Os mecanismos de pagamento são a espinha dorsal dos ambientes financeiros modernos, facilitando a transferência de fundos tanto para compras de clientes quanto para transações entre empresas (B2B). Com o volume global de pagamentos sem dinheiro em espécie devendo aumentar de cerca de 1 trilhão para quase 1,9 trilhão de transações entre 2020 e 2025, a demanda por mecanismos de pagamento confiáveis só aumentará.

Este guia explica como funciona um mecanismo de pagamento, seus benefícios e desafios e como integrá-lo aos sistemas financeiros existentes.

Neste artigo:

• O que são mecanismos de pagamento e como funcionam?
  
• Benefícios dos mecanismos de pagamento
  
• Desafios com a inclusão de um mecanismo de pagamento nos sistemas financeiros existentes
  
• Como escolher o mecanismo de pagamento certo
  
• Preparação para a integração
  
• Como é o processo de integração
  
• Práticas recomendadas pós-integração
  

O que são mecanismos de pagamento e como funcionam?

Os mecanismos de pagamento são sistemas de software projetados para processar transações financeiras. Eles são mecanismos centrais usados pelas empresas para lidar com pagamentos, seja no recebimento ou no desembolso de fundos. Veja o que eles fazem e como operam:

• Processamento de transações: os mecanismos de pagamento podem gerenciar uma variedade de transações, desde compras simples até operações financeiras complexas entre várias partes. Eles iniciam, autorizam e concluem pagamentos. Isso inclui etapas como verificar dados de pagamento, conferir a disponibilidade de fundos e monitorar a conformidade com padrões de segurança. Eles aceitam diferentes formas de pagamento (por exemplo, cartões de crédito, transferências bancárias, carteiras digitais) e se adaptam a diferentes tecnologias de pagamento.

• Recursos de integração: os mecanismos de pagamento podem se integrar a outros sistemas financeiros e empresariais, incluindo desde software de contabilidade até sistemas de CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente).

• Segurança e conformidade: a segurança é uma grande prioridade para os mecanismos de pagamento. Eles incorporam criptografia avançada e protocolos de conformidade para proteger dados confidenciais e das transações contra fraudes e violações.

Benefícios dos mecanismos de pagamento

Os mecanismos de pagamento oferecem às empresas uma série de benefícios que podem melhorar os processos internos, a experiência do cliente e as medidas de segurança.

• Velocidade e precisão: os mecanismos de pagamento automatizam o processo de transações, reduzindo o trabalho manual e os erros. As empresas podem realizar transações mais rápidas e reduzir os custos operacionais.

• Segurança: os mecanismos de pagamento têm recursos de segurança sólidos e integrados que protegem dados e transações confidenciais contra fraudes. Esses recursos podem ajudar as empresas a manter a confiança dos clientes e cumprir padrões regulatórios.

• Satisfação do cliente: os mecanismos de pagamento oferecem processamento rápido e confiável de pagamentos, além de aceitar diversas opções de pagamento. Isso pode ajudar a melhorar a experiência geral do cliente.

• Escala: os mecanismos de pagamento podem gerenciar volumes maiores de transações à medida que a empresa cresce sem contratempos de desempenho ou segurança.

• Transações internacionais: os mecanismos de pagamento podem processar várias moedas e manter a conformidade com diferentes regulamentações internacionais. Isso simplifica as transações internacionais para empresas que visam alcançar mercados no exterior.

• Integração: os mecanismos de pagamento podem se integrar a outros sistemas de negócios, como ERP (planejamento de recursos empresariais), CRM e software de contabilidade. Isso mantém os dados consistentes entre todas as plataformas, melhora a supervisão financeira e apoia melhores tomadas de decisão.

• Custos: com a automação do processo de pagamento e a redução da dependência de processos manuais e da infraestrutura bancária tradicional, os mecanismos de pagamento podem ajudar as empresas a reduzir custos. Ao adotar mecanismos de pagamento, as empresas podem reduzir as despesas gerais e as tarifas de transação mais do que com os métodos tradicionais.

Desafios com a inclusão de um mecanismo de pagamento nos sistemas financeiros existentes

Veja a seguir alguns desafios associados à integração de um mecanismo de pagamento aos sistemas financeiros atuais.

• Compatibilidade: alcançar a compatibilidade entre a infraestrutura atual de uma empresa e o novo mecanismo de pagamento pode exigir programação personalizada, testes amplos ou até mesmo atualizações dos sistemas atuais, o que pode ser demorado e caro.

• Migração de dados: a movimentação de dados financeiros sigilosos de seus sistemas obsoletos para o novo mecanismo corre o risco de perda, corrupção ou violações de dados. Esse processo requer planejamento meticuloso, testes amplos e uma estratégia completa de backup para reduzir os riscos.

• Segurança: o processamento de pagamentos envolve o gerenciamento de dados confidenciais do cliente, e a integração de um novo mecanismo pode introduzir possíveis vulnerabilidades. As empresas precisam realizar avaliações de segurança completas, implementar protocolos de criptografia fortes e cumprir padrões de conformidade do setor.

• Conformidade: ao integrar um novo mecanismo, as empresas precisam garantir a conformidade com todas as regulamentações relevantes. Isso pode envolver considerações jurídicas e técnicas complexas.

• Interrupções operacionais: durante o processo de integração, as empresas podem sofrer interrupções temporárias em suas operações diárias. Isso inclui tempo de inatividade, falhas ou atrasos no processamento de pagamentos, o que pode frustrar os clientes e afetar a receita.

• Custos: a integração de um mecanismo de pagamento requer investimento financeiro no próprio software; possíveis atualizações de hardware; e a experiência de desenvolvedores, profissionais de segurança e gerentes de projeto.

Como escolher o mecanismo de pagamento ideal

Cada mecanismo de pagamento tem seu próprio conjunto de recursos, capacidades e custos. Ao escolher o mais adequado para o seu negócio, você precisa avaliar suas necessidades empresariais específicas e todas as opções disponíveis. Este é um guia passo a passo.

Avalie as necessidades da sua empresa

Avalie os pontos fortes e fracos da sua infraestrutura financeira existente antes de fazer qualquer alteração. Primeiro, identifique os desafios do seu sistema de pagamento atual, que podem incluir:

• Tempos de processamento lentos: tempos de transação lentos podem causar abandono de carrinhos e insatisfação dos clientes.

• Altas tarifas de transação: tarifas exorbitantes de provedores de pagamento podem reduzir seus lucros e tornar sua empresa menos competitiva.

• Opções de pagamento limitadas: uma disponibilidade limitada de formas de pagamento pode prejudicar as vendas.

• Erros e falhas frequentes: problemas técnicos ou falhas de pagamento recorrentes podem atrapalhar suas operações e abalar a confiança do cliente.

• Falta de insights de dados: sem análises detalhadas, é difícil identificar tendências, refinar preços ou personalizar ofertas.

Depois de identificar seus desafios, defina suas metas. Elas podem incluir:

• Expansão para novos mercados: um mecanismo de pagamento que aceite várias moedas e formas de pagamento localizadas pode proporcionar novas oportunidades de expansão internacional.

• Melhor experiência do cliente: um mecanismo de pagamento com recursos como checkout com um clique e checkout de convidados pode criar um processo de pagamento mais prático e conveniente.

• Redução de custos: um mecanismo de pagamento com tarefas automatizadas e preços competitivos pode ajudar você a economizar.

• Maior segurança: um mecanismo de pagamento com fortes recursos de segurança pode proteger os dados da sua empresa e dos clientes contra fraudes e violações de dados.

• Mais insights de dados: um mecanismo de pagamento com análises avançadas pode fornecer dados valiosos para embasar suas decisões de negócios.

Em seguida, examine seu histórico de transações para entender suas necessidades de pagamento, avaliando fatores como:

• Volumes de transações: quantas transações você processa por dia, semana ou mês? Escolha um mecanismo que possa lidar com sua carga de transações atual e prevista.

• Valor médio da transação: qual o valor médio gasto por transação? Isso pode influenciar a escolha da estrutura de preços.

• Formas de pagamento preferidas: quais formas de pagamento seus clientes usam com mais frequência?

• Taxas de estorno: você tem uma alta taxa de estornos ou contestações? Isso pode indicar a necessidade de uma melhor prevenção de fraudes.

Avalie as opções de mecanismo de pagamento

Depois de identificar seus objetivos e recursos necessários, veja como avaliar as opções disponíveis.

Recursos disponíveis

• Formas de pagamento: considere um mecanismo que aceite as formas de pagamento preferidas pelo seu público-alvo (por exemplo, cartões de crédito, carteiras digitais e transferências bancárias).

• Faturamento recorrente: se você tem serviços de assinatura ou pagamentos regulares, encontre um mecanismo com funções de faturamento recorrente para automatizar o processo.

• Prevenção de fraudes: busque ferramentas avançadas de detecção de fraudes, como algoritmos de machine learning e sistemas de verificação de endereço.

• Personalização: encontre opções que permitem personalizar a experiência de checkout de acordo com a sua marca e oferecer aos clientes opções de pagamento personalizadas.

Escala

• Volume de transações: encontre um mecanismo que possa lidar com o volume de transações atual e que possa se expandir para acompanhar o crescimento dos seus negócios.

• Picos de tráfego: considere um mecanismo que possa lidar com picos repentinos de tráfego durante vendas ou eventos promocionais.

• Aceitar várias moedas: se você pretende se expandir internacionalmente ou tem clientes em diferentes países, busque o suporte a várias moedas.

Integração

• Disponibilidade de API: considere um mecanismo com interfaces de programação de aplicativos (APIs) abrangentes que permitam fácil integração com sistemas e plataformas existentes.

• Suporte técnico: encontre um fornecedor com suporte técnico e recursos sólidos para ajudar no processo de integração.

• Prazo de integração: avalie o tempo estimado de integração e como isso pode afetar o cronograma e o orçamento do seu projeto.

Segurança

• Conformidade com PCI DSS: verifique se o seu mecanismo cumpre o Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS).

• Criptografia de dados: determine se o seu mecanismo usa métodos de criptografia fortes para proteger dados sigilosos do cliente.

• Monitoramento de fraudes: verifique se seu mecanismo tem recursos sólidos de detecção e prevenção de fraudes.

Preços

• Tarifas de transação: determine se as tarifas são por transação, uma porcentagem do valor da transação ou uma combinação de ambos.

• Tarifas mensais: verifique se há assinaturas mensais ou tarifas de manutenção.

• Tarifas de configuração: avalie todas as tarifas de configuração inicial.

• Tarifas ocultas: considere eventuais tarifas ou cobranças ocultas que podem aumentar com o tempo.

Suporte ao cliente

• Suporte técnico: procure um fornecedor com suporte técnico 24h.

• Documentação: encontre um mecanismo com documentação e guias de integração abrangentes.

• Treinamento: verifique se o fornecedor tem sessões de treinamento ou webinars para ajudar você a tirar o máximo proveito do mecanismo.

Preparação para a integração

Veja como preparar sua empresa para a integração de um mecanismo de pagamento.

Planejamento de projetos

• Objetivos: descreva claramente o que pretende alcançar com a integração (por exemplo, transações mais rápidas, maior segurança).

• Marcos: segmente o projeto em fases gerenciáveis com marcos e prazos específicos.

• Recursos: identifique os recursos necessários para a integração, incluindo pessoal, orçamento e tecnologia. Confirme que você tem o apoio necessário das principais partes interessadas e departamentos.

• Riscos: identifique possíveis riscos e desenvolva planos de contingência para mitigá-los. Prepare-se para possíveis problemas técnicos, desafios de migração de dados e interrupções temporárias nas operações.

Criação da equipe

• Gerente de projetos: nomeie um gerente de projeto para supervisionar a integração, fazer a coordenação entre as equipes e manter o projeto no caminho certo.

• Especialistas em TI: nomeie profissionais de TI que possam lidar com os aspectos técnicos da integração, como desenvolvimento de software, configuração do sistema e segurança de rede.

• Finanças e contabilidade: envolva as equipes de finanças e contabilidade para alinhar a integração do novo mecanismo de pagamento aos processos de reconciliação e relatórios financeiros.

• Operações e atendimento ao cliente: envolva as equipes de operações e atendimento ao cliente para abordar eventuais impactos nas atividades diárias e nas interações com os clientes.

• Jurídico e conformidade: envolva especialistas jurídicos e de conformidade para lidar com requisitos regulatórios e normas do setor.

Backup do sistema

• Backup de dados: faça um backup completo de seus dados financeiros atuais, incluindo históricos de transações, dados de clientes e registros contábeis.

• Backup do sistema: faça backup de todos os sistemas e configurações relevantes para restaurá-los se houver algum problema durante a integração.

• Testes: teste regularmente seus backups para garantir que possam ser restaurados. Esta etapa confirma que seus dados estão seguros e podem ser recuperados em caso de emergência.

Treinamento

• Materiais de treinamento: desenvolva materiais de treinamento abrangentes, incluindo manuais do usuário, tutoriais em vídeo e guias de referência rápida personalizados para diferentes funções na sua organização.

• Sessões de treinamento: realize sessões de treinamento para todos os funcionários relevantes, com foco em como usar o novo mecanismo de pagamento, lidar com problemas comuns e entender eventuais alterações nos fluxos de trabalho.

• Suporte contínuo: estabeleça um sistema de suporte para resolver dúvidas e preocupações dos funcionários durante e após o processo de integração. Isso pode incluir pessoal de suporte dedicado, help desks ou fóruns online.

Comunicação

• Comunicação interna: mantenha todas as partes interessadas atualizadas sobre o progresso da integração, os principais marcos e as alterações no cronograma. Reuniões regulares e relatórios de status podem ajudar a manter todos cientes das informações comunicadas.

• Comunicação com o cliente: informe os clientes sobre alterações que possam afetá-los, como novas opções de pagamento e interrupções temporárias de serviço. Uma comunicação clara pode ajudar a gerenciar as expectativas e manter a confiança.

Como é o processo de integração

Veja como você integra o mecanismo de pagamento aos seus sistemas financeiros.

Integração via API

Conecte seu site, aplicativo móvel ou outras plataformas de software às APIs do mecanismo. Você pode fazer isso por meio da integração direta, em que você escreve código personalizado para conectar seus sistemas diretamente às APIs do mecanismo, ou por meio de plataformas ou plugins de integração oferecidos pelo mecanismo. A integração direta tem o máximo de flexibilidade, mas exige conhecimento técnico, enquanto plataformas e plugins simplificam o processo com conectores e ferramentas pré-integrados.

Migração de dados

Mova seus dados atuais de clientes e transações para o novo mecanismo.

• Mapeamento de dados: faça a correspondência dos campos dos dados existentes com os campos correspondentes do banco de dados do mecanismo de pagamento.

• Limpeza de dados: limpe e padronize seus dados para que fiquem compatíveis com o novo mecanismo.

• Transferência de dados: transfira dados em lotes ou em tempo real, dependendo do volume e da confidencialidade dos dados.

Configuração

Configure o mecanismo de pagamento de acordo com suas regras e preferências de negócio específicas.

• Formas de pagamento: habilite as formas de pagamento escolhidas.

• Moedas: implemente as moedas que deseja aceitar.

• Regras para fraudes: defina os parâmetros para detecção e prevenção de fraudes.

• Notificações: configure notificações por e-mail ou SMS para transações bem-sucedidas, pagamentos com falha ou atividades suspeitas.

Testes

Antes de implantar a integração na produção, realize testes completos no ambiente de área restrita.

• Fluxo de pagamento: Teste todo o fluxo de pagamento, do checkout até a confirmação, para todas as formas de pagamento aceitas.

• Tratamento de erros: simule diferentes cenários de erro, como pagamentos recusados ou falhas de conexão, para garantir um tratamento integrado pelo sistema.

• Segurança: realize testes de segurança para corrigir vulnerabilidades.

Implantação

Quando tiver certeza de que tudo está funcionando corretamente, implante a integração em seu ambiente de produção. Isso deve ser feito durante um período de pouco tráfego para mitigar possíveis interrupções.

Práticas recomendadas pós-integração

Veja a seguir algumas práticas recomendadas pós-integração para manter o funcionamento correto do mecanismo de pagamento.

Monitoramento de desempenho

Fique de olho nas seguintes métricas:

• Taxas de sucesso de transações: deve haver uma alta porcentagem de transações bem-sucedidas. Qualquer queda substancial pode indicar problemas técnicos ou possíveis fraudes.

• Tempos de processamento: acompanhe a duração do processamento das transações. A lentidão pode frustrar os clientes e afetar sua receita.

• Taxas de erro: monitore eventuais erros ou falhas no processo de pagamento. Eles podem ser causados por falhas técnicas, configurações incorretas ou fatores externos.

• Anomalias: procure padrões ou anomalias suspeitos que possam indicar atividade fraudulenta.

Auditorias de segurança

Realize regularmente auditorias de segurança usando os seguintes processos:

• Verificações de vulnerabilidades: use ferramentas automatizadas para verificar possíveis falhas de segurança em seus sistemas.

• Testes de penetração: contrate hackers éticos para tentar invadir seus sistemas e identificar vulnerabilidades.

• Revisões de código: analise regularmente seu código para verificar se há falhas ou vulnerabilidades de segurança.

• Treinamento de funcionários: treine sua equipe sobre as práticas recomendadas de segurança e a importância da proteção de dados.

Ciclos de feedback

Obtenha feedback dos clientes e das equipes internas.

• Experiência do cliente: seus clientes estão satisfeitos com o novo processo de pagamento? Há problemas ou áreas a serem melhoradas?

• Eficiência operacional: suas equipes internas acham o novo sistema fácil de usar? Há gargalos ou ineficiências?

Otimização contínua

Com base nos dados e no feedback coletados, otimize continuamente as configurações e definições do seu mecanismo de pagamento.

• Detecção de fraudes: ajuste suas regras de detecção de fraudes de acordo com os padrões e tendências observados.

• Fluxos de checkout: experimente diferentes fluxos de checkout para melhorar as taxas de conversão.

• Ofertas personalizadas: use dados dos clientes para personalizar opções de pagamento e ofertas.

• Processos manuais: automatize processos manuais sempre que possível.

Atualizações regulares

Novas tecnologias de pagamentos, regulamentações e ameaças à segurança surgem regularmente. Mantenha-se informado e atualizado com estas etapas:

• Atualizações de software: instale as atualizações e correções de software mais recentes para manter seu mecanismo seguro e atualizado.

• Conformidade: assegure que seu mecanismo de pagamento cumpra todas as regulamentações relevantes à medida que elas evoluem.

• Novos recursos: explore os novos recursos e integrações do seu provedor de mecanismo de pagamento para melhorar os recursos que você usa.