Voldoen aan de btw-regels moet uit meerdere stappen bestaan. Eerst bepaal je waar je belastingverplichtingen hebt. Vervolgens registreer je je om belasting te innen in die staten, omzetbelasting van klanten te innen en ten slotte belastingaangifte te doen bij de betreffende belastingautoriteiten van de staat.

In dit artikel bespreken we kort de stappen naar compliance, waaronder hoe je omzetbelasting aangeeft en aangifte doet.

Wat staat er in dit artikel?

• Inzicht in je verplichtingen ten aanzien van de Amerikaanse omzetbelasting
  
• Registreren om Amerikaanse omzetbelasting te ontvangen
  
• Het innen van Amerikaanse omzetbelasting bij uw klanten
  
• Aangifte en aangifte van Amerikaanse omzetbelasting
  

Inzicht in je verplichtingen ten aanzien van Amerikaanse omzetbelasting

In de Verenigde Staten zijn buitenlandse en buitenlandse bedrijven verplicht om omzetbelasting van klanten te innen wanneer deze bepaalde drempels overschrijden. Deze drempels worden "drempels voor de economische nexus," en ze zijn gebaseerd op inkomsten en/of transacties, of beide. In Nevada hoeven bedrijven bijvoorbeeld alleen omzetbelasting van klanten te innen als ze meer dan $ 100.000 aan omzet of 200 transacties van klanten in Nevada hebben voltooid. Sommige staten hebben alleen omzetdrempels of vereisen dat bedrijven zowel de omzet- als de transactiedrempel overschrijden voordat ze omzetbelasting gaan innen. Aangezien de omzetbelasting op staatsniveau wordt geregeld, variëren deze drempelwaarden in de Verenigde Staten.

Bedrijven kunnen ook aan hun verplichtingen ten aanzien van omzetbelasting voldoen door een fysieke aanwezigheid of fysieke nexus-status in een staat te hebben. Voorbeelden van bedrijfsactiviteiten die een fysieke nexus kunnen creëren zijn:

• Locatie: Een kantoor, warenhuis of winkel of andere fysieke vestiging. Door het opslaan van voorraad ontstaat vaak een fysieke nexus.
  
• Medewerkers: Het hebben van een werknemer, aannemer, verkoper, installateur of andere persoon die werk doet voor je bedrijf in een staat.
  
• Evenementen: Het verkopen van producten op een beurs of ander evenement.
  

Maar het feit dat je een Nexus-drempelwaarde in een staat hebt bereikt, betekent niet dat je omzetbelasting moet berekenen. Niet alle goederen en diensten zijn belastbaar, en als de artikelen die je verkoopt niet belastbaar zijn, hoef je geen omzetbelasting te heffen over die artikelen. Het kan echter zijn dat u nog steeds een registratieplicht heeft. We raden je aan een professional op het gebied van de omzetbelasting in de arm te nemen om te bepalen of je je in dit geval moet registreren.

Registreren om Amerikaanse omzetbelasting te ontvangen

Voordat je omzetbelasting van je klanten int, moet je ervoor zorgen dat je correct bent geregistreerd bij de staatsbelastingautoriteiten. In de VS moeten bedrijven zich registreren voor omzetbelastingvergunningen met elke afzonderlijke staat.

Er geldt een vrijstelling voor staten die deelnemen aan de Streamlined Sales and Use Tax Agreement (SSUTA). Deze overeenkomst is gemaakt om het aangifteproces voor omzetbelasting te vereenvoudigen. Momenteel hebben 24 staten wetgeving aangenomen om te voldoen aan SSUTA: Arkansas, Georgia, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, New Jersey, North Carolina, North Dakota, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, South Dakota, Tennessee, Utah, Vermont, Washington, West Virginia, Wisconsin en Wyoming.

Bedrijven kunnen zich registreren voor het gestroomlijnde registratiesysteem voor omzetbelasting (SSTRS). Na registratie stellen bedrijven individueel accounts in voor elke staat en moeten ze zich afzonderlijk registreren als ze omzetbelasting verplicht hebben in een staat die niet SSUTA-conform is.

Om dit proces te stroomlijnen, laat Stripe je belastingregistraties in de VS beheren en profiteer je van een vereenvoudigd proces waarbij aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld. Zo bespaar je tijd en weet je zeker dat je voldoet aan de lokale regelgeving.

Amerikaanse omzetbelasting bij je klanten ontvangen

Nadat je je hebt geregistreerd en het juiste belastingtarief hebt bepaald, kun je belasting in rekening brengen bij je klanten en deze innen. De omzetbelastingtarieven variëren in de Verenigde Staten en niet alle producten en diensten worden als belastbaar beschouwd. De meeste staten hebben een omzetbelastingtarief voor de gehele staat en veel staten hebben aanvullende lokale omzetbelastingtarieven op provinciaal, gemeentelijk en districtsniveau. Als je het juiste btw-tarief voor een bepaalde staat wilt bepalen, moet je het btw-tarief voor de gehele staat plus eventuele lokale btw-tarieven optellen.

Om het juiste btw-tarief te bepalen, moet je elke staat en elke jurisdictie afzonderlijk onderzoeken om er zeker van te zijn dat je het juiste bedrag aan belasting int. Staten vereisen meestal dat bedrijven omzetbelasting op een van de volgende twee manieren innen:

• Inning van omzetbelasting op basis van herkomst
  
• Omzetbelasting op basis van bestemming
  

Dit concept wordt gewoonlijk aangeduid als "omzetbelastingsourcing." Bedrijven die zijn gevestigd in staten waar omzetbelasting van herkomst is gebaseerd, kunnen verplicht worden omzetbelasting te innen op basis van een andere locatie dan het adres van de klant, zoals de locatie van het bedrijf. Als je bedrijf bijvoorbeeld is gevestigd in een staat van herkomst, zoals Illinois, bepaal je het btw-tarief bij je thuis, in je magazijn, in je winkel of op een ander hoofdkantoor. Je zou dan al je klanten in Illinois dat btw-tarief in rekening brengen.

Bedrijven die zijn gevestigd in staten met inkoop van omzetbelasting naar bestemming, moeten het btw-tarief in rekening brengen op het verzendadres of een ander adres van bestemming van de klant. Als bedrijf ben je verplicht om de btw-tarieven in rekening te brengen op de plek waar je klant is gevestigd. De meeste staten gebruiken deze vorm van omzetbelastingsourcing. Verkoop tussen staten valt altijd onder de bestemmingsgebaseerde belastinginning.

Amerikaanse omzetbelasting aangeven en indienen

Nadat je omzetbelasting van je klanten hebt geïnd, doe je aangifte omzetbelasting en draag je de juiste staatsbelasting of een andere lokale belastingdienst af. Op de website van elke belastingdienst staat hoe je aangifte moet doen en wat de vervaldatum is. Vervaldatums verschillen per staat en de frequentie waarmee je een aangifte indient kan ook variëren. Wanneer je je registreert voor een omzetbelastingvergunning, krijg je van de staat een aangiftefrequentie.

Grote bedrijven met een hogere belastingplicht zullen vaak vaker (maandelijks) aangifte doen, en kleinere bedrijven hoeven mogelijk alleen driemaandelijkse of jaarlijkse aangiften in te dienen. Op tijd indienen is de beste manier om de boetes en rente te vermijden die gepaard gaan met een achterstallige indiening.

Meer informatie over het aangeven, indienen en afdragen van omzetbelasting in elke staat.

Zelfs als je tijdens een aangifteperiode geen omzetbelasting hebt geïnd, moet je mogelijk nog steeds aangifte doen. Dit worden 'zero aangiftes' genoemd. Hoewel je geen belasting afdraagt aan de staat, ben je nog steeds verplicht om aangifte te doen.

Het beheren van btw-rapporten voor meerdere staten kan tijdrovend zijn, dus veel bedrijven wenden zich tot software voor het automatiseren van omzetbelasting om hun compliance te beheren. Met deze tools kun je activiteiten beheren zoals het monitoren van de nexus, btw-registratie, -berekening en -inning en het automatiseren van btw-aangifte.

Meer informatie over het beoordelen van software voor belastingautomatisering.