Betaalsystemen vormen de ruggengraat van moderne financiële omgevingen en vergemakkelijken de overdracht van geld voor zowel aankopen als B2B-transacties. Het volume van wereldwijde contantloze betalingen zal tussen 2020 en 2025 toenemen van ongeveer 1 biljoen naar bijna 1,9 biljoen transacties. Hierdoor zal de vraag naar betrouwbare betaalsystemen ook alleen maar stijgen.

In deze gids leggen we uit hoe een betaalengine werkt, wat de voordelen en uitdagingen zijn, en hoe je een betaalengine integreert met bestaande financiële systemen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn betaalengines en hoe werken ze?
  
• Voordelen van betaalengines
  
• Problemen bij het toevoegen van een betaalengine aan bestaande financiële systemen
  
• Hoe kies je de juiste betaalengine?
  
• Voorbereiding op integratie
  
• Hoe het integratieproces eruitziet
  
• Best practices na de integratie
  

Wat zijn betaalengines en hoe werken ze?

Betaalengines zijn softwaresystemen die zijn ontworpen om financiële transacties te verwerken. Dit zijn centrale mechanismen waarmee bedrijven betalingen ontvangen of verzenden. Dit is wat ze doen en hoe ze werken:

• Transacties verwerken: Betaalsystemen kunnen allerlei transacties aan, van eenvoudige aankopen tot complexe financiële transacties met meerdere partijen. Ze starten, autoriseren en voltooien betalingen. Dit proces bestaat uit het verifiëren van betalingsinformatie, het controleren van de beschikbaarheid van geld en het checken of de beveiligingsnormen worden nageleefd. Ze ondersteunen verschillende betaalmethoden (zoals creditcards, bankoverschrijvingen, digitale wallets) en passen zich aan verschillende betaaltechnologieën aan.

• Integratiemogelijkheden: Betaalengines kunnen worden geïntegreerd met andere financiële en bedrijfssystemen, van boekhoudsoftware tot CRM-systemen (Customer Relationship Management).

• Beveiliging en compliance: Beveiliging is een topprioriteit bij betaalengines. Ze werken met geavanceerde versleutelings- en nalevingsprotocollen om gevoelige gegevens en transactiegegevens te beschermen tegen fraude en inbreuken.

Voordelen van betaalengines

Betaalengines hebben allerlei voordelen die de interne processen, klantervaring en beveiligingsmaatregelen van ondernemingen kunnen verbeteren.

• Snelheid en nauwkeurigheid: Betaalengines automatiseren het transactieproces, waardoor handmatige taken worden verminderd en fouten worden beperkt. Ondernemingen kunnen sneller transacties verwerken en de operationele kosten verlagen.

• Beveiliging: Betaalengines hebben krachtige, ingebouwde beveiligingsfuncties die gevoelige informatie en transacties beschermen tegen fraude. Met deze functies kunnen ondernemingen het vertrouwen van klanten behouden en wettelijke normen naleven.

• Klanttevredenheid: Betaalengines zorgen voor een snelle en betrouwbare verwerking van betalingen en zijn geschikt voor meerdere betaalopties. Zo kun je de ervaring van klanten prettiger maken.

• Schaal: Betaalengines kunnen grotere transactievolumes afhandelen naarmate een bedrijf groeit zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties of beveiliging.

• Internationale transacties: Betaalengines kunnen meerdere valuta's verwerken en verschillende internationale wetten en voorschriften naleven. Dit vereenvoudigt grensoverschrijdende transacties voor ondernemingen die internationale markten willen bereiken.

• Integratie: Betaalengines kunnen worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals ERP- (Enterprise Resource Planning), CRM- en boekhoudsoftware. Zo zijn de gegevens consistent op alle platforms, verbeter je het financiële overzicht en ondersteun je een betere besluitvorming.

• Kosten: Door het betaalproces te automatiseren en minder afhankelijk te zijn van handmatige processen en een traditionele bankinfrastructuur, kunnen ondernemingen dankzij betaalengines kosten besparen. Als ze betaalengines gebruiken, kunnen ondernemingen hun overhead en de transactiekosten meer verlagen dan bij traditionele methoden.

Problemen bij het toevoegen van een betaalengine aan bestaande financiële systemen

Hier volgen een paar uitdagingen bij de integratie van een betaalengine in bestaande financiële systemen.

• Compatibiliteit: Wil je de compatibiliteit tussen de bestaande infrastructuur van een onderneming en de nieuwe betaalengine garfanderen, dan zijn mogelijk aangepaste coderingen, uitgebreide tests of zelfs upgrades van de huidige systemen nodig. Dit kan tijdrovend en kostbaar zijn.

• Gegevensmigratie: Als je gevoelige financiële gegevens van uw verouderde systemen naar de nieuwe engine verplaatst, loop je het risico op gegevensverlies, -beschadiging of -inbreuk. Dit proces vereist een nauwgezette planning, uitgebreide tests en een grondige back-upstrategie om de risico's te beperken.

• Beveiliging: De verwerking van betalingen gaat gepaard met het gebruik van gevoelige klantinformatie. De integratie van een nieuwe engine kan potentiële kwetsbaarheden met zich meebrengen. Ondernemingen moeten grondige beveiligingsassessments uitvoeren, sterke versleutelingsprotocollen implementeren en zich houden aan de nalevingsnormen van de industrie.

• Compliance: Bij de integratie van een nieuwe engine moeten ondernemingen alle relevante voorschriften naleven. Dit kan tot ingewikkelde juridische en technische vraagstukken leiden.

• Operationele verstoringen: Tijdens het integratieproces kunnen de alledaagse activiteiten van ondernemingen tijdelijk verstoord raken. Denk hierbij aan downtime, storingen of vertragingen bij de verwerking van betalingen, waardoor klanten gefrustreerd kunnen raken en de omzet kan dalen.

• Kosten: De integratie van een betaalengine vereist financiële investeringen in de software zelf, mogelijke hardware-upgrades en de expertise van ontwikkelaars, beveiligingsprofessionals en projectmanagers.

Hoe kies je de juiste betaalengine?

Elke betaalengine heeft zijn eigen kenmerken, opties en kosten. Bij het kiezen welke geschikt is voor je onderneming, moet je zowel je specifieke zakelijke behoeften als alle beschikbare opties onder de loep nemen. We zetten de stappen op een rijtje.

Breng de behoeften van je bedrijf in kaart

Beoordeel de sterke en zwakke punten van je bestaande financiële infrastructuur voordat je wijzigingen aanbrengt. Breng eerst de uitdagingen van je huidige betaalsysteem in kaart, zoals:

• Trage verwerkingstijden: Trage transacties kunnen leiden tot verlaten winkelwagentjes en ontevreden klanten.

• Hoge transactiekosten: Buitensporige kosten voor betaaldienstverleners kunnen je winst verlagen en je onderneming minder concurrerend maken.

• Beperkte betaalmogelijkheden: Kunnen klanten maar kiezen uit een klein aantal betaalmethoden, dan valt je omzet lager uit.

• Veelvoorkomende fouten en defecten: Terugkerende technische problemen of mislukte betalingen kunnen je bedrijfsvoering verstoren en het vertrouwen van klanten aantasten.

• Gebrekkige gegevensinzichten: Zonder gedetailleerde analyses is het moeilijk om trends te herkennen, tarieven af te stemmen of aanbiedingen te personaliseren.

Zodra je de uitdagingen hebt geïdentificeerd, definieer je je doelen. We noemen er een paar:

• Uitbreiden naar nieuwe markten: Een betaalengine die meerdere valuta's en gelokaliseerde betaalmethoden ondersteunt, biedt nieuwe kansen voor internationale uitbreiding.

• Betere klantervaring: Een betaalengine met functies als afrekenen met één klik en afrekenen als gast kan het betaalproces soepeler en gebruiksvriendelijker maken.

• Lagere kosten: Via een betaalengine met geautomatiseerde taken en concurrerende prijzen kun je de kosten drukken.

• Betere beveiliging: Een betaalengine met krachtige beveiligingsfuncties kan jouw bedrijf en dat van je klanten beschermen tegen fraude en gegevenslekken.

• Betere gegevensinzichten: Een betaalengine met geavanceerde analyses kan waardevolle inzichten opleveren waarmee je zakelijke beslissingen kunt onderbouwen.

Kijk vervolgens naar je transactiegeschiedenis om inzicht te krijgen in je betaalbehoeften en beoordeel factoren zoals:

• Transactievolumes: Hoeveel transacties verwerk je dagelijks, wekelijks of maandelijks? Kies een engine die je huidige en verwachte transactieaantallen aankan.

• Gemiddelde transactiewaarde: Wat is het gemiddelde bedrag dat per transactie wordt uitgegeven? Dit kan van invloed zijn op de prijsstructuur die je kiest.

• Gewenste betaalmethoden: Welke betaalmethoden gebruiken je klanten het vaakst?

• Chargebackpercentages: Heb je een hoog percentage chargebacks of geschillen? Misschien heb je een betere fraudepreventie nodig.

Evalueer de opties voor de betaalengine

Je weet wat je doelen en vereiste functies zijn. Nu kun je de beschikbare opties evalueren.

Beschikbare functies

• Betaalmethoden: Kies een engine die de betaalmethoden van je doelgroep ondersteunt (bijv. creditcards, digitale wallets, bankoverschrijvingen).

• Terugkerende facturatie: Als je met abonnementen of regelmatige betalingen werkt, zoek dan een engine met terugkerende facturatie om het proces te automatiseren.

• Fraudepreventie: Kies geavanceerde tools voor fraudedetectie, zoals machine-learningalgoritmen en systemen voor adresverificatie.

• Maatwerk: Vind opties waarmee je het afrekenproces kunt aanpassen aan je eigen huisstijl en je klanten gepersonaliseerde betaalopties kunt bieden.

Schaal

• Transactievolume: Zoek een engine die je huidige transactievolume aankan en die kan meegroeien als je onderneming groeit.

• Piekverkeer: Kies een engine die plotselinge pieken in het verkeer tijdens verkoop- of promotie-evenementen aankan.

• Ondersteuning voor meerdere valuta's: Als je internationaal wilt uitbreiden of klanten hebt in verschillende landen, dan moet je engine meerdere valuta's ondersteunen.

Integratie

• API-beschikbaarheid: Kies een engine met uitgebreide API's (Application Programming Interfaces). Hiermee kun je eenvoudig de integratie met je bestaande systemen en platforms regelen.

• Technische ondersteuning: Zoek een leverancier met een solide technische ondersteuning en resources om te helpen bij het integratieproces.

• Tijdsbestek voor integratie: Beoordeel hoelang de integratie naar schatting duurt en hoe dit van invloed kan zijn op de tijdlijn en het budget van je project.

Beveiliging

• PCI DSS-naleving: Je engine moet voldoen aan de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).

• Gegevensencryptie: Controleer of je engine krachtige encryptiemethoden gebruikt om gevoelige klantinformatie te beschermen.

• Fraudebewaking: Controleer of je engine krachtige mechanismen voor fraudedetectie en -preventie heeft.

Tarieven

• Transactiekosten: Check of de kosten per transactie, een percentage van het transactiebedrag of een combinatie van beide zijn.

• Maandelijkse kosten: Onderzoek eventuele maandelijkse abonnements- of onderhoudskosten.

• Opstartkosten: Beoordeel de eventuele opstartkosten.

• Verborgen kosten: Houd rekening met verborgen kosten of kosten die in de loop van de tijd kunnen oplopen.

Klantenservice

• Technische ondersteuning: Zoek een leverancier die dag en nacht technische ondersteuning heeft.

• Documentatie: Zoek een engine met uitgebreide documentatie en integratiegidsen.

• Training: Controleer of de leverancier trainingssessies of webinars heeft waarmee je optimaal van je engine profiteert.

Voorbereiden op integratie

Hieronder lees je hoe je je onderneming voorbereidt op de integratie van een betaalengine.

Projectplanning

• Doelstellingen: Beschrijf duidelijk wat je met de integratie wilt bereiken (bijv. snellere transacties, betere beveiliging).

• Mijlpalen: Verdeel het project in overzichtelijke fasen met specifieke mijlpalen en deadlines.

• Bronnen: Identificeer de resources die nodig zijn voor de integratie, waaronder het personeel, het budget en de technologie. Bevestig dat de belangrijkste belanghebbenden en afdelingen achter je staan.

• Risico's: Herken potentiële risico's en stel noodplannen op om deze te beperken. Bereid je voor op mogelijke technische problemen, uitdagingen op het gebied van gegevensmigratie en tijdelijke onderbrekingen van de bedrijfsvoering.

Teamsamenstelling

• Projectmanager: Stel een projectmanager aan die toezicht houdt op de integratie, coördineert tussen teams en het project op schema houdt.

• IT-specialisten: Wijs IT-professionals aan die de technische aspecten van de integratie voor hun rekening kunnen nemen, zoals de softwareontwikkeling, systeemconfiguratie en netwerkbeveiliging.

• Financiën en boekhouding: Schakel financieel en boekhoudkundig personeel in om de integratie van de nieuwe betaalengine af te stemmen op je processen voor financiële rapportage en reconciliatie.

• Operations en klantenservice: Zet operationele en klantenserviceteams aan het werk om de eventuele impact op dagelijkse activiteiten en klantinteracties aan te pakken.

• Juridisch en compliance: Vraag juridische en compliance-experts om na te gaan of het project voldoet aan wettelijke vereisten en branchenormen.

Back-up van systeem

• Back-up van gegevens: Maak een volledige back-up van je huidige financiële gegevens, waaronder transactiegeschiedenis, klantinformatie en boekhoudgegevens.

• Back-up van het systeem: Maak een back-up van alle relevante systemen en configuraties, zodat je ze kunt herstellen bij problemen tijdens de integratie.

• Testen: Test je back-ups regelmatig zodat je zeker weet dat ze kunnen worden hersteld. Deze stap bevestigt dat je gegevens veilig zijn en in geval van nood kunnen worden teruggezet.

Training

• Trainingsmaterialen: Stel uitgebreide trainingsmaterialen samen, waaronder gebruikershandleidingen, videozelfstudies en beknopte handleidingen, aangepast aan de verschillende rollen in je organisatie.

• Trainingssessies: Organiseer trainingssessies voor alle relevante medewerkers, waarbij de nadruk ligt op het gebruik van de nieuwe betaalengine, de afhandeling van veelvoorkomende problemen en inzicht in eventuele nieuwe workflows.

• Doorlopende ondersteuning: Stel een ondersteuningssysteem samen om vragen en zorgen van werknemers tijdens en na het integratieproces aan te pakken. Denk aan speciale supportmedewerkers, helpdesks of online forums.

Communicatie

• Interne communicatie: Houd alle belanghebbenden op de hoogte van de voortgang van de integratie, belangrijke mijlpalen en eventuele wijzigingen in de tijdlijn. Met regelmatige vergaderingen en statusrapporten kun je iedereen op één lijn houden.

• Communicatie met klanten: Informeer klanten over wijzigingen die op hen van invloed kunnen zijn, zoals nieuwe betaalmogelijkheden en tijdelijke serviceonderbrekingen. Met duidelijke communicatie kun je de verwachtingen managen en het vertrouwen behouden.

Hoe het integratieproces eruitziet

We leggen uit hoe je de betaalengine in je financiële systemen integreert.

API-integratie

Koppel je website, mobiele app of andere softwareplatforms aan de API's van de engine. Je kunt dit doen via directe integratie, waarbij je aangepaste code schrijft om je systemen rechtstreeks te verbinden met de API's van de engine. Of gebruik de integratieplatforms of plug-ins die door de engine worden aangeboden. Directe integratie biedt de meeste flexibiliteit, maar vereist technische expertise, terwijl platforms en plug-ins het proces vereenvoudigen met kant-en-klare connectors en tools.

Gegevensmigratie

Verplaats je bestaande klant- en transactiegegevens naar de nieuwe engine.

• Gegevens toewijzen: De velden in je bestaande gegevens moeten precies overeenkomen met de bijbehorende velden in de database van de betaalengine.

• Gegevens opschonen: Organiseer en standaardiseer je gegevens voor compatibiliteit met de nieuwe engine.

• Gegevensoverdracht: Zet gegevens over in batches of in real time, afhankelijk van het volume en de gevoeligheid van de gegevens.

Configuratie

Configureer de betaalengine, zodat die aansluit op je specifieke bedrijfsregels en voorkeuren.

• Betaalmethoden: Schakel de door jou gekozen betaalmethoden in.

• Valuta's: Implementeer de valuta's die je wilt accepteren.

• Frauderegels: Definieer de parameters voor fraudedetectie en -preventie.

• Meldingen: Stel e-mail- of sms-meldingen in bij geslaagde transacties, mislukte betalingen of verdachte activiteiten.

Testen

Voordat de integratie live gaat, moet je deze grondig testen in je sandbox.

• Betaalproces: Test voor alle ondersteunde betaalmethoden het volledige betaalproces van de checkout tot de bevestiging.

• Foutafhandeling: Simuleer verschillende foutscenario's, zoals geweigerde betalingen of verbindingsproblemen. Zo kun je zien of het systeem ze naadloos afhandelt.

• Beveiliging: Voer beveiligingstests uit om eventuele kwetsbaarheden op te lossen.

Implementatie

Zodra je zeker weet dat alles soepel werkt, implementeer je de integratie in je productieomgeving. Doe dit tijdens een periode met weinig verkeer om mogelijke verstoringen te beperken.

Best practices na de integratie

We zetten enkele best practices na de integratie op een rijtje om je betaalengine soepel te laten werken.

Prestatiebewaking

Houd de volgende statistieken in de gaten:

• Slagingspercentages van de transacties: Een hoog percentage transacties moet succesvol zijn. Een substantiële daling kan duiden op technische problemen of mogelijke fraude.

• Verwerkingstijden: Houd bij hoelang het duurt om transacties te verwerken. Vertragingen kunnen frustrerend zijn voor klanten en je omzet beïnvloeden.

• Foutenpercentages: Controleer op fouten of mislukte betalingen in het betaalproces. Deze kunnen worden veroorzaakt door technische storingen, onjuiste configuraties of externe factoren.

• Afwijkingen: Let op verdachte patronen of afwijkingen die kunnen duiden op frauduleuze activiteiten.

Beveiligingsaudits

Voer regelmatig beveiligingsaudits uit. We laten zien hoe:

• Scans op kwetsbaarheden: Gebruik geautomatiseerde tools om je systemen te scannen op mogelijke zwakke aspecten van de beveiliging.

• Penetratietesten: Huur ethische hackers in die proberen je systemen te kraken en eventuele mazen te ontdekken.

• Controles van de code: Controleer regelmatig of je code beveiligingsfouten of kwetsbaarheden bevat.

• Training van medewerkers: Geef je personeel meer info over best practices op het gebied van beveiliging en leg uit hoe belangrijk gegevensbescherming is.

Feedbacklussen

Verzamel feedback van zowel je klanten als je interne teams.

• Klantervaring: Zijn je klanten tevreden over het nieuwe betaalproces? Zijn er problemen of verbeterpunten?

• Operationele efficiëntie: Vinden de interne teams het nieuwe systeem gebruiksvriendelijk? Zijn er knelpunten of inefficiënties?

Doorlopende optimalisatie

Met de gegevens en feedback die je verzamelt, kun je de instellingen van je betaalengine constant optimaliseren.

• Fraudedetectie: Stem je fraudedetectieregels af op waargenomen patronen en trends.

• Afrekenprocessen: Experimenteer met verschillende afrekenprocessen om het conversiepercentage te verbeteren.

• Gepersonaliseerde aanbiedingen: Gebruik klantgegevens om betaalopties en aanbiedingen op maat te maken.

• Handmatige processen: Automatiseer handmatige processen zoveel mogelijk.

Regelmatige updates

Nieuwe betaaltechnologieën, regelgeving en beveiligingsrisico's zijn aan de orde van de dag. Blijf op de hoogte met deze stappen:

• Software-updates: Installeer de nieuwste software-updates en patches om je engine veilig en actueel te houden.

• Compliance: Zorg ervoor dat je betaalengine ook in de toekomst voldoet aan alle relevante regelgeving.

• Nieuwe functies: Ontdek de nieuwe functionaliteiten en integraties van de provider van je betaalengine om je betaalopties te verbeteren.