Die Einhaltung der Vorschriften für die Verkaufssteuer ist ein mehrstufiger Prozess. Zunächst müssen Sie ermitteln, wo Sie steuerliche Verpflichtungen haben. Dann lassen Sie sich für die Erhebung der Steuer in diesen Bundesstaaten registrieren, ziehen die Verkaufssteuer von Ihrer Kundschaft ein und reichen schließlich die Steuererklärungen bei den zuständigen bundesstaatlichen Steuerbehörden ein.

In diesem Artikel gehen wir kurz auf die Schritte zur Compliance ein, einschließlich der Meldung der Verkaufssteuer und der Abgabe von Erklärungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Überblick über Ihre Verpflichtungen im Bereich der Verkaufssteuer in den USA
  
• Registrierung zur Erhebung der Verkaufssteuer in den USA
  
• Einziehung der Verkaufssteuer von Ihrer Kundschaft in den USA
  
• Meldung und Einreichung der Verkaufssteuer in den USA
  

Überblick über Ihre Verpflichtungen im Bereich der Verkaufssteuer in den USA

In den USA müssen Unternehmen aus anderen Bundesstaaten und aus dem Ausland die Verkaufssteuer von ihrer Kundschaft einziehen, wenn sie im betreffenden Bundesstaat bestimmte Schwellenwerte überschreiten. Diese Schwellenwerte werden als „Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus“ bezeichnet und sind entweder einkommens- oder transaktionsabhängig oder beides. In Nevada beispielsweise müssen Unternehmen nur dann Verkaufssteuer von den Kundinnen und Kunden erheben, wenn sie einen Umsatz von 100.000 USD oder 200 Transaktionen von Kundinnen und Kunden in Nevada überschritten haben. In einigen Bundesstaaten gibt es nur einkommensbezogene Schwellenwerte oder es wird verlangt, dass die Unternehmen sowohl die Umsatz- als auch die Transaktionsschwelle überschreiten, bevor sie die Verkaufssteuer erheben. Da die Verkaufssteuer auf Bundesstaatenebene geregelt wird, variieren diese Schwellenwerte in den USA.

Unternehmen können ihrer Verkaufssteuerpflicht auch nachkommen, indem sie in einem Bundesstaat physisch präsent sind oder dort einen physischen Nexus haben. Beispiele für Unternehmensaktivitäten, die einen physischen Nexus schaffen können, sind folgende:

• Standort: ein Büro, Lagerhaus, Geschäft oder ein anderer physischer Geschäftssitz. Die Warenlagerung schafft häufig einen physischen Nexus.
  
• Mitarbeitende: Mitarbeitende, Auftragnehmer/innen, Verkäufer/innen, Monteurinnen oder Monteure oder andere Personen, die in einem Bundesstaat für Ihr Unternehmen tätig sind.
  
• Veranstaltungen: Produkte bei einer Messe oder einem anderen Event verkaufen.
  

Dass Sie in einem Bundesstaat einen Nexus-Schwellenwert erreicht haben, bedeutet jedoch noch nicht, dass Sie zur Erhebung der Verkaufssteuer verpflichtet sind. Nicht alle Waren und Dienstleistungen sind steuerpflichtig. Wenn die von Ihnen verkauften Artikel nicht steuerpflichtig sind, müssen Sie auch keine Verkaufssteuer darauf erheben. Sie müssen sich möglicherweise dennoch registrieren. Wir empfehlen, mit einer Fachkraft für Verkaufssteuer zusammenzuarbeiten, um festzustellen, ob Sie sich in dieser Situation registrieren lassen müssen.

Registrierung zur Erhebung der Verkaufssteuer in den USA

Bevor Sie von Ihrer Kundschaft Verkaufssteuern einziehen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie bei den bundesstaatlichen Steuerbehörden ordnungsgemäß registriert sind. In den USA müssen sich Unternehmen in jedem einzelnen Bundesstaat für Verkaufssteuergenehmigungen registrieren.

Für Bundesstaaten, die am Streamlined Sales and Use Tax Agreement (SSUTA) teilnehmen, gibt es eine Ausnahme. Diese Vereinbarung soll den Prozess der Registrierung für die Verkaufssteuer vereinfachen. Derzeit haben 24 Bundesstaaten Gesetze zur Umsetzung des SSUTA verabschiedet: Arkansas, Georgia, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, New Jersey, North Carolina, North Dakota, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, South Dakota, Tennessee, Utah, Vermont, Washington, West Virginia, Wisconsin und Wyoming.

Unternehmen können sich für das Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS) registrieren lassen. Nach der Registrierung können sie für jeden Staat ein eigenes Konto anlegen und müssen sich gesondert registrieren, wenn sie in einem nicht-SSUTA-konformen Bundesstaat verkaufssteuerliche Verpflichtungen haben.

Einziehung der Verkaufssteuer von Ihrer Kundschaft in den USA

Nachdem Sie registriert sind und den korrekten Steuersatz bestimmt haben, können Sie Steuern von Ihrer Kundschaft einziehen. Die Verkaufssteuersätze variieren innerhalb der USA und nicht alle Produkte und Dienstleistungen sind steuerpflichtig. In den meisten Bundesstaaten gibt es einen einheitlichen Verkaufssteuersatz. Viele Staaten haben zudem zusätzliche lokale Verkaufssteuersätze auf Kreis-, Gemeinde- und Bezirksebene. Um den korrekten Verkaufssteuersatz für einen bestimmten Bundesstaat zu ermitteln, müssen Sie den bundesstaatlichen Verkaufssteuersatz und alle lokalen Verkaufssteuersätze addieren.

Um den richtigen Verkaufssteuersatz zu ermitteln, sollten Sie für jeden Bundesstaat und jedes Steuergebiet einzeln recherchieren, um sicherzugehen, dass Sie den richtigen Steuerbetrag erheben. Die Bundesstaaten verlangen von Unternehmen in der Regel, dass sie die Verkaufssteuer auf eine der beiden folgenden Arten erheben:

• Ursprungsbezogene Verkaufssteuererhebung
  
• Bestimmungsortbezogene Verkaufssteuererhebung
  

Dieses Konzept wird gemeinhin als „Verkaufssteuerermittlung“ bezeichnet. Unternehmen, die in Bundesstaaten ansässig sind, in denen die Verkaufssteuer nach dem Ursprungsprinzip erhoben wird, müssen die Verkaufssteuer möglicherweise an einem anderen Ort als der Kundenadresse erheben – beispielsweise am Standort des Unternehmens. Wenn Ihr Unternehmen z. B. in einem Staat wie Illinois ansässig ist, in dem das Ursprungsprinzip gilt, würden Sie den Verkaufssteuersatz an Ihrem Wohnsitz, Lagerhaus, Geschäft oder einem anderen Hauptsitz bestimmen. Entsprechend würden Sie Ihrer Kundschaft in Illinois den dortigen Verkaufssteuersatz berechnen.

Unternehmen mit Sitz in Bundesstaaten, in denen die Verkaufssteuer basierend auf dem Bestimmungsort berechnet wird, müssen den Verkaufssteuersatz anhand der Kundenadresse oder eines anderen Bestimmungsorts berechnen. Als Unternehmen sind Sie verpflichtet, die Verkaufssteuersätze des Bundesstaates zu berechnen, in dem Ihre Kundin oder Ihr Kunde ansässig ist. Die meisten Staaten nutzen diese Art der Verkaufssteuerermittlung. Staatenübergreifende Verkäufe unterliegen immer dem Steuereinzug basierend auf dem Bestimmungsort.

Meldung und Einreichung der Verkaufssteuer in den USA

Nachdem Sie die Verkaufssteuer von Ihrer Kundschaft eingezogen haben, reichen Sie eine Verkaufssteuererklärung ein und führen die eingenommene Verkaufssteuer an die zuständige bundesstaatliche oder lokale Steuerbehörde ab. Auf den Websites der einzelnen Steuerbehörden finden Sie Informationen und Fristen zur Einreichung. Die Fristen variieren je nach Bundesstaat und die Häufigkeit der Einreichung kann auch unterschiedlich sein. Sobald Sie sich für eine Verkaufssteuergenehmigung registriert haben, weist Ihnen der Bundesstaat eine Einreichungshäufigkeit zu.

Große Unternehmen mit einer höheren Steuerschuld geben tendenziell häufiger (monatlich) eine Erklärung ab, während bei kleineren Unternehmen eine vierteljährliche oder jährliche Einreichung genügt. Die pünktliche Abgabe der Erklärung ist die beste Methode, um Straf- und Zinszahlungen zu vermeiden, die mit einer verspäteten Abgabe einhergehen.

Erfahren Sie, wie Sie die Verkaufssteuer in den einzelnen Staaten melden, einreichen und abführen.

Auch wenn Sie in einem Berichtszeitraum keine Verkaufssteuern eingezogen haben, sind Sie möglicherweise trotzdem zur Einreichung einer Erklärung verpflichtet. Eine solche Erklärung nennt man „Nullmeldung“. Auch wenn Sie keine Steuern an die Finanzbehörden überweisen, sind Sie dennoch zur Einreichung einer Erklärung verpflichtet.

Die Verwaltung von Verkaufssteuerberichten für mehrere Staaten ist oft sehr zeitaufwendig, weshalb viele Unternehmen auf Software zur Automatisierung der Verkaufssteuer zurückgreifen, um die Compliance zu gewährleisten. Diese Tools können Aktivitäten wie die Überwachung des Nexus, die Registrierung für die Verkaufssteuer, die Berechnung und Erhebung sowie die Automatisierung der Verkaufssteuerberichterstattung verwalten.

Erfahren Sie, wie Sie Software zur Steuerautomatisierung am besten bewerten.