La mise en conformité avec la taxe sur les ventes est un processus qui comporte plusieurs étapes. Tout d'abord, vous devez déterminer les juridictions où vous avez des obligations fiscales. Vous devez ensuite vous enregistrer afin de percevoir la taxe dans ces États, percevoir la taxe sur les ventes auprès de vos clients et, enfin, effectuer les déclarations fiscales appropriées auprès des autorités fiscales de l'État concerné.

Dans cet article, nous aborderons brièvement les étapes à suivre afin de se mettre en conformité, notamment en ce qui concerne la déclaration de la taxe sur les ventes et l'établissement des déclarations.

Sommaire

• Comprendre les obligations en matière de taxe sur les ventes aux États-Unis
  
• S'immatriculer pour percevoir la taxe sur les ventes aux États-Unis
  
• Collecter la taxe sur les ventes auprès des clients aux États-Unis
  
• Remplir et déposer sa déclaration de taxe sur les ventes aux États-Unis
  

Comprendre les obligations en matière de taxe sur les ventes aux États-Unis

Aux États-Unis, les entreprises étrangères ainsi que celles établies hors de l'État concerné sont tenues de collecter la taxe sur les ventes auprès de leurs clients lorsqu'elles dépassent certains seuils. Ces seuils sont appelés « seuils de lien fiscal » et ils sont soit basés sur les revenus, - soit sur les transactions, soit sur les deux. Dans l'État du Nevada, par exemple, les entreprises ne doivent collecter la taxe sur les ventes auprès de leurs clients que si leur chiffre d'affaires dépasse 100 000 $ ou si elles réalisent 200 transactions avec des clients du Nevada. Certains États prévoient uniquement des seuils de revenus, ou n'exigent la collecte de la taxe sur les ventes que lorsque les entreprises dépassent à la fois ces seuils de revenus et de volume de transactions. Le fait que la taxe sur les ventes soit gérée à l'échelle de chaque État implique que ces seuils varient dans tous les États-Unis.

Les entreprises peuvent également être soumises à des obligations en matière de taxe sur les ventes dès lors qu'elles présentent un lien physique avec un État, notamment de par leur présence dans celui-ci. Retrouvez ci-dessous quelques exemples d'activités commerciales susceptibles de créer un lien physique.

• Localisation : des bureaux, un entrepôt, une boutique ou tout autre lieu physique d'activité. L'entreposage de stocks crée souvent un lien physique.
  
• Employés : présence dans un État d'employés, d'entrepreneurs, de vendeurs, d'installateurs ou de tout autre individu qui travaille pour votre entreprise.
  
• Événements : vente de produits lors d'un salon ou de tout autre événement.
  

Toutefois, le fait d'avoir atteint un seuil de lien fiscal dans un État ne vous oblige pas nécessairement à y collecter la taxe sur les ventes. Tous les biens et services ne sont pas taxables, et si c'est le cas pour les articles que vous vendez, vous n'êtes alors pas tenu de percevoir la taxe sur les ventes sur ces produits. Il se peut cependant que vous soyez dans l'obligation de vous immatriculer. Nous vous recommandons de vous tourner vers un professionnel en matière de taxe sur les ventes afin de déterminer si tel est votre cas.

S'immatriculer pour percevoir la taxe sur les ventes aux États-Unis

Avant de percevoir la taxe sur les ventes auprès de vos clients, assurez-vous d'être enregistré auprès des autorités fiscales de l'État. Aux États-Unis, les entreprises doivent s'enregistrer pour obtenir une autorisation de collecte de la taxe sur les ventes auprès de chaque État.

Des exemptions existent pour les États qui ont signé l'Accord simplifié relatif à la taxe sur les ventes et l'utilisation (SSUTA). Cet accord a été créé dans le but de simplifier le processus d'enregistrement de la taxe sur les ventes. Actuellement, 24 États ont adopté une législation pour se conformer au SSUTA : Arkansas, Géorgie, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, New Jersey, Caroline du Nord, Dakota du Nord, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, Dakota du Sud, Tennessee, Utah, Vermont, Washington, Virginie-Occidentale, Wisconsin et Wyoming.

Les entreprises peuvent s'enregistrer au sein du Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS). Une fois enregistrées, les entreprises sont tenues de créer des comptes individuels pour chaque État et de s'immatriculer séparément si elles sont soumises à des obligations en matière de taxe sur les ventes dans d'autres États qui ne se conforment pas au SSUTA.

Collecter la taxe sur les ventes auprès des clients aux États-Unis

Une fois que vous êtes enregistré et avez déterminé le bon taux de taxe, vous pouvez commencer à facturer et à collecter la taxe auprès de vos clients. Aux États-Unis, les taux de la taxe sur les ventes varient et tous les produits et services ne sont pas considérés comme taxables. La plupart des États prévoient un taux de taxe sur les ventes qui leur est propre, avec en plus des taux de taxe au niveau des comtés, des municipalités et des districts. Pour déterminer le taux correct de la taxe sur les ventes dans un État donné, il faut additionner le taux à l'échelle de l'État ainsi que les taux des diverses localités.

Pour ce faire, renseignez-vous auprès de chaque État et de chaque juridiction afin de vous assurer de collecter les bons montants. Les États exigent généralement des entreprises qu'elles collectent la taxe sur les ventes de l'une des deux manières suivantes :

• en fonction de l'origine ;
  
• en fonction de la destination.
  

Ce concept est communément appelé « sourcing de la taxe sur les ventes ». Les entreprises établies dans des États où la taxe sur les ventes est basée sur l'origine peuvent être tenues de collecter cette taxe sur la base d'un lieu autre que l'adresse du client, par exemple le lieu d'implantation de l'entreprise. Si, par exemple, votre entreprise est établie dans un État comme l'Illinois, qui détermine la taxe sur les ventes en fonction de l'origine, le taux applicable sera celui qui correspond à l'adresse de votre domicile, de votre entrepôt, de votre boutique ou de tout autre lieu où se trouve votre siège social. Ce taux devra être facturé à tous vos clients de l'Illinois.

Les entreprises établies dans des États où la taxe sur les ventes est calculée en fonction de la destination sont tenues d'appliquer le taux qui correspond à l'adresse de livraison des clients ou à toute autre adresse de destination. En tant qu'entreprise, il vous incombe d'appliquer les taux de la taxe sur les ventes en vigueur dans les pays où se trouvent les clients. La plupart des États utilisent cette seconde approche. Les ventes interétatiques sont systématiquement soumises à la collecte en fonction de la destination.

Remplir et déposer sa déclaration de taxe sur les ventes aux États-Unis

Vous êtes tenu de remplir une déclaration fiscale et de reverser la taxe perçue à l'administration compétente au sein de l'État ou de la localité concernés. Le site Web de chaque administration fiscale contient des informations détaillées sur les modalités de dépôt des déclarations et les dates d'échéance. Ces dates varient d'un État à l'autre, tout comme la fréquence de dépôt des déclarations. Lorsque vous vous enregistrez pour obtenir une autorisation de collecte de la taxe sur les ventes, l'État vous attribue une fréquence de déclaration.

Les grandes entreprises soumises à des obligations fiscales plus contraignantes sont souvent tenues de produire des déclarations plus fréquentes (mensuelles), tandis que les petites entreprises pourront s'en tenir à des déclarations trimestrielles ou annuelles. Le meilleur moyen d'éviter les pénalités et les intérêts qui accompagnent les déclarations tardives est de les produire à temps.

Découvrez comment déclarer, remplir et verser la taxe sur les ventes dans chaque État.

Par ailleurs, il est possible que vous soyez tenu de produire une déclaration, même si vous n'avez perçu aucune taxe au cours d'une période fiscale donnée. Ces déclarations sont appelées « déclarations à taux zéro ». Même si elles n'impliquent le reversement d'aucune taxe à l'État elles restent obligatoires.

La gestion des rapports de taxe sur les ventes pour plusieurs États peut demander beaucoup de temps, c'est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers un logiciel d'automatisation afin de veiller à leur conformité. Ces outils permettent de gérer des activités telles que le contrôle du lien économique, l'enregistrement, le calcul et la perception de la taxe sur les ventes, ainsi que l'automatisation en matière de déclaration de la taxe sur les ventes.

Découvrez comment choisir un logiciel d'automatisation fiscale.