Para las sociedades anónimas y los empresarios individuales, los aspectos relacionados con el dinero, como los fondos, las ventas y las finanzas, son clave para administrar un negocio.

La frase «condiciones de pago» se refiere a los distintos términos y condiciones de pago de bienes y servicios, como los métodos de pago y los plazos, que se acuerdan de antemano.

Para que una empresa celebre contratos con otra, es importante que las condiciones de pago se presenten claramente y que se negocien y acuerden entre las partes.

En este artículo se presentan los aspectos básicos de las condiciones de pago, entre las que se incluyen las fechas límite de pago, los tipos de métodos de pago y ejemplos para añadir a las descripciones, así como puntos que hay que tener en cuenta cuando se establecen y se reciben solicitudes de cambios.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son las condiciones de pago?
  
• Dos detalles comunes especificados en las condiciones de pago
  
• Establecer condiciones de pago o recibir una solicitud para cambiarlas
  

¿Qué son las condiciones de pago?

Como se explicó anteriormente, las condiciones de pago se refieren a las condiciones de liquidación de la factura, incurridas como compensación por el trabajo proporcionado. A la hora de comprar o vender bienes o servicios (transacciones), es importante especificar por adelantado «cuánto», «para cuándo» y «con qué método» como condiciones de pago para evitar problemas más adelante.

Las condiciones de pago no solo se utilizan en las transacciones B2B, también aparecen en nuestra vida personal en transacciones, por ejemplo, cuando las personas piden préstamos para compras como automóviles y casas.

Si bien lo ideal es que el proveedor y el cliente acuerden las condiciones de pago, en la práctica, generalmente se siguen las condiciones establecidas por el proveedor en la etapa de cotización inicial.

¿Por qué son necesarias las condiciones de pago?

Algunos podrían pensar que el establecimiento de condiciones de pago es tan mundano y formal que no necesita una consideración especial. Sin embargo, son importantes para las empresas a la hora de firmar un contrato.

Si no se autorizan las condiciones de pago cuando se hacen negocios, aumenta el riesgo de retrasos en los pagos y otros efectos negativos en el flujo de caja. Por ejemplo, no establecerlos puede dar lugar a problemas como discrepancias entre el importe facturado y el importe recibido, que el pago no se realice a tiempo o que el pago se realice por un método diferente cuando debe ser por transferencia electrónica.

Por lo tanto, las condiciones de pago son clave para que las transacciones sean fluidas, ya que tienen un impacto significativo en el flujo de caja de una empresa. Es especialmente importante acordar la fecha de vencimiento por adelantado como condición de pago, porque «pagar tarde y cobrar temprano» proporciona más espacio para el flujo de efectivo.

Los detalles de las condiciones de pago también deben ser claros y fáciles de entender para que ambas partes puedan proceder con la transacción de forma amistosa y de mutuo acuerdo.

Dos detalles comunes especificados en las condiciones de pago

Los dos primeros tipos principales de condiciones de pago son habituales: «Fecha/hora de vencimiento del pago» y «Método de pago». En esta sección se describen estos requisitos.

1. Tipo de fecha/hora de vencimiento del pago

Hay cuatro tipos principales de fechas/horas de vencimiento de pago, a saber, las siguientes.

Especificar una fecha

Si la fecha de entrega es fija, también se puede especificar una fecha de pago. Al especificar una fecha, simplemente indica: «El pago vence el: día/mes/año».

Cierre de fin de mes, pago de fin de mes siguiente (o cierre a fin de mes, pago de fin del mes siguiente)

En el caso de un trabajo en curso, lo más habitual es «cierre de fin de mes, pago de fin de mes siguiente». En este caso, se establece una fecha de cierre y los importes facturados hasta ella se pagan conjuntamente en una fecha posterior. Las fechas de cierre y vencimiento del pago no se limitan a fin de mes, sino que varían de una empresa a otra, como «el día 15 del mes siguiente» o «el final del mes después del mes siguiente» y se pueden establecer a su discreción. Es importante dejar claras la fecha de cierre y la fecha de vencimiento del pago.

En una fecha especificada después de la entrega

En el caso de una entrega única de bienes y no de una transacción en curso, es habitual especificar un plazo de varios días a partir de la fecha de entrega. Dado que suele utilizarse cuando es necesario facturar cada operación puntual, es aconsejable indicar la fecha de vencimiento del pago en el presupuesto presentado en las primeras fases, antes de firmar el contrato.

Pago parcial por adelantado en el momento del contrato, pago restante después de la entrega

En el caso de las transacciones en las que el importe es especialmente elevado, existe un patrón en el que «parte del precio se paga por adelantado en el momento del contrato y el saldo se paga dentro de un determinado número de días después de la entrega». Por ejemplo, «Un tercio del precio se pagará en el momento del contrato y el resto se pagará en un pago único mediante transferencia electrónica dentro de los 60 días posteriores a la entrega», lo que debe indicarse claramente en la oferta o contrato.

2. Tipo de método de pago

Hay tres formas de pago básicas especificadas en las condiciones de pago, que son las siguientes.

Pago en efectivo

Si el pago se va a realizar en efectivo, las partes del contrato deben decidir de antemano dónde se pagará y recibirá el dinero para evitar problemas posteriores. Por ejemplo, en un caso típico, el cliente va a la tienda donde se firmó el contrato y el proveedor recibe el dinero en el lugar de entrega cuando se entrega la mercancía.

Transferencia electrónica a la cuenta bancaria designada

Para el depósito directo, se debe incluir en la factura la siguiente información del beneficiario (la dirección y el número de teléfono pueden ser requeridos por la institución u oficina financiera a la que se enviarán los fondos).

• Nombre de la institución financiera
  
• Tipo de cuenta (ordinaria o corriente)
  
• Número de cuenta
  
• Titular de la cuenta
  
• Ortografía fonética del titular de la cuenta
  
• Dirección
  
• Número de teléfono
  

Borrador o cheque

Tanto las letras de cambio como los cheques son valores. Una letra de cambio es un instrumento que promete pagar la cantidad indicada en la letra en una fecha de pago específica acordada con la contraparte. Los cheques se pueden cobrar inmediatamente después de recibirlos.

En el caso de los giros, el pagador tiene más tiempo para preparar los fondos. Esto tiene la ventaja de que si el saldo es insuficiente al firmar el contrato, solo hay que prepararlo antes de la fecha de vencimiento del pago, lo que le da al prestatario más tiempo para el flujo de efectivo.

Por otra parte, dado que las letras de cambio difieren en su naturaleza de los cheques, que pueden cobrarse inmediatamente, el beneficiario debe entender perfectamente que tardará unos días en acreditarse antes de aceptar un pago por letra de cambio. También es importante tener en cuenta la fiabilidad de la empresa que emite la letra de cambio (el librador).

Otros tipos de pagos entre empresas

Además, las tarjetas de crédito a veces se utilizan para pagos B2B. Por ejemplo, las tarjetas de crédito con límites de gasto elevados, llamadas tarjetas corporativas, se utilizan para pagos B2B de facturas de gran importe.

La introducción de los pagos con tarjeta de crédito elimina la necesidad de que las empresas decidan dónde pagarse entre sí, como es el caso de los pagos en efectivo, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Las tarjetas de crédito también son convenientes porque no requieren procesamiento durante el horario comercial de la institución financiera, como transferencias bancarias, y no conllevan comisiones.

El pago con tarjeta de crédito en transacciones B2B sigue siendo relativamente poco común. Sin embargo, a medida que los pagos sin efectivo se generalizan, es probable que las empresas adopten cada vez más las tarjetas de crédito para estas transacciones en el futuro.

Cómo acomodar transacciones sin efectivo

A medida que las transacciones sin efectivo siguen aumentando, es importante considerar el uso de herramientas y funciones de pago que se puedan personalizar para satisfacer una variedad de necesidades.

Stripe proporciona diversas funciones y herramientas financieras y de pagos para ayudar a las plataformas en línea a mejorar sus operaciones administrativas y hacer crecer sus negocios. Las empresas que buscan monetizar su negocio pueden implementar Stripe Payments y Stripe Invoicing, que admiten pagos sin efectivo, para garantizar que las transacciones de los clientes se puedan procesar de manera fluida y eficaz. Estas soluciones que no requieren programación son fáciles de usar y rápidas de configurar, lo que te permite comenzar en un abrir y cerrar de ojos.

Establecer condiciones de pago o recibir una solicitud para cambiarlas

Comisiones por transferencias bancarias

La responsabilidad de las comisiones por transferencias bancarias suele indicarse en el presupuesto, el contrato o la factura.

En el caso de las transferencias bancarias, es importante acordar de antemano quién pagará la comisión de la transferencia y establecerlo claramente en las condiciones de pago.

Las personas a menudo se sienten incómodas al hablar sobre el dinero y los pagos y pueden tratar de evitar discutirlo directamente. Sin embargo, para evitar malentendidos, es clave indicar por escrito quién será responsable de las comisiones de la transferencia electrónica como condición de pago.

Ejemplos de lo que se debe incluir como condiciones de pago en un presupuesto

Un presupuesto suele ser el primer documento que preparas cuando recibes una solicitud. Su finalidad es presentar los detalles de una transacción de bienes o servicios, pero también es un documento valioso que puede ser una primera impresión de tu empresa.

Por eso, el proveedor de servicios debe asegurarse de que el presupuesto sea sencillo de entender para el cliente y de que las condiciones de pago y otras condiciones estén claramente establecidas para que la transacción se desarrolle sin problemas.

En el caso de presupuestos, similares a «Dos datos comunes especificados en las condiciones de pago» descritos en la primera parte de este artículo, los dos términos de pago principales son «fecha de vencimiento del pago» y «método de pago» (p. ej., «en un plazo de ◯ días después de la entrega»).

No olvides indicar quién se hará cargo de los gastos de transferencia bancaria mencionados en la fase de presupuesto. Cuando le pidas al cliente que sea responsable, sé lo más educado que puedas y usa frases como:

• «Los gastos de transferencia bancaria son responsabilidad del cliente».
  
• «Usted es responsable de todas las comisiones de transferencia bancaria al realizar el pago».
  

Si necesitas incluir en el presupuesto cualquier otra información que pueda ser útil para el cliente o detalles que puedan convencerle de utilizar tus servicios, puedes añadirlos en la sección de comentarios. A continuación se muestran ejemplos de puntos de venta que podrían incluirse en la lista junto con las condiciones de pago:

• «Envío gratuito si hace una reserva antes de MM/DD».
  
• «Consiga un 30 % de descuento en su primera entrega si se registra antes de MM/DD».
  

Cuando prepares un presupuesto para un cliente, preséntale claramente las condiciones de pago que necesita conocer antes de realizar la compra, como el precio de los bienes o servicios, la fecha de entrega, la forma de pago y el plazo. Después de enviar el presupuesto, el cliente puede confirmar los detalles y aceptar firmar un contrato.

Los documentos relacionados con el dinero incluyen presupuestos, órdenes de compra, contratos, albaranes de entrega, albaranes de inspección de aceptación y facturas.

Las condiciones de pago deben incluirse en estos documentos y en la propuesta, pero no hay reglas específicas sobre cómo redactar los acuerdos; varían de un documento a otro y la complejidad de las descripciones también varía de unos a otros. Además, algunos documentos, como las órdenes de compra, podrían omitirse si no requieren muchos detalles o si el contenido se duplica para cada documento emitido.

Cuando un socio comercial solicita un cambio en las condiciones de pago

En estos casos, aceptar las solicitudes de forma rápida e incondicional puede afectar al flujo de caja futuro. Por eso es importante responder con cuidado a los cambios en las fechas de cierre y los plazos de pago.

Un punto clave a tener en cuenta es que para mantener una relación de confianza en los tratos comerciales, es imperativo comunicarse bien con regularidad y manejar las solicitudes de cambios de manera adecuada.

La parte que solicita el cambio debe comunicar la naturaleza del ajuste y la razón del cambio.

La parte que recibe la solicitud de cambio debe considerar sus opciones: aceptar el cambio, proponer condiciones alternativas, rechazar y negociar o rechazar. Es útil ser lo más flexible posible, suponiendo que quieras hacer negocios con ellos en el futuro.

Si la solicitud es rechazada, el motivo del rechazo debe indicarse de forma educada y clara para mantener la confianza.

Por lo tanto, es importante encontrar una solución mutuamente aceptable y justa a las solicitudes de cambios en las condiciones de pago y negociar los detalles del ajuste con la otra parte para llegar a un acuerdo.

Por último, ten en cuenta que debes documentar los cambios acordados en las condiciones de pago.