Per le società e le ditte individuali, gli aspetti legati al denaro come fondi, vendite e finanze sono fondamentali per gestire un'attività.

L'espressione "termini di pagamento" si riferisce ai vari termini e condizioni di pagamento per beni e servizi, come i metodi di pagamento e le scadenze, che vengono concordati in anticipo.

Affinché un'attività possa stipulare contratti con un'altra, è importante che i termini di pagamento siano indicati in modo chiaro e che siano negoziati e concordati tra le parti.

Questo articolo illustra le nozioni di base sui termini di pagamento, tra cui le scadenze di pagamento, i tipi di metodi di pagamento e gli esempi da aggiungere alle descrizioni, nonché i punti da tenere presenti quando li imposti e si ricevono richieste di modifica.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cosa sono i termini di pagamento?
  
• Due dettagli comuni specificati nei termini di pagamento
  
• Definizione dei termini di pagamento o ricezione di una richiesta di modifica
  

Cosa sono i termini di pagamento?

Come spiegato in precedenza, i termini di pagamento si riferiscono alle condizioni per il regolamento di una fattura, concordate a titolo di compenso per il lavoro fornito. Quando acquisti o vendi beni o servizi (transazioni), è importante specificare in anticipo come termini di pagamento "quanto", "entro quando" e "con quale metodo" per evitare problemi in seguito.

I termini di pagamento non vengono utilizzati solo nelle transazioni B2B, ma anche nella transazioni nella vita privata, ad esempio nel caso di prestiti per l'acquisto di automobili e case.

Anche se il fornitore e il cliente dovrebbero idealmente concordare i termini di pagamento, in pratica vengono generalmente seguite le condizioni stabilite dal fornitore nella fase iniziale del preventivo.

Perché sono necessari i termini di pagamento?

Alcuni potrebbero pensare che stabilire i termini di pagamento sia un'operazione così banale e formale da non richiedere particolare attenzione. Tuttavia, sono importanti per le aziende al momento della firma di un contratto.

Il mancato accordo sui termini di pagamento aumenta il rischio di ritardi nei pagamenti e di altre ripercussioni negative sui flussi di cassa. Ad esempio, la mancata definizione dei termini di pagamento può portare a problemi come discrepanze tra l'importo fatturato e quello ricevuto, pagamenti non puntuali o effettuati con un metodo diverso quando invece devono essere tramite bonifico bancario

Pertanto, i termini di pagamento sono fondamentali per garantire transazioni fluide, in quanto hanno un impatto significativo sul flusso di cassa di un'azienda. È particolarmente importante concordare in anticipo la data di scadenza come condizione per il pagamento, perché "pagare in ritardo e incassare in anticipo" offre più spazio per il flusso di cassa.

Anche i dettagli dei termini di pagamento devono essere chiari e semplici da capire, in modo che entrambe le parti possano procedere con la transazione in modo amichevole e di comune accordo.

Due dettagli comuni specificati nei termini di pagamento

I primi due tipi principali di termini di pagamento sono comuni: "Data/ora di scadenza del pagamento" e "Metodo di pagamento". In questa sezione vengono descritti tali requisiti.

1. Tipo di data/ora di scadenza del pagamento

Esistono quattro tipi principali di data di scadenza/orario di pagamento, come indicato di seguito.

Indicazione di una data

Se la data di consegna è fissa, è possibile specificare anche una data di pagamento indicando semplicemente: "Il pagamento è dovuto entro: giorno/mese/anno".

Chiusura di fine mese, pagamento di fine mese successivo (o chiusura di fine mese, fine del mese successivo)

Nel caso di lavori continuativi, "chiusura di fine mese, pagamento alla fine del mese successivo" è la dicitura più comune. In questo caso, viene fissata una data di chiusura e gli importi fatturati fino a quella data vengono pagati insieme in un secondo momento. Le date di scadenza per la chiusura e il pagamento non sono limitate alla fine del mese, ma variano da azienda ad azienda, ad esempio "il 15 del mese successivo" o "la fine del mese dopi il mese successivo", e possono essere impostate a loro discrezione. È importante che siano chiare la data di chiusura e la data di scadenza del pagamento.

Entro una data specificata dopo la consegna

Nel caso di una consegna una tantum della merce anziché di una transazione continua, è normale specificare i termini di pagamento entro diversi giorni dalla data di consegna. Poiché vengono spesso utilizzati quando è richiesta la fatturazione per ogni transazione una tantum, è consigliabile indicare la data di scadenza del pagamento nel preventivo presentato nelle prime fasi prima della firma del contratto.

Pagamento parziale anticipato al momento del contratto, pagamento rimanente dopo la consegna

Per le transazioni in cui l'importo è particolarmente elevato, esiste uno schema in cui "parte del prezzo viene pagato in anticipo al momento del contratto e il saldo viene pagato entro un certo numero di giorni dalla consegna". Ad esempio, "Un terzo del prezzo verrà pagato al momento del contratto e il saldo verrà pagato in un'unica soluzione tramite bonifico bancario entro 60 giorni dalla consegna", che dovrebbe essere indicato chiaramente nell'offerta o nel contratto.

2. Tipo di metodo di pagamento

Ci sono tre metodi di pagamento di base specificati nei termini di pagamento, come segue.

Pagamento in contanti

Se il pagamento deve essere effettuato in contanti, le parti del contratto devono decidere in anticipo dove il denaro verrà pagato e ricevuto per evitare problemi in seguito. Ad esempio, in un caso tipico, il cliente si reca presso il negozio in cui è stato firmato il contratto e il fornitore ritira il denaro presso il luogo di consegna al momento della consegna della merce.

Bonifico bancario su conto bancario designato

Per il deposito diretto, sulla fattura devono essere incluse le seguenti informazioni sul beneficiario (l'indirizzo e il numero di telefono potrebbero essere richiesti dall'istituto finanziario o dall'ufficio a cui verranno inviati i fondi).

• Nome dell'istituto finanziario
  
• Tipo di conto (ordinario o corrente)
  
• Numero di conto
  
• Intestatario del conto
  
• Trascrizione fonetica dell'intestatario del conto
  
• Indirizzo
  
• Numero di telefono
  

Cambiale o assegno

Le cambiali e gli assegni sono entrambi titoli. Una cambiale è uno strumento che promette di pagare l'importo indicato sulla cambiale entro una data di pagamento specifica concordata con la controparte. Gli assegni possono essere incassati immediatamente dopo la ricezione.

Nel caso delle cambiali, il pagatore ha più tempo per preparare i fondi. Questo metodo di pagamento ha il vantaggio che se il saldo è insufficiente al momento della firma del contratto, deve essere preparato solo entro la data di scadenza del pagamento, dando al mutuatario più tempo per il flusso di cassa.

D'altra parte, poiché le cambiali differiscono per natura dagli assegni, che possono essere incassati immediatamente, prima di accettare un pagamento con cambiale il beneficiario deve essere consapevole del fatto che l'accredito richiederà alcuni giorni. È anche importante considerare l'affidabilità dell'azienda che emette la cambiale.

Altri tipi di pagamenti tra aziende

Anche le carte di credito vengono talvolta utilizzate per i pagamenti B2B. Ad esempio, le carte di credito con limiti di spesa elevati, chiamate carte aziendali, vengono utilizzate per i pagamenti B2B per fatture di importo elevato.

L'introduzione dei pagamenti con carta di credito elimina la necessità per le aziende di decidere dove effettuare i pagamenti, come avviene per i pagamenti in contanti, risparmiando tempo e fatica. Le carte di credito sono pratiche anche perché non richiedono l'elaborazione durante l'orario di lavoro dell'istituto finanziario, come i bonifici bancari, e non comportano commissioni.

Il pagamento con carta di credito nelle transazioni B2B è ancora relativamente raro. Tuttavia, con la diffusione dei pagamenti senza contanti, è probabile che in futuro le aziende adotteranno sempre più spesso le carte di credito per queste transazioni.

Gestione di transazioni senza contanti

Poiché le transazioni senza contanti continuano ad aumentare, è importante prendere in considerazione l'utilizzo di strumenti e funzionalità di pagamento personalizzabili per soddisfare le diverse esigenze.

Stripe offre una serie di funzioni e strumenti finanziari e relativi ai pagamenti per aiutare le piattaforme online a migliorare le operazioni di back-office e far crescere la propria attività. Le aziende che desiderano monetizzare la propria attività possono implementare Stripe Payments e Stripe Invoicing, che supportano i pagamenti senza contanti, per garantire un'elaborazione fluida ed efficace delle transazioni dei clienti. Queste soluzioni senza codice sono semplici da usare e veloci da configurare e ti consentono di essere operativo in pochissimo tempo.

Definizione dei termini di pagamento o ricezione di una richiesta di modifica

Commissioni sui bonifico bancario

La responsabilità delle commissioni sui bonifici bancari è solitamente indicata nel preventivo, nel contratto o nella fattura.

Nel caso dei bonifici bancari, è importante concordare in anticipo chi pagherà la commissione sul bonifico e stabilirlo chiaramente nei termini di pagamento.

Le persone spesso si sentono a disagio a parlare di denaro e pagamenti e potrebbero cercare di evitare di farlo direttamente. Tuttavia, per evitare malintesi, è fondamentale indicare per iscritto chi sarà responsabile delle commissioni sul bonifico bancario come condizione di pagamento.

Esempi di termini di pagamento da includere in un preventivo

Un preventivo è di solito il primo documento che prepari quando ricevi una richiesta. Ha lo scopo di presentare i dettagli di una transazione per beni o servizi, ma è anche un documento prezioso che può essere una prima impressione della tua azienda.

Questo è il motivo per cui il fornitore di servizi deve assicurarsi che il preventivo sia semplice da capire per il cliente e che i termini di pagamento e le altre condizioni siano indicati chiaramente in modo che la transazione proceda senza problemi.

Per i preventivi, analogamente a quanto descritto in "Due dettagli comuni specificati nei termini di pagamento" nella prima parte di questo articolo, i due termini di pagamento principali sono "data di scadenza del pagamento" e "metodo di pagamento" (ad esempio, "entro ◯ giorni dalla consegna.

Ricordati di indicare in fase di preventivo chi sarà responsabile delle commissioni sul bonifico bancario menzionate sopra. Quando chiedi al cliente di essere responsabile, sii il più educato possibile e usa frasi come:

• "Le commissioni sul bonifico bancario sono a carico del cliente".
  
• "Sei responsabile di tutte le commissioni sul bonifico bancario quando effettui il pagamento".
  

Se nel preventivo devono essere contenute altre informazioni che potrebbero essere utili al cliente o dettagli che potrebbero convincerlo a utilizzare i tuoi servizi, puoi aggiungerle nella sezione commenti. Di seguito sono riportati alcuni esempi di punti di forza che potrebbero essere inclusi nella scheda insieme ai termini di pagamento:

• "Spedizione gratuita se effettui una prenotazione entro GG/MM".
  
• "Sconto del 30% sulla prima consegna se ti registri entro GG/MM".
  

Quando prepari un preventivo per un cliente, indica chiaramente i termini di pagamento che il cliente deve conoscere prima di effettuare l'acquisto, come il prezzo dei beni o dei servizi, la data di consegna, il metodo di pagamento e la scadenza. Una volta inviato il preventivo, il cliente può confermare i dettagli e accettare di stipulare un contratto.

I documenti finanziari includono preventivi, ordini di acquisto, contratti, bolle di consegna, verbali di accettazione e ispezione e fatture.

I termini di pagamento devono essere inclusi in questi documenti e nella proposta, ma non esistono regole specifiche per la stesura degli accordi. Le regole variano da documento a documento e anche la complessità delle descrizioni varia a seconda dei documenti. Inoltre, alcuni documenti, come gli ordini di acquisto, potrebbero essere omessi se non richiedono molti dettagli o se il contenuto è duplicato per ogni documento emesso.

Quando un partner commerciale richiede una modifica dei termini di pagamento

In questi casi, accettare le richieste in modo tempestivo e incondizionato può influire sul flusso di cassa futuro. Ecco perché è importante rispondere con attenzione alle richieste di modifica delle date di chiusura e dei termini di pagamento.

Un punto chiave da tenere a mente è che per mantenere un rapporto di fiducia nelle relazioni commerciali, è fondamentale comunicare bene regolarmente e gestire le richieste di modifica in modo appropriato.

La parte che richiede la modifica deve comunicare la natura della rettifica e il motivo della modifica.

La parte che riceve la richiesta di modifica deve considerare le sue opzioni: accettare la modifica, proporre condizioni alternative, rifiutare e negoziare o rifiutare. È utile essere il più flessibili possibile, supponendo di voler fare affari con quel cliente in futuro.

Se la richiesta viene respinta, il motivo del rifiuto deve essere indicato in modo educato e chiaro per mantenere il rapporto di fiducia.

Pertanto, è importante trovare una soluzione equa e reciprocamente accettabile alle richieste di modifica dei termini di pagamento e negoziare i dettagli della rettifica con l'altra parte per raggiungere un accordo.

Infine, fai attenzione a documentare le modifiche concordate nei termini di pagamento.