innen.

Wenn Sie eine Zahlung über ein omnivirtuelles Datenterminal entgegennehmen, verbindet es sich mit Ihren anderen Systemen. Das bedeutet:

• Es ist im selben System angemeldet wie Ihre Bestellungen im Geschäft und online.
  
• Die Transaktion aktualisiert die Kaufhistorie Ihres Kunden/Ihrer Kundin.
  
• Wenn Sie Lagerbestand synchronisieren, wird die Produktanzahl automatisch angepasst.
  
• Der Verkauf wird in Ihren Analysen zusammen mit jeder anderen Transaktion angezeigt.
  

Für die Mitarbeiter unterscheidet sich die Nutzung eines virtuellen Datenterminals nicht allzu sehr von der persönlichen Entgegennahme einer Zahlung. Das Zahlungsformular ist übersichtlich, fokussiert und für sich wiederholende Arbeitsabläufe optimiert. Einige Systeme ermöglichen auch Verknüpfungen wie gespeicherte Kundenprofile, vorausgefüllte Felder oder benutzerdefinierte Zahlungsvoreinstellungen (z. B. „für monatlichen Vorschuss berechnen“). Wenn die Plattform mehr als nur Karten als Zahlungsmethode unterstützt – wie z. B. Lastschriftverfahren, können Sie wahrscheinlich eine Methode innerhalb derselben Schnittstelle auswählen.

Auf welche Funktionen sollten Sie bei einem omnivirtuellen Datenterminal achten?

Virtuelle Datenterminals sind sehr unterschiedlich. Einige bieten nur die Grundlagen, während andere vollständig integriert und für die [Skalierung] ausgelegt sind (https://stripe.com/resources/more/insights-to-scale-your-saas-business). Hier sind die Funktionen, auf die es besonders ankommt.

Saubere, schnelle Schnittstelle

Finden Sie ein Datenterminal, das einfach auf allen Geräten zu verwenden ist, z. B. als Desktop im Büro, als Tablet im Außendienst und bei Bedarf auf einem Mobil. Das Formular sollte übersichtlich, reaktionsschnell und schnell zu bedienen sein. Achten Sie auf Folgendes:

• Einfache Felder mit unkomplizierten Eingabeaufforderungen
  
• Schneller Zugriff auf die letzten Transaktionen oder gespeicherte Kunden/Kundinnen
  
• Minimale Schritte zum Abschließen einer Zahlung
  

Unterstützung mehrerer Zahlungsmethoden

Das Angebot von mehr als einer Zahlungsoption bietet Ihren Kunden/Kundinnen Flexibilität und kann dazu beitragen, Loyalität aufzubauen. Das Datenterminal sollte in der Lage sein, Folgendes zu verarbeiten:

• Alle gängigen Kredit- und Debitkarten
  
• Lastschriftverfahren (z. B. ACH in den USA, SEPA in Europa)
  

Einige Plattformen bieten auch die Möglichkeit, direkt vom Datenterminal aus Zahlungslinks zu generieren oder Rechnungen per E-Mail zu versenden, sodass die Kunden/Kundinnen die Möglichkeit haben, ohne Vorlesen ihrer Kartendaten zu bezahlen.

Unterstützung für zahlreiche Währungen

Wenn Sie internationale Kunden/Kundinnen haben, ist es ein großer Vorteil, diese in ihrer Landeswährung Zahlung zu können.

Mit den besten virtuellen Datenterminals können Sie:

• die Währungen der Kunden zum Zeitpunkt der Zahlungszeitpunkt auswählen
  
• eine Standard-Abrechnungswährung festlegen (z. B. Euro in USA-Dollar umrechnen)
  
• Wechselkurse automatisch verarbeiten
  

Wiederkehrende Abrechnung und hinterlegte Karte

Suchen Sie nach einer Software, mit der Sie die Zahlungsdaten der Kunden speichern und eine wiederholte Abrechnung einrichten können. Unabhängig davon, ob Sie Abonnements nutzen, niedergelassene Dienste anbieten oder einfach nur wiederkehrende Kunden/Kundinnen haben, spart dies Zeit und kann Abbrüche reduzieren.

Ein starkes virtuelles Datenterminal sollte Folgendes ermöglichen:

• die einmalige Speicherung von Karten- oder Bankdaten durch Tokenisierung
  
• geplante wiederkehrende Zahlungen mit benutzerdefinierter Häufigkeit
  
• einen einfachen Zugriff auf gespeicherte Profile
  

Generierung von Rechnungen und Links

Die Möglichkeit, einen sicheren Zahlungslink oder Rechnung aus dem virtuellen Datenterminal erweitert Ihre Möglichkeiten. Wenn ein Kunde/eine Kundin nicht bereit ist, sofort zu bezahlen, oder wenn er/sie es vorzieht, seine eigenen Kartenangaben einzugeben, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Senden Sie eine E-Mail an eine markeneigene Rechnung direkt aus dem Datenterminal
  
• Generieren Sie einen kurzen Zahlungslink, den Sie nach Belieben senden können
  
• Lassen Sie den Kunden/die Kundin mit der Methode seiner/ihrer Wahl bezahlen
  

Integration in andere Tools

Hier wird ein virtuelles Datenterminal Teil eines umfassenderen Unternehmens. Suchen Sie nach Integrationen mit:

• Buchhaltungssoftware (z. B. QuickBooks, Xero)
  
• CRM-Systemen (Customer Relationship Management) (z. B. Salesforce, HubSpot)
  
• Lösungen für die Bestandsverwaltung (z. B. Cin7 Core)
  
• E-Commerce-Plattformen (z. B. Shopify, WooCommerce)
  

Im Idealfall handelt es sich dabei um native Integrationen oder integrierte Optionen. Wenn dies nicht der Fall ist, kann eine Anmeldeformular Programmierschnittstelle (API) es Ihrem Team ermöglichen, die Teile zu verbinden. Ziel ist es, manuelle Dateneingaben, doppelte Systeme oder Verkäufe, die in einem Silo live, zu vermeiden.

Durchsuchbare Berichte und Analysen

Sie sollten in der Lage sein, alle vergangenen Transaktionen Pull-Methode, nach Datum oder Nutzer/in zu filtern und Daten nach Bedarf zu Export. In einem Omnichannel sollten all diese Daten an einem Ort live sein – ganz gleich, ob die Transaktion aus dem virtuellen Datenterminal, Ihrer Online-Bezahlvorgang oder einer persönlichen POS stammen.

Ein effektives System zeigt auch:

• tägliche und monatliche Verkaufstrends
  
• Analyse nach Zahlung oder Kanal
  
• Historien auf Kundenebene
  

Strenge Sicherheitsfunktionen

Wenn Sie die Zahlungsdaten manuell eingeben, muss die Sicherheit Priorität haben. Stellen Sie sicher, dass das virtuelle Datenterminal Folgendes enthält:

• eine PCI-konforme Verschlüsselung
  
• Zugriff auf Positionen niedergelassen (z. B. Kassierer im Vergleich zu Managern)
  
• CVV- und AVS-Prüfungen
  
• Betrugsüberwachung und Nachverfolgung von Anfechtungen
  
• Aktivitäts-Logs und die Möglichkeit, einzuschränken, was jedes Teammitglied sehen oder tun kann
  

Anpassbare Workflows

Wenn Ihnen die Anpassung wichtig ist, konzentrieren Sie sich auf virtuelle Datenterminals, die dies priorisieren. Bei einigen können Sie Folgendes optimieren:

• Pflichtfelder (z. B. Auftragsnummer oder Postleitzahl erforderlich)
  
• Belegvorlagen (fügen Sie Ihr Logo oder Ihre Nachricht hinzu)
  
• Verknüpfungen oder gespeicherte Zahlungsposten für gängige Gebühren