Los motores de pago son la columna vertebral de los entornos financieros modernos, ya que facilitan la transferencia de fondos tanto para las compras de los clientes como para las transacciones B2B. Dado que el volumen de pagos sin efectivo a nivel mundial aumentará de aproximadamente 1 billón a casi 1,9 billones de transacciones entre 2020 y 2025, la demanda de motores de pago fiables no hará más que aumentar.

En esta guía explicamos cómo funciona un motor de pagos, sus ventajas y desafíos, y cómo integrar un motor de pagos con los sistemas financieros existentes.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son los motores de pago y cómo funcionan?
  
• Beneficios de los motores de pago
  
• Desafíos de incorporar un motor de pagos a los sistemas financieros existentes
  
• Cómo elegir el motor de pagos adecuado
  
• Preparación para la integración
  
• Cómo es el proceso de integración
  
• Mejores prácticas posteriores a la integración
  

¿Qué son los motores de pago y cómo funcionan?

Los motores de pago son sistemas de software diseñados para procesar transacciones financieras. Son mecanismos centrales a través de los cuales las empresas manejan los pagos, ya sea que estén recibiendo o desembolsando fondos. Esto es lo que hacen y cómo operan:

• Procesamiento de transacciones: Los motores de pagos pueden gestionar una gran variedad de transacciones, desde compras sencillas hasta operaciones financieras complejas en las que participan varias partes. Inician, autorizan y completan los pagos. Esto incluye pasos como la verificación de la información de pago, la comprobación de la disponibilidad de fondos y la supervisión del cumplimiento de las normas de seguridad. Aceptan diversos métodos de pago (p. ej., tarjetas de crédito, transferencias bancarias, monederos digitales) y se adaptan a distintas tecnologías de pago.

• Capacidades de integración: Los motores de pagos pueden integrarse con otros sistemas financieros y empresariales, desde software de contabilidad hasta sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

• Seguridad y cumplimiento de la normativa: La seguridad es una de las prioridades de los motores de pagos. Incorporan protocolos avanzados de cifrado y cumplimiento para proteger los datos confidenciales y los detalles de las transacciones contra fraudes e infracciones.

Ventajas de los motores de pago

Los motores de pago ofrecen a las empresas una serie de ventajas que pueden mejorar los procesos internos, la experiencia del cliente y las medidas de seguridad.

• Velocidad y precisión: Los motores de pago automatizan el proceso de transacción, lo que reduce el esfuerzo manual y mitiga los errores. Las empresas pueden lograr transacciones más rápidas y menores costes operativos.

• Seguridad: Los motores de pago tienen funciones de seguridad sólidas e integradas que protegen la información confidencial y las transacciones contra el fraude. Estas funciones pueden ayudar a las empresas a mantener la confianza de los clientes y a cumplir la normativa.

• Satisfacción del cliente: Los motores de pago proporcionan un procesamiento de pagos rápido y fiable y admiten múltiples opciones de pago. Esto puede ayudar a mejorar la experiencia general del cliente.

• Escalar: Los motores de pago pueden gestionar mayores volúmenes de transacciones a medida que una empresa crece sin contratiempos en el rendimiento ni en la seguridad.

• Transacciones transfronterizas: Los motores de pago pueden procesar múltiples divisas y garantizar el cumplimiento de diferentes normativas internacionales. Esto simplifica las transacciones transfronterizas para las empresas que buscan llegar a mercados internacionales.

• Integración: Los motores de pagos pueden integrarse con otros sistemas empresariales, como la planificación de recursos empresariales (ERP), el CRM y el software contable. Esto mantiene la coherencia de los datos en todas las plataformas, mejora la supervisión financiera y permite una mejor toma de decisiones.

• Costes: Al automatizar el proceso de pago y depender menos de los procesos manuales y de la infraestructura bancaria tradicional, los motores de pago pueden ayudar a las empresas a reducir costes. Al usar motores de pago, las empresas pueden reducir los gastos generales y disminuir las comisiones por transacciones más que con los métodos tradicionales.

Desafíos de añadir un motor de pagos a los sistemas financieros existentes

A continuación presentamos algunos de los desafíos asociados con la integración de un motor de pagos en los sistemas financieros existentes.

• Compatibilidad: Lograr la compatibilidad entre la infraestructura existente de una empresa y el nuevo motor de pagos puede requerir una programación personalizada, pruebas exhaustivas o incluso actualizaciones de los sistemas actuales, lo que puede llevar mucho tiempo y resultar costoso.

• Migración de datos: Al trasladar los datos financieros confidenciales de tus sistemas heredados al nuevo motor, se corre el riesgo de pérdida, corrupción o brechas de seguridad. Este proceso requiere una planificación meticulosa, pruebas exhaustivas y una estrategia de respaldo completa para mitigar los riesgos.

• Seguridad: el procesamiento de pagos implica manejar información confidencial del cliente y la integración de un nuevo motor puede presentar posibles vulnerabilidades. Las empresas deben realizar evaluaciones de seguridad exhaustivas, implementar protocolos de cifrado sólidos y cumplir con los estándares de cumplimiento de la industria.

• Cumplimiento de la normativa: Al integrar un nuevo motor, las empresas deben garantizar el cumplimiento de todas las regulaciones relevantes. Esto puede implicar consideraciones legales y técnicas complejas.

• Interrupciones operativas: Durante el proceso de integración, las empresas pueden sufrir interrupciones temporales en sus operaciones diarias. Entre ellos se encuentran el tiempo de inactividad, los fallos o los retrasos en el procesamiento de los pagos, que pueden frustrar a los clientes y afectar a los ingresos.

• Costes: La integración de un motor de pagos requiere una inversión financiera en el propio software; posibles actualizaciones de hardware; y la experiencia de desarrolladores, profesionales de la seguridad y gestores de proyectos.

Cómo elegir el motor de pagos adecuado

Cada motor de pagos tiene su propio conjunto de funciones, capacidades y costes. A la hora de elegir cuál es el adecuado para tu empresa, tendrás que valorar tanto tus necesidades empresariales específicas como todas las opciones disponibles. Aquí tienes una guía paso a paso.

Evalúa las necesidades de tu empresa

Evalúa los puntos fuertes y débiles de tu infraestructura financiera actual antes de realizar cualquier cambio. En primer lugar, identifica los desafíos de tu sistema de pagos actual, que podrían incluir los siguientes:

• Tiempos de procesamiento lentos: La lentitud de las transacciones puede provocar el abandono del carrito y la insatisfacción del cliente.

• Altas comisiones de transacción: Las comisiones exorbitantes del proveedor de pagos pueden reducir tus beneficios y hacer que tu empresa sea menos competitiva.

• Opciones de pago limitadas: Ofrecer pocos métodos de pago podría hacerte perder ventas.

• Errores y fallos frecuentes: Los problemas técnicos recurrentes o los fallos en los pagos pueden afectar a tus operaciones y erosionar la confianza de tus clientes.

• Falta de información sobre los datos: Sin análisis detallados, es difícil identificar tendencias, refinar tus precios o personalizar las ofertas.

Una vez que hayas identificado tus desafíos, define tus objetivos. Entre ellos se pueden incluir los siguientes:

• Expansión a nuevos mercados: Un motor de pagos que acepte múltiples divisas y métodos de pago localizados puede ofrecer nuevas oportunidades para la expansión internacional.

• Mejor experiencia del cliente: Un motor de pagos con funciones como el proceso de finalizar una compra en un clic y el proceso de compra como invitado puede crear un proceso de pago más cómodo y fluido.

• Reducción de costes: Un motor de pagos con tareas automatizadas y precios competitivos puede ayudarte a ahorrar dinero.

• Mayor seguridad: Un motor de pagos con funciones de seguridad sólidas puede proteger tu negocio y la información de tus clientes contra el fraude y las filtraciones de datos.

• Más información sobre los datos: Un motor de pagos con analítica avanzada puede proporcionarte información valiosa para fundamentar tus decisiones empresariales.

A continuación, revisa tu historial de transacciones para comprender tus necesidades de pago y evalúa factores como los siguientes:

• Volúmenes de transacciones: ¿Cuántas transacciones procesas diariamente, semanalmente o mensualmente? Elige un motor que pueda manejar tu carga de transacciones actual y prevista.

• Valor medio de las transacciones: ¿Cuál es el importe medio gastado por transacción? Esto puede influir en la estructura de precios que elijas.

• Métodos de pago preferidos: ¿Qué métodos de pago utilizan con más frecuencia tus clientes?

• Tasas de contracargos: ¿Tienes una tasa alta de contracargos o disputas? Esto podría indicar la necesidad de mejorar la prevención del fraude.

Evalúa las opciones del motor de pagos

Una vez que hayas identificado tus objetivos y las funciones requeridas, te mostramos cómo evaluar las opciones disponibles.

Funciones disponibles

• Métodos de pago: Considera un motor que admita los métodos de pago que prefiera tu público objetivo, p. ej.: tarjetas de crédito, monederos digitales, transferencias bancarias.

• Facturación recurrente: Si tienes servicios de suscripción o pagos regulares, busca un motor con funciones de facturación recurrente para automatizar el proceso.

• Prevención de fraude: Busca herramientas avanzadas de detección de fraude, como algoritmos de machine learning y sistemas de verificación de direcciones.

• Personalización: Encuentra opciones que te permitan personalizar la experiencia del proceso de compra para que coincida con tu marca y ofrece a tus clientes opciones de pago personalizadas.

Escalar

• Volumen de transacciones: Busca un motor que pueda gestionar tu volumen de transacciones actual y que tenga la capacidad de escalar a medida que tu empresa crece.

• Picos de tráfico: Considera un motor que pueda manejar picos repentinos de tráfico durante ventas o eventos promocionales.

• Soporte multidivisa: Si planeas expandirte internacionalmente o tienes clientes en diferentes países, busca soporte para múltiples divisas.

Integración

• Disponibilidad de la API: Considera la posibilidad de utilizar un motor con interfaces de programación de aplicaciones (API) integrales que permitan una fácil integración con tus sistemas y plataformas existentes.

• Soporte técnico: Busca un proveedor con soporte técnico y recursos sólidos para ayudarte con el proceso de integración.

• Plazo de integración: Evalúa el tiempo estimado de integración y cómo esto podría afectar el cronograma y el presupuesto de tu proyecto.

Seguridad

• Cumplimiento de la normativa PCI DSS: Asegúrate de que tu motor cumple con el estándar de seguridad de datos del sector de tarjetas de pago (PCI DSS).

• Cifrado de datos: Determina si tu motor utiliza métodos de cifrado seguros para proteger la información confidencial de los clientes.

• Monitorización del fraude: Verifica que tu motor cuente con mecanismos sólidos de detección y prevención de fraudes.

Precios

• Comisiones por transacciones: Determina si las comisiones son por transacción, un porcentaje del importe de la transacción o una combinación de ambos.

• Comisiones mensuales Investiga cualquier suscripción mensual o cuota de mantenimiento.

• Tasas de instalación: Evalúa las comisiones de instalación inicial.

• Comisiones ocultas: Considera cualquier comisión o cargo oculto que pueda acumularse con el tiempo.

Atención al cliente

• Soporte técnico: Busca un proveedor con soporte técnico las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

• Documentación: Encuentra un motor con documentación completa y guías de integración.

• Formación: Comprueba si el proveedor tiene sesiones de formación o seminarios web que te ayuden a sacar el máximo partido al motor.

Preparación para la integración

Te explicamos cómo preparar tu empresa para integrar un motor de pagos.

Planificación del proyecto

• Objetivos: Describe claramente lo que quieres lograr con la integración (p. ej., transacciones más rápidas, mayor seguridad).

• Hitos: Segmenta el proyecto en fases manejables con hitos y plazos específicos.

• Recursos: Identifica los recursos necesarios para la integración, incluido el personal, el presupuesto y la tecnología. Confirma que cuentas con el apoyo necesario de las partes interesadas y los departamentos clave.

• Riesgos: Identifica los riesgos potenciales y desarrolla planes de contingencia para mitigarlos. Prepárate para posibles problemas técnicos, desafíos de migración de datos e interrupciones temporales en las operaciones.

Integración del equipo

• Gerente de proyecto: Designa a un gerente de proyecto para que supervise la integración, coordine los equipos y mantenga el proyecto en marcha.

• Especialistas en TI: Designa profesionales de TI que puedan manejar los aspectos técnicos de la integración, como el desarrollo de software, la configuración del sistema y la seguridad de la red.

• Finanzas y contabilidad: Contrata al personal de finanzas y contabilidad para alinear la integración del nuevo motor de pagos con tus procesos de conciliación e informes financieros.

• Operaciones y atención al cliente: Involucra a los equipos de operaciones y servicio al cliente para abordar cualquier impacto en las actividades diarias y las interacciones con los clientes.

• Aspectos legales y de cumplimiento de la normativa: Involucra a expertos legales y de cumplimiento de la normativa para navegar por los requisitos regulatorios y los estándares del sector.

Copia de seguridad del sistema

• Copia de seguridad de datos: Realiza una copia de seguridad completa de tus datos financieros actuales, incluidos los historiales de transacciones, la información del cliente y los registros contables.

• Copia de seguridad del sistema: Haz una copia de seguridad de todos los sistemas y configuraciones relevantes para restaurarlos si surge algún problema durante la integración.

• Pruebas: Prueba regularmente tus copias de seguridad para asegurarte de que se puedan restaurar. Este paso confirma que tus datos están seguros y que se pueden recuperar en caso de emergencia.

Formación

• Materiales de formación: Desarrolla materiales de formación integrales, incluidos manuales de usuario, tutoriales en vídeo y guías de referencia rápida personalizadas para diferentes roles dentro de tu organización.

• Sesiones de formación: Organiza sesiones de formación para todos los empleados relevantes, centradas en cómo usar el nuevo motor de pagos, gestionar los problemas comunes y comprender cualquier cambio en los flujos de trabajo.

• Apoyo continuo: Establece un sistema de apoyo para abordar las preguntas e inquietudes de los empleados durante y después del proceso de integración. Esto podría incluir personal de soporte dedicado, centros de asistencia o foros en línea.

Comunicación

• Comunicación interna: Mantén a todas las partes interesadas informadas sobre el progreso de la integración, los hitos clave y cualquier cambio en el cronograma. Las reuniones regulares y los informes de estado pueden ayudar a mantener a todos en la misma sintonía.

• Comunicación con el cliente: Informa a los clientes sobre cualquier cambio que pueda afectarles, como las nuevas opciones de pago y las interrupciones temporales del servicio. La comunicación clara puede ayudar a manejar las expectativas y mantener la confianza.

Cómo es el proceso de integración

Te explicamos cómo integrar tu motor de pagos en tus sistemas financieros.

Integración de la API

Conecta tu sitio web, aplicación móvil u otras plataformas de software a las API del motor. Puedes hacerlo a través de la integración directa, en la que escribes código personalizado para conectar tus sistemas directamente a las API del motor o a través de plataformas de integración o plugins ofrecidos por el motor. La integración directa tiene la mayor flexibilidad, pero requiere conocimientos técnicos, mientras que las plataformas y los plugins simplifican el proceso con conectores y herramientas prediseñados.

Migración de datos

Traslada los datos de tus clientes y transacciones actuales al nuevo motor.

• Mapeo de datos: Haz coincidir los campos de tus datos existentes con los campos correspondientes de la base de datos del motor de pagos.

• Limpieza de datos: Limpia y estandariza tus datos para que sean compatibles con el nuevo motor.

• Transferencia de datos: Transfiere datos en lotes o en tiempo real, dependiendo del volumen y la sensibilidad de los datos.

Configuración

Configura el motor de pagos de forma que coincida con tus reglas de negocio y preferencias específicas.

• Métodos de pago: Habilita los métodos de pago que hayas elegido.

• Divisas: Implementa las divisas que quieras aceptar.

• Reglas de fraude: Define los parámetros para la detección y prevención del fraude.

• Notificaciones: Configura notificaciones por correo electrónico o SMS para transacciones exitosas, pagos fallidos o actividades sospechosas.

Pruebas

Antes de que la integración se implemente, realiza pruebas exhaustivas en tu entorno de pruebas.

• Flujo de pago: Prueba todo el flujo de pago, desde el proceso de compra hasta la confirmación, de todos los métodos de pago admitidos.

• Manejo de errores: Simula diferentes escenarios de error, como pagos rechazados o fallos de conexión, para asegurarte de que el sistema los gestiona sin problemas.

• Seguridad: Realiza pruebas de seguridad para corregir cualquier vulnerabilidad.

Implementación

Una vez que estés seguro de que todo funciona sin problemas, implementa la integración en tu entorno de producción. Esto debe hacerse durante un período de poco tráfico para mitigar cualquier posible interrupción.

Buenas prácticas posteriores a la integración

A continuación, te presentamos algunas de las mejores prácticas posteriores a la integración para que tu motor de pagos funcione sin problemas.

Supervisión del rendimiento

Presta atención a las siguientes métricas:

• Tasas de éxito de las transacciones: Debe haber un alto porcentaje de transacciones exitosas. Cualquier caída sustancial podría indicar problemas técnicos o posible fraude.

• Tiempos de procesamiento: Lleva un registro del tiempo que se tarda en procesar las transacciones. Las ralentizaciones pueden frustrar a los clientes y afectar tus ingresos.

• Tasas de error: Controla si hay errores o fallos en el proceso de pago. Estos pueden deberse a fallos técnicos, configuraciones incorrectas o factores externos.

• Anomalías: Busca patrones sospechosos o anomalías que puedan indicar actividad fraudulenta.

Auditorías de seguridad

Realiza auditorías de seguridad periódicas utilizando los siguientes procesos:

• Análisis de vulnerabilidades: Utiliza herramientas automatizadas para analizar sus sistemas en busca de posibles vulnerabilidades de seguridad.

• Pruebas de penetración: Contrata a hackers éticos para que intenten vulnerar tus sistemas e identificar cualquier brecha de seguridad.

• Revisiones de código: Revisa periódicamente tu código en busca de fallos de seguridad o vulnerabilidades.

• Formación de los empleados: Educa a tu personal sobre las mejores prácticas de seguridad y la importancia de la protección de datos.

Bucles de retroalimentación

Recopila comentarios tanto de tus clientes como de tus equipos internos.

• Experiencia del cliente: ¿Tus clientes están satisfechos con el nuevo proceso de pago? ¿Hay algún problema o área de mejora?

• Eficiencia operativa: ¿Tus equipos internos consideran que el nuevo sistema es fácil de usar? ¿Hay cuellos de botella o ineficiencias?

Optimización continua

Optimiza continuamente la configuración y los parámetros de tu motor de pagos en función de los datos y los comentarios que recopiles.

• Detección del fraude: Afinar tus reglas de detección de fraude en función de los patrones y tendencias observados.

• Flujos del proceso de compra: Experimenta con diferentes flujos de compra para mejorar las tasas de conversión.

• Ofertas personalizadas: Utiliza los datos de los clientes para personalizar las opciones de pago y las ofertas.

• Procesos manuales: Automatiza los procesos manuales siempre que sea posible.

Actualizaciones periódicas

Nuevas tecnologías de pagos, regulaciones y amenazas de seguridad surgen con regularidad. Mantente informado y actualizado con estos pasos:

• Actualizaciones de software: Instala las últimas actualizaciones de software y parches para mantener tu motor seguro y actualizado.

• Cumplimiento de la normativa: Asegúrate de que tu motor de pagos cumple con todas las normativas relevantes a medida que evolucionan.

• Nuevas funcionalidades: Explora las nuevas funcionalidades e integraciones de tu proveedor del motor de pagos para mejorar tus opciones de pago.