För företag och enskilda firmor är pengarelaterade aspekter som fonder, försäljning och ekonomi nyckeln till att driva ett företag.

Med betalningsvillkor avses de olika betalningsvillkor för varor och tjänster, såsom betalningssätt och tidsfrister, som avtalats på förhand.

För att ett företag ska kunna ingå avtal med ett annat företag är det viktigt att betalningsvillkoren är tydligt presenterade och att de förhandlas och avtalas mellan parterna.

I den här artikeln beskrivs grunderna i betalningsvillkor, inklusive betalningsfrister, typer av betalningsmetoder och exempel som du kan lägga till i beskrivningar, samt vad du bör tänka på när du ställer in dem och tar emot begäranden om ändringar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är betalningsvillkor?
  
• Två vanliga uppgifter som anges i betalningsvillkoren
  
• Ställa in betalningsvillkor eller ta emot en begäran om att ändra dem
  

Vad är betalningsvillkor?

Som tidigare förklarats avser betalningsvillkor villkoren för att betala fakturan, som uppkommit som ersättning för det arbete som utförts. När du köper eller säljer varor eller tjänster (transaktioner) är det viktigt att specificera "hur mycket", "när" och "med vilken metod" som betalningsvillkor i förväg för att undvika problem senare.

Betalningsvillkor används inte bara i B2B-affärer, de dyker också upp i våra personliga liv i transaktioner – till exempel när individer tar lån för inköp som bilar och bostäder.

Även om leverantören och kunden helst bör komma överens om betalningsvillkor, följs i praktiken vanligtvis de villkor som leverantören ställer i det inledande offertskedet.

Varför är betalningsvillkor nödvändiga?

Vissa kanske tycker att det är så vardagligt och formellt att det inte behöver någon särskild uppmärksamhet att fastställa betalningsvillkor. De är dock viktiga för företag när de tecknar ett avtal.

Underlåtenhet att godkänna betalningsvillkor i affärer ökar risken för försenade betalningar och andra negativa kassaflödeseffekter. Att inte fastställa dem kan till exempel leda till problem som avvikelser mellan det fakturerade beloppet och det mottagna beloppet, betalning som inte görs i tid eller betalning som görs med en annan metod när det behöver vara via banköverföring.

Därför är betalningsvillkor nyckeln till smidiga transaktioner, eftersom de har en betydande inverkan på ett företags kassaflöde. Det är särskilt viktigt att komma överens om förfallodagen i förväg som ett villkor för betalning, eftersom "betala sent och inkassera tidigt" ger mer utrymme för kassaflöde.

Detaljerna i betalningsvillkoren måste också vara tydliga och enkla att förstå så att båda parter kan gå vidare med transaktionen på ett ömsesidigt överenskommet och vänskapligt sätt.

Två vanliga uppgifter som anges i betalningsvillkoren

De två första huvudtyperna av betalningsvillkor är vanliga: "Betalningens förfallodatum/-tid" och "Betalningsmetod". I det här avsnittet beskrivs dessa krav.

1. Typ av förfallodag/tidpunkt för betalning

Det finns fyra huvudtyper av förfallodatum/tider för betalningar enligt följande.

Ange ett datum

Om leveransdatumet är fast kan även ett betalningsdatum anges. När du anger ett datum, ange helt enkelt: "Betalning förfaller: dag/månad/år.".

Månadsbokslut, betalning nästa månadsslut (eller stängning i slutet av månaden, betalning i slutet av nästa månad)

När det gäller pågående arbete är "månadsbokslut, betalning nästa månadsslut" det vanligaste. I det här fallet fastställs ett slutdatum och de belopp som fakturerats fram till det betalas tillsammans vid ett senare datum. Stängnings- och betalningsförfallodatum är inte begränsade till slutet av månaden utan varierar från företag till företag, till exempel "den 15:e följande månad" eller "slutet av månaden efter följande månad", och kan ställas in efter eget gottfinnande. Det är viktigt att tydliggöra slutdatum och förfallodatum för betalning.

Efter ett angivet datum efter leverans

Vid en engångsleverans av varor snarare än en löpande transaktion är det vanligt att ange inom flera dagar från leveransdatumet. Eftersom detta ofta används när fakturering krävs för varje engångstransaktion, är det lämpligt att ange förfallodagen för betalning i offerten som lämnas in i ett tidigt skede innan kontraktet undertecknas.

Delbetalning i förskott vid avtalstillfället, resterande betalning efter leverans

För transaktioner där beloppet är särskilt stort finns det ett mönster där "en del av priset betalas i förskott vid tidpunkten för avtalet, och resten betalas inom ett visst antal dagar efter leverans". Till exempel, "En tredjedel av priset kommer att betalas vid tidpunkten för kontraktet och resten kommer att betalas i en klumpsumma via banköverföring inom 60 dagar efter leverans", vilket tydligt bör anges i erbjudandet eller kontraktet.

2. Typ av betalningsmetod

Det finns tre grundläggande betalningsmetoder som anges i betalningsvillkoren, enligt följande.

Kontant betalning

Om betalning ska ske kontant måste avtalsparterna i förväg bestämma var pengarna ska betalas och tas emot för att undvika problem senare. Till exempel, i ett typiskt fall, går kunden till butiken där kontraktet undertecknades, och leverantören hämtar pengarna på leveransplatsen när varorna levereras.

Banköverföring till anvisat bankkonto

För direkt insättning måste följande information om betalningsmottagaren anges på fakturan (adress och telefonnummer kan krävas av det finansinstitut eller kontor som pengarna ska skickas till).

• Namn på finansinstitut
  
• Kontotyp (ordinarie eller check)
  
• Kontonummer
  
• Kontoinnehavare
  
• Kontoinnehavarens fonetiska stavning
  
• Adress
  
• Telefonnummer
  

Växel eller check

Både växlar och checkar är värdepapper. En växel är ett instrument som lovar att betala det belopp som anges i växeln senast ett specifikt betalningsdatum som överenskommits med motparten. Checkar kan lösas in direkt efter mottagandet.

När det gäller växlar har betalaren mer tid på sig att förbereda medlen. Detta har fördelen att om saldot är otillräckligt när kontraktet undertecknas behöver det bara förberedas till förfallodagen, vilket ger låntagaren mer tid för kassaflöde.

Å andra sidan, eftersom växlar skiljer sig till sin natur från checkar som kan lösas in omedelbart, bör betalningsmottagaren vara fullt medveten om att det kommer att ta några dagar innan en växelbetalning accepteras. Det är också viktigt att ta hänsyn till tillförlitligheten hos det företag som utfärdar växeln (utfärdaren).

Andra typer av betalningar som görs mellan företag

Dessutom används kreditkort ibland för B2B-betalningar. Kreditkort med höga utgiftsgränser, så kallade företagskort, används till exempel för B2B-betalningar för stora fakturabelopp.

Införandet av kreditkortsbetalningar eliminerar behovet för företag att bestämma var de ska betala varandra, vilket är fallet med kontantbetalningar, vilket sparar tid och ansträngning. Kreditkort är också praktiska eftersom de inte kräver behandling under finansinstitutets öppettider, t.ex. banköverföringar, och inte medför några avgifter.

Kreditkortsbetalning i B2B-transaktioner är fortfarande relativt ovanligt. Men i takt med att kontantlösa betalningar blir allt vanligare är det troligt att företag i allt högre grad kommer att använda kreditkort för dessa transaktioner i framtiden.

Ta emot kontantlösa transaktioner

Eftersom kontantlösa transaktioner fortsätter att öka är det viktigt att överväga att använda betalningsverktyg och funktioner som kan anpassas för att möta en mängd olika behov.

Stripe tillhandahåller olika finansiella och betalningsrelaterade funktioner och verktyg för att hjälpa onlineplattformar att förbättra sin backoffice-verksamhet och få verksamheten att växa. Företag som vill tjäna pengar på sin verksamhet kan implementera Stripe Payments och Stripe Invoicing, som stöder kontantlösa betalningar, för att säkerställa att transaktioner från kunder kan behandlas smidigt och effektivt. Dessa lösningar utan kod är enkla att använda och snabba att installera, vilket gör att du kommer igång på nolltid.

Ställa in betalningsvillkor eller ta emot en begäran om att ändra dem

Avgifter för banköverföringar

Ansvaret för banköverföringsavgifter anges vanligtvis i offerten, kontraktet eller fakturan.

När det gäller banköverföringar är det viktigt att i förväg komma överens om vem som ska betala överföringsavgiften och att fastställa detta tydligt i betalningsvillkoren.

Människor känner sig ofta obekväma med att prata om pengar och betalningar och kan försöka undvika att diskutera det direkt. Men för att undvika missförstånd är det viktigt att skriftligen ange vem som kommer att ansvara för banköverföringsavgifter som ett villkor för betalning.

Exempel på vad som ska ingå som betalningsvillkor i en offert

En offert är vanligtvis det första dokumentet du förbereder när du får en förfrågan. Den är avsedd att presentera detaljerna i en transaktion för varor eller tjänster, men det är också en värdehandling som kan vara ett första intryck av ditt företag.

Därför måste tjänsteleverantören se till att offerten är enkel för kunden att förstå och att betalningsvillkoren och andra villkor är tydligt angivna så att transaktionen går smidigt.

För offerter, i likhet med "Två vanliga uppgifter som anges i betalningsvillkoren" som beskrivs i den första delen av den här artikeln, är de två huvudsakliga betalningsvillkoren "förfallodatum för betalning" och "betalningsmetod" (t.ex. "inom ◯ dagar efter leverans").

Kom ihåg att ange vem som kommer att vara ansvarig för de banköverföringsavgifter som nämns ovan i offertstadiet. När du ber kunden att ta ansvar, var så artig du kan och använd fraser som:

• "Banköverföringsavgifter är kundens ansvar."
  
• "Du är ansvarig för alla banköverföringsavgifter när du gör betalning."
  

Om någon annan information som skulle vara användbar för kunden eller detaljer som kan övertala dem att använda dina tjänster måste finnas i offerten kan du lägga till den i kommentarsfältet. Nedan följer exempel på försäljningsargument som kan ingå i texten tillsammans med betalningsvillkor:

• "Fri frakt om du gör en bokning inom DD/MM."
  
• "Få 30 % rabatt på din första leverans om du registrerar dig inom DD/MM."
  

När du förbereder en offert för en kund ska du tydligt presentera de betalningsvillkor som kunden behöver känna till innan köpet görs, till exempel priset på varorna eller tjänsterna, leveransdatum samt betalningsmetod och deadline. Efter att ha skickat in offerten kan kunden bekräfta uppgifterna och gå med på att ingå ett avtal.

Penningrelaterade dokument innehåller offerter, inköpsorder, kontrakt, följesedlar, godkännandeinspektionsblanketter och fakturor.

Betalningsvillkor måste ingå i dessa dokument och i förslaget, men det finns inga särskilda regler för hur avtalen ska skrivas. De varierar från dokument till dokument, och komplexiteten i beskrivningarna varierar också från dem. Dessutom kan vissa dokument, till exempel inköpsorder, utelämnas om de inte kräver mycket information eller om innehållet dupliceras för varje dokument som utfärdas.

När en affärspartner begär ändring av betalningsvillkoren

I sådana fall kan det framtida kassaflödet påverkas av att förfrågningar accepteras snabbt och villkorslöst. Det är därför det är viktigt att svara noggrant på dem för ändringar i slutdatum och betalningsvillkor.

En viktig punkt att tänka på är att för att upprätthålla en förtroendefull relation i affärsuppgörelser är det absolut nödvändigt att kommunicera väl regelbundet och hantera förfrågningar om ändringar på lämpligt sätt.

Den som begär ändringen ska meddela vilken typ av ändring det är fråga om och orsaken till ändringen.

Den part som tar emot ändringsbegäran måste överväga sina alternativ: acceptera ändringen, föreslå alternativa villkor, avböja och förhandla eller avvisa. Det hjälper att vara så flexibel som möjligt, förutsatt att du vill göra affärer med dem i framtiden.

Om begäran avslås måste orsaken till avslaget anges artigt och tydligt för att upprätthålla förtroendet.

Därför är det viktigt att hitta en ömsesidigt acceptabel och rättvis lösning på förfrågningar om ändringar av betalningsvillkor och att förhandla om detaljerna i justeringen med den andra parten för att nå en överenskommelse.

Slutligen, var uppmärksam på att dokumentera de överenskomna ändringarna i betalningsvillkoren.