Zahlungsplattformen bilden das Rückgrat moderner Finanzumgebungen und erleichtern den Mitteltransfer im Privat- und Firmenkundengeschäft. Da das weltweite bargeldlose Zahlungsvolumen zwischen 2020 und 2025 von etwa von 1 Billion auf fast 1,9 Billionen Transaktionen steigen wird, wird auch die Nachfrage nach zuverlässigen Zahlungssystemen weiter zunehmen.

In diesem Leitfaden werden die Funktionsweise von Zahlungsplattformen, ihre Vor- und Nachteile und ihre Integration in bestehende Finanzsysteme erläutert.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Zahlungsplattformen und ihre Funktionsweise
  
• Vorteile von Zahlungsplattformen
  
• Schwierigkeiten bei der Integration von Zahlungsplattformen
  
• Auswahl der richtigen Zahlungsplattform
  
• Vorbereitung der Integration
  
• Integrationsprozess
  
• Tipps für die Zeit nach der Integration
  

Zahlungsplattformen und ihre Funktionsweise

Zahlungsplattformen sind Softwaresysteme zur Verarbeitung von Finanztransaktionen. Sie sind zentrale Mechanismen, über die Unternehmen Zahlungen abwickeln – unabhängig davon, ob sie Geld erhalten oder bezahlen. Hier erfahren Sie, wozu sie dienen und wie sie funktionieren:

• Transaktionsabwicklung: Zahlungsplattformen können eine Vielzahl von Transaktionen verarbeiten – von einfachen Käufen bis hin zu komplexen Finanztransaktionen mit mehreren Beteiligten. Sie veranlassen, autorisieren und führen Zahlungen durch. Dazu gehören Schritte wie die Verifizierung von Zahlungsinformationen, die Überprüfung der Mittelverfügbarkeit und die kontrollierte Einhaltung von Sicherheitsstandards. Sie unterstützen eine Reihe von Zahlungsmethoden (z. B. Kreditkarten, Banküberweisungen, digitale Geldbörsen) und passen sich an unterschiedliche Zahlungstechnologien an.

• Integrierbarkeit: Zahlungsplattformen lassen sich in andere Finanz- und Geschäftssysteme einbinden – von der Buchhaltungssoftware bis hin zum CRM-System (Customer Relationship Management).

• Sicherheit und Compliance: Sicherheit hat für Zahlungsabwickler oberste Priorität. Sie nutzen moderne Verschlüsselungs- und Compliance-Protokolle, um sensible Daten und Transaktionsinformationen vor Betrug und Datenschutzverletzungen zu schützen.

Vorteile von Zahlungsplattformen

Zahlungsplattformen bieten zahlreiche Vorteile, die interne Abläufe, Kundenerlebnis und Sicherheit verbessern können.

• Geschwindigkeit und Genauigkeit: Zahlungsplattformen automatisieren den Transaktionsprozess, was den manuellen Aufwand reduziert und Fehlern vorbeugt. Unternehmen können schnellere Transaktionen gewährleisten und Betriebskosten senken.

• Sicherheit: Zahlungsplattformen bieten starke integrierte Sicherheitsfunktionen, die sensible Daten und Transaktionen vor Betrug schützen. Diese können Unternehmen dabei helfen, das Kundenvertrauen zu schützen und regulatorische Standards einzuhalten.

• Kundenzufriedenheit: Zahlungsplattformen ermöglichen eine schnelle, zuverlässige Zahlungsabwicklung und unterstützen mehrere Zahlungsmöglichkeiten. Dies kann das allgemeine Kundenerlebnis verbessern.

• Größe: Zahlungsplattformen können im Zuge des Unternehmenswachstums auch größere Transaktionsvolumina ohne Leistungs- und Sicherheitseinbußen bewältigen.

• Auslandszahlungen: Zahlungsplattformen können mehrere Währungen verarbeiten und die Einhaltung verschiedener internationaler Vorschriften gewährleisten. Dies vereinfacht Auslandszahlungen für Unternehmen, die internationale Märkte erreichen wollen.

• Integration: Zahlungsplattformen können in andere Unternehmenssysteme wie Enterprise Resource Planning (ERP), CRM und Buchhaltungsprogramme integriert werden. So bleiben die Daten plattformübergreifend einheitlich und Finanzkontrolle und Entscheidungsfindung werden verbessert.

• Kosten: Durch die Automatisierung des Zahlungsprozesses und eine geringere Abhängigkeit von manuellen Prozessen und der herkömmlichen Bankinfrastruktur können Zahlungsplattformen Unternehmen dabei helfen, Kosten zu sparen. Mit Zahlungsplattformen können Unternehmen ihre Verwaltungskosten und Transaktionsgebühren stärker senken als mit herkömmlichen Methoden.

Schwierigkeiten bei der Integration von Zahlungsplattformen

Hier werden einige Herausforderungen erläutert, die mit der Integration von Zahlungsplattformen in bestehende Finanzsysteme verbunden sind.

• Kompatibilität: Um die Kompatibilität zwischen der vorhandenen Infrastruktur eines Unternehmens und der neuen Zahlungsplattform zu gewährleisten, sind möglicherweise eigene Programmierung, umfangreiche Tests oder sogar Upgrades der aktuellen Systeme erforderlich, die zeit- und kostenintensiv sein können.

• Datenmigration: Wenn Sie sensible Finanzdaten von Ihren Altsystemen auf die neue Zahlungsplattform übertragen, besteht die Gefahr von Datenverlust, Datenbeschädigung und Datenschutzverletzungen. Dieser Prozess erfordert eine sorgfältige Planung, umfangreiche Tests und eine gründliche Notfallstrategie zur Risikominimierung.

• Sicherheit: Bei der Zahlungsabwicklung geht es um sensible Kundeninformationen. Durch die neue Zahlungsplattform können potenzielle Schwachstellen entstehen. Unternehmen müssen gründliche Sicherheitsbewertungen durchführen, starke Verschlüsselungsprotokolle implementieren und die Compliance-Standards der Branche einhalten.

• Compliance: Bei der Integration einer neuen Zahlungsplattform müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle relevanten Vorschriften eingehalten werden. Dazu können komplexe juristische und technische Überlegungen erforderlich sein.

• Betriebsstörungen: Während der Integration kann es zu vorübergehenden Unterbrechungen des Tagesgeschäfts kommen. Dazu gehören Ausfallzeiten, Störungen und Verzögerungen bei der Zahlungsverarbeitung, die für Kundenfrust sorgen und sich auf den Umsatz auswirken können.

• Kosten: Die Integration einer Zahlungsplattform erfordert finanzielle Investitionen in die Software selbst, ggf. Hardware-Upgrades und Fachwissen in den Bereichen Entwicklung, Sicherheit und Projektmanagement.

Auswahl der richtigen Zahlungsplattform

Jede Zahlungsplattform hat eigene Funktionen, Möglichkeiten und Kosten. Bei der Auswahl der passenden Lösung für Ihr Unternehmen müssen Sie sowohl Ihre konkreten geschäftlichen Anforderungen als auch die verfügbaren Angebote berücksichtigen. Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung.

Geschäftliche Anforderungen ermitteln

Ermitteln Sie die Stärken und Schwächen Ihrer bestehenden Finanzinfrastruktur, bevor Sie Änderungen vornehmen. Identifizieren Sie dabei zunächst die Unzulänglichkeiten des aktuellen Zahlungssystems, zu denen beispielsweise diese gehören können:

• Langsame Bearbeitung: Langsame Transaktionen können zum Abbruch von Käufen führen und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.

• Hohe Transaktionsgebühren: Exorbitante Gebühren der Zahlungsdienstleister können Ihren Gewinn schmälern und Ihre Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen.

• Zu wenige Zahlungsmöglichkeiten: Eine begrenzte Auswahl an Zahlungsmethoden kann Sie Umsatz kosten.

• Häufige Fehler und Störungen: Häufige technische Probleme und fehlgeschlagene Zahlungen können Ihre Betriebsabläufe stören und das Kundenvertrauen untergraben.

• Mangelnde Transparenz: Ohne detaillierte Analysen ist es schwierig, Trends zu erkennen, die Preisgestaltung abzustimmen und Angebote zu personalisieren.

Sobald Sie den Verbesserungsbedarf bestimmt haben, können Sie Ziele festlegen. Hier einige Beispiele:

• Expansion in neue Märkte: Eine Zahlungsplattform, die mehrere Währungen und lokalisierte Zahlungsmethoden unterstützt, kann neue Möglichkeiten für die internationale Expansion bieten.

• Besseres Kundenerlebnis: Eine Zahlungsplattform mit Funktionen wie Zahlungen mit einem Klick und Gastzugang kann für einen reibungsloseren und bequemeren Bezahlvorgang sorgen.

• Geringere Kosten: Eine Zahlungsplattform mit automatischen Abläufen und wettbewerbsfähigen Preisen spart Geld.

• Mehr Sicherheit: Eine Zahlungsplattform mit robusten Sicherheitsfunktionen kann Ihr Unternehmen und Ihre Kundendaten vor Betrug und Datenschutzverletzungen schützen.

• Mehr Transparenz: Eine Zahlungsplattform mit erweiterten Analysefunktionen kann wertvolle Informationen für Geschäftsentscheidungen liefern.

Analysieren Sie nun den Transaktionsverlauf, um Ihren Bedarf zu ermitteln und evaluieren Sie dabei Faktoren wie diese:

• Transaktionsvolumen: Wie viele Transaktionen verarbeiten Sie täglich, wöchentlich und monatlich? Wählen Sie eine Zahlungsplattform, die Ihr aktuelles und erwartetes Transaktionsaufkommen bewältigen kann.

• Durchschnittsbetrag: Wie hoch ist der durchschnittliche Transaktionsbetrag? Dieser kann sich auf Ihre Preisstruktur auswirken.

• Bevorzugte Zahlungsmethoden: Welche Zahlungsmethoden werden am häufigsten genutzt?

• Rückbuchungsquoten: Gibt es in Ihrem Land viele Rückbuchungen oder Anfechtungen? Dies könnte darauf hindeuten, dass die Betrugsprävention verbessert werden muss.

Angebote sondieren

Wenn Sie Ihre Ziele und Ihren Funktionsbedarf ermittelt haben, können Sie die verfügbaren Alternativen prüfen.

Funktionen

• Zahlungsmethoden: Wählen Sie eine Zahlungsplattform, die die von Ihrer Zielgruppe bevorzugten Zahlungsmethoden unterstützt (z. B. Kreditkarten, Digital Wallets oder Banküberweisungen).

• Regelmäßige Abrechnung: Wenn Sie Abonnements oder regelmäßige Zahlungen anbieten, sollten Sie eine Zahlungsplattform mit periodischer Abrechnungsfunktion wählen, um die entsprechenden Prozesse zu automatisieren.

• Betrugsprävention: Nutzen Sie moderne Hilfsmittel für die Betrugserkennung wie maschinelles Lernen und Systeme zur Adressprüfung.

• Anpassung: Suchen Sie nach einem Angebot, mit dem Sie den Bezahlvorgang an Ihr Design anpassen und personalisierte Zahlungsoptionen anbieten können.

Skalierung

• Transaktionsvolumen: Suchen Sie nach einer Zahlungsplattform, die Ihr aktuelles Transaktionsvolumen bewältigen und mit Ihrem Wachstum Schritt halten kann.

• Lastspitzen: Wählen Sie eine Zahlungsplattform, die plötzliche Anstiege des Datenverkehrs im Zuge von Verkaufs- oder Werbeveranstaltungen bewältigen kann.

• Fremdwährungen: Wenn Sie international expandieren möchten oder bereits in anderen Ländern aktiv sind, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Zahlungsplattform Fremdwährungen beherrscht.

Integration

• API-Verfügbarkeit: Wählen Sie eine Zahlungsplattform mit vielfältigen Anwendungsprogrammierschnittstellen (API), die eine einfache Integration in bestehende Systeme und Plattformen ermöglichen.

• Technische Unterstützung: Suchen Sie einen Anbieter mit starkem technischen Support und Integrationsunterstützung.

• Integrationsaufwand: Schätzen Sie den Zeitaufwand für die Integration ab und ermitteln Sie, wie sich dieser auf Ihren Projektzeitplan und Ihr Budget auswirken könnte.

Sicherheit

• PCI-DSS-Konformität: Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungsplattform den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) erfüllt.

• Datenverschlüsselung: Finden Sie heraus, ob Ihre Zahlungsplattform starke Verschlüsselungsmethoden nutzt, um vertrauliche Kundeninformationen zu schützen.

• Betrugsschutz: Vergewissern Sie sich, dass Ihre Zahlungsplattform über starke Mechanismen zur Betrugserkennung und -prävention verfügt.

Kosten

• Transaktionsgebühren: Finden Sie heraus, ob die Transaktionsgebühren pauschal und/oder anteilig berechnet werden.

• Monatsgebühren: Informieren Sie sich über monatliche Abonnement- und Wartungsgebühren.

• Einrichtungsgebühren: Achten Sie auf eventuelle Gebühren für die Ersteinrichtung.

• Versteckte Gebühren: Denken Sie auch an versteckte Gebühren und Kosten, die sich im Laufe der Zeit summieren.

Kundenbetreuung

• Technische Unterstützung: Suchen Sie nach einem Anbieter mit durchgehender technischer Betreuung.

• Dokumentation: Entscheiden Sie sich für eine Zahlungsplattform mit umfassender Dokumentation und Integrationsleitfäden.

• Training: Prüfen Sie, ob der Anbieter Schulungen oder Webinare anbietet, damit Sie das Maximum aus der Zahlungsplattform herausholen können.

Vorbereitung der Integration

So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Integration einer Zahlungsplattform vor.

Projektplanung

• Ziele: Formulieren Sie, was Sie mit der Integration erreichen wollen (z. B. schnellere Transaktionen, mehr Sicherheit).

• Projektphasen: Unterteilen Sie das Projekt in mehrere Phasen mit klaren Etappenzielen und Fristen.

• Ressourcenbedarf: Ermitteln Sie die für die Integration erforderlichen Ressourcen hinsichtlich Personal, Budget und Technologie. Vergewissern Sie sich, dass Sie die notwendige Unterstützung der wichtigsten Stakeholder und Abteilungen erhalten.

• Risiken: Identifizieren Sie potenzielle Risiken und entwickeln Sie entsprechende Gegenmaßnahmen. Stellen Sie sich auf technische Probleme, Schwierigkeiten bei der Datenmigration und vorübergehende Betriebsunterbrechungen ein.

Teamaufbau

• Projektleitung: Ernennen Sie eine Projektleitung, die die Integration beaufsichtigt, die Teams koordiniert und das Projekt auf Kurs hält.

• IT: Setzen Sie IT-Fachleute ein, die sich mit den technischen Aspekten der Integration wie Softwareentwicklung, Systemkonfiguration und Netzwerksicherheit befassen.

• Finanz- und Rechnungswesen: Beziehen Sie Ihre Finanzabteilung und Buchhaltung ein, um die neue Zahlungsplattform auf die dortigen Prozesse abzustimmen.

• Betrieb und Kundenservice: Binden Sie Ihre Betriebs- und Kundendienstabteilungen ein, damit Routineabläufe und Kundeninteraktionen nicht beeinträchtigt werden.

• Recht und Compliance: Ziehen Sie Ihre Rechts- und Compliance-Abteilung hinzu, um regulatorische Anforderungen und Branchenstandards zu klären.

Systemsicherung

• Datensicherung: Erstellen Sie eine vollständige Sicherungskopie Ihrer aktuellen Finanzdaten – einschließlich Transaktionsverlauf, Kundeninformationen und Buchhaltungsnachweisen.

• Systemsicherung: Sichern Sie alle relevanten Systeme und Einstellungen, um sie im Notfall wiederherstellen zu können.

• Erprobung: Überprüfen Sie die Sicherungskopien regelmäßig, um sich zu vergewissern, dass sie wiederhergestellt werden können. So gewährleisten Sie, dass Ihre Daten sicher sind und im Notfall wiederhergestellt werden können.

Training

• Schulungsmaterial: Erstellen Sie umfassendes Schulungsmaterial einschließlich Benutzerhandbüchern, Video-Tutorials und Kurzanleitungen, die auf die entsprechenden Rollen in Ihrem Unternehmen zugeschnitten sind.

• Schulungen: Führen Sie Schulungen für alle betroffenen Beschäftigten insbesondere mit Blick auf die korrekte Verwendung der neuen Zahlungsplattform, den Umgang mit häufigen Problemen und die Veränderung von Arbeitsabläufen durch.

• Laufende Betreuung: Richten Sie ein Supportsystem ein, um Fragen und Bedenken im Rahmen der Integration zu beantworten. Denkbar sind in dieser Hinsicht ein Supportteam, Helpdesks oder Onlineforen.

Kommunikation

• Interne Kommunikation: Halten Sie alle Beteiligten über den Integrationsfortschritt, wichtige Etappenziele und etwaige Änderungen am Zeitplan auf dem Laufenden. Regelmäßige Besprechungen und Statusberichte können dazu beitragen, dass alle stets auf demselben Stand sind.

• Kundenkommunikation: Informieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden über alle Änderungen, die sie betreffen – wie neue Zahlungsoptionen und vorübergehende Dienstunterbrechungen. Eine klare Kommunikation verbessert das Erwartungsmanagement und schafft Vertrauen.

Integrationsprozess

So integrieren Sie Ihre Zahlungsplattform in Ihre Finanzsysteme.

API-Integration

Stellen Sie eine Verbindung zwischen Ihrer Website, mobilen App oder sonstigen Software und den APIs der Zahlungsplattform her. Dies kann per Direktintegration erfolgen, indem Sie eigenen Code schreiben und Ihre Systeme so direkt mit den APIs der Zahlungsplattform verbinden; oder aber mithilfe von Integrationsplattformen oder Plugins, die von der Zahlungsplattform angeboten werden. Die direkte Integration bietet mehr Flexibilität, erfordert aber auch technisches Können, während Plattformen und Plugins den Prozess mit vorgefertigten Anschlüssen und Tools vereinfachen.

Datenmigration

Übertragen Sie Ihre bestehenden Kunden- und Transaktionsdaten auf die neue Zahlungsplattform.

• Datenzuordnung: Ordnen Sie die Felder in Ihren Bestandsdaten den entsprechenden Feldern in der Datenbank der Zahlungsplattform zu.

• Datenbereinigung: Bereinigen und vereinheitlichen Sie Ihre Daten, um die Kompatibilität mit der neuen Zahlungsplattform zu gewährleisten.

• Datenübertragung: Übertragen Sie Ihre Daten je nach Umfang und Sensibilität entweder in Kontingenten oder in Echtzeit.

Konfiguration

Konfigurieren Sie die Zahlungsplattform so, dass sie zu Ihren Geschäftsregeln und Vorlieben passt.

• Zahlungsmethoden: Aktivieren Sie die gewünschten Zahlungsmethoden.

• Währungen: Richten Sie die Währungen ein, die Sie akzeptieren möchten.

• Betrugsregeln: Stellen Sie Parameter für Betrugserkennung und -prävention auf.

• Benachrichtigungen: Konfigurieren Sie E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen bei abgeschlossenen Transaktionen, fehlgeschlagenen Zahlungen oder verdächtigen Vorgängen.

Erprobung

Bevor Sie die Integration in Betrieb nehmen, führen Sie gründliche Tests in der Sandbox durch.

• Zahlungsablauf: Testen Sie den gesamten Zahlungsablauf bei allen unterstützten Zahlungsmethoden vom Bezahlvorgang bis zur Zahlungsbestätigung.

• Fehlerbehebung: Simulieren Sie verschiedene Fehlerszenarien wie abgelehnte Zahlungen oder Verbindungsfehler, um sicherzustellen, dass das System diese korrekt handhabt.

• Sicherheit: Führen Sie Sicherheitstests durch, um etwaige Schwachstellen zu beseitigen.

Bereitstellung

Sobald Sie sicher sind, dass alles reibungslos funktioniert, können Sie die Integration in der Produktionsumgebung bereitstellen. Dies sollte in einer Phase mit geringem Datenverkehr erfolgen, um mögliche Unterbrechungen zu vermeiden.

Tipps für die Zeit nach der Integration

Hier einige Tipps für die Zeit nach der Integration, die einen reibungslosen Betrieb sicherstellen.

Leistungskontrolle

Behalten Sie die folgenden Kennzahlen im Auge:

• Abgeschlossene Transaktionen: Der Anteil abgeschlossener Transaktionen sollte möglichst hoch sein. Erhebliche Rückgänge können auf technische Probleme oder möglichen Betrug hindeuten.

• Bearbeitungsdauer: Kontrollieren Sie, wie lange die Bearbeitung von Transaktionen dauert. Verlangsamungen können zu Kundenfrust führen und sich auf Ihren Umsatz auswirken.

• Fehlerquote: Kontrollieren Sie den Zahlungsvorgang auf Fehler und Ausfälle. Ursachen hierfür können technische Störungen, Konfigurationsfehler oder externe Faktoren sein.

• Anomalien: Halten Sie nach verdächtigen Mustern und Anomalien Ausschau, die auf betrügerische Vorgänge hindeuten können.

Sicherheitsaudits

Führen Sie regelmäßig Sicherheitsaudits mithilfe der folgenden Prozesse durch:

• Schwachstellenscans: Verwenden Sie automatisierte Tools, um Ihre Systeme auf mögliche Sicherheitslücken hin zu überprüfen.

• Penetrationstests: Beauftragen Sie ethische Hacker damit, in Ihre Systeme einzudringen und etwaige Schlupflöcher zu identifizieren.

• Code-Reviews: Überprüfen Sie Ihren Code regelmäßig auf Sicherheitslücken und Schwachstellen.

• Personalschulungen: Geben Sie Ihrem Personal Tipps zu den Themen Sicherheit und Datenschutz.

Feedbackschleifen

Holen Sie Feedback von Kundinnen und Kunden sowie Beschäftigten ein.

• Kundenerlebnis: Kommt Ihr neuer Bezahlvorgang gut an? Gibt es Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten?

• Betriebseffizienz: Ist das neue System benutzerfreundlich genug? Gibt es Engpässe oder Reibungsverluste?

Laufende Optimierung

Optimieren Sie auf Grundlage der erhobenen Daten und Rückmeldungen laufend die Konfiguration Ihrer Zahlungsplattform.

• Betrugserkennung: Schärfen Sie die Regeln der Betrugserkennung anhand der festgestellten Muster und Trends nach.

• Bezahlvorgänge: Probieren Sie verschiedene Bezahlvorgänge aus, um Ihre Konversionsrate zu verbessern.

• Persönliche Angebote: Nutzen Sie Ihre Kundendaten, um Zahlungsoptionen und Angebote zu personalisieren.

• Manuelle Prozesse: Automatisieren Sie manuelle Prozesse, wo immer dies möglich ist.

Regelmäßige Aktualisierung

Regelmäßig kommen neue Zahlungstechnologien, Vorschriften und Sicherheitsrisiken auf. So behalten Sie den Überblick:

• Software-Updates: Installieren Sie die neuesten Software-Updates und Patches, um Ihre Zahlungsplattform sicher und auf dem neuesten Stand zu halten.

• Compliance: Stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungsplattform stets die einschlägigen Vorschriften einhält, auch wenn diese sich ändern.

• Neue Funktionen: Probieren Sie neue Funktionen und Integrationen des jeweiligen Anbieters aus, um Ihre Zahlungsfunktionen weiter zu verbessern.