Para corporações e empresários individuais, aspectos relacionados ao dinheiro, como fundos, vendas e finanças, são fundamentais para administrar um negócio.

A expressão “condições de pagamento” refere-se aos vários termos e condições de pagamento de bens e serviços, como formas de pagamento e prazos, que são acordados previamente.

Para que uma empresa celebre contratos com outra, é importante que haja clareza na forma como as condições de pagamento são apresentadas, negociadas e acordadas entre as partes.

Este artigo apresenta os conceitos básicos das condições de pagamento: prazos, tipos de formas de pagamento e exemplos a serem adicionados às descrições, além de pontos a serem considerados ao definir ou alterar condições de pagamento.

Neste artigo:

• O que são condições de pagamento?
  
• Dois detalhes comuns especificados em condições de pagamento
  
• Definir condições de pagamento ou receber de uma solicitação de alteração
  

O que são condições de pagamento?

Como já foi explicado, condições de pagamento são as condições de liquidação da fatura, incorridas como compensação pelo trabalho prestado. Na compra ou venda de bens ou serviços (transações), é importante especificar com antecedência as condições de pagamento para “quanto”, “até quando” e “de que forma”, para evitar problemas futuros.

Condições de pagamento não são usadas apenas em negociações B2B; também aparecem em nossas vidas pessoais em transações: quando uma pessoa física faz um empréstimo para comprar um carro ou uma casa, por exemplo.

Idealmente, o prestador e o cliente devem concordar com as condições de pagamento; na prática, as condições estabelecidas pelo prestador na fase inicial da cotação é que costumam ser seguidas.

Por que as condições de pagamento são necessárias?

Você pode pensar que condições de pagamento são tão banais e formais que não é preciso pensar muito no assunto. No entanto, são importantes para a empresa na hora de assinar um contrato.

A falta de autorização das condições de pagamento durante a negociação aumenta o risco de atrasos em pagamentos e outros prejuízos no fluxo de caixa. Por exemplo, deixar de estabelecer condições pode criar problemas como discrepâncias entre o valor faturado e o valor recebido, atrasos nos pagamentos ou uso de formas de pagamento incorretas.

Portanto, os condições de pagamento são fundamentais para transações tranquilas, pois afetam consideravelmente o fluxo de caixa da empresa. É muito importante definir a data de vencimento com antecedência, porque “pagar atrasado e e receber adiantado” é muito melhor para o fluxo de caixa.

Os detalhes das condições de pagamento também precisam ser claros e compreensíveis para que ambas as partes possam prosseguir com a transação de mútuo acordo e amigavelmente.

Dois detalhes comuns especificados em condições de pagamento

Os dois primeiros principais tipos de condições de pagamento são comuns: “Data/hora do pagamento” e “Forma de pagamento”. Esta seção descreve esses requisitos.

1. Tipo de data/hora de vencimento para pagamento

Há quatro tipos principais de datas e horários de vencimento para pagamentos, conforme descrito a seguir.

Especificar uma data

Se a data de entrega for fixa, também pode ser especificada uma data de pagamento. Para definir a data, basta indicar “O prazo para pagamento é: dia/mês/ano”.

Fechamento ao final do mês, pagamento ao final do mês seguinte

No caso de serviços contínuos, “fechamento ao final do mês, pagamento ao final do mês seguinte” é o mais comum. Nesse caso, define-se uma data de fechamento e os valores faturados até essa data são pagos juntos em uma data posterior. Os prazos de fechamento e pagamento não precisam ser ao final do mês, mas variam de empresa para empresa, como “dia 15 do mês seguinte” ou “final do mês seguinte ao mês seguinte”, e podem ser definidas a seu critério. É importante que os prazos de fechamento e de pagamento estejam claros.

Prazo especificado após a entrega

Em caso de entrega avulsa de mercadorias em vez de uma transação contínua, é comum especificar o prazo de pagamento um certo número de dias após a data de entrega. Como é uma opção frequente quando o faturamento é necessário para cada transação, é aconselhável indicar o prazo para pagamento na cotação enviada nos estágios iniciais, antes da assinatura do contrato.

Adiantamento no momento do contrato, pagamento restante após a entrega

Em transações de valor elevado, é comum que parte do valor seja pago antecipadamente, no momento do contrato, com o restante pago dentro de um determinado número de dias após a entrega. Por exemplo: “um terço do preço será pago no momento do contrato e o restante será pago em parcela única por transferência bancária em até 60 dias após a entrega” — isso deve ficar claro no orçamento ou contrato.

2. Tipo de forma de pagamento

Há três formas de pagamento básicas especificadas em condições de pagamento.

Pagamento em dinheiro

Se o pagamento for feito em dinheiro, as partes devem decidir antecipadamente onde o dinheiro será entregue e recebido para evitar problemas posteriores. Por exemplo, em um caso típico, o cliente vai à loja onde o contrato foi assinado e o fornecedor recebe o dinheiro no local, ao entregar a mercadoria.

Transferência bancária para a conta bancária indicada

Para depósito direto, é preciso indicar os dados de beneficiário a seguir na fatura (endereço e telefone podem ser exigidos pela instituição financeira ou agência para a qual os fundos serão enviados).

• Nome da instituição financeira
  
• Tipo de conta (ordinária ou corrente)
  
• Número da Conta
  
• Titular da conta
  
• Ortografia fonética do titular da conta
  
• Endereço
  
• Número de telefone
  

Duplicata ou cheque

Duplicatas e cheques são títulos. Uma duplicata é um instrumento que promete pagar o valor indicado até uma data de pagamento específica acordada com a contraparte. Os cheques podem ser descontados imediatamente após o recebimento.

No caso de duplicatas, o pagador tem mais tempo para preparar os fundos. A vantagem é que, se o saldo for insuficiente no momento da assinatura do contrato, ele só precisa providenciar o valor na data de vencimento do pagamento, o que dá ao credor mais tempo para o fluxo de caixa.

Por outro lado, como a natureza da duplicata é diferente do cheque, que pode ser descontado imediatamente, o beneficiário precisa entender que levará alguns dias para receber o valor, antes de aceitar um pagamento em duplicata. Também é importante considerar a confiabilidade da empresa que emite a duplicata (a gaveta).

Outros tipos de pagamentos entre empresas

Cartões de crédito também são usados para pagamentos B2B. Por exemplo, cartões de crédito com limites altos, chamados de cartões corporativos, são usados para pagamentos B2B de faturas de grandes valores.

A introdução dos pagamentos com cartão de crédito dispensa as empresas de decidirem onde pagar umas às outras, como é o caso dos pagamentos em dinheiro, o que economiza tempo e esforço. Os cartões de crédito também são convenientes porque não exigem processamento durante o horário comercial da instituição financeira, como transferências bancárias, e não incorrem em tarifas.

Pagamentos com cartão de crédito em transações B2B ainda são relativamente incomuns. Ainda assim, à medida que os pagamentos sem dinheiro em espécie se popularizam, é provável que as empresas adotem mais os cartões de crédito para essas transações.

Adaptar-se às transações sem dinheiro

Com o aumento das transações sem dinheiro, é importante considerar o uso de ferramentas e recursos de pagamento que podem ser personalizados para atender a diversas necessidades.

A Stripe fornece várias funções e ferramentas financeiras e de pagamentos para ajudar as plataformas online a melhorarem suas operações administrativas e expandir seus negócios. As empresas que desejam monetizar seus negócios podem implementar o Stripe Payments e o Stripe Invoicing, que aceitam pagamentos sem dinheiro, para que as transações dos clientes sejam processadas de forma tranquila e eficaz. São soluções no-code simples e rápidas de configurar, permitindo lançamentos rápidos.

Definir condições de pagamento ou receber de uma solicitação de alteração

Tarifas por transferências bancárias

A responsabilidade pelas tarifas de transferência bancária geralmente é indicada na cotação, no contrato ou na fatura.

No caso de transferências bancárias, é importante acordar previamente quem pagará a tarifa da transferência e indicar isso claramente nas condições de pagamento.

As pessoas muitas vezes se sentem desconfortáveis em falar sobre dinheiro e pagamentos e podem tentar evitar discutir isso diretamente. No entanto, para evitar mal-entendidos, é fundamental declarar por escrito nas condições de pagamento quem será o responsável pelas tarifas de transferência bancária.

Exemplos do que incluir nas condições de pagamento de uma cotação

Uma cotação geralmente é o primeiro documento que você prepara ao receber uma solicitação. O objetivo é apresentar os detalhes da transação de mercadorias ou serviços, mas também é um documento importante, que transmite a primeira impressão sobre sua empresa.

É por isso que o prestador de serviços deve garantir que a cotação seja clara, para que o cliente entenda e as condições de pagamento e outras estejam bem definidas e a transação prossiga sem problemas.

Nas cotações, além dos “Dois detalhes comuns especificados em condições de pagamento”, descritos na primeira parte deste artigo, as duas principais condições de pagamento são “prazo para pagamento” e “forma de pagamento” (por exemplo: “até ◯ dias após a entrega”).

Lembre-se de indicar quem será responsável pelas tarifas de transferência bancária mencionadas acima, na etapa de cotação. Se o cliente for pagar as tarifas, seja o mais educado possível e use frases como:

• “As tarifas de transferência bancária são de responsabilidade do cliente.”
  
• “Você será responsável por todas as tarifas de transferência bancária ao fazer o pagamento.”
  

Se for preciso incluir na cotação qualquer outra informação que possa ser útil para o cliente ou detalhes que possam persuadi-lo a usar seus serviços, use a seção de comentários. Veja a seguir exemplos de argumentos de venda que podem ser incluídos na cotação, além das condições de pagamento:

• “Frete grátis se a reserva for feita até DD/MM.”
  
• “30% de desconto na primeira entrega para inscrições feitas até DD/MM.”
  

Ao preparar uma cotação para um cliente, apresente claramente as condições de pagamento que o cliente precisa saber antes de fazer a compra, como o preço da mercadoria ou serviço, a data de entrega e a forma e prazo de pagamento. Após o envio da cotação, o cliente pode confirmar os detalhes e aceitar assinar um contrato.

Dentre os documentos relacionados a dinheiro estão cotações, ordens de compra, contratos, recibos de entrega, recibos de inspeção de aceitação e faturas.

As condições de pagamento precisam ser incluídas nesses documentos e na proposta, mas não há regras específicas de como redigir os contratos; elas variam de documento para documento, e a complexidade das descrições também varia. Além disso, alguns documentos, como ordens de compra, podem ser omitidos se não exigirem muitos detalhes ou se o conteúdo for duplicado para cada documento emitido.

Quando um parceiro de negócios solicita uma alteração nas condições de pagamento

Nesses casos, aceitar a solicitação imediatamente e sem condições pode afetar o fluxo de caixa futuro. É por isso que é importante responder cuidadosamente se houver alterações nas datas de fechamento e condições de pagamento.

É fundamental ter em mente que, para manter uma relação de confiança nos negócios, é necessária uma comunicação constante e clara e uma gestão adequada das solicitações de alteração.

A parte que solicita a alteração precisa comunicar a natureza e o motivo do ajuste.

A parte que recebe o pedido de alteração precisa considerar suas opções: aceitar a mudança, propor alternativas, recusar e negociar, ou simplesmente recusar. Ser o mais flexível possível é útil, supondo que você queira continuar a fazer negócios com esse parceiro.

Se o pedido for recusado, o motivo deve ser declarado de forma educada e clara, a fim de manter a confiança.

Portanto, é importante encontrar uma solução aceitável e justa para ambas as partes em caso de solicitações de alteração em condições de pagamento e negociar os detalhes do ajuste com a outra parte para chegar a um acordo.

Por fim, não deixe de documentar as alterações acordadas nas condições de pagamento.