Manter-se em conformidade com o imposto sobre vendas é um processo de várias etapas. Primeiro, você precisa saber onde tem obrigações fiscais. Em seguida, você se cadastra para recolher impostos nesses estados, recolhe o imposto sobre vendas dos clientes e, por fim, preenche e entrega as declarações fiscais às autoridades fiscais estaduais apropriadas.

Neste artigo, abordamos brevemente as etapas para alcançar a conformidade, incluindo como declarar impostos sobre vendas e entregar as declarações.

Neste artigo:

• As obrigações referentes ao imposto sobre vendas nos EUA
  
• Como se cadastrar para recolher o imposto sobre vendas nos EUA
  
• Recolhimento do imposto sobre vendas dos clientes nos EUA
  
• Declaração do imposto sobre vendas nos EUA
  

As obrigações referentes ao imposto sobre vendas nos EUA

Nos EUA, empresas de fora do estado e estrangeiras são obrigadas a recolher o imposto sobre vendas de clientes quando excedem certos limites mínimos. Esses limites são chamados de "limites de nexo econômico" e são baseados na receita ou nas transações, ou ambos. Por exemplo, em Nevada, as empresas só precisam recolher o imposto sobre vendas dos clientes se excederem US$ 100.000 em receita ou 200 transações de clientes em Nevada. Alguns estados só têm limites mínimos de receita em vigor ou exigem que as empresas excedam os limites mínimos de receita e transação antes de recolher o imposto sobre vendas. Como o imposto sobre vendas é regido em nível estadual, esses limites variam entre os estados dos EUA.

As empresas também podem ter obrigações do imposto sobre vendas se tiverem uma presença física ou vínculo físico em um estado. Exemplos de atividades comerciais que podem criar vínculo físico:

• Localização: um escritório, depósito, loja ou outro local físico de negócios. O armazenamento de inventário normalmente cria o vínculo físico.
  
• Funcionários: ter um funcionário, terceirizado, vendedor, instalador ou outra pessoa trabalhando para sua empresa em um estado.
  
• Eventos: venda de produtos em uma feira ou outro evento.
  

Mas só porque você atingiu um limite mínimo de vínculo em um estado, isso não significa que tem a obrigação de recolher o imposto sobre vendas. Nem todos os bens e serviços são tributáveis, e se os itens que você está vendendo não são tributáveis, então você não precisa recolher o imposto sobre vendas nesses itens. No entanto, você ainda pode ter a obrigação de se cadastrar. Recomendamos consultar um especialista em imposto sobre vendas para determinar se você precisa se cadastrar nessa situação.

Como se cadastrar para recolher o imposto sobre vendas nos EUA

Antes de recolher qualquer imposto sobre vendas de seus clientes, verifique se você está devidamente cadastrado junto às autoridades fiscais estaduais. Nos EUA, as empresas precisam se cadastrar para obter autorizações de impostos sobre vendas (sales tax permits) junto a cada estado individualmente.

Há uma isenção para os estados que participam do Acordo do Imposto Simplificado sobre Vendas e Uso (SSUTA). Esse acordo foi criado para simplificar o processo de cadastro do imposto sobre vendas. Atualmente, 24 estados aprovaram legislação para se adequar à SSUTA: Arkansas, Geórgia, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Minnesota, Nebraska, Nevada, Nova Jersey, Carolina do Norte, Dakota do Norte, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, Dakota do Sul, Tennessee, Utah, Vermont, Washington, Virgínia Ocidental, Wisconsin e Wyoming.

As empresas podem se cadastrar no Sistema de Cadastro Simplificado do Imposto sobre Vendas (SSTRS). Após o cadastro, as empresas precisam criar contas individuais em cada estado e devem se cadastrar separadamente se tiverem obrigações relativas ao imposto sobre vendas nos estados que não participam do SSUTA.

Para facilitar esse processo, deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais nos EUA e aproveite um processo simplificado que preenche os dados da inscrição, economizando seu tempo e garantindo a conformidade com a legislação local.

Recolhimento do imposto sobre vendas dos clientes nos EUA

Depois de se cadastrar e determinar a alíquota correta, você poderá começar a cobrar e recolher impostos dos clientes. As alíquotas do imposto sobre vendas variam nos estados dos EUA, e nem todos os produtos e serviços são considerados tributáveis. A maioria dos estados tem uma alíquota de imposto sobre vendas para todo o estado, mas muitos estados têm alíquotas adicionais do imposto, cobradas localmente em nível de condado, município e distrito. Para determinar a alíquota correta do imposto sobre vendas em um determinado estado, é preciso calcular a alíquota do imposto no estado mais as alíquotas locais.

Para determinar a alíquota correta e recolher corretamente o imposto sobre vendas, pesquise individualmente cada estado e jurisdição. Normalmente, os estados exigem que as empresas recolham o imposto sobre vendas de duas formas:

• Recolhimento do imposto sobre vendas baseado na origem
  
• Recolhimento de impostos sobre vendas baseado no destino
  

Esse conceito costuma ser chamado de "fornecimento do imposto sobre vendas." Empresas localizadas em estados cujo recolhimento é baseado na origem podem ser obrigadas a recolher impostos sobre vendas em um local diferente do endereço do cliente, como a localização da empresa. Por exemplo, se a sua empresa está estabelecida em um estado baseado na origem, como Illinois, você determina a alíquota do imposto sobre vendas em sua casa, depósito, loja ou outra sede. Você então cobra essa alíquota do imposto sobre vendas de todos os clientes em Illinois.

Empresas localizadas em estados com fornecimento do imposto sobre vendas baseado no destino são obrigadas a cobrar a alíquota do imposto sobre vendas no "endereço de entrega" ou outro endereço baseado no destino do cliente. Como empresa, você deve cobrar as alíquotas do imposto sobre vendas no local onde seu cliente está localizado. A maioria dos estados usa esse tipo de fornecimento do imposto sobre vendas. As vendas interestaduais estão sempre sujeitas ao recolhimento do imposto com base no destino.

Declaração do imposto sobre vendas nos EUA

Depois de recolher o imposto sobre vendas de seus clientes, você entregará uma declaração do imposto sobre vendas e repassará o imposto recolhido para a autoridade fiscal estadual ou outra autoridade fiscal local. O site de cada autoridade fiscal tem detalhes sobre como declarar e a data de vencimento. As datas de vencimento variam de estado para estado, e a frequência com que você entrega a declaração também pode variar. Quando você se cadastra para obter uma autorização do imposto sobre vendas, o estado determina a frequência de entrega.

Grandes empresas com maior passivo fiscal costumam entregar declarações com mais frequência (mensalmente) e empresas menores podem ser obrigadas a apresentar declarações trimestrais ou anuais. Declarar em dia é a melhor maneira de evitar as multas e juros que vêm com um cadastro inadimplente.

Saiba como declarar e repassar o imposto sobre vendas em cada estado.

Mesmo que você não tenha recolhido impostos sobre vendas durante um período de declaração, ainda pode ser necessário enviar a declaração. São as chamadas "declarações zeradas" (zero returns). Você não repassa nenhum imposto ao estado, mas ainda precisa entregar a declaração.

Gerenciar as declarações do imposto sobre vendas para vários estados pode ser demorado. Por isso, muitas empresas recorrem a softwares de automação do imposto sobre vendas para garantir a conformidade. Essas ferramentas podem gerenciar atividades como monitoramento de vínculo, cadastro do impostos sobre vendas, cálculo e recolhimento e automação da declaração do imposto sobre vendas.

Saiba como avaliar os softwares de automação de impostos.