Für Unternehmen und Einzelunternehmer sind geldbezogene Aspekte wie Fonds, Verkäufe und Finanzen der Schlüssel zur Führung eines Unternehmens.

Der Begriff „Zahlungsbedingungen“ bezieht sich auf die verschiedenen Zahlungsbedingungen für Waren und Dienstleistungen, wie z. B. Zahlungsarten und Fristen, die im Voraus vereinbart werden.

Damit ein Unternehmen Verträge mit einem anderen abschließen kann, ist es wichtig, dass die Zahlungsbedingungen klar dargestellt sind und dass sie zwischen den Parteien ausgehandelt und vereinbart werden.

In diesem Artikel werden die Grundlagen der Zahlungsbedingungen vorgestellt, einschließlich Zahlungsfristen, Arten von Zahlungsmethoden und Ergänzungen zu Beschreibungen sowie Punkte, die bei der Festlegung und dem Erhalt von Änderungsanfragen zu beachten sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Zahlungsbedingungen?
  
• Zwei gängige Details, die in den Zahlungsbedingungen festgelegt sind
  
• Festlegen von Zahlungsbedingungen oder Erhalten einer Aufforderung, diese zu ändern
  

Was sind Zahlungsbedingungen?

Wie bereits erläutert, beziehen sich die Zahlungsbedingungen auf die Bedingungen für die Begleichung der Rechnung, die als Entschädigung für die geleistete Arbeit anfällt. Beim Kauf oder Verkauf von Waren oder Dienstleistungen (Transaktionen) ist es wichtig, im Voraus festzulegen, „wie viel“ und „bis wann“ und „nach welcher Methode“ bezahlt werden soll, um spätere Probleme zu vermeiden.

Zahlungsbedingungen werden nicht nur im B2B-Bereich verwendet, sondern kommen auch in unserem Privatleben bei Transaktionen zum Einsatz – beispielsweise wenn Privatpersonen Kredite für Anschaffungen wie Autos und Häuser aufnehmen.

Während sich der/die Anbieter/in und der Kunde/die Kundin im Idealfall auf Zahlungsbedingungen einigen sollten, werden in der Praxis in der Regel die Bedingungen befolgt, die der/die Anbieter/in in der ersten Angebotsphase festgelegt hat.

Warum sind Zahlungsziele notwendig?

Einige mögen denken, dass das Festlegen von Zahlungsbedingungen so banal und formell ist, dass es keiner besonderen Überlegung bedarf. Sie sind jedoch für Unternehmen bei der Vertragsunterzeichnung von großer Bedeutung.

Die Nichtautorisierung von Zahlungsbedingungen bei der Geschäftstätigkeit erhöht das Risiko von Zahlungsverzögerungen und anderen negativen Auswirkungen auf den Cashflow. Werden sie beispielsweise nicht festgestellt, kann dies zu Problemen führen, wie z. B. Diskrepanzen zwischen dem Rechnungsbetrag und dem erhaltenen Betrag, nicht pünktliche Zahlungen oder Zahlungen, die über eine andere Zahlungsmethode erfolgen, obwohl sie per Überweisung erfolgen müssten.

Daher sind Zahlungsbedingungen der Schlüssel für reibungslose Transaktionen, da sie den Cashflow eines Unternehmens erheblich beeinflussen. Es ist besonders wichtig, das Fälligkeitsdatum im Voraus als Zahlungsbedingung zu vereinbaren, denn „spät bezahlen und früh einziehen“ bietet mehr Spielraum für den Cashflow.

Die Details der Zahlungsbedingungen müssen ebenfalls klar und einfach zu verstehen sein, damit beide Parteien die Transaktion einvernehmlich und einvernehmlich durchführen können.

Zwei gängige Details, die in den Zahlungsbedingungen festgelegt sind

Die ersten beiden Hauptarten von Zahlungsbedingungen sind weit verbreitet: „Zahlungsfristen/-zeiten“ und „Zahlungsmethode“. In diesem Abschnitt werden diese Anforderungen beschrieben.

1. Art der Zahlungsfristen/-zeiten

Im Folgenden werden die vier wichtigsten Arten von Zahlungsfristen/-zeiten aufgeführt.

Angeben des Datums

Wenn der Liefertermin fest ist, kann auch ein Zahlungstermin angegeben werden. Wenn Sie ein Datum angeben, geben Sie einfach Folgendes an: „Die Zahlung ist fällig bis: Tag/Monat/Jahr.“

Monatsabschluss, nächste Monatszahlung (oder Abschluss am Monatsende, Zahlung am Ende des nächsten Monats)

Bei laufenden Arbeiten ist „Monatsabschluss, Zahlung am nächsten Monatsende“ am häufigsten. In diesem Fall wird ein Abschlussdatum festgelegt und die bis dahin in Rechnung gestellten Beträge zu einem späteren Zeitpunkt gemeinsam bezahlt. Die Abschluss- und Zahlungsfristen sind nicht auf das Monatsende beschränkt, sondern variieren von Unternehmen zu Unternehmen, z. B. „der 15. des Folgemonats“ oder „das Ende des übernächsten Monats“, und können nach eigenem Ermessen festgelegt werden. Es ist wichtig, das Abschlussdatum und das Fälligkeitsdatum der Zahlung genau anzugeben.

Bis zu einem bestimmten Datum nach der Lieferung

Bei einer einmaligen Warenlieferung und nicht bei einer laufenden Transaktion ist es üblich, innerhalb einiger Tage nach dem Lieferdatum zu spezifizieren. Da dies häufig verwendet wird, wenn für jede einzelne Transaktion eine Rechnung erforderlich ist, ist es ratsam, das Fälligkeitsdatum der Zahlung in dem Angebot anzugeben, das zu Beginn vor der Vertragsunterzeichnung eingereicht wird.

Teilzahlung per Vorkasse zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses, Restzahlung nach Lieferung

Bei Transaktionen, bei denen der Betrag besonders hoch ist, gibt es ein Muster, bei dem „ein Teil des Preises zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses im Voraus bezahlt wird und der Restbetrag innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen nach Lieferung bezahlt wird“. Zum Beispiel: „Ein Drittel des Preises wird bei Vertragsabschluss gezahlt und der Restbetrag wird innerhalb von 60 Tagen nach Lieferung per Überweisung in einer Summe gezahlt“, was im Angebot oder Vertrag klar angegeben werden sollte.

2. Art der Zahlungsmethode

Es gibt drei grundlegende Zahlungsmethoden, die in den Zahlungsbedingungen wie folgt festgelegt sind.

Barzahlung

Wenn die Zahlung in bar erfolgen soll, müssen die Vertragsparteien im Voraus entscheiden, wo das Geld gezahlt und erhalten wird, um spätere Probleme zu vermeiden. In einem typischen Fall geht der Kunde/die Kundin beispielsweise zu dem Geschäft, in dem der Vertrag unterzeichnet wurde, und der/die Lieferantin erhält das Geld am Lieferort, wenn die Ware geliefert wird.

Banküberweisung auf ein bestimmtes Bankkonto

Für eine direkte Einzahlung müssen die folgenden Informationen zum/zur Zahlungsempfänger/in auf der Rechnung angegeben sein (Adresse und Telefonnummer können von dem Finanzinstitut oder der Stelle, an die der Betrag überwiesen werden soll, verlangt werden).

• Name des Finanzinstituts
  
• Art des Kontos (normal oder Girokonto)
  
• Kontonummer
  
• Kontoinhaber/in
  
• Phonetische Schreibweise des Kontoinhabers/der Kontoinhaberin
  
• Adresse
  
• Telefonnummer
  

Wechsel oder Scheck

Wechsel und Schecks sind beides Wertpapiere. Ein Wechsel ist ein Instrument, das verspricht, den im Wechsel genannten Betrag bis zu einem bestimmten, mit der Gegenpartei vereinbarten Zahlungstermin zu zahlen. Schecks können sofort nach Erhalt eingelöst werden.

Bei Wechseln hat der/die Zahler/in mehr Zeit, die Gelder vorzubereiten. Dies hat den Vorteil, dass der Saldo, wenn er bei Vertragsunterzeichnung nicht ausreicht, nur bis zum Fälligkeitsdatum der Zahlung erstellt werden muss, was dem/der Kreditnehmer/in mehr Zeit für den Cashflow gibt.

Da sich Wechsel jedoch von Schecks unterscheiden, die sofort eingelöst werden können, sollte sich der/die Zahlungsempfänger/in darüber im Klaren sein, dass es einige Tage dauern wird, bis die Gutschrift erfolgt, bevor er/sie eine Wechselzahlung akzeptiert. Es ist auch wichtig, die Zuverlässigkeit des Unternehmens zu berücksichtigen, das den Wechsel ausstellt (der Aussteller).

Sonstige Arten von Unternehmenszahlungen

Darüber hinaus werden Kreditkarten manchmal für B2B-Zahlungen verwendet. Beispielsweise werden Kreditkarten mit hohen Ausgabelimits, sogenannte Corporate Cards, für B2B-Zahlungen für große Rechnungsbeträge verwendet.

Durch die Einführung von Kreditkartenzahlungen müssen Unternehmen nicht mehr entscheiden, wo sie sich gegenseitig bezahlen, wie es bei Barzahlungen der Fall ist, was Zeit und Mühe spart. Kreditkarten sind auch deshalb praktisch, weil sie nicht wie Banküberweisungen während der Geschäftszeiten des Finanzinstituts verarbeitet werden müssen und keine Gebühren anfallen.

Kreditkartenzahlungen in B2B-Transaktionen sind noch relativ selten. Mit der zunehmenden Verbreitung bargeldloser Zahlungen ist es jedoch wahrscheinlich, dass Unternehmen in Zukunft vermehrt Kreditkarten für diese Transaktionen verwenden werden.

Unterstützung für bargeldlose Transaktionen

Angesichts der zunehmenden Verbreitung bargeldloser Transaktionen ist es wichtig, den Einsatz von Zahlungstools und -funktionen in Betracht zu ziehen, die an eine Vielzahl von Anforderungen angepasst werden können.

Stripe bietet verschiedene finanz- und zahlungsbezogene Funktionen und Tools, um Online-Plattformen bei der Verbesserung ihrer Back-Office-Abläufe und ihrem Geschäftswachstum zu unterstützen. Unternehmen, die ihr Geschäft monetarisieren möchten, können mit Stripe Payments und Stripe Invoicing bargeldlose Zahlungen implementieren und so eine reibungslose und effiziente Abwicklung von Kundentransaktionen gewährleisten. Diese No-Code-Lösungen sind einfach zu bedienen und schnell einzurichten, sodass Sie im Handumdrehen loslegen können.

Festlegen von Zahlungsbedingungen oder Erhalten einer Aufforderung, diese zu ändern

Gebühren für Banküberweisungen

Die Verantwortung für die Banküberweisungsgebühren ist in der Regel im Angebot, im Vertrag oder in der Rechnung angegeben.

Bei Banküberweisungen ist es wichtig, sich im Voraus darauf zu einigen, wer die Überweisungsgebühr zahlt und dies in den Zahlungsbedingungen klar festzuhalten.

Menschen fühlen sich oft unwohl, wenn sie über Geld und Zahlungen sprechen, und versuchen möglicherweise, es nicht direkt anzusprechen. Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es jedoch wichtig, schriftlich anzugeben, wer für die Überweisungsgebühren als Zahlungsbedingung verantwortlich ist.

Beispiele für Zahlungsbedingungen in einem Angebot

Ein Angebot ist in der Regel das erste Dokument, das Sie vorbereiten, wenn Sie eine Anfrage erhalten. Es soll die Details einer Transaktion für Waren oder Dienstleistungen darstellen, ist aber auch ein wertvolles Dokument, das einen ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen vermitteln kann.

Aus diesem Grund muss der Dienstleister sicherstellen, dass das Angebot für den Kunden/die Kundin einfach zu verstehen ist und dass die Zahlungsbedingungen und andere Bedingungen klar angegeben sind, damit die Transaktion reibungslos abläuft.

Für Angebote, ähnlich wie bei den im ersten Teil dieses Artikels beschriebenen „zwei allgemeinen Angaben in den Zahlungsbedingungen“, sind die beiden wichtigsten Zahlungsbedingungen „Zahlungstermin“ und „Zahlungsmethode“ (z. B. „innerhalb von ◯ Tagen nach Lieferung“).

Denken Sie daran, bei der Angebotsphase anzugeben, wer für die oben genannten Überweisungsgebühren verantwortlich ist. Wenn Sie den Kunden/die Kundin bitten, verantwortungsbewusst zu sein, seien Sie so höflich wie möglich und verwenden Sie Sätze wie:

• „Die Gebühren für Banküberweisungen sind vom Kunden zu tragen.“
  
• „Sie sind für alle Banküberweisungsgebühren verantwortlich, wenn Sie eine Zahlung vornehmen.“
  

Wenn das Angebot weitere Informationen enthalten soll, die für den Kunden/die Kundin nützlich sind oder ihn dazu bewegen könnten, Ihre Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen, können Sie diese im Abschnitt „Kommentare“ hinzufügen. Im Folgenden finden Sie Beispiele für Verkaufsargumente, die zusammen mit den Zahlungsbedingungen in das Angebot aufgenommen werden können:

• „Kostenloser Versand bei Reservierung bis zum TT/MM.“
  
• „30 % Rabatt auf Ihre erste Lieferung, wenn Sie sich bis zum TT/MM anmelden.“
  

Wenn Sie ein Angebot für einen Kunden/eine Kundin erstellen, geben Sie die Zahlungsbedingungen, die der Kunde/die Kundin vor dem Kauf kennen muss, wie den Preis der Waren oder Dienstleistungen, das Lieferdatum, die Zahlungsmethode und die Zahlungsfrist, klar an. Nach der Abgabe des Angebots kann der Kunde/die Kundin die Details bestätigen und dem Abschluss eines Vertrags zustimmen.

Geldbezogene Belege umfassen Angebote, Bestellungen, Verträge, Lieferscheine, Annahmeprüfscheine und Rechnungen.

Die Zahlungsbedingungen müssen in diesen Dokumenten und im Vorschlag enthalten sein, aber es gibt keine spezifischen Regeln für die Formulierung der Vereinbarungen. Sie variieren von Dokument zu Dokument, und auch die Komplexität der Beschreibungen variiert von Dokument zu Dokument. Darüber hinaus können einige Dokumente, wie z. B. Bestellungen, weggelassen werden, wenn sie nicht viele Details erfordern oder wenn der Inhalt für jedes ausgestellte Dokument dupliziert wird.

Wenn ein/e Geschäftspartner/in eine Änderung der Zahlungsbedingungen wünscht

In solchen Fällen kann sich die bereitwillige und bedingungslose Annahme von Anfragen auf den zukünftigen Cashflow auswirken. Aus diesem Grund ist es wichtig, sorgfältig auf Änderungen der Schließfristen und Zahlungsbedingungen zu reagieren.

Ein wichtiger Punkt, den es zu beachten gilt, ist, dass es für die Aufrechterhaltung eines Vertrauensverhältnisses im Geschäftsverkehr unerlässlich ist, regelmäßig gut zu kommunizieren und Änderungswünsche angemessen zu behandeln.

Die Partei, die die Änderung wünscht, muss die Art der Anpassung und den Grund für die Änderung mitteilen.

Die Partei, die den Änderungsantrag erhält, muss ihre Optionen abwägen: die Änderung akzeptieren, alternative Bedingungen vorschlagen, ablehnen und verhandeln oder ablehnen. Es ist hilfreich, so flexibel wie möglich zu sein, vorausgesetzt, Sie möchten in Zukunft Geschäftsbeziehungen mit der Partei eingehen.

Wird die Anfrage abgelehnt, muss der Grund für die Ablehnung höflich und klar angegeben werden, um das Vertrauen zu wahren.

Daher ist es wichtig, eine für beide Seiten akzeptable und faire Lösung für Anträge auf Änderungen der Zahlungsbedingungen zu finden und die Details der Anpassung mit der anderen Partei auszuhandeln, um eine Einigung zu erzielen.

Zu guter Letzt sollten Sie darauf achten, die vereinbarten Änderungen der Zahlungsbedingungen zu dokumentieren.