Voor ondernemingen en eenmanszaken zijn aan geld gerelateerde aspecten zoals fondsen, verkoop en financiën essentieel bij het runnen van een bedrijf.

Met 'betaalvoorwaarden' verwijzen we naar de verschillende betaalvoorwaarden voor goederen en diensten, zoals betaalmethoden en termijnen, die vooraf zijn overeengekomen.

Bij contracten tussen ondernemingen is het belangrijk dat de betaalvoorwaarden duidelijk worden gepresenteerd en dat erover wordt onderhandeld en overeenstemming wordt bereikt tussen de partijen.

Dit artikel beschrijft de basisprincipes van betaalvoorwaarden, waaronder betaaltermijnen, typen betaalmethoden en voorbeelden om toe te voegen aan beschrijvingen. Verder noemen we punten om rekening mee te houden bij het opstellen van de voorwaarden en het ontvangen van wijzigingsverzoeken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn betaalvoorwaarden?
  
• Twee veelvoorkomende details in betaalvoorwaarden
  
• Betaalvoorwaarden opstellen of wijzigingsverzoeken ontvangen
  

Wat zijn betaalvoorwaarden?

Zoals je hierboven al zag, zijn de betaalvoorwaarden de voorwaarden die gelden voor het betalen van de factuur, die is opgesteld als vergoeding voor de geleverde werkzaamheden. Bij het kopen of verkopen van goederen of diensten (transacties) is het belangrijk om vooraf 'hoeveel', 'wanneer' en 'op welke manier' als betaalvoorwaarden op te geven om later problemen te voorkomen.

Betaalvoorwaarden worden niet alleen gebruikt in B2B-transacties; ze komen ook voor in ons persoonlijke leven bij transacties, bijvoorbeeld wanneer individuen leningen aangaan voor het kopen van een auto of een woning.

Hoewel de aanbieder en de klant idealiter de betaalvoorwaarden overeenkomen, worden in de praktijk meestal de voorwaarden gevolgd die door de aanbieder zijn opgesteld in de eerste offertefase.

Waarom zijn betaalvoorwaarden nodig?

Sommigen denken misschien dat het opstellen van betaalvoorwaarden zo alledaags en formeel is dat ze er geen speciale aandacht aan hoeven te besteden. Ze zijn echter belangrijk voor ondernemingen bij het ondertekenen van een contract.

Als betaalvoorwaarden niet worden geautoriseerd bij het zakendoen, stijgt het risico op betaalachterstanden en andere negatieve gevolgen voor de cashflow. Zonder betaalvoorwaarden kunnen problemen ontstaan zoals discrepanties tussen het gefactureerde bedrag en het ontvangen bedrag, betalingen die niet op tijd worden gedaan of een andere betaalmethode dan bijvoorbeeld per bankoverschrijving.

Daarom zijn betaalvoorwaarden essentieel voor soepele transacties, aangezien ze een aanzienlijke invloed hebben op de cashflow van een bedrijf. Het is vooral belangrijk om vooraf de betaaldatum af te spreken in de voorwaarden, omdat 'laat betalen en vroeg innen' meer ruimte biedt voor cashflow.

De details van de betaalvoorwaarden moeten ook duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn, zodat beide partijen de transactie op afgesproken en vriendelijke wijze kunnen voortzetten.

Twee veelvoorkomende details in betaalvoorwaarden

De eerste twee belangrijke soorten betaaltermijnen zijn geen verrassing: 'deadline/tijdstip van betaling' en 'betaalmethode'. In dit gedeelte worden deze vereisten beschreven.

1. Type deadine/tijd en datum van betaling

Er zijn vier hoofdtypen vervaldatums/-tijden voor betalingen.

Een datum opgeven

Als de leverdatum vaststaat, kan er ook een betaaldatum worden opgegeven. Bij het opgeven van een datum, vermeld je simpelweg: "Betaling is verschuldigd op: dag/maand/jaar."

Afsluiten van de maand, betaling aan het einde van de volgende maand

In het geval van lopende werkzaamheden is het gebruikelijk om aan het einde van de maand te betalen voor de vorige maand. In dit geval wordt een einddatum vastgesteld. De tot dan toe gefactureerde bedragen worden op een latere datum samen betaald. De einddatum en betaaldatum zijn niet beperkt tot het einde van de maand, maar verschillen van bedrijf tot bedrijf, zoals 'de 15e van de volgende maand' of 'het einde van de maand na de volgende maand'. Je kunt ze dus naar eigen goeddunken kiezen. Wees duidelijk over de eind- en betaaldatum.

Op een opgegeven datum na levering

In het geval van een eenmalige levering van goederen in plaats van een lopende transactie, is het gebruikelijk om een datum binnen enkele dagen na de levering te kiezen. Aangezien dit vaak wordt gebruikt als facturering vereist is voor elke eenmalige transactie, raden we de vervaldatum van de betaling aan te geven in de offerte die in de vroege stadia vóór de ondertekening van het contract wordt ingediend.

Gedeeltelijke vooruitbetaling op het moment van contract, resterende betaling na levering

Voor transacties waarbij het bedrag bijzonder hoog is, is er de optie waarbij 'een deel van het bedrag vooraf wordt betaald op het moment van het contract en het saldo wordt betaald binnen een bepaald aantal dagen na levering'. Bijvoorbeeld: "Een derde van de prijs wordt betaald op het moment van het contract en het saldo wordt in één keer betaald via overschrijving binnen 60 dagen na levering." Dit moet duidelijk worden vermeld in de offerte of het contract.

2. Type betaalmethode

Er zijn drie basisbetaalmethoden die in de betaalvoorwaarden kunnen worden opgegeven.

Contante betaling

Als de betaling contant moet worden gedaan, moeten de partijen bij het contract van tevoren beslissen waar het geld zal worden betaald en ontvangen om later problemen te voorkomen. Vaak gaat de klant bijvoorbeeld naar de winkel waar het contract is ondertekend en haalt de leverancier het geld op bij de bezorglocatie wanneer de goederen worden afgeleverd.

Bankoverschrijving naar genoemde bankrekening

Voor een directe storting moeten de volgende gegevens over de begunstigde op de factuur staan (adres en telefoonnummer kunnen vereist zijn voor de financiële instelling of het kantoor waarnaar de betaling wordt verzonden).

• Naam van de financiële instelling
  
• Rekeningtype (betaalrekening of spaarrekening)
  
• Rekeningnummer
  
• Rekeninghouder
  
• Fonetische spelling van de rekeninghouder
  
• Adres
  
• Telefoonnummer
  

Concept of cheque

Concepten en cheques zijn beide securities. Een concept is een instrument dat belooft het in het concept vermelde bedrag te betalen op een specifieke datum die met de tegenpartij is overeengekomen. Cheques kunnen direct na ontvangst worden verzilverd.

Bij concepten heeft de betaler meer tijd om het geld klaar te zetten. Dit heeft als voordeel dat als het saldo onvoldoende is bij het ondertekenen van het contract, het pas op de vervaldatum van de betaling hoeft klaar te staan, waardoor de lener meer tijd heeft voor de cashflow.

Aan de andere kant, aangezien concepten verschillen van cheques, die onmiddellijk kunnen worden geïnd, moet de begunstigde zich goed realiseren dat het enkele dagen duurt voordat een conceptbetaling wordt bijgeschreven. Het is ook belangrijk om rekening te houden met de betrouwbaarheid van het bedrijf dat het concept uitgeeft (de opnemer).

Andere soorten betalingen tussen bedrijven

Ook worden soms creditcards gebruikt voor B2B-betalingen. Creditcards met hoge bestedingslimieten, de zogenaamde corporate cards, worden bijvoorbeeld gebruikt bij B2B-betalingen voor grote factuurbedragen.

Door de introductie van creditcardbetalingen hoeven bedrijven niet meer te beslissen op welke plek ze elkaar willen betalen, zoals bij contante betalingen, wat tijd en moeite bespaart. Creditcards zijn ook handig omdat ze niet hoeven te worden verwerkt tijdens de kantooruren van de financiële instelling, zoals bankoverschrijvingen. En er zijn geen kosten aan verbonden.

Creditcardbetalingen in B2B-transacties zijn nog steeds relatief ongebruikelijk. Maar naarmate contantloze betalingen steeds vaker worden gebruikt, zullen ondernemingen in de toekomst steeds vaker creditcards gebruiken voor deze transacties.

Transacties zonder contant geld

Omdat het aantal transacties zonder contant geld blijft toenemen, is het belangrijk om tools en functies voor betalingen te overwegen die kunnen worden aangepast aan allerlei behoeften.

Stripe biedt verschillende financiële en betalingsgerelateerde functies en tools waarmee online platforms hun back-officeactiviteiten kunnen verbeteren en hun bedrijf kunnen laten groeien. Ondernemingen kunnen Stripe Payments en Stripe Invoicing implementeren om inkomsten te genereren. Deze oplossingen ondersteunen contantloze betalingen en verwerken transacties van klanten soepel en effectief. Deze oplossingen zonder code zijn eenvoudig te gebruiken en snel in te stellen. Je kunt dus in een mum van tijd aan de slag.

Betaalvoorwaarden instellen of een verzoek ontvangen om ze te wijzigen

Kosten voor bankoverschrijvingen

In de offerte, het contract of de factuur staat meestal wie verantwoordelijk is voor de kosten van bankoverschrijvingen.

Bij bankoverschrijvingen is het belangrijk om vooraf af te spreken wie de overschrijving betaalt. Leg dit duidelijk vast in de betaalvoorwaarden.

Mensen voelen zich vaak ongemakkelijk om over geld en betalingen te praten. Om misverstanden te voorkomen, is het echter belangrijk om schriftelijk aan te geven wie de kosten van bankoverschrijvingen betaalt.

Voorbeelden van betaalvoorwaarden die je aan een offerte kunt toevoegen

Een offerte is meestal het eerste document dat je opstelt als je een aanvraag ontvangt. Hierin presenteer je de details van een transactie voor goederen of diensten. Maar het is ook een waardevol document dat een eerste indruk van je onderneming kan zijn.

Daarom moet de dienstverlener ervoor zorgen dat de offerte overzichtelijk is en dat de betaalvoorwaarden en andere voorwaarden duidelijk worden vermeld, zodat de transactie soepel verloopt.

Net als bij 'Twee veelvoorkomende details gespecificeerd in betaalvoorwaarden' in het eerste deel van dit artikel, zijn de twee belangrijkste betaalvoorwaarden de 'deadline voor de betaling' en de 'betaalmethode' (bijv. 'binnen ◯ dagen na levering').

Vergeet niet om in de offertefase aan te geven wie verantwoordelijk is voor de hierboven genoemde bankoverschrijvingskosten. Wil je dat de klant deze betaalt, wees dan zo beleefd mogelijk:

• "De kosten voor de bankoverschrijving zijn de verantwoordelijkheid van de klant."
  
• "U bent verantwoordelijk voor alle bankoverschrijvingskosten van de betaling."
  

Wil je nog andere informatie opnemen in de offerte die nuttig kan zijn voor klanten of waarmee je ze kunt overtuigen om voor jou te kiezen, dan kun je die toevoegen aan het onderdeel voor opmerkingen. Hieronder vind je een paar voorbeelden van verkoopargumenten die je samen met de betaalvoorwaarden kunt toevoegen:

• "Gratis verzending als u voor MM/DD een reservering maakt."
  
• "Ontvang 30% korting op uw eerste levering als u zich voor MM/DD registreert."
  

Laat klanten in de offerte duidelijk de betaalvoorwaarden zien die ze moeten kennen voordat ze de aankoop doen, zoals de prijs van de goederen of diensten, de leveringsdatum, de betaalmethode en de deadline. Na het indienen van de offerte kan de klant de gegevens bevestigen en akkoord gaan met het contract.

Onder geldgerelateerde documenten vallen offertes, inkooporders, contracten, leveringsbonnen, acceptatie-inspectiebewijzen en facturen.

In deze documenten en in het voorstel moet je de betaalvoorwaarden opnemen, maar er zijn geen specifieke regels voor het schrijven van de overeenkomsten: ze variëren van document tot document en zijn niet altijd even complex. Bovendien kunnen sommige documenten, zoals inkooporders, worden weggelaten als ze niet veel details vereisen of als de inhoud gelijk is aan die van andere uitgegeven documenten.

Wanneer een zakenpartner een wijziging van de betaalvoorwaarden aanvraagt

In zulke gevallen kan je cashflow veranderen als je deze aanvragen meteen en onvoorwaardelijk accepteert. Daarom is het belangrijk zorgvuldig te reageren als deadlines en betaalvoorwaarden veranderen.

Als je een op vertrouwen gebaseerde zakelijke relatie wilt behouden, moet je regelmatig goed communiceren en verzoeken om wijzigingen op de juiste manier afhandelen.

De partij die om de wijziging vraagt, moet de aard van de aanpassing en de reden noemen.

De partij die het wijzigingsverzoek ontvangt, moet zijn opties overwegen: de wijziging accepteren, alternatieve voorwaarden voorstellen, weigeren en onderhandelen, of afwijzen. Als je ook in de toekomst met deze klant zaken wilt doen, kun je je het beste flexibel opstellen.

Wijs je het verzoek af, dan moet de reden voor de afwijzing beleefd en duidelijk worden vermeld om het vertrouwen niet te schaden.

Daarom is het belangrijk een wederzijds aanvaardbare en eerlijke oplossing te vinden voor verzoeken om wijzigingen in de betaalvoorwaarden. Onderhandel met de andere partij over de details van de aanpassing en maak nieuwe afspraken.

Let er ten slotte op dat je de overeengekomen wijzigingen in de betaalvoorwaarden op papier zet.