I motori di pagamento sono la spina dorsale degli ambienti finanziari moderni e facilitano il trasferimento di fondi sia per gli acquisti dei clienti che per le transazioni business-to-business (B2B). Con il volume dei pagamenti senza contanti a livello globale destinato ad aumentare da circa 1000 miliardi a quasi 1900 miliardi di transazioni tra il 2020 e il 2025, la richiesta di motori di pagamento affidabili non potrà che aumentare.

Questa guida illustra il funzionamento di un motore di pagamento, quali sono i suoi vantaggi, quali difficoltà comporta e come integrarlo nei sistemi finanziari esistenti.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cosa sono i motori di pagamento e come funzionano
  
• Vantaggi dei motori di pagamento
  
• Difficoltà legate all'aggiunta di un motore di pagamento ai sistemi finanziari esistenti
  
• Come scegliere il motore di pagamento giusto
  
• Preparazione all'integrazione
  
• Come si presenta il processo di integrazione
  
• Pratiche ottimali post-integrazione
  

Cosa sono i motori di pagamento e come funzionano

I motori di pagamento sono sistemi software progettati per elaborare le transazioni finanziarie. Si tratta di meccanismi centrali attraverso i quali le attività gestiscono i pagamenti, sia che ricevano o che mandino fondi. Ecco cosa fanno e come operano:

• Elaborazione delle transazioni: i motori di pagamento sono in grado di gestire un'ampia gamma di transazioni, dai semplici acquisti alle complesse operazioni finanziarie multilaterali. Dispongono, autorizzano e completano i pagamenti. Tutto ciò include passaggi come la verifica delle informazioni di pagamento, il controllo della disponibilità dei fondi e il monitoraggio della conformità agli standard di sicurezza. Supportano una serie di metodi di pagamento (ad esempio, carte di credito, bonifici bancari e wallet) e si adattano a diverse tecnologie di pagamento.

• Capacità di integrazione: i motori di pagamento possono integrarsi con altri sistemi finanziari e aziendali, dai software di contabilità ai sistemi CRM (Customer Relationship Management).

• Sicurezza e conformità: la sicurezza è una priorità assoluta per i motori di pagamento. Includono protocolli avanzati di crittografia e conformità per proteggere i dati sensibili e i dettagli delle transazioni da frodi e violazioni.

Vantaggi dei motori di pagamento

I motori di pagamento offrono alle attività una serie di vantaggi che possono migliorare i processi interni, l'esperienza del cliente e le misure di sicurezza.

• Velocità e precisione: i motori di pagamento automatizzano l'elaborazione delle transazioni, riducendo le operazioni manuali e mitigando gli errori. Le attività possono ottenere transazioni più rapide e ridurre i costi operativi.

• Sicurezza: i motori di pagamento dispongono di funzionalità di sicurezza avanzate e integrate che proteggono i dati sensibili e le transazioni dalle frodi. Queste funzionalità possono aiutare le attività a fidelizzare i clienti e a rispettare gli standard normativi.

• Soddisfazione del cliente: i motori di pagamento offrono un'elaborazione dei pagamenti rapida e affidabile e supportano molteplici opzioni di pagamento. Questo può contribuire a migliorare l'esperienza complessiva del cliente.

• Scalabilità: i motori di pagamento sono in grado di gestire volumi di transazioni maggiori man mano che l'attività cresce senza battute d'arresto in termini di prestazioni o sicurezza.

• Transazioni transfrontaliere: i motori di pagamento possono gestire più valute e garantire la conformità con diverse normative internazionali. Ciò semplifica le transazioni transfrontaliere per le attività che mirano a raggiungere mercati internazionali.

• Integrazione: i motori di pagamento possono integrarsi con altri sistemi aziendali, come i software ERP (Enterprise Resource Planning), CRM e di contabilità. In questo modo i dati rimangono coerenti su tutte le piattaforme, migliora la supervisione finanziaria e si ottiene un migliore processo decisionale.

• Costi: automatizzando il processo di pagamento e riducendo la dipendenza dai processi manuali e dall'infrastruttura bancaria tradizionale, i motori di pagamento possono aiutare le attività a ridurre i costi. Utilizzando i motori di pagamento, le attività possono ridurre i costi generali e le commissioni di transazione in misura maggiore rispetto ai metodi tradizionali.

Difficoltà legate all'aggiunta di un motore per pagamenti ai sistemi finanziari esistenti

Ecco alcune difficoltà associate all'integrazione di un motore di pagamento nei sistemi finanziari esistenti.

• Compatibilità: ottenere la compatibilità tra l'infrastruttura esistente di un'attività e il nuovo motore di pagamento può richiedere una codifica personalizzata, test approfonditi o persino aggiornamenti dei sistemi attuali, il che può richiedere tempo e denaro.

• Migrazione dei dati: spostare i dati finanziari sensibili dai sistemi legacy al nuovo motore comporta il rischio di perdita, danneggiamento o violazioni dei dati. Questo processo richiede una pianificazione meticolosa, test approfonditi e una strategia di backup accurata per mitigare i rischi.

• Sicurezza: l'elaborazione dei pagamenti comporta la gestione di informazioni sensibili dei clienti e l'integrazione di un nuovo motore può introdurre potenziali vulnerabilità. Le attività devono condurre valutazioni approfondite della sicurezza, implementare protocolli di crittografia avanzati e aderire agli standard di conformità del settore.

• Conformità: quando si integra un nuovo motore, le attività devono garantire la conformità a tutte le normative pertinenti. Ciò può comportare complesse considerazioni legali e tecniche.

• Interruzioni operative: durante il processo di integrazione, le attività potrebbero dover affrontare interruzioni temporanee delle loro attività quotidiane. Questi includono tempi di inattività, problemi o ritardi nell'elaborazione dei pagamenti, che possono risultare frustranti per i clienti e influire sui ricavi.

• Costi: l'integrazione di un motore di pagamento richiede un investimento finanziario nel software stesso, potenziali aggiornamenti hardware e l'esperienza di sviluppatori, professionisti della sicurezza e project manager.

Come scegliere il motore di pagamento giusto

Ogni motore di pagamento ha il proprio insieme di caratteristiche, funzionalità e costi. Quando scegli qual è la soluzione giusta per la tua attività, dovrai valutare sia le tue esigenze specifiche sia tutte le opzioni disponibili. Ecco una guida dettagliata.

Valuta le esigenze della tua attività

Valuta i punti di forza e di debolezza della tua infrastruttura finanziaria esistente prima di apportare modifiche. Innanzitutto identifica le problematiche che il tuo attuale sistema di pagamento deve affrontare, tra cui:

• Tempi di elaborazione lenti: tempi di transazione lenti possono causare l'abbandono del carrello e l'insoddisfazione dei clienti.

• Commissioni di transazione elevate: commissioni esorbitanti dei fornitori di servizi di pagamento possono ridurre i profitti e rendere la tua attività meno competitiva.

• Opzioni di pagamento limitate: una gamma limitata di metodi di pagamento potrebbe costarti delle vendite.

• Errori e glitch frequenti: problemi tecnici ricorrenti o pagamenti non andati a buon fine possono compromettere le tue operazioni e intaccare la fiducia dei clienti.

• Mancanza di informazioni dettagliate sui dati: senza un'analisi dettagliata, è difficile identificare le tendenze, perfezionare i prezzi o personalizzare le offerte.

Una volta identificate le tue sfide, definisci i tuoi obiettivi. Questi potrebbero includere quanto segue:

• Espansione in nuovi mercati: un motore di pagamento che supporta più valute e metodi di pagamento locali può offrire nuove opportunità di espansione internazionale.

• Migliore esperienza del cliente: un motore di pagamento con funzionalità come il pagamento con un solo clic e il pagamento come ospite può rendere la procedura di pagamento più fluida e comoda.

• Costi ridotti: un motore di pagamento con attività automatizzate e prezzi competitivi può aiutarti a risparmiare denaro.

• Maggiore sicurezza: un motore di pagamento con solide funzionalità di sicurezza può proteggere la tua attività e le informazioni dei tuoi clienti da frodi e violazioni dei dati.

• Più informazioni sui dati: un motore di pagamento con analisi dei dati avanzate può fornire informazioni preziose per prendere decisioni informate sulla tua attività.

Esamina quindi la cronologia delle transazioni per comprendere le tue esigenze di pagamento, valutando fattori come i seguenti:

• Volumi delle transazioni: quante transazioni elabori ogni giorno, settimana o mese? Scegli un motore in grado di gestire il carico di transazioni attuale e previsto.

• Valore medio delle transazioni: qual è l'importo medio speso per transazione? Questo può influenzare la struttura dei prezzi scelta.

• Metodi di pagamento preferiti: quali sono i metodi di pagamento utilizzati più frequentemente dai tuoi clienti?

• Tassi di storno: hai un alto tasso di storni o contestazioni? Ciò potrebbe indicare la necessità di una migliore prevenzione delle frodi.

Valuta le opzioni dei motori di pagamento

Una volta identificati gli obiettivi e le funzionalità richieste, ecco come valutare le opzioni disponibili.

Funzionalità disponibili

• Metodi di pagamento: prendi in considerazione un motore di pagamento che supporti i metodi di pagamento preferiti dal tuo pubblico di destinazione (ad esempio carte di credito, wallet e bonifici bancari).

• Addebito ricorrente: se hai servizi in abbonamento o pagamenti regolari, cerca un motore con funzionalità di addebito ricorrente per automatizzare la procedura.

• Prevenzione delle frodi: cerca strumenti avanzati per il rilevamento delle frodi, come algoritmi di machine learning e sistemi di verifica degli indirizzi.

• Personalizzazione: trova le opzioni che ti permettono di personalizzare l'esperienza di pagamento con il tuo brand e offri ai tuoi clienti opzioni di pagamento personalizzate.

Scalabilità

• Volume delle transazioni: trova un motore che sia in grado di gestire il volume di transazioni corrente e che sia in grado di adattarsi all'espansione della tua attività.

• Picchi di traffico: prendi in considerazione un motore in grado di gestire picchi improvvisi di traffico durante le vendite o gli eventi promozionali.

• Supporto multivaluta: se hai intenzione di espanderti a livello internazionale o hai clienti in paesi diversi, cerca un sistema che supporti più valute.

Integrazione

• Disponibilità delle API: prendi in considerazione un motore con API (Application Programming Interface) complete che consentano una facile integrazione con i sistemi e le piattaforme esistenti.

• Supporto tecnico: trova un fornitore con un solido supporto tecnico e risorse per assisterti nel processo di integrazione.

• Tempistiche di integrazione: valuta le tempistiche stimate per l'integrazione e in che modo potrebbero influire sulla tempistica e sul budget del tuo progetto.

Sicurezza

• Conformità agli standard PCI DSS: assicurati che il tuo motore sia conforme allo standard di sicurezza dei dati PCI per il settore delle carte di pagamento (PCI DSS).

• Crittografia dei dati: determina se il tuo motore utilizza metodi di crittografia avanzati per proteggere le informazioni sensibili dei clienti.

• Monitoraggio delle frodi: verifica che il tuo motore disponga di efficaci meccanismi di rilevamento e prevenzione delle frodi.

Prezzi

• Commissioni sulle transazioni: determina se le commissioni sono per transazione, una percentuale dell'importo della transazione o una combinazione di entrambi.

• Canoni mensili: prendi in considerazione abbonamenti mensili o costi di manutenzione.

• Costi di installazione: valuta eventuali commissioni di configurazione iniziale.

• Costi nascosti: prendi in considerazione eventuali commissioni o addebiti nascosti che potrebbero sommarsi nel tempo.

Assistenza clienti

• Supporto tecnico: cerca un fornitore con supporto tecnico 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

• Documentazione: trova un motore con documentazione completa e guide all'integrazione.

• Formazione: controlla se il fornitore offre sessioni di formazione o webinar per aiutarti a ottenere il massimo dal motore.

Preparazione per l'integrazione

Ecco come preparare la tua attività all'integrazione di un motore per pagamenti.

Pianificazione del progetto

• Obiettivi: delinea chiaramente gli obiettivi che intendi ottenere con l'integrazione (ad esempio, transazioni più veloci, maggiore sicurezza).

• Tappe fondamentali: segmenta il progetto in fasi gestibili con tappe e scadenze specifiche.

• Risorse: identifica le risorse necessarie per l'integrazione, tra cui personale, budget e tecnologia. Verifica di avere il supporto necessario da parte delle principali parti interessate e dei reparti.

• Rischi: identifica i potenziali rischi e sviluppa piani di emergenza per mitigarli. Preparati a possibili problemi tecnici, difficoltà legate alla migrazione dei dati e interruzioni temporanee delle operazioni.

Costituzione del team

• Responsabile di progetto: nomina un project manager per supervisionare l'integrazione, coordinare i team e mantenere il progetto in carreggiata.

• Specialisti IT: nomina professionisti IT in grado di gestire gli aspetti tecnici dell'integrazione, come lo sviluppo del software, la configurazione del sistema e la sicurezza della rete.

• Finanza e contabilità: coinvolgi il personale finanziario e contabile per allineare l'integrazione del nuovo motore di pagamento con le tue procedure di reportistica finanziaria e di riconciliazione.

• Operazioni e servizio clienti: coinvolgi i team operativi e di assistenza clienti per affrontare qualsiasi impatto sulle attività quotidiane e sulle interazioni con i clienti.

• Aspetti legali e di conformità: coinvolgi esperti legali e di conformità per orientarti tra i requisiti normativi e gli standard del settore.

Backup del sistema

• Backup dei dati: esegui un backup completo dei tuoi dati finanziari correnti, tra cui la cronologia delle transazioni, le informazioni sui clienti e i record contabili.

• Backup del sistema: esegui il backup di tutti i sistemi e le configurazioni pertinenti per ripristinarli in caso di problemi durante l'integrazione.

• Collaudo: testa regolarmente i dati di backup per assicurarti che possano essere ripristinati. Questo passaggio conferma che i tuoi dati sono al sicuro e possono essere recuperati in caso di emergenza.

Formazione

• Materiale per la formazione: sviluppa materiali di formazione completi, tra cui manuali utente, esercitazioni video e guide di riferimento rapido personalizzate per i diversi ruoli all'interno della tua organizzazione.

• Sessioni di formazione: conduci sessioni di formazione per tutti i dipendenti interessati, con particolare attenzione all'utilizzo del nuovo motore di pagamento, alla gestione dei problemi più comuni e alla comprensione di eventuali modifiche ai flussi di lavoro.

• Supporto continuo: stabilisci un sistema di supporto per rispondere alle domande e alle preoccupazioni dei dipendenti durante e dopo il processo di integrazione. Ciò potrebbe includere personale di supporto dedicato, help desk o forum online.

Comunicazione

• Comunicazione interna: tieni aggiornate tutte le parti interessate sull'avanzamento dell'integrazione, sulle tappe fondamentali e su eventuali modifiche alla tempistica. Riunioni e resoconti sullo stato del progetto regolari possono aiutare a mantenere tutti aggiornati.

• Comunicazione con il cliente: informa i clienti su eventuali modifiche che potrebbero riguardarli, come nuove opzioni di pagamento e interruzioni temporanee del servizio. Una comunicazione chiara può aiutare a gestire le aspettative e mantenere la fiducia.

Come si presenta il processo di integrazione

Ecco come integrare il motore di pagamento nei sistemi finanziari.

Integrazione API

Collega il tuo sito web, la tua app mobile o altre piattaforme software alle API del motore. Puoi farlo tramite l'integrazione diretta, in cui scrivi codice personalizzato per connettere i tuoi sistemi direttamente alle API del motore, oppure tramite piattaforme di integrazione o plugin offerti dal motore. L'integrazione diretta offre la massima flessibilità, ma richiede competenze tecniche, mentre piattaforme e plugin semplificano il processo grazie a connettori e strumenti preintegrati.

Migrazione dei dati

Sposta i dati esistenti relativi a clienti e transazioni nel nuovo motore.

• Mappatura dei dati: abbina i campi dei tuoi dati esistenti ai campi corrispondenti nel database del motore di pagamento.

• Pulizia dei dati: pulisci e standardizza i tuoi dati per la compatibilità con il nuovo motore.

• Trasferimento dei dati: trasferisci i dati in batch o in tempo reale, a seconda del volume e della sensibilità dei dati.

Configurazione

Configura il motore di pagamento in base alle regole e alle preferenze della tua attività.

• Metodi di pagamento: abilita i metodi di pagamento che hai scelto.

• Valute: implementa le valute che vuoi accettare.

• Regole antifrode: definisci i parametri per rilevamento e prevenzione delle frodi.

• Notifiche: configura notifiche email o SMS per transazioni andate a buon fine, pagamenti non riusciti o attività sospette.

Test

Prima dell'attivazione dell'integrazione, esegui test approfonditi nel tuo ambiente sandbox.

• Flusso di pagamento: testa l'intero flusso di pagamento, dal checkout alla conferma, per tutti i metodi di pagamento supportati.

• Gestione degli errori: simula diversi scenari di errore, come pagamenti rifiutati o errori di connessione, per assicurarti che il sistema li gestisca senza problemi.

• Sicurezza: conduci test di sicurezza per correggere eventuali vulnerabilità.

Distribuzione

Quando hai la certezza che tutto funzioni senza intoppi, distribuisci l'integrazione nel tuo ambiente di produzione. Questo dovrebbe essere fatto durante un periodo di basso traffico per mitigare eventuali interruzioni.

Pratiche ottimali post-integrazione

Ecco alcune pratiche ottimali post-integrazione per far funzionare il motore di pagamento senza difficoltà.

Monitoraggio delle prestazioni

Tieni d'occhio le seguenti metriche:

• Tasso di transazioni andate a buon fine: ci dovrebbe essere un'alta percentuale di transazioni andate a buon fine. Un calo sostanziale potrebbe indicare problemi tecnici o potenziali frodi.

• Tempi di elaborazione: tieni traccia del tempo necessario per elaborare le transazioni. I rallentamenti possono essere frustranti per i clienti e influire sui ricavi.

• Tassi di errore: monitora eventuali errori o malfunzionamenti nella procedura di pagamento. Questi potrebbero essere causati da problemi tecnici, configurazioni errate o fattori esterni.

• Anomalie: cerca eventuali modelli sospetti o anomalie che potrebbero indicare attività fraudolente.

Controlli di sicurezza

Esegui regolarmente dei controlli di sicurezza utilizzando i seguenti processi:

• Scansioni di vulnerabilità: utilizza strumenti automatizzati per eseguire la scansione dei tuoi sistemi alla ricerca di potenziali punti deboli nella sicurezza.

• Test di penetrazione: assumi hacker etici per cercare di violare i tuoi sistemi e identificare eventuali falle.

• Revisioni del codice: rivedi regolarmente il tuo codice per individuare eventuali falle o vulnerabilità di sicurezza.

• Formazione dei dipendenti: istruisci il tuo personale sulle migliori pratiche di sicurezza e sull'importanza della protezione dei dati.

Cicli di feedback

Raccogli feedback sia dai tuoi clienti che dai tuoi team interni.

• Esperienza del cliente: i clienti della nuova procedura di pagamento sono soddisfatti? Ci sono problemi o aree di miglioramento?

• Efficienza operativa: i tuoi team interni ritengono che il nuovo sistema sia facile da usare? Ci sono colli di bottiglia o inefficienze?

Ottimizzazione continua

In base ai dati e ai feedback acquisiti, ottimizza continuamente la configurazione e le impostazioni del tuo motore di pagamento.

• Rilevamento delle frodi: ottimizza le tue regole di rilevamento delle frodi in base a schemi e tendenze osservati.

• Flussi di pagamento: sperimenta diversi flussi di pagamento per migliorare i tassi di conversione.

• Offerte personalizzate: utilizza i dati dei clienti per personalizzare le opzioni di pagamento e le offerte.

• Processi manuali: automatizza i processi manuali ove possibile.

Aggiornamenti regolari

Emergono regolarmente nuove tecnologie di pagamento, normative e minacce alla sicurezza. I passaggi che seguono forniscono utili suggerimenti per tenersi sempre informati e aggiornati.

• Aggiornamenti software: installa gli aggiornamenti software e le patch più recenti per mantenere il tuo motore sicuro e aggiornato.

• Conformità: assicurati che il tuo motore di pagamento sia conforme a tutte le normative pertinenti man mano che si evolvono.

• Nuove funzionalità: esplora le nuove funzionalità e integrazioni del tuo fornitore di motori di pagamento per migliorare le tue capacità di pagamento.