Cumplir con el impuesto a las ventas es un proceso de varios pasos. En primer lugar, tú determinas dónde tienes obligaciones fiscales. Luego, te registras para cobrar impuestos en esos estados, cobras el impuesto sobre las ventas de los clientes y, finalmente, informas y presentas declaraciones de impuestos ante las autoridades fiscales estatales correspondientes.

En este artículo, cubriremos brevemente los pasos para el cumplimiento de la normativa, incluido cómo informar el impuesto sobre las ventas y presentar declaraciones.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• Explicación de tus obligaciones en materia de impuestos a las ventas de EE. UU.
  
• Registro para cobrar el impuesto a las ventas de EE. UU.
  
• Cobro del impuesto a las ventas de EE. UU. de tus clientes
  
• Declaración y presentación del impuesto a las ventas de EE. UU.
  

Explicación de tus obligaciones de impuestos sobre las ventas de EE. UU.

En los EE. UU., las empresas extranjeras y que están fuera del estado están obligadas a cobrar el impuesto a las ventas a los clientes cuando superan determinados umbrales. Estos umbrales se denominan «umbrales de nexo económico» y se basan en los ingresos, en las transacciones o en ambos. Por ejemplo, en Nevada, las empresas solo deben cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes si superaron los USD 100,000 en ingresos o 200 transacciones de los clientes en este estado. Algunos estados solo tienen umbrales de ingresos o exigen a las empresas que superen los umbrales de ingresos y de transacciones antes de cobrar el impuesto sobre las ventas. Dado que el impuesto sobre las ventas se rige a nivel estatal, estos umbrales varían en EE. UU.

Las empresas también pueden cumplir con las obligaciones del impuesto sobre las ventas al tener una presencia física o un nexo físico en un estado. Algunos ejemplos de actividades comerciales que pueden crear un nexo físico son:

• Sede: una oficina, un almacén, una tienda u otro lugar físico de negocios. El almacenamiento de inventario a menudo crea un nexo físico.
  
• Empleados: tener un empleado, un contratista, un vendedor, un instalador u otra persona que trabaje para tu empresa en un estado.
  
• Eventos: vender productos en una feria comercial u otro evento.
  

Sin embargo, el hecho de que hayas alcanzado un umbral de nexo en un estado no significa que tengas la obligación de cobrar el impuesto a las ventas. No todos los bienes y servicios están sujetos a impuestos, y si los artículos que vendes no lo están, no tienes la obligación de cobrar el impuesto a las ventas. Sin embargo, es posible que aún tengas la obligación de registrarte. Te recomendamos trabajar con un experto en impuestos a las ventas para determinar si necesitas registrarte en esta situación.

Cómo registrarse para cobrar el impuesto sobre las ventas en EE. UU.

Antes de cobrarles ningún impuesto a tus clientes, debes haberte registrado correctamente ante las autoridades fiscales estatales pertinentes. En EE. UU., las empresas deben registrarse para obtener permisos del impuesto sobre las ventas en cada estado concreto.

Hay una excepción para los estados que participan en el acuerdo denominado Streamlined Sales and Use Tax Agreement (SSUTA), cuyo fin original es simplificar el proceso de registro del impuesto sobre las ventas. En la actualidad, los siguientes 24 estados han incorporado a su legislación los estándares del SSUTA: Arkansas, Carolina del Norte, Dakota del Norte, Dakota del Sur, Georgia, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, Nueva Jersey, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, Tennessee, Utah, Vermont, Virginia Occidental, Washington, Wisconsin y Wyoming.

Las empresas se pueden registrar para acogerse al sistema de registro de impuestos sobre las ventas simplificado o Streamlined Sales Tax Registration System (SSTRS). Una vez que lo hayan hecho, deberán abrir una cuenta para cada estado y tendrán que registrarse por separado si tienen alguna obligación del impuesto sobre las ventas en otro estado que no participe en el SSUTA.

Cobro del impuesto a las ventas de EE. UU. de tus clientes

Una vez que te hayas registrado y hayas determinado la tasa impositiva correcta, puedes empezar a cobrar impuestos a tus clientes. Las tasas del impuesto a las ventas varían a lo largo de EE. UU., y no todos los productos y servicios se consideran sujetos a impuestos. La mayoría de los estados tienen una tasa de impuesto a las ventas en todo el estado, y muchos estados tienen tasas extra de impuestos a las ventas locales a nivel de condado, municipio y distrito. Determinar la tasa correcta del impuesto a las ventas para un estado en particular significaría sumar la tasa del impuesto a las ventas estatal más las tasas del impuesto a las ventas locales.

Para determinar la tasa correcta del impuesto a las ventas, investiga cada estado y jurisdicción individualmente para asegurarte de que estás cobrando la cantidad correcta de impuestos. Los estados suelen exigir a las empresas que cobren el impuesto a las ventas de una de estas dos maneras:

• Cobro de impuestos a las ventas con imposición en origen
  
• Cobro de impuestos a las ventas con imposición en destino
  

Este concepto se conoce comúnmente como «fuente del impuesto sobre las ventas». Es posible que las empresas establecidas en estados con una imposición en origen cobren el impuesto sobre las ventas en función de una ubicación distinta de la dirección del cliente (por ejemplo, la ubicación de la empresa). Por ejemplo, si tu empresa estuviera establecida en un estado con imposición en origen, como Illinois, determinarías la tasa del impuesto sobre las ventas según la dirección de tu hogar, almacén, tienda u otra sede. Luego, cobrarías a todos tus clientes en Illinois esa tasa de impuesto sobre las ventas.

Las empresas establecidas en estados con imposición en destino están obligadas a cobrar la tasa del impuesto sobre las ventas según la dirección de envío del cliente u otra dirección de destino. Como empresa, tienes la obligación de cobrar las tasas del impuesto sobre las ventas del lugar donde se encuentra tu cliente. La mayoría de los estados utilizan este tipo de imposición del impuesto sobre las ventas. Las ventas interestatales siempre están sujetas al cobro con imposición en destino.

Declaración y presentación del impuesto a las ventas de EE. UU.

Después de cobrar el impuesto a las ventas de tus clientes, deberás presentar una declaración de impuestos a las ventas y remitir el impuesto a las ventas que cobraste a la autoridad fiscal estatal o local correspondiente. El sitio web de cada autoridad fiscal tendrá datos de cómo presentar la declaración y cuál es la fecha de vencimiento. Las fechas de vencimiento y la frecuencia de presentación varían según el estado. Cuando te registras para obtener un permiso de impuesto a las ventas, el estado te asigna una frecuencia de presentación.

Las grandes empresas con una obligación tributaria más alta a menudo presentarán declaraciones con más frecuencia (mensualmente), y es posible que las empresas más pequeñas solo deban presentar declaraciones trimestrales o anuales. Presentar la declaración a tiempo es la mejor manera de evitar las multas e intereses que conlleva una presentación morosa.

Aprende cómo declarar, presentar y remitir el impuesto sobre las ventas en cada estado.

Incluso si no cobraste el impuesto sobre las ventas durante el período de presentación de declaraciones, es posible que debas presentar una declaración. Esto se denomina «rendimientos cero». Aunque no remitirás ningún impuesto al estado, debes presentar una declaración.

La gestión de informes de impuestos a las ventas para varios estados puede llevar mucho tiempo, por lo que muchas empresas recurren al software de automatización de impuestos a las ventas para gestionar el cumplimiento de la normativa. Estas herramientas pueden gestionar actividades como la supervisión del nexo, el registro, el cálculo y el cobro de impuestos a las ventas, y la automatización de la elaboración de informes de impuestos a las ventas.

Aprende a evaluar el software de automatización de impuestos.