Constituir una empresa suele entrañar costes, como las tasas de tramitación. Sin embargo, los emprendedores pueden minimizar o incluso compensar estos gastos mediante los recursos disponibles. Los propietarios de pequeñas empresas de EE. UU. gastan un promedio de 40.000 USD durante el primer año completo de actividad, por lo que es importante reducir costes siempre que sea posible.

A continuación te presentamos una guía práctica sobre cómo completar el proceso de constitución y la forma de minimizar los gastos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué se necesita para constituir una empresa?
  
• Tipos de estructuras corporativas y cómo elegir una
  
• ¿Qué costes supone la constitución de una empresa?
  
• Cómo constituir una empresa a un coste reducido
  

¿Qué se necesita para constituir una empresa?

Las tasas y los requisitos específicos de constitución de una empresa varían en función de la ubicación y del tipo de entidad empresarial que elijas. Para constituir una empresa, normalmente necesitas seguir estos pasos:

• Busca un nombre para la empresa: asegúrate de que esté disponible y de que cumpla la normativa relativa al nombre.

• Selecciona una ubicación para la constitución: determina donde quieres constituir tu empresa en EE. UU. Puede ser tu propio estado u otro estado con una legislación favorable para las empresas.

• Elige una estructura corporativa: decide si quieres crear una sociedad de tipo C, una sociedad de tipo S, una corporación privada de interés público (sociedad de tipo B) o una sociedad de responsabilidad limitada (LLC). Cada una de ellas tiene su propio tratamiento en cuestiones legales y fiscales.

• Designa un agente registrado: un agente registrado es una persona o entidad comercial con una dirección física en el lugar de constitución que recibirá documentos legales y correspondencia oficial en nombre de tu empresa.

• Presenta el acta de constitución: prepara el papeleo necesario y preséntalo ante la entidad reguladora del gobierno competente. Por lo general, se trata de la información sobre el nombre de tu empresa, el propósito, el agente registrado y el número de acciones autorizadas (si procede).

• Redacta los estatutos: se trata de las normas internas que rigen las operaciones de tu corporación, incluida la forma en que se celebran las reuniones, cómo se eligen los directivos y cómo se toman las decisiones. Las LLC no están obligadas a tener estatutos.

• Obtén un número de identificación del empleador: un número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) es un número de ID fiscal federal que necesitarás para abrir una cuenta bancaria de empresa, declarar impuestos y contratar empleados.

• Adquiere las licencias y los permisos necesarios: en función del sector y el lugar, puede que necesites obtener licencias o permisos para poder operar legalmente.

Tipos de estructuras corporativas y cómo elegir una

Tu estructura corporativa afecta a varios ámbitos de tu negocio, desde las operaciones diarias hasta las obligaciones fiscales y personales. Estos son los principales tipos de estructuras corporativas y los consejos sobre cómo elegir la correcta en función de las necesidades de tu negocio.

Sociedad unipersonal

Se trata de la forma más sencilla de entidad empresarial. En una sociedad unipersonal, solo hay una persona responsable de todas las ganancias y las deudas de la empresa. Estas empresas son fáciles de constituir y dan a los propietarios un control administrativo total, pero presentan cierto riesgo por el hecho de que el propietario es personalmente responsable de todas las obligaciones financieras del negocio. Esta estructura es la mejor para las pequeñas empresas de bajo riesgo y para aquellas que prueban su idea de negocio antes de crear un negocio más formal.

Sociedad colectiva

Hay tres tipos de sociedades: sociedades colectivas generales (GP), sociedades en comandita (LP) y sociedades de responsabilidad limitada (LLP). Estas empresas son fáciles de constituir y, por lo general, tienen más capital disponible que las sociedades unipersonales gracias a la aportación de varios propietarios. Los socios son responsables conjuntamente por la empresa y pueden ser personalmente responsables de las deudas de la empresa. Esta estructura empresarial es la mejor para las empresas en las que participan dos o más personas, y para grupos profesionales como bufetes de abogados o empresas de contabilidad.

• Sociedad colectiva general (GP): la empresa solo tiene socios colectivos, que comparten la misma responsabilidad por la gestión y las obligaciones.

• Sociedad en comandita (LP): la empresa tiene socios colectivos y comanditarios. Los socios comanditarios tienen un control mínimo sobre las decisiones y obligaciones empresariales diarias.

• Sociedad de responsabilidad limitada (LLP): los socios tienen una responsabilidad personal limitada. Esta estructura se suele utilizar para profesionales como abogados y contables.

Sociedad anónima

Hay dos tipos de sociedades anónimas: sociedades de tipo C y sociedades de tipo S. Estas empresas tienen una protección de responsabilidad limitada, lo que significa que los activos personales de los accionistas no corren ningún riesgo por las responsabilidades de la empresa. Su constitución es más cara que otras estructuras, y están sujetas a más reglamentos y a tipos de gravámenes corporativos. Esta estructura empresarial es la más conveniente para las empresas más grandes con la visión de «salir a bolsa», o para las empresas más pequeñas que desean protección de la responsabilidad pero que prefieren pagar impuestos a nivel personal (sociedad de tipo S).

• Sociedad de tipo C: una entidad jurídica independiente cuya titularidad recae en los accionistas. La propia sociedad es legalmente responsable por las acciones y deudas incurridas por la empresa, y no los accionistas.

• Sociedad de tipo S: es similar a una sociedad de tipo C, pero con la ventaja de transferir los beneficios, las pérdidas, las deducciones y los créditos corporativos a los accionistas para fines fiscales federales.

Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)

Se trata de una estructura corporativa híbrida que permite a los propietarios, socios o accionistas limitar la responsabilidad personal mientras disfrutan de los beneficios fiscales y de flexibilidad de una sociedad colectiva. Esta estructura proporciona responsabilidad limitada sin la doble tributación de las sociedades de tipo C, pero es más complicada de constituir que una sociedad unipersonal o colectiva. Esta estructura es la más adecuada para empresas de riesgo medio que desean flexibilidad y menos formalidades que una sociedad anónima.

Elección de la estructura adecuada

Ten en cuenta los siguientes factores a la hora de determinar qué estructura corporativa es la mejor para tus necesidades:

• Responsabilidad: si tu negocio entraña riesgos financieros importantes, considera estructuras con protección de responsabilidad, como las sociedades de responsabilidad limitada o las sociedades anónimas.

• Implicaciones fiscales: las sociedades unipersonales, las sociedades colectivas y las sociedades de tipo C se benefician de una tributación de flujo directo, mientras que las sociedades de tipo C están sujetas a una doble imposición.

• Objetivos futuros: si pretendes recaudar mucho capital externo o salir a bolsa más adelante, una sociedad anónima podría ser la mejor opción.

• Coste y carga administrativa: las estructuras más complejas, como las sociedades anónimas y las de responsabilidad limitada, requieren más papeleo y gastos corrientes. Si el coste supone un problema, podrían ser convenientes entidades más sencillas, como las sociedades unipersonales o las sociedades colectivas.

¿Qué costes supone la constitución de una empresa?

Como mínimo, el coste de constitución de una empresa incluye las tasas de tramitación y los honorarios del agente registrado. Los gastos exactos varían en función de los siguientes factores:

• Lugar de constitución: las tasas de tramitación y los requisitos varían de un estado a otro.

• Tipo de entidad jurídica: el coste de constituir una sociedad de tipo C puede variar respecto al de una sociedad de tipo S o una LLC. Cada tipo de entidad tiene que afrontar tasas de tramitación y gastos corrientes diferentes.

• Servicios adicionales: si decides recurrir a un abogado o a un servicio jurídico en línea para que te ayude con el proceso de constitución, estos gastos se sumarán al coste total.

• Costes opcionales: puedes incurrir en costes adicionales si añades ciertos servicios para la constitución. Por ejemplo, un coste opcional asociado con la constitución sería reservar un nombre para la empresa.

Cómo constituir una empresa a un coste reducido

Aunque no es posible constituir una empresa de forma gratuita, puedes reducir los costes siguiendo estos pasos:

• Hazlo tú mismo: tramita el proceso de constitución por tu cuenta para ahorrarte los honorarios de abogados. Muchos gobiernos locales ofrecen formularios y recursos en línea para guiarte en el proceso. Por ejemplo, puedes encontrar instrucciones y los documentos necesarios en el sitio web de la Secretaría de Estado donde se encuentra el negocio.

• Actúa como tu propio agente registrado: en lugar de pagar por el servicio de un agente registrado, puedes designarte a ti mismo como agente registrado, o bien nombrar a otro miembro de tu empresa. Esta persona será responsable de recibir los documentos legales y la correspondencia oficial en nombre de la empresa. También debe estar disponible durante el horario comercial habitual y tener una dirección física que sea el lugar donde está constituida la empresa.

• Usa recursos y pruebas gratuitos: varias plataformas en línea tienen recursos gratuitos o de bajo coste para constituir una empresa, y algunas incluso proporcionan plantillas para el acta de constitución y otros documentos necesarios. Algunos servicios jurídicos en línea también tienen pruebas gratuitas para los servicios de constitución, aunque debes leer detenidamente las políticas de cancelaciones y renovaciones automáticas.

• Benefíciate de las ofertas de formación gratuita sobre las LLC: algunas empresas pueden ofrecer servicios de formación gratuitos sobre las LLC, pero suelen entrañar condiciones o ventas de productos de más valor. Lee detenidamente la letra pequeña antes de optar por este tipo de servicios.

Aunque te encargues de la constitución y actúes como tu propio agente registrado, sí tendrás que pagar la tasa de tramitación pertinente, cuyo importe varía. También debes tener en cuenta que hay gastos corrientes asociados con el mantenimiento de un negocio (por ejemplo, los impuestos de franquicia y los informes anuales). A la hora de considerar si vale la pena que la constitución te cueste menos, sopesa este ahorro con el tiempo y el esfuerzo que necesitas para encargarte tú mismo del proceso y con los posibles riesgos de que cometas errores.