Los motores de pagos son la columna vertebral de los entornos financieros modernos, ya que facilitan la transferencia de fondos tanto para las compras de los clientes como para las transacciones entre empresas (B2B). Dado que el volumen de pagos sin uso de efectivo a nivel mundial aumentará de aproximadamente 1 billón a casi 1.9 billones de transacciones entre 2020 y 2025, la demanda de motores de pago confiables solo aumentará.

En esta guía se explica cómo funciona un motor de pagos, sus ventajas y desafíos, y cómo integrarlo con los sistemas financieros existentes.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Qué son los motores de pago y cómo funcionan?
  
• Ventajas de los motores de pago
  
• Desafíos para agregar un motor de pagos a los sistemas financieros existentes
  
• Cómo elegir el motor de pagos adecuado
  
• Cómo prepararse para la integración
  
• Cómo es el proceso de integración
  
• Prácticas recomendadas posteriores a la integración
  

¿Qué son los motores de pago y cómo funcionan?

Los motores de pago son sistemas de software diseñados para procesar transacciones financieras. Son mecanismos centrales a través de los cuales las empresas gestionan los pagos, ya sea que estén recibiendo o desembolsando fondos. A continuación, te explicamos qué hacen y cómo operan:

• Procesamiento de transacciones: los motores de pago pueden gestionar una gran variedad de transacciones, desde compras sencillas hasta operaciones financieras complejas y de varias partes. Los motores inician, autorizan y completan los pagos. Esto incluye pasos como la verificación de la información de pago, la comprobación de la disponibilidad de fondos y la supervisión del cumplimiento de las normas de seguridad. Admiten una variedad de métodos de pago (p. ej., tarjetas de crédito, transferencias bancarias, carteras digitales) y se adaptan a diferentes tecnologías de pago.

• Funcionalidades de integración: los motores de pagos pueden integrarse con otros sistemas financieros y empresariales, desde el software de contabilidad hasta los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

• Seguridad y cumplimiento: la seguridad es una de las principales prioridades de los motores de pago. Incorporan protocolos avanzados de cifrado y cumplimiento para proteger los datos confidenciales y la información de las transacciones contra el fraude y las infracciones.

Ventajas de los motores de pago

Los motores de pago ofrecen a las empresas una serie de ventajas que mejoran los procesos internos, la experiencia del cliente y las medidas de seguridad.

• Velocidad y precisión: los motores de pagos automatizan el proceso de transacción, lo que reduce el esfuerzo manual y mitiga los errores. Las empresas pueden lograr transacciones más rápidas y menores costos operativos.

• Seguridad: los motores de pago cuentan con sólidas funcionalidades de seguridad integradas que protegen la información confidencial y las transacciones contra el fraude. Estas funcionalidades ayudan a las empresas a mantener la confianza de los clientes y a cumplir con las normas reglamentarias.

• Satisfacción del cliente: los motores de pago proporcionan un procesamiento de pagos rápido y confiable y admiten varias opciones de pago. Esto ayuda a mejorar la experiencia general del cliente.

• Crecimiento: los motores de pago pueden gestionar mayores volúmenes de transacciones a medida que una empresa crece sin contratiempos en el rendimiento ni en la seguridad.

• Transacciones transfronterizas: los motores de pago pueden procesar varias monedas y cumplir con diferentes normativas internacionales. Esto simplifica las transacciones transfronterizas para las empresas que aspiran a llegar a mercados internacionales.

• Integración: los motores de pago pueden integrarse con otros sistemas empresariales, como la planificación de recursos empresariales (ERP), la CRM y el software de contabilidad. Esto mantiene la coherencia de los datos en todas las plataformas, mejora la supervisión financiera y permite tomar mejores decisiones.

• Costos: mediante la automatización del proceso de pago y la menor dependencia de los procesos manuales y de la infraestructura bancaria tradicional, los motores de pago ayudan a las empresas a reducir costos. Con los motores de pago, es posible que las empresas reduzcan los gastos generales y las comisiones por transacción más que con los métodos tradicionales.

Desafíos que implica agregar un motor de pagos a los sistemas financieros existentes

A continuación, te presentamos algunos desafíos asociados con la integración de un motor de pagos en los sistemas financieros existentes.

• Compatibilidad: es posible que lograr la compatibilidad entre la infraestructura existente de una empresa y el nuevo motor de pagos requiera una programación personalizada, pruebas exhaustivas o incluso actualizaciones de sus sistemas actuales. Esto puede llevar mucho tiempo y dinero.

• Migración de datos: al trasladar los datos financieros confidenciales de los sistemas heredados al nuevo motor, se corre el riesgo de que dichos datos se pierdan, se dañen o se filtren. Este proceso requiere una planificación meticulosa, pruebas exhaustivas y una estrategia de copia de seguridad rigurosa para mitigar los riesgos.

• Seguridad: el procesamiento de pagos implica el manejo de información confidencial del cliente, y la integración de un nuevo motor puede introducir posibles vulnerabilidades. Las empresas deben realizar evaluaciones de seguridad rigurosas, implementar protocolos de cifrado sólidos y cumplir con las normas de del sector.

• Cumplimiento de la normativa: al integrar un nuevo motor, las empresas deben garantizar el cumplimiento de todas las normativas pertinentes. Esto implica considerar cuestiones legales y técnicas complejas.

• Interrupciones operativas: durante el proceso de integración, es posible que las empresas enfrenten interrupciones temporales en sus operaciones diarias. Estos incluyen tiempos de inactividad, fallas o demoras en el procesamiento de pagos, que frustran a los clientes y afectan los ingresos.

• Costos: la integración de un motor de pagos requiere una inversión financiera en el propio software; posibles actualizaciones de hardware; y la experiencia de desarrolladores, profesionales de seguridad y gestores de proyectos.

Cómo elegir el motor de pagos adecuado

Cada motor de pagos tiene su propio conjunto de características, funcionalidades y costos. A la hora de elegir la opción adecuada para tu empresa, tendrás que evaluar tanto las necesidades específicas de tu empresa como todas las opciones disponibles. A continuación, te presentamos una guía paso a paso.

Evalúa las necesidades de tu empresa

Evalúa las fortalezas y debilidades de la infraestructura financiera existente antes de realizar algún cambio. En primer lugar, identifica los desafíos de tu sistema actual de pagos, por ejemplo:

• Tiempos lentos de procesamiento: la lentitud de las transacciones puede provocar que el cliente abandone el carrito o quede disconforme.

• Altas comisiones por transacción: las tarifas exorbitantes del proveedor de pagos pueden reducir las ganancias y hacer que la empresa sea menos competitiva.

• Opciones de pago limitadas: pocas opciones de métodos de pago podrían costarte ventas.

• Errores y fallas frecuentes: los problemas técnicos recurrentes o las fallas en los pagos pueden interrumpir las operaciones y desgastar la confianza del cliente.

• Falta de información sobre los datos: sin análisis detallados, es difícil identificar tendencias, refinar los precios o personalizar las ofertas.

Una vez que hayas identificado los desafíos, debes definir las metas. Por ejemplo:

• Expansión a nuevos mercados: un motor de pagos que admita varias monedas y métodos de pago localizados puede ofrecer nuevas oportunidades de expansión internacional.

• Mejor experiencia del cliente: un motor de pagos con funcionalidades como confirmación de compra con un clic y confirmación de compra como invitado puede crear un proceso de pago más fluido y cómodo.

• Reducción de costos: un motor de pagos con tareas automatizadas y precios competitivos puede ayudarte a ahorrar dinero.

• Seguridad mejorada: un motor de pagos con funcionalidades de seguridad sólidas protege la información de la empresa y la de los clientes contra fraude y las filtraciones de datos.

• Más información sobre los datos: un motor de pagos con un análisis avanzado proporciona información valiosa para fundamentar tus decisiones empresariales.

A continuación, revisa el historial de transacciones para comprender tus necesidades de pago y evalúa factores como los siguientes:

• Volúmenes de transacciones: ¿cuántas transacciones procesas a diario, en la semana o en el mes? Elige un motor que pueda manejar la carga de transacciones actual y prevista.

• Valor medio de las transacciones: ¿cuál es el importe medio gastado por transacción? Esto influye en la estructura de precios que elijas.

• Métodos de pago preferidos: ¿qué métodos de pago utilizan tus clientes con más frecuencia?

• Tasas de contracargos: ¿tienes una tasa alta de contracargos o disputas? Esto podría indicar la necesidad de una mejor prevención del fraude.

Evalúa las opciones del motor de pago

Una vez que hayas identificado los objetivos y las funcionalidades requeridas, debes decidir cómo evaluar las opciones disponibles. Te lo explicamos a continuación.

Funcionalidades disponibles

• Métodos de pago: considera un motor que admita los métodos de pago que tu público objetivo prefiere (p. ej., tarjetas de crédito, carteras digitales, transferencias bancarias).

• Facturación recurrente: si tienes servicios de suscripción o pagos regulares, busca un motor con funcionalidad de facturación recurrente para automatizar el proceso.

• Prevención de fraude: busca herramientas avanzadas de detección de fraude, como algoritmos de machine learning y sistemas de verificación de direcciones.

• Personalización: encuentra opciones que te permitan personalizar la experiencia de compra para que coincida con tu marca y ofrezca a tus clientes opciones de pago personalizadas.

Crecimiento

• Volumen de transacciones: busca un motor que pueda manejar tu volumen de transacciones actual y que tenga la capacidad de crecer a medida que tu empresa se expande.

• Picos de tráfico: considera un motor que pueda manejar picos repentinos de tráfico durante eventos promocionales o de ventas.

• Admisión de varias monedas: si planeas expandirte a nivel internacional o tienes clientes en diferentes países, opta por que se admitan diversas monedas.

Integración

• Disponibilidad de la API: considera la posibilidad de utilizar un motor con interfaces de programación de aplicaciones (API) integrales que permitan una fácil integración con tus sistemas y plataformas existentes.

• Soporte técnico: busca un proveedor con soporte y recursos técnicos sólidos para ayudarte con el proceso de integración.

• Plazo de integración: evalúa el tiempo estimado de integración y cómo esto podría afectar el cronograma y el presupuesto de tu proyecto.

Seguridad

• Cumplimiento de la PCI DSS: asegúrate de que tu motor cumple con la Norma de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS).

• Cifrado de datos: determina si tu motor utiliza métodos de cifrado seguros para proteger la información confidencial de los clientes.

• Monitoreo de fraude: verifica que tu motor cuente con mecanismos sólidos de detección y prevención de fraude.

Precios

• Comisiones por transacción: determina si las comisiones son por transacción, un porcentaje del importe de la transacción o una combinación de ambos.

• Comisiones mensuales: investiga las cuotas mensuales de suscripción o de mantenimiento.

• Costos de instalación: evalúa los costos iniciales de instalación.

• Comisiones ocultas: ten en cuenta las comisiones o cargos ocultos que podrían acumularse con el tiempo.

Atención al cliente

• Soporte técnico: busca un proveedor con soporte técnico las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

• Documentación: busca un motor con documentación y guías de integración completas.

• Capacitación: consulta si el proveedor tiene sesiones de capacitación o seminarios web que te ayuden a aprovechar el motor al máximo.

Cómo prepararse para la integración

A continuación, te explicamos cómo preparar a tu empresa para integrar un motor de pagos.

Planificación del proyecto

• Objetivos: describe con claridad lo que quieres lograr con la integración (p. ej., transacciones más rápidas, mejor seguridad).

• Hitos: segmenta el proyecto en etapas que se puedan manejar con hitos y plazos específicos.

• Recursos: identifica los recursos necesarios para la integración, lo que incluye el personal, el presupuesto y la tecnología. Asegúrate de que tener el apoyo necesario de las partes interesadas y de los departamentos clave.

• Riesgos: identifica los riesgos potenciales y desarrolla planes de contingencia para mitigarlos. Prepárate para posibles problemas técnicos, desafíos en la migración de datos e interrupciones temporales de las operaciones.

Formación del equipo

• Gerente de proyecto: designa a un gerente de proyectos para que supervise la integración, coordine entre los equipos y mantenga el proyecto en marcha.

• Especialistas de TI: designa a profesionales de TI que puedan encargarse de los aspectos técnicos de la integración, como el desarrollo de software, la configuración del sistema y la seguridad de la red.

• Finanzas y contabilidad: involucra al personal de finanzas y contabilidad para alinear la integración del nuevo motor de pagos con tus procesos de informes financieros y conciliación.

• Operaciones y atención al cliente: involucra a los equipos de operaciones y de servicio al cliente para abordar los impactos en las actividades diarias y las interacciones con los clientes.

• Legales y de cumplimiento: involucra a los equipos expertos legales y de cumplimiento para analizar los requisitos reglamentarios y las normativas del sector.

Copia de seguridad del sistema

• Copia de seguridad de datos: haz una copia de seguridad completa de tus datos financieros actuales, incluidos los historiales de transacciones, la información del cliente y los registros contables.

• Copia de seguridad del sistema: haz una copia de seguridad de todos los sistemas y configuraciones pertinentes para restaurarlos si surge algún problema durante la integración.

• Pruebas: prueba regularmente las copias de seguridad para asegurarte de que se puedan restaurar. Este paso confirma que tus datos están seguros y que se pueden recuperar en caso de emergencia.

Capacitación

• Materiales de capacitación: desarrolla materiales de capacitación integrales, lo que incluye manuales de usuario, tutoriales en video y guías de referencia rápida personalizadas para diferentes funciones dentro de tu organización.

• Sesiones de capacitación: realiza sesiones de capacitación para todos los empleados que correspondan, centradas en cómo usar el nuevo motor de pagos, manejar problemas comunes y comprender los cambios en los flujos de trabajo.

• Soporte continuo: establece un sistema de soporte para contestar las preguntas e inquietudes de los empleados durante el proceso de integración y después de él. Esto puede incluir un personal de soporte dedicado, mesas de ayuda o foros en línea.

Comunicación

• Comunicación interna: mantén a todas las partes interesadas informadas sobre el progreso de integración, los hitos clave y los cambios en el cronograma. Las reuniones periódicas y los informes de estado ayudan a que todos tengan la misma información.

• Comunicación con el cliente: Informa a los clientes sobre los cambios que puedan afectarlos, como nuevas opciones de pago e interrupciones temporales del servicio. Una comunicación clara ayuda a gestionar las expectativas y mantener la confianza.

Cómo es el proceso de integración

A continuación, te explicamos cómo integrar tu motor de pagos en tus sistemas financieros.

Integración de la API

Conecta tu sitio web, aplicación móvil u otras plataformas de software a las API del motor. Puedes hacerlo a través de la integración directa, en la que escribes una programación personalizada para conectar los sistemas directamente a las API del motor, o a través de plataformas de integración o plugins que ofrece el motor. La integración directa tiene la mayor flexibilidad, pero requiere conocimientos técnicos, mientras que las plataformas y los plugins simplifican el proceso con conectores y herramientas prediseñados.

Migración de datos

Mueve los datos existentes de clientes y transacciones al nuevo motor.

• Asignación de datos: asigna los campos de tus datos existentes a los campos correspondientes de la base de datos del motor de pago.

• Limpieza de datos: limpia y estandariza los datos para que sean compatibles con el nuevo motor.

• Transferencia de datos: transfiere datos en lotes o en tiempo real, en función del volumen y de la sensibilidad de los datos.

Configuración

Configura el motor de pago para que coincida con tus reglas y preferencias empresariales específicas.

• Métodos de pago: habilita los métodos de pago que elijas.

• Monedas: implementa las monedas que deseas aceptar.

• Reglas de fraude: define los parámetros para la detección y la prevención del fraude.

• Notificaciones: configura notificaciones por correo electrónico o SMS para transacciones realizadas correctamente, pagos fallidos o actividades sospechosas.

Pruebas

Antes de que la integración pase a modo activo, realiza pruebas exhaustivas en tu entorno de prueba.

• Flujo de pago: prueba todo el flujo de pago, desde el proceso de compra hasta la confirmación, de todos los métodos de pago admitidos.

• Manejo de errores: simula diferentes escenarios de error, como pagos rechazados o fallas de conexión, para asegurarte de que el sistema los gestiona sin problemas.

• Seguridad: realiza pruebas de seguridad para corregir vulnerabilidades.

Implementación

Una vez que tengas la seguridad de que todo funciona sin problemas, implementa la integración en el entorno de producción. Esto debe hacerse durante un período de poco tráfico para mitigar las posibles interrupciones.

Prácticas recomendadas posteriores a la integración

A continuación, te contamos algunas de las prácticas recomendadas posteriores a la integración para que el motor de pago funcione sin problemas.

Monitoreo del rendimiento

Presta atención a las siguientes métricas:

• Tasas de transacciones realizadas correctamente: debe haber un alto porcentaje de transacciones realizadas correctamente. Toda caída sustancial podría indicar problemas técnicos o un posible fraude.

• Tiempos de procesamiento: haz un seguimiento de cuánto tiempo se tarda en procesar las transacciones. Los tiempos largos de procesamiento pueden frustrar a los clientes y afectar tus ingresos.

• Tasas de error: controla si hay errores o fallas en el proceso de pago. Es posible que se deban a fallas técnicas, configuraciones incorrectas o factores externos.

• Anomalías: busca patrones sospechosos o anomalías que puedan indicar actividad fraudulenta.

Auditorías de seguridad

Realiza auditorías de seguridad periódicas mediante los siguientes procesos:

• Análisis de vulnerabilidades: usa herramientas automatizadas para analizar los sistemas en busca de posibles debilidades de seguridad.

• Pruebas de penetración: contrata a hackers éticos para tratar de penetrar los sistemas e identificar puntos débiles.

• Revisiones de programación: revisa periódicamente la programación en busca de fallas o vulnerabilidades de seguridad.

• Capacitación de los empleados: informa a tu personal sobre las prácticas recomendadas de seguridad y la importancia de la protección de datos.

Bucles de comentarios

Recopila comentarios tanto de tus clientes como de tus equipos internos.

• Experiencia del cliente: ¿tus clientes están conformes con el nuevo proceso de pago? ¿Hay algún problema o existen áreas de mejora?

• Eficiencia operativa: ¿tus equipos internos consideran que el nuevo sistema es fácil de usar? ¿Hay cuellos de botella o partes ineficientes?

Optimización continua

A partir de los datos y comentarios que recopiles, optimiza de manera continua la configuración y los ajustes de tu motor de pago.

• Detección de fraudes: Ajusta tus reglas de detección de fraude en función de los patrones y tendencias observados.

• Flujos de compra: experimenta con diferentes flujos de compra para mejorar las tasas de conversión.

• Ofertas personalizadas: usa los datos de los clientes para personalizar las opciones de pago y las ofertas.

• Procesos manuales: automatiza los procesos manuales siempre que sea posible.

Actualizaciones periódicas

Con frecuencia surgen nuevas tecnologías de pago, normativas y amenazas a la seguridad. Mantente al tanto sobre estos pasos:

• Actualizaciones de software: instala las últimas actualizaciones de software y parches para mantener el motor seguro y actualizado.

• Cumplimiento de la normativa: asegúrate de que tu motor de pagos cumpla con todas las normativas pertinentes a medida que evolucionen.

• Nuevas funcionalidades: explora las nuevas funciones e integraciones de tu proveedor de motor de pago para mejorar tus funcionalidades de pago.