Pour les sociétés par actions et les entreprises individuelles, les aspects liés à l'argent tels que les fonds, les ventes et les finances sont essentiels à la gestion d'une entreprise.

L'expression « conditions de paiement » désigne les différentes conditions de paiement des biens et services, p. ex. les moyens de paiement et les délais, qui sont convenues à l'avance.

Pour qu'une entreprise puisse conclure des contrats avec une autre, il est important que les conditions de paiement soient clairement présentées et qu'elles soient négociées et convenues entre les parties.

Cet article présente les principes de base des conditions de paiement, notamment les délais de paiement, les types de moyens de paiement et les exemples à ajouter aux descriptions, ainsi que les points à prendre en compte lors de leur mise en place et de la réception des demandes de modification.

Sommaire de cet article

• Que sont les conditions de paiement ?
  
• Deux détails fréquemment précisés dans les conditions de paiement
  
• Définir des conditions de paiement ou recevoir une demande de modification
  

Que sont les conditions de paiement ?

Comme expliqué précédemment, les conditions de paiement désignent les conditions de règlement de la facture émise à titre de rémunération pour le travail fourni. Lorsque vous achetez ou vendez des biens ou des services (transactions), il est important de préciser à l'avance les conditions de paiement « combien », « quand » et « par quel moyen » afin d'éviter tout problème par la suite.

Les conditions de paiement ne sont pas seulement utilisées dans les transactions B2B ; elles sont également présentes dans notre vie personnelle lors de transactions, par exemple, lorsque des particuliers contractent des prêts pour acheter des voitures et des maisons.

Même si le fournisseur et le client devraient dans l'idéal définir les conditions de paiement d'un commun accord, dans la pratique, les conditions fixées par le fournisseur au stade du premier devis sont généralement respectées.

Pourquoi les délais de paiement sont-ils nécessaires ?

Certains pourraient penser que l'établissement des conditions de paiement est si banal et formel qu'il n'est pas nécessaire de s'y attarder. En réalité, ils sont importants pour les entreprises lors de la signature d'un contrat.

Ne pas convenir des modalités de paiement dans le cadre d'une activité commerciale augmente le risque de retards de paiement et d'autres répercussions négatives sur les flux de trésorerie. Par exemple, cela pourrait entraîner des problèmes comme des écarts entre le montant facturé et le montant reçu, ou un paiement qui n'est pas effectué à temps ou qui est effectué par un moyen de paiement différent de celui prévu.

Par conséquent, les conditions de paiement sont essentielles au bon déroulement des transactions, car elles ont un impact significatif sur les flux de trésorerie d'une entreprise. Il est particulièrement important de convenir à l'avance de la date d'échéance comme condition de paiement, car « payer tard et encaisser plus tôt » offre plus de marge de manœuvre pour les flux de trésorerie.

Les détails des conditions de paiement doivent également être clairs et simples à comprendre afin que les deux parties puissent procéder à la transaction d'une manière amiable convenue d'un commun accord.

Deux détails fréquemment précisés dans les conditions de paiement

Les deux premiers principaux types de conditions de paiement sont courants : « Date/heure d'échéance du paiement » et « Moyen de paiement ». Ces exigences sont décrites dans la présente section.

1. Type de date et d'heure d'échéance pour le paiement

Voici les quatre principaux types de dates et d'heures d'échéance des paiements.

Indication d'une date

Si la date de livraison est fixe, une date de paiement peut également être précisée. Lorsque vous précisez une date, indiquez simplement : « Le paiement est dû au plus tard le : Jour/Mois/Année. »

Clôture en fin de mois, paiement en fin du mois suivant (ou clôture à la fin du mois, paiement à la fin du mois suivant)

Dans le cas de travaux en cours, « clôture en fin de mois, paiement en fin de mois suivant » est la formulation la plus courante. Dans ce cas, une date de clôture est fixée et les montants facturés jusqu'à celle-ci sont payés ensemble à une date ultérieure. Les dates de clôture et d'échéance du paiement ne sont pas toutes fixées en fin de mois, mais varient d'une entreprise à l'autre, par exemple « le 15 du mois suivant » ou « la fin du mois suivant le mois suivant », et chaque entreprise les définit à son entière discrétion. Il est important que la date de clôture et la date d'échéance du paiement soient claires.

À une date précise après la livraison

En cas de livraison ponctuelle de marchandises, et non pas d'une transaction continue, il est courant de fixer un délai de plusieurs jours à compter de la date de livraison. Étant donné que cette méthode est souvent utilisée lors de la facturation de chaque transaction ponctuelle, il est conseillé d'indiquer la date d'échéance du paiement dans le devis transmis bien avant la signature du contrat.

Acompte partiel au moment du contrat, et paiement restant après la livraison

Pour les transactions où le montant est particulièrement élevé, il existe un modèle dans lequel « une partie du prix est payée à l'avance au moment du contrat, et le solde est payé dans délai donné après la livraison ». Par exemple, « Un tiers du prix sera payé au moment de la conclusion du contrat et le solde sera payé en une seule fois par virement bancaire dans les 60 jours suivant la livraison », ce qui doit être clairement indiqué dans l'offre ou le contrat.

2. Type de moyen de paiement

Voici les trois modes de paiement élémentaires précisés dans les conditions de paiement.

Paiement comptant

Si le paiement doit être effectué en espèces, les parties au contrat doivent définir à l'avance le lieu de versement et de réception du montant afin d'éviter tout problème. Il est par exemple fréquent que le client se rende dans le magasin où le contrat a été signé, et que le fournisseur récupère l'argent sur le lieu de livraison lorsque les marchandises sont livrées.

Virement bancaire sur le compte bancaire désigné

Pour les dépôts directs, les renseignements suivants sur le bénéficiaire doivent figurer sur la facture (l'adresse et le numéro de téléphone peuvent être exigés par l'établissement financier ou l'agence auquel ou à laquelle les fonds seront envoyés).

• Nom de l'établissement financier
  
• Type de compte (courant ou chèque)
  
• Numéro de compte
  
• Titulaire du compte
  
• Orthographe phonétique du titulaire du compte
  
• Adresse
  
• Numéro de téléphone
  

Lettre de change ou chèque

Les lettres de change et les chèques sont deux types d'instruments financiers. Une lettre de change est un instrument constituant une promesse de payer le montant indiqué dans la lettre à une date de paiement spécifique convenue avec le concontractant. Les chèques peuvent être encaissés immédiatement après réception.

Dans le cas d'une lettre de change, le payeur dispose d'un délai plus long pour préparer les fonds. L'avantage est que si le solde est insuffisant lors de la signature du contrat, il suffit de le préparer à la date d'échéance du paiement, ce qui donne à l'emprunteur plus de temps pour gérer son flux de trésorerie.

D'autre part, étant donné que les lettres de change sont différentes des chèques, qui peuvent être encaissés immédiatement, le bénéficiaire doit bien comprendre, avant d'accepter un paiement par lettre de change, que le montant sera crédité au bout de quelques jours. Il est également important de tenir compte de la fiabilité de l'entreprise émettrice de la lettre de change (le tireur).

Autres types de paiements effectués entre entreprises

Par ailleurs, les cartes de crédit sont parfois utilisées pour les paiements B2B. Par exemple, les cartes de crédit avec des limites de dépenses élevées, appelées cartes d'entreprise, sont utilisées dans le cadre de paiements B2B pour des montants de facture élevés.

L'introduction des paiements par carte de crédit élimine la nécessité pour les entreprises de fixer un lieu de paiement, comme pour les paiements en espèces, ce qui leur permet d'économiser du temps et des efforts. Les cartes de crédit sont également pratiques, car elles ne nécessitent pas de traitement pendant les heures d'ouverture de l'établissement financier, comme les virements bancaires, et n'entraînent pas de frais.

Le paiement par carte de crédit reste relativement rare dans les transactions B2B. Néanmoins, à mesure que les paiements dématérialisés se répandent, il est probable que les entreprises adopteront de plus en plus les cartes de crédit pour effectuer ces transactions à l'avenir.

Facilier les paiements dématérialisés

Alors que les paiements dématérialisés ne cessent d'augmenter, il est important d'envisager d'utiliser des outils et des fonctionnalités de paiement personnalisables pour s'adapter à une variété de besoins.

Stripe fournit une variété de fonctions et d'outils liés aux finances et aux paiements pour aider les plateformes en ligne à améliorer leurs opérations de back-office et à développer leurs activités. Les entreprises qui souhaitent monétiser leurs activités peuvent mettre en œuvre Stripe Payments et Stripe Invoicing, qui prennent en charge les paiements dématérialisés, afin de garantir un traitement fluide et efficace des transactions des clients. Ces solutions no-code sont simples à utiliser et rapides à mettre en place, ce qui vous permet d'être opérationnel en un rien de temps.

Définir des conditions de paiement ou recevoir une demande de modification

Frais de virement bancaire

La responsabilité des frais de virement bancaire est généralement indiquée dans le devis, le contrat ou la facture.

Dans le cas des virements bancaires, il est important de désigner à l'avance, d'un commun accord, la personne qui paiera les frais de transfert et de l'indiquer clairement dans les conditions de paiement.

Les gens sont souvent réticents à parler d'argent et de paiements et peuvent essayer d'éviter d'en parler directement. Cependant, pour éviter tout malentendu, il est essentiel d'indiquer par écrit qui sera responsable des frais de virement bancaire dans les conditions de paiement.

Exemples d'éléments à inclure dans les conditions de paiement d'un devis

Un devis est généralement le premier document que vous préparez lorsque vous recevez une demande. Il est destiné à présenter les détails d'une transaction de biens ou de services, mais c'est aussi un document précieux qui donner une première impression sur votre entreprise.

C'est pourquoi le prestataire de services doit s'assurer que le devis est simple à comprendre pour le client et que les conditions de paiement et autres conditions sont clairement énoncées afin que la transaction se déroule sans heurts.

Pour les devis, à l'instar des « Deux détails fréquemment précisés dans les conditions de paiement » décrits dans la première partie de cet article, les deux principales conditions de paiement sont « date d'échéance du paiement » et « moyen de paiement » (par exemple, « dans les ◯ jours suivant la livraison »).

N'oubliez pas d'indiquer la personne responsable des frais de virement bancaire susmentionnés à l'étape du devis. Lorsque vous demandez au client d'être responsable, soyez aussi poli que possible et utilisez des phrases telles que :

• « Les frais de virement bancaire sont à la charge du client. »
  
• « Tous les frais de virement bancaire sont à votre charge lors du paiement. »
  

Si d'autres informations qui pourraient être utiles au client ou des détails qui pourraient l'inciter à utiliser vos services doivent être contenus dans le devis, vous pouvez les ajouter dans la section des commentaires. Vous trouverez ci-dessous des exemples d'arguments de vente qui pourraient être inclus dans l'annonce, à côté des conditions de paiement :

• « Livraison gratuite si vous faites une réservation le jj/mm au plus tard. »
  
• « Obtenez 30 % de réduction sur votre première livraison si vous vous inscrivez le jj/mm au plus tard. »
  

Lorsque vous préparez un devis pour un client, présentez clairement les conditions de paiement que le client doit connaître avant d'effectuer l'achat, telles que le prix des biens ou services, la date de livraison, le moyen de paiement et le délai. Une fois le devis transmis, le client peut confirmer les détails et accepter de conclure un contrat.

Les documents relatifs au paiement sont les devis, les bons de commande, les contrats, les bordereaux de livraison, des bordereaux d'inspection et d'acceptation et les factures.

Les conditions de paiement doivent être incluses dans ces documents et dans la proposition, mais il n'y a pas de règles spécifiques sur la façon de rédiger les accords. Celles-ci varient d'un document à l'autre, tout comme la complexité des descriptions. De plus, certains documents, tels que les bons de commande, peuvent être omis s'ils ne nécessitent pas beaucoup de détails ou si le contenu est dupliqué à chaque document émis.

Lorsqu'un partenaire demande une modification des conditions de paiement

En pareil cas, le fait d'accepter les demandes facilement et sans condition peut avoir une incidence sur les flux de trésorerie futurs. C'est pourquoi il est important d'y répondre attentivement en cas de changement des dates de clôture et des conditions de paiement.

Un point clé à garder à l'esprit est que pour maintenir une relation de confiance dans le monde des affaires, il est impératif de communiquer avec clarté et régularité et de traiter convenablement les demandes de modification.

La partie qui demande la modification doit communiquer la nature et le motif de l'ajustement.

La partie qui reçoit la demande de modification doit examiner les options qui s'offrent à elle : accepter la modification, proposer d'autres conditions, refuser et négocier, ou rejeter. La flexibilité est une bonne chose, en supposant que vous souhaitiez faire affaire avec ce partenaire à l'avenir.

Si la demande est rejetée, le motif du rejet doit être formulé poliment et clairement afin de maintenir la confiance.

Par conséquent, il est important de trouver une solution mutuellement acceptable et équitable aux demandes de modification des conditions de paiement, et de négocier les détails de l'ajustement avec l'autre partie pour parvenir à un accord.

Enfin, veillez à retranscrire les modifications convenues dans les conditions de paiement.