Pour les sociétés et les entreprises individuelles, les aspects liés à l’argent comme les fonds, les ventes et les finances sont essentiels à la gestion d’une entreprise.

L’expression « conditions de paiement » désigne les différentes conditions de paiement des produits et services, comme les moyens de paiement et les dates limites, qui sont convenues à l’avance.

Pour qu’une entreprise puisse conclure des contrats avec une autre entreprise, il est important que les conditions de paiement soient clairement présentées et qu’elles soient négociées et convenues entre les parties.

Cet article présente les principes de base sur les conditions de paiement, notamment les dates limites de paiement, les types de moyens de paiement et les exemples à ajouter aux descriptions, ainsi que les éléments à prendre en compte lors de leur définition et de la réception de demandes de modification.

Que contient cet article?

• Quelles sont les conditions de paiement?
  
• Deux renseignements communs précisés dans les conditions de paiement
  
• Définition des conditions de paiement ou réception d’une demande de modification de celles-ci
  

Quelles sont les conditions de paiement?

Comme expliqué précédemment, les conditions de paiement font référence aux conditions de règlement de la facture, encourues à titre de compensation pour le travail fourni. Lorsque vous achetez ou vendez des produits ou des services (transactions), il importe de préciser à l’avance « combien », « quand » et « par quel moyen » comme conditions de paiement afin d’éviter tout problème par la suite.

Les conditions de paiement ne sont pas seulement utilisées dans les transactions interentreprises, elles sont également présentes dans notre vie personnelle lors de transactions. Par exemple, lorsque des particuliers contractent des prêts pour des achats comme des voitures ou des maisons.

Alors que le fournisseur et le client doivent idéalement se mettre d’accord sur les conditions de paiement, dans la pratique, les conditions fixées par le fournisseur au stade de l’offre initiale sont généralement respectées.

Pourquoi les conditions de paiement sont-elles nécessaires?

Certains pourraient penser que l’établissement des conditions de paiement est si courant et formel qu’il n’est pas nécessaire d’y prêter une attention particulière. Cependant, elles sont importantes pour les entreprises lors de la signature d’un contrat.

Le fait de ne pas autoriser les conditions de paiement dans le cadre de l’activité commerciale augmente le risque de retards de paiement et d’autres répercussions négatives sur les flux de trésorerie. Par exemple, le fait de ne pas les établir peut entraîner des problèmes comme des écarts entre le montant facturé et le montant reçu, un paiement qui n’est pas effectué à temps ou un paiement effectué par un autre moyen alors qu’il doit être effectué par virement bancaire.

Par conséquent, les conditions de paiement sont essentielles au bon déroulement des transactions, car elles ont un impact significatif sur les flux de trésorerie d’une entreprise. Il est particulièrement important de convenir à l’avance de la date d’échéance comme condition de paiement, car « payer tard et encaisser tôt » permet d’accroître la marge de manœuvre de la trésorerie.

Les détails des conditions de paiement doivent également être clairs et simples à comprendre afin que les deux parties puissent procéder à la transaction d’une manière convenue mutuellement et à l’amiable.

Deux détails communs précisés dans les conditions de paiement

Les deux plus importants types de conditions de paiement sont courants : « Date/heure d’échéance du paiement » et « Moyen de paiement ». Ces exigences sont décrites dans la présente section.

1. Type de date et d’heure d’échéance pour le paiement

Il existe quatre principaux types de dates et d’heures d’échéance des paiements, comme suit.

Indication d’une date

Si la date de livraison est fixe, une date de paiement peut également être précisée. Lorsqu’une date est précisée, il suffit d’indiquer : « Le paiement est dû au plus tard le Jour-Mois-Année.

Clôture du mois, paiement à la fin du mois suivant (ou clôture à la fin du mois, paiement à la fin du mois suivant)

Dans le cas de travaux en cours, « clôture du mois, paiement à la fin de mois suivant » est le plus courant. Dans ce cas, une date de clôture est fixée et les montants facturés jusqu’à cette date sont payés ensemble à une date ultérieure. Les dates de clôture et d’échéance des paiements ne sont pas limitées à la fin du mois, mais varient d’une entreprise à l’autre, par exemple « le 15 du mois suivant » ou « à la fin du mois après le mois suivant », et peuvent être définies à leur discrétion. Il est important que la date de clôture et la date d’échéance du paiement soient claires.

À une date précise après la livraison

Dans le cas d’une livraison ponctuelle de produits plutôt que d’une transaction en cours, il est courant d’indiquer un délai de plusieurs jours à compter de la date de livraison. Étant donné que cette méthode est souvent utilisée lorsqu’une facturation est requise pour chaque transaction ponctuelle, il est conseillé d’indiquer la date d’échéance du paiement dans le devis soumis en amont, avant la signature du contrat.

Paiement partiel à l’avance au moment du contrat, paiement restant après la livraison

Pour les transactions dont le montant est particulièrement élevé, il est d’usage « qu’une partie du prix soit payée d’avance au moment de la conclusion du contrat et que le solde soit payé dans un certain nombre de jours après la livraison ». Par exemple, « Un tiers du prix sera payé au moment de la conclusion du contrat et le solde sera payé en une seule fois par virement bancaire dans les 60 jours suivant la livraison », ce qui doit être clairement indiqué dans l’offre ou le contrat.

2. Type de moyen de paiement

Il existe trois moyens de paiement de base précisés dans les conditions de paiement, comme suit.

Paiement comptant

Si le paiement doit être effectué en espèces, les parties au contrat doivent décider à l’avance où l’argent sera versé et reçu afin d’éviter tout problème ultérieur. Par exemple, dans un cas typique, le client se rend dans le magasin où le contrat a été signé, et le fournisseur récupère l’argent sur le lieu de livraison lorsque les produits sont livrés.

Virement bancaire dans le compte bancaire désigné

Pour le dépôt direct, les renseignements suivants sur le bénéficiaire doivent figurer sur la facture (l’adresse et le numéro de téléphone peuvent être exigés par l’institution financière ou le bureau auquel les fonds seront envoyés).

• Nom de l’institution financière
  
• Type de compte (ordinaire ou chèque)
  
• Numéro de compte
  
• Titulaire du compte
  
• L’orthographe phonétique du titulaire du compte
  
• Adresse
  
• Numéro de téléphone
  

Traite ou chèque

Les traites et les chèques sont tous deux des titres. Une traite est un instrument par lequel une personne s’engage à payer le montant indiqué dans la traite à une date de paiement spécifique convenue avec la contrepartie. Les chèques peuvent être encaissés immédiatement après réception.

Dans le cas des traites, le payeur dispose de plus de temps pour préparer les fonds. Cela présente l’avantage que si le solde est insuffisant lors de la signature du contrat, il suffit de le préparer pour la date d’échéance du paiement, ce qui donne à l’emprunteur plus de temps pour faire face à ses besoins de trésorerie.

D’autre part, étant donné que les traites diffèrent par nature des chèques, qui peuvent être encaissés immédiatement, le bénéficiaire doit bien comprendre qu’il faudra quelques jours pour être crédité avant d’accepter un paiement par traite. Il est également important de tenir compte de la fiabilité de l’entreprise émettrice de la traite (le tireur).

Autres types de paiements effectués entre entreprises

De plus, les cartes de crédit sont parfois utilisées pour les paiements interentreprises. Par exemple, les cartes de crédit avec des limites de dépenses élevées, appelées cartes d’entreprise, sont utilisées pour les paiements interentreprises de factures d’un montant élevé.

L’introduction des paiements par carte de crédit élimine la nécessité pour les entreprises de décider où se payer mutuellement, comme c’est le cas pour les paiements en espèces, ce qui permet d’économiser du temps et du travail. Les cartes de crédit sont également pratiques, car elles ne nécessitent pas de traitement pendant les heures d’ouverture de l’institution financière, comme les virements bancaires, et n’entraînent pas de frais.

Le paiement par carte de crédit dans les transactions interentreprises est encore relativement rare. Néanmoins, à mesure que les paiements sans espèces se généralisent, il est probable que les entreprises adopteront de plus en plus de cartes de crédit pour ces transactions à l’avenir.

Prise en charge des transactions sans espèces

Alors que les transactions sans espèces ne cessent d’augmenter, il est important d’envisager d’utiliser des outils et des fonctionnalités de paiement personnalisables pour répondre à divers besoins.

Stripe fournit diverses fonctions et outils liés aux finances et aux paiements pour aider les plateformes en ligne à améliorer leurs opérations de post-marché et à développer leurs activités. Les entreprises qui souhaitent monétiser leurs activités peuvent mettre en œuvre Stripe Payments et Stripe Invoicing, qui prennent en charge les paiements sans espèces, afin de garantir un traitement fluide et efficace des transactions des clients. Ces solutions sans codage sont simples à utiliser et rapides à mettre en place, ce qui vous permet d’être opérationnel en un rien de temps.

Définition des conditions de paiement ou réception d’une demande de modification

Frais liés au virement bancaire

La responsabilité des frais liés au virement bancaire est généralement indiquée dans le devis, le contrat ou la facture.

Dans le cas des virements bancaires, il est important de se mettre d’accord à l’avance sur la personne qui paiera les frais liés au transfert et de l’indiquer clairement dans les conditions de paiement.

Les gens se sentent souvent mal à l’aise de parler d’argent et de paiements et peuvent essayer d’éviter d’en parler directement. Cependant, pour éviter tout malentendu, il est essentiel d’indiquer par écrit qui sera responsable des frais de virement bancaire comme condition de paiement.

Exemples de conditions de paiement à inclure dans un devis

Un devis est généralement le premier document que vous préparez lorsque vous recevez une demande. Il a pour but de présenter les détails portant sur une transaction de produits ou de services, mais c’est aussi un document précieux qui peut donner une première impression de votre entreprise.

C’est pourquoi le prestataire de service doit s’assurer que le devis est simple à comprendre pour le client et que les conditions de paiement et autres conditions sont clairement énoncées afin que la transaction se déroule bien.

Pour les devis, tout comme les « Deux détails communs précisés dans les conditions de paiement » décrits dans la première partie du présent article, les deux principales conditions de paiement sont la « date d’échéance du paiement » et le « moyen de paiement » (par exemple, « dans un délai de ◯ jours suivant la livraison. »)

N’oubliez pas d’indiquer qui sera responsable des frais liés au virement bancaire mentionnés ci-dessus à l’étape du devis. Lorsque vous demandez au client d’être responsable, soyez aussi poli que possible et utilisez des phrases telles que :

• « Les frais liés au virement bancaire sont à la charge du client. »
  
• « Tous les frais liés au virement bancaire sont à votre charge lors du paiement. »
  

Si d’autres informations utiles au client ou des détails susceptibles de le convaincre de faire appel à vos services doivent figurer dans le devis, vous pouvez les ajouter dans la section des commentaires. Vous trouverez ci-dessous des exemples d’arguments de vente qui pourraient être inclus dans le devis, ainsi que les conditions de paiement :

• « Livraison gratuite si vous faites une réservation d’ici le JJ/MM. »
  
• « Obtenez 30 % de réduction sur votre première livraison si vous vous inscrivez d’ici le JJ/MM. »
  

Lorsque vous préparez un devis pour un client, présentez clairement les conditions de paiement que le client doit connaître avant d’effectuer l’achat, comme le prix des produits ou services, la date de livraison, le moyen de paiement et le délai. Après avoir soumis le devis, le client peut confirmer les détails et accepter de conclure un contrat.

Les documents relatifs à l’argent contiennent des devis, des bons de commande, des contrats, des bordereaux de livraison, des bordereaux de contrôle d’acceptation et des factures.

Les conditions de paiement doivent être incluses dans ces documents et dans la proposition, mais il n’y a pas de règles spécifiques sur la façon de rédiger les accords. Ils varient d’un document à l’autre, et la complexité des descriptions varie également d’un document à l’autre. De plus, certains documents, comme les bons de commande, peuvent être omis s’ils ne nécessitent pas beaucoup de détails ou si le contenu est dupliqué pour chaque document émis.

Lorsqu’un partenaire d’affaires demande une modification des conditions de paiement

Dans de tels cas, l’acceptation immédiate et inconditionnelle des demandes peut avoir une incidence sur les flux de trésorerie futurs. C’est pourquoi il est important d’y répondre attentivement en cas de changement de dates de clôture et de conditions de paiement.

Il est essentiel de ne pas oublier que pour maintenir une relation de confiance dans les relations commerciales, il est impératif de bien communiquer régulièrement et de traiter les demandes de changement de manière appropriée.

La partie qui demande la modification doit communiquer la nature de l’ajustement et la raison de la modification.

La partie qui reçoit la demande de modification doit examiner les options qui s’offrent à elle : accepter la modification, proposer d’autres conditions, la refuser et la négocier, ou la rejeter. Il est utile d’être aussi flexible que possible, en supposant que vous souhaitiez faire affaire avec ce client à l’avenir.

Si la demande est rejetée, la raison du rejet doit être énoncée poliment et clairement afin de maintenir la confiance.

Par conséquent, il est important de trouver une solution mutuellement acceptable et équitable aux demandes de modification des conditions de paiement, et de négocier les détails de l’ajustement avec l’autre partie pour parvenir à un accord.

Enfin, veillez à documenter les modifications convenues dans les conditions de paiement.