Cumplir con las obligaciones relativas al impuesto sobre las ventas es un proceso que comprende varios pasos. En primer lugar, tendrás que determinar dónde tienes obligaciones fiscales. A continuación, debes registrar la empresa ante la autoridad competente para cobrar los impuestos en esos estados, recaudar esos impuestos sobre las ventas cobrándoselos a tus clientes y, por último, presentar una declaración tributaria ante las autoridades fiscales correspondientes.

Este artículo expone en formato resumido los pasos necesarios para garantizar que cumples la normativa y explica cómo se declara el impuesto sobre las ventas.

¿De qué trata este artículo?

• Conoce tus obligaciones fiscales relativas al impuesto sobre las ventas en EE. UU.
  
• Cómo registrarse para cobrar el impuesto sobre las ventas en EE. UU.
  
• Cobro del impuesto sobre las ventas en EE. UU. a tus clientes
  
• Elaboración y presentación de la declaración del impuesto sobre las ventas en EE. UU.
  

Conoce tus obligaciones fiscales relativas al impuesto sobre las ventas en EE. UU.

En EE. UU. es obligatorio que las empresas extranjeras o con sede en otros estados cobren a sus clientes el impuesto sobre las ventas cuando superen determinados umbrales, conocidos como «umbrales de nexo económico», que pueden basarse en los ingresos, en las transacciones- o en ambos conceptos. Por ejemplo, en el estado de Nevada, las empresas tan solo tienen la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas a sus clientes si han superado los 100.000 $ en ingresos o han hecho más de 200 transacciones con clientes de dicho estado. Algunos estados solo tienen umbrales de ingresos o exigen que las empresas superen ambos umbrales (de transacciones y de ingresos) para que cobren el impuesto sobre las ventas. Como el impuesto sobre las ventas se rige a nivel estatal, estos umbrales varían en función del estado de EE. UU.

Las empresas también pueden tener obligaciones relativas al impuesto sobre ventas si tienen una presencia o un nexo físicos en un estado. Estos son algunos ejemplos de actividades empresariales que pueden crear un nexo físico:

• Ubicación: una oficina, un almacén, una tienda u otro establecimiento físico. Almacenar inventario suele implicar un nexo físico.
  
• Empleados: tener un empleado, un contratista, un comercial, un instalador u otra persona que trabaje para tu empresa en un estado.
  
• Eventos: vender productos en una feria comercial u otro evento.
  

Sin embargo, el hecho de haber llegado al umbral de nexo en un estado no implica que tengas la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas. No todos los bienes y servicios están sujetos a impuestos. Si los artículos que vendes no lo están, no tienes ninguna obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas por ellos. Aun así, es posible que sí tengas el deber de registrarte ante las autoridades fiscales. Si te encuentras en esta situación y debes registrarte, recomendamos consultar a un experto tributario especialista en el impuesto sobre las ventas.

Cómo registrarse para cobrar el impuesto sobre las ventas en EE. UU.

Antes de cobrarles ningún impuesto a tus clientes, debes haberte registrado correctamente ante las autoridades fiscales estatales pertinentes. En EE. UU., las empresas deben registrarse para obtener permisos del impuesto sobre las ventas en cada estado concreto.

Hay una excepción para los estados que participan en el acuerdo denominado Streamlined Sales and Use Tax Agreement (SSUTA), cuyo fin original es simplificar el proceso de registro del impuesto sobre las ventas. En la actualidad, los siguientes 24 estados han incorporado a su legislación los estándares del SSUTA: Arkansas, Carolina del Norte, Dakota del Norte, Dakota del Sur, Georgia, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, Nueva Jersey, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, Tennessee, Utah, Vermont, Virginia Occidental, Washington, Wisconsin y Wyoming.

Las empresas se pueden registrar para acogerse al sistema de registro de impuestos sobre las ventas simplificado o Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS). Una vez que lo hayan hecho, deberán abrir una cuenta para cada estado y tendrán que registrarse por separado si tienen alguna obligación del impuesto sobre las ventas en otro estado que no participe en el SSUTA.

Cobro del impuesto sobre las ventas en EE. UU. a tus clientes

Tras registrarte y determinar cuál es el tipo impositivo correcto, puedes empezar a cobrar el impuesto a tus clientes. Dentro de EE. UU. los tipos impositivos del impuesto sobre las ventas varían de un lugar a otro y, además, no todos los productos y servicios se consideran sujetos a impuestos. La mayoría de los estados dispone de un tipo estatal del impuesto sobre las ventas. Pero es que además hay muchos que tienen tipos impositivos locales a nivel de condado, municipio y distrito. Para determinar el tipo impositivo del impuesto sobre las ventas de un estado específico hay que sumar el tipo estatal y el local (en caso de haberlo).

Para determinar el tipo impositivo que debes aplicar, investiga cada estado y cada jurisdicción por separado para asegurarte de que estés cobrando el importe correcto. Los estados suelen exigir a las empresas que cobren el impuesto sobre las ventas de una de estas dos formas:

• cobro con imposición en origen;
  
• cobro con imposición en destino.
  

Este concepto se conoce habitualmente como «lugar de imposición del impuesto sobre las ventas». Las empresas que estén establecidas en estados con una imposición en origen pueden tener la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas en función de una ubicación que no sea la dirección del cliente (por ejemplo, la ubicación de la empresa). Si tu empresa se encuentra en un estado con imposición en origen (como Illinois), determinarás el tipo impositivo según la dirección postal de tu domicilio, almacén, tienda u otra sede, y cobrarás a todos tus clientes de Illinois ese tipo impositivo.

Las empresas que estén establecidas en estados con imposición en destino tienen la obligación de cobrar el tipo impositivo correspondiente a la dirección de envío del cliente (u otra dirección de destino). Como empresa, debes cobrar el tipo del impuesto sobre ventas del lugar en el que se encuentre tu cliente. La mayoría de los estados usa este tipo de imposición del impuesto sobre ventas. Las ventas interestatales están sujetas siempre al cobro con imposición en destino.

Elaboración y presentación de la declaración del impuesto sobre las ventas en EE. UU.

Una vez que lo hayas hecho, presentarás una declaración tributaria y lo remitirás a la autoridad fiscal estatal o local correspondiente. En el sitio web de cada autoridad encontrarás información sobre cómo presentar la declaración y la fecha límite para hacerlo. Las fechas límite varían en función del estado y la frecuencia de presentación de las declaraciones también puede ser diferente. En cuanto te registras para obtener un permiso de cobro de impuesto sobre las ventas, el estado te asigna una frecuencia de presentación.

Las grandes empresas que pagan una mayor cuota líquida suelen tener que presentarlas con más frecuencia (cada mes), pero es posible que las pequeñas empresas solo tengan que hacerlo cada trimestre o una vez al año. Presentar las declaraciones a tiempo es la mejor forma de evitar sanciones e intereses.

Te recomendamos que aprendas cómo presentar la declaración del impuesto sobre las ventas en cada estado.

Aunque no hayas cobrado ningún impuesto sobre las ventas durante un período concreto, es posible que tengas que presentar la declaración igualmente. En este caso, se habla de una «declaración con resultado cero»: si bien no tendrás que remitir ningún impuesto al estado, sigues teniendo la obligación de presentarlas.

Gestionar la obligación de presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas ante varios estados puede llevar mucho tiempo, por eso muchas empresas recurren al software de automatización del impuesto sobre las ventas para cumplir la normativa. Se trata de herramientas que se ocupan de actividades como supervisar los nexos económicos, registrar la empresa para cobrar el impuesto sobre las ventas, calcular los impuestos, cobrarlos y automatizar la presentación de las declaraciones.

Te recomendamos que estudies cómo evaluar el software de automatización de impuestos.