Para las corporaciones y las empresas unipersonales, los aspectos relacionados con el dinero, como los fondos, las ventas y las finanzas, son esenciales a la hora de administrar un negocio.

La frase "condiciones de pago" hace referencia a los diversos términos y condiciones de pago de bienes y servicios, como los métodos de pago y los plazos, que se acuerdan de antemano.

Para que una empresa celebre contratos con otra, es importante que las condiciones de pago se presenten de forma clara y que se negocien y acuerden entre las partes.

En este artículo se presentan los conceptos básicos de las condiciones de pago, incluidos los plazos de pago, los tipos de métodos de pago y ejemplos para agregar a las descripciones, así como puntos a tener en cuenta al configurarlas y recibir solicitudes de cambios.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Qué son las condiciones de pago?
  
• Dos detalles comunes especificados en las condiciones de pago
  
• Cómo establecer condiciones de pago o recibir una solicitud para cambiarlas
  

¿Qué son las condiciones de pago?

Como se explicó anteriormente, las condiciones de pago hacen referencia a las condiciones de liquidación de la factura, incurridas como remuneración por el trabajo suministrado. Al comprar o vender bienes o servicios (transacciones), es importante especificar por adelantado "el monto", "la fecha límite" y "el método" de pago como condiciones de pago para evitar problemas más adelante.

Las condiciones de pago no solo se utilizan en las transacciones B2B; también aparecen en nuestra vida personal en transacciones como las solicitudes de préstamos para compras como automóviles y viviendas.

Si bien lo ideal es que el proveedor y el cliente acuerden las condiciones de pago, en la práctica, se suelen seguir las condiciones establecidas por el proveedor en la fase inicial del presupuesto.

¿Por qué son necesarias las condiciones de pago?

Algunos podrían pensar que establecer condiciones de pago es algo tan mundano y formal que no necesita una consideración especial. Sin embargo, son importantes para las empresas a la hora de firmar un contrato.

La falta de autorización de las condiciones de pago al hacer negocios aumenta el riesgo de retrasos en los pagos y otros impactos negativos en el flujo de caja. Por ejemplo, si no se establecen las condiciones de pago, pueden surgir problemas como discrepancias entre el importe facturado y el importe recibido, pagos que no se realice a tiempo o pagos realizados con un método diferente cuando debe realizarse por transferencia electrónica.

Por lo tanto, las condiciones de pago son clave para que las transacciones sean fluidas, ya que tienen un impacto significativo en el flujo de caja de una empresa. Es de suma importancia acordar la fecha de vencimiento por adelantado como condición para el pago, ya que "pagar con retraso y cobrar pronto" deja más espacio para el flujo de efectivo.

Los detalles de las condiciones de pago también deben ser claros y sencillos de entender para que ambas partes puedan proceder con la transacción de manera amistosa y de mutuo acuerdo.

Dos detalles comunes especificados en las condiciones de pago

Los dos tipos principales de condiciones de pago son comunes: "Fecha/hora de vencimiento del pago" y "Método de pago". En esta sección se describen estos requisitos.

1. Tipo de fecha/hora de vencimiento del pago

Hay cuatro tipos principales de fechas/horas de vencimiento de pagos, como se indica a continuación.

Especifica una fecha

Si la fecha de entrega es fija, también se podría especificar una fecha de pago. Al especificar una fecha, simplemente indica: "El pago vence el: Día/Mes/Año".

Cierre de fin de mes, próximo pago al final del mes (o cierre a fin de mes, pago a fin del mes siguiente)

En el caso del trabajo en curso, "cierre de fin de mes, próximo pago al final del mes" es el más común. En este caso, se establece una fecha de cierre y los importes facturados hasta ese momento se pagan conjuntamente en una fecha posterior. Las fechas de cierre y vencimiento del pago no se limitan al final del mes, sino que varían de una empresa a otra, como "el día 15 del mes siguiente" o "el final del mes después del mes siguiente", y se pueden configurar a discreción. Es importante que la fecha de cierre y la fecha de vencimiento del pago sean claras.

En una fecha especificada después de la entrega

En el caso de una entrega única de bienes en lugar de una transacción en curso, es común especificar dentro de varios días a partir de la fecha de entrega. Dado que esto se utiliza a menudo cuando se requiere facturación para cada transacción única, es recomendable indicar la fecha de vencimiento del pago en el presupuesto presentado en las primeras etapas antes de la firma del contrato.

Pago parcial por adelantado al momento del contrato, monto restante después de la entrega

Para las transacciones en las que el monto es particularmente grande, existe un patrón en el que "parte del precio se paga por adelantado al momento del contrato y el saldo se paga dentro de un número de días determinado después de la entrega". Por ejemplo, "Un tercio del precio se pagará al momento del contrato y el saldo se pagará en una suma global por transferencia electrónica dentro de los 60 días posteriores a la entrega", lo que debe indicarse claramente en la oferta o el contrato.

2. Tipo de método de pago

A continuación se analizan los tres métodos de pago básicos especificados en las condiciones de pago.

Pago en efectivo

Si el pago se realizará en efectivo, las partes del contrato deben decidir de antemano dónde se llevará a cabo para evitar problemas posteriores. Por ejemplo, en un caso típico, el cliente va a la tienda donde se firmó el contrato y el proveedor recoge el dinero en el lugar de entrega cuando se entrega la mercadería.

Transferencia electrónica a la cuenta bancaria designada

Para el depósito directo, se debe incluir en la factura la siguiente información del beneficiario (la institución financiera u oficina a la que se enviarán los fondos puede requerir la dirección y el número de teléfono).

• Nombre de la institución financiera
  
• Tipo de cuenta (común o corriente)
  
• Número de cuenta
  
• Titular de la cuenta
  
• Ortografía fonética del titular de la cuenta
  
• Dirección
  
• Número de teléfono
  

Giro o cheque

Tanto los giros bancarios como los cheques son valores. Un giro es un instrumento que promete pagar el monto que establece en él en una fecha de pago específica acordada con la contraparte. Los cheques se pueden cobrar inmediatamente después de recibirlos.

En el caso de los giros, el pagador tiene más tiempo para preparar los fondos. Esto tiene la ventaja de que si el saldo es insuficiente al momento de firmar el contrato, simplemente debe prepararse antes de la fecha de vencimiento del pago, lo que le da al prestatario más tiempo para el flujo de caja.

Por otro lado, dado que los giros difieren en naturaleza de los cheques, que se pueden cobrar de inmediato, el beneficiario debe comprender que tardará unos días en acreditarse antes de aceptar un pago por giro. También es importante tener en cuenta la fiabilidad de la empresa emisora del giro (el librador).

Otros tipos de pagos realizados entre empresas

Además, a veces se utilizan tarjetas de crédito para pagos B2B. Por ejemplo, las tarjetas de crédito con límites de gasto elevados, denominadas tarjetas corporativas, se usan para pagos B2B por grandes montos.

La introducción de los pagos con tarjeta de crédito elimina la necesidad de que las empresas decidan dónde pagarse entre sí, como es el caso de los pagos en efectivo, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Las tarjetas de crédito también son convenientes porque no requieren procesamiento durante el horario comercial de la institución financiera, como transferencias bancarias, y no incurren en comisiones.

El pago con tarjeta de crédito en transacciones B2B sigue siendo relativamente poco común. Sin embargo, a medida que los pagos sin efectivo se generalicen, es probable que las empresas adopten cada vez más las tarjetas de crédito para estas transacciones en el futuro.

Cómo adaptarse a las transacciones sin efectivo

A medida que las transacciones sin efectivo continúan aumentando, es importante considerar el uso de herramientas y funcionalidades de pago que se puedan personalizar para satisfacer diferentes necesidades.

Stripe proporciona varias funciones y herramientas financieras y de pagos para ayudar a las plataformas en línea a mejorar sus operaciones administrativas y hacer crecer sus negocios. Las empresas que buscan monetizar su negocio pueden implementar Stripe Payments y Stripe Invoicing, que admiten pagos sin efectivo, para garantizar que las transacciones de los clientes se puedan procesar sin problemas y de manera efectiva. Estas soluciones que no requieren programación son fáciles de usar y rápidas de configurar, lo que te permite ponerte en marcha en un abrir y cerrar de ojos.

Cómo establecer condiciones de pago o recibir una solicitud para cambiarlas

Comisiones por transferencia bancaria

La responsabilidad en relación con las comisiones de transferencia bancaria suele indicarse en el presupuesto, el contrato o la factura.

En el caso de las transferencias bancarias, es importante acordar de antemano quién pagará la comisión de transferencia y establecerlo claramente en las condiciones de pago.

A menudo, las personas se sienten incómodas al hablar sobre el dinero y los pagos y es posible que intenten eludir el tema directamente. Sin embargo, para evitar malentendidos, es clave indicar por escrito quién será responsable de las comisiones por transferencia electrónica como condición para el pago.

Ejemplos de lo que se debe incluir como condiciones de pago en un presupuesto

Un presupuesto suele ser el primer documento que preparas cuando recibes una solicitud. Su objetivo es presentar los detalles de una transacción de bienes o servicios, pero también es un documento valioso que puede ser una primera impresión de tu empresa.

Es por eso que el proveedor de servicios debe asegurarse de que el presupuesto sea fácil de entender para el cliente y que las condiciones de pago y otras condiciones estén claramente establecidas para que la transacción fluya sin inconvenientes.

Para los presupuestos, similares a "Dos datos comunes especificados en las condiciones de pago" descritos en la primera parte de este artículo, las dos condiciones de pago principales son la "fecha de vencimiento del pago" y "método de pago" (por ejemplo, "dentro de ◯ días después de la entrega.

Recuerda indicar quién deberá pagar las comisiones por transferencia bancaria mencionadas anteriormente en la etapa de elaboración del presupuesto. Cuando le pidas al cliente que se haga cargo de estas comisiones, sé lo más educado que puedas y usa frases como:

• "Las comisiones por transferencia bancaria son responsabilidad del cliente".
  
• "Usted es responsable de todas las comisiones por transferencia bancaria al realizar el pago".
  

Si en el presupuesto es necesario incluir cualquier otra información que pueda ser útil para el cliente o detalles que puedan persuadirlo a usar tus servicios, puedes agregarlo en la sección de comentarios. A continuación se muestran ejemplos de puntos de venta que podrían incluirse en la lista junto con las condiciones de pago:

• "Envío gratis si reservas antes del MM/DD."
  
• "Obtén un 30 % de descuento en tu primera entrega si te registras antes del MM/DD".
  

Al preparar un presupuesto para un cliente, presenta claramente las condiciones de pago que el cliente necesita conocer antes de realizar la compra, como el precio de los bienes o servicios, la fecha de entrega, el método de pago y la fecha límite. Después de enviar el presupuesto, el cliente puede confirmar los detalles y aceptar firmar un contrato.

Los documentos relacionados con el dinero contienen presupuestos, órdenes de compra, contratos, remitos, comprobantes de inspección de aceptación y facturas.

Las condiciones de pago deben incluirse en estos documentos y en la propuesta, pero no existen reglas específicas sobre cómo redactar los acuerdos. Estas reglas varían de un documento a otro, así como la complejidad de las descripciones. Además, algunos documentos, como las órdenes de compra, podrían omitirse si no requieren muchos detalles o si el contenido se duplica para cada documento emitido.

Cuando un socio comercial solicita una modificación de las condiciones de pago

En estos casos, aceptar las solicitudes de forma rápida e incondicional puede afectar el flujo de caja futuro. Por este motivo, es importante responder cuidadosamente a los cambios en las fechas de cierre y las condiciones de pago.

Un punto clave a tener en cuenta es que para mantener una relación de confianza en las relaciones comerciales, debe existir una comunicación buena y regular y se deben manejar las solicitudes de cambios de manera adecuada.

La parte que solicita el cambio debe comunicar la naturaleza del ajuste y el motivo del cambio.

La parte que recibe la solicitud de cambio debe considerar sus opciones: aceptar el cambio, proponer condiciones alternativas, rechazarlo y negociarlo, o denegarlo. Si quieres hacer negocios con el solicitante en el futuro, resulta útil ser lo más flexible posible.

Si deniegas la solicitud, el motivo debe indicarse de forma educada y clara para mantener la confianza.

Por lo tanto, es importante encontrar una solución mutuamente aceptable y justa a las solicitudes de cambios en las condiciones de pago, y negociar los detalles del ajuste con la otra parte para llegar a un acuerdo.

Por último, ten en cuenta que debes documentar los cambios acordados en las condiciones de pago.