สําหรับบริษัทและกิจการที่มีเจ้าของคนเดียว แง่มุมที่เกี่ยวข้องกับเงิน เช่น เงินทุน ยอดขาย และการเงินคือปัจจัยสําคัญในการดําเนินธุรกิจ

วลี "ข้อกําหนดการชําระเงิน" หมายถึงข้อกําหนดและเงื่อนไขการชําระเงินสําหรับสินค้าและบริการต่างๆ เช่น วิธีการชําระเงินและวันครบกําหนดที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า

สําหรับธุรกิจที่จะทําสัญญากับธุรกิจอีกแห่ง การนำเสนอข้อกําหนดการชําระเงินที่ชัดเจนและคู่สัญญาจะต้องเจรจาและตกลงกันเกี่ยวกับสัญญาเป็นสิ่งสำคัญ

บทความนี้จะแนะนําข้อมูลเบื้องต้นของข้อกําหนดการชําระเงิน รวมถึงวันครบกําหนดของการชําระเงิน ประเภทวิธีการชําระเงิน และตัวอย่างเพื่อเพิ่มคําอธิบาย รวมทั้งประเด็นที่ควรคํานึงถึงเมื่อจัดทำข้อกำหนดและการรับคําขอสําหรับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ข้อกําหนดการชําระเงินคืออะไร
  
• รายละเอียดทั่วไป 2 รายการที่ระบุในข้อกําหนดการชําระเงิน
  
• การจัดทำข้อกําหนดการชําระเงินหรือการรับคําขอให้เปลี่ยนแปลง
  

ข้อกําหนดการชําระเงินคืออะไร

ตามที่ได้อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ ข้อกําหนดการชําระเงินหมายถึงเงื่อนไขสําหรับการชําระใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นเป็นค่าตอบแทนสําหรับงานที่ได้รับ เมื่อซื้อหรือขายสินค้าหรือบริการ (ธุรกรรม) คุณควรระบุ "เท่าไหร่" "ภายในเมื่อไหร่" และ "ด้วยวิธีไหน" เป็นข้อกําหนดการชําระเงินไว้ล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาในภายหลัง

ข้อกําหนดการชําระเงินไม่ได้ใช้เฉพาะในการเจรจาแบบ B2B เท่านั้น แต่ยังปรากฏในชีวิตส่วนตัวของเราในการทําธุรกรรม เช่น เมื่อบุคคลทั่วไปรับเงินกู้สําหรับการซื้อ เช่น รถยนต์และบ้าน

ถึงแม้ว่าผู้ให้บริการและลูกค้าควรตกลงยอมรับข้อกําหนดการชําระเงินในทางปฏิบัติ แต่โดยทั่วไปแล้วเราจะปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ผู้ให้บริการระบุในใบเสนอราคาแรกเริ่ม

เหตุใดจึงจําเป็นต้องมีข้อกําหนดการชําระเงิน

บางคนอาจคิดว่าการสร้างข้อกําหนดการชําระเงินเป็นงานจำเจและเป็นทางการที่ไม่จําเป็นต้องมีการพิจารณาเป็นพิเศษ แต่ข้อกำหนดเหล่านี้มีความสําคัญต่อบริษัทมากเมื่อลงนามในสัญญา

การไม่อนุมัติข้อกําหนดการชําระเงินเมื่อทําธุรกิจจะเพิ่มความเสี่ยงต่อความล่าช้าในการชําระเงินและเกิดกระแสเงินสดติดลบอื่นๆ ตัวอย่างเช่น การไม่ได้จัดทำข้อกำหนดอาจทําให้เกิดปัญหาเช่น ความคลาดเคลื่อนระหว่างจํานวนเงินที่ออกใบแจ้งหนี้กับจํานวนเงินที่ได้รับ การชําระเงินที่ไม่ดําเนินการตรงเวลา หรือการชําระเงินโดยวิธีอื่นเมื่อจําเป็นจะต้องเป็นการโอนเงินระหว่างธนาคาร

ดังนั้นข้อกําหนดการชําระเงินจึงเป็นองค์ประกอบสําคัญในการทําธุรกรรมที่ราบรื่น เนื่องจากส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสดของบริษัทเป็นอย่างมาก สิ่งสําคัญอย่างยิ่งคือต้องตกลงเกี่ยวกับวันครบกําหนดชําระกันล่วงหน้าเป็นเงื่อนไขของการชําระเงิน เนื่องจาก "ชําระเงินล่าช้าและเรียกเก็บก่อนกําหนด" ทำให้กระแสเงินสดมีพื้นที่เพิ่มขึ้น

รายละเอียดของข้อกําหนดการชําระเงินจะต้องเข้าใจได้ชัดเจนและตรงไปตรงมาเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายสามารถทําธุรกรรมร่วมกันได้

รายละเอียดทั่วไป 2 รายการที่ระบุอยู่ในเงื่อนไขการชําระเงิน

ข้อกําหนดการชําระเงิน 2 ประเภทหลักๆ ได้แก่ "วัน/เวลาครบกําหนดชําระเงิน" และ "วิธีการชําระเงิน" ในหัวข้อนี้จะอธิบายถึงข้อกําหนดเหล่านี้

1. ประเภทวันที่/เวลาครบกําหนดชําระของการชําระเงิน

วันที่/เวลาครบกําหนดชําระเงินแบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลักดังนี้

การระบุวันที่

ถ้าวันที่จัดส่งเป็นค่าคงที่ ก็สามารถระบุวันที่ชําระเงินได้ด้วย เมื่อระบุวันที่ เพียงระบุว่า "การชําระเงินจะครบกําหนดชําระภายใน: วัน/เดือน/ปี"

ปิดงานสิ้นเดือน ชําระเงินสิ้นเดือนถัดไป (หรือปิดงานตอนสิ้นเดือน ชําระเงินสิ้นเดือนถัดไป)

ในกรณีที่เป็นงานต่อเนื่อง "ปิดงานสิ้นเดือน ชําระเงินสิ้นเดือนถัดไป" เป็นกรณีที่พบบ่อยที่สุด ในกรณีนี้ มีการกําหนดวันที่ปิดงาน และจะมีการชำระเงินตามยอดในใบแจ้งหนี้ในภายหลัง วันที่ปิดงานและวันที่ครบกําหนดชําระเงินไม่จํากัดอยู่แค่ช่วงสิ้นเดือน แต่จะแตกต่างตามบริษัทแต่ละแห่ง เช่น "วันที่ 15 ของเดือนถัดไป" หรือ "สิ้นเดือนหลังจากเดือนถัดไป" และสามารถกําหนดได้ตามดุลยพินิจของบริษัท คุณจําเป็นต้องระบุวันที่ปิดงานและวันครบกําหนดชําระเงินให้ชัดเจน

ตามวันที่ระบุหลังการจัดส่ง

ในกรณีที่มีการจัดส่งสินค้าแบบครั้งเดียวแทนที่จะเป็นธุรกรรมที่กําลังดําเนินอยู่ มักจะระบุภายในหลายๆ วันหลังจากวันที่จัดส่ง เนื่องจากกรณีนี้มักใช้เมื่อจําเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้สําหรับธุรกรรมแบบครั้งเดียวแต่ละรายการ จึงควรระบุวันที่ครบกําหนดชําระเงินในใบเสนอราคาที่ส่งในระยะแรกก่อนที่จะลงนามในสัญญา

การชําระเงินบางส่วนล่วงหน้าตอนทําสัญญา และชําระเงินส่วนที่เหลือหลังการจัดส่ง

สําหรับธุรกรรมที่ยอดเงินมีจำนวนมากเป็นพิเศษ มีรูปแบบที่ "ส่วนหนึ่งของราคาจะได้รับการชําระเงินล่วงหน้า ณ เวลาทําสัญญา และจ่ายที่เหลือภายในระยะเวลาที่กําหนดหลังจากจัดส่ง" ตัวอย่างเช่น "คุณจะได้รับการชําระเงินหนึ่งในสามของราคาตอนทําสัญญา และจะจ่ายที่เหลือเป็นเงินก้อนด้วยการโอนเงินระหว่างธนาคารภายใน 60 วันหลังจากการจัดส่ง" ซึ่งควรระบุไว้อย่างชัดเจนในข้อเสนอหรือสัญญา

2. ประเภทวิธีการชําระเงิน

วิธีการชําระเงินพื้นฐานมี 3 วิธีที่ระบุไว้ในข้อกําหนดการชําระเงิน ดังนี้

การชําระเงินด้วยเงินสด

หากต้องมีการชำระเงินด้วยเงินสด คู่สัญญาจะต้องตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะจ่ายเงินและรับเงินดังกล่าวที่ไหนเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาในภายหลัง ตัวอย่างเช่น ในกรณีทั่วไป ลูกค้าจะไปที่ร้านค้าที่มีการลงนามในสัญญา และซัพพลายเออร์จะเรียกเก็บเงินที่สถานที่จัดส่งเมื่อจัดส่งสินค้า

การโอนเงินระหว่างธนาคารไปยังบัญชีธนาคารที่กําหนดไว้

สําหรับการฝากเงินโดยตรง ข้อมูลผู้รับเงินต่อไปนี้จะต้องระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ (สถาบันการเงินหรือสํานักงานที่จะส่งเงินทุนไปอาจกําหนดให้ระบุที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์)

• ชื่อสถาบันการเงิน
  
• ประเภทบัญชี (แบบธรรมดาหรือกระแสรายวัน)
  
• หมายเลขบัญชี
  
• เจ้าของบัญชี
  
• การสะกดชื่อเจ้าของบัญชีตามหลักสัทอักษรสากล
  
• ที่อยู่
  
• หมายเลขโทรศัพท์
  

ตั๋วแลกเงินหรือเช็ค

ตั๋วแลกเงินและเช็คเป็นหลักทรัพย์ทั้งคู่ ตั๋วแลกเงินเป็นเครื่องมือที่สัญญาว่าจะชําระเงินตามจํานวนที่ระบุในตั๋วภายในวันที่ตกลงกันไว้กับคู่สัญญา เช็คสามารถขึ้นเงินได้ทันทีเมื่อได้รับเช็ค

ในกรณีตั๋วแลกเงิน ผู้ชําระเงินจะมีเวลาเตรียมเงินมากขึ้น กรณีนี้มีข้อดีตรงที่หากยอดคงเหลือไม่เพียงพอตอนที่ลงนามในสัญญา คุณเพียงต้องเตรียมเงินให้พร้อมภายในวันครบกำหนดชำระ เป็นการยืดเวลาสำหรับกระแสเงินสด

ในทางกลับกัน เนื่องจากตั๋วแลกเงินต่างจากเช็คซึ่งสามารถขึ้นเงินได้ทันที ผู้รับเงินจึงควรเข้าใจว่าจะใช้เวลา 2-3 วันจึงจะได้รับเงินก่อนที่จะยอมรับการชําระเงินด้วยตั๋วแลกเงิน นอกจากนี้ยังควรพิจารณาความน่าเชื่อถือของบริษัทที่ออกตั๋วแลกเงินด้วย (ผู้ถอนเงิน)

การชําระเงินประเภทอื่นๆ ระหว่างธุรกิจ

นอกจากนี้ บางครั้งยังมีการใช้บัตรเครดิตกับการชําระเงินแบบ B2B ด้วย ตัวอย่างเช่น บัตรเครดิตที่มีวงเงินใช้จ่ายสูงซึ่งเรียกว่าบัตรองค์กร จะใช้สําหรับการชําระเงินแบบ B2B สําหรับใบแจ้งหนี้ที่มียอดสูง

การชําระเงินด้วยบัตรเครดิตช่วยให้ธุรกิจไม่ต้องเสียเวลาตัดสินใจว่าจะชําระเงินให้กันที่ไหนเหมือนกรณีการชําระเงินด้วยเงินสด ซึ่งช่วยประหยัดทั้งเวลาและแรงงาน นอกจากนี้ยังสะดวก เนื่องจากไม่จําเป็นต้องประมวลผลในช่วงเวลาทําการของสถาบันการเงินเหมือนการโอนเงินผ่านธนาคาร และไม่มีค่าธรรมเนียม

การชําระเงินด้วยบัตรเครดิตในการทําธุรกรรมแบบ B2B ยังคงเป็นวิธีที่ไม่ค่อยพบมากนัก อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการชําระเงินแบบไร้เงินสดแพร่หลายมากขึ้น มีแนวโน้มว่าบริษัทต่างๆ จะหันมาใช้บัตรเครดิตสําหรับธุรกรรมเหล่านี้มากขึ้นในอนาคต

การรองรับธุรกรรมแบบไร้เงินสด

เนื่องจากธุรกรรมแบบไร้เงินสดเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ คุณจึงควรใช้เครื่องมือการชําระเงินและฟีเจอร์ต่างๆ ที่ปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการที่หลากหลายได้

Stripe ให้บริการฟังก์ชันและเครื่องมือด้านการเงินและการชําระเงินมากมายที่จะช่วยแพลตฟอร์มออนไลน์ปรับปรุงการดําเนินงานหลังบ้านและขยายธุรกิจ บริษัทที่ต้องการสร้างรายได้จากธุรกิจของตนสามารถนํา Stripe Payments และ Stripe Invoicing ซึ่งรองรับการชําระเงินแบบไร้เงินสดมาใช้ เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกรรมจากลูกค้าจะได้รับการประมวลผลอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ โซลูชันที่ไม่ต้องใช้โค้ดเหล่านี้ใช้งานง่ายและตั้งค่าได้อย่างรวดเร็ว ทําให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้ในเวลาอันรวดเร็ว

การจัดทำข้อกําหนดการชําระเงินหรือการรับคําขอให้เปลี่ยนแปลง

ค่าธรรมเนียมการโอนเงินผ่านธนาคาร

โดยปกติความรับผิดชอบสําหรับค่าธรรมเนียมการโอนเงินผ่านธนาคารจะระบุไว้ในใบเสนอราคา สัญญา หรือใบแจ้งหนี้

ในกรณีที่มีการโอนเงินผ่านธนาคาร จําเป็นต้องมีการตกลงล่วงหน้าว่าจะใครจะเป็นผู้จ่ายค่าธรรมเนียมการโอนเงิน และกําหนดไว้อย่างชัดเจนในข้อกำหนดการชําระเงิน

หลายคนมักจะรู้สึกอึดอัดกับการพูดคุยเกี่ยวกับเงินและการชําระเงิน และอาจพยายามหลีกเลี่ยงการพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้โดยตรง อย่างไรก็ตาม เพื่อหลีกเลี่ยงเข้าใจผิด เป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องระบุไว้เป็นลายลักษณ์อักษรว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าธรรมเนียมการโอนเงินผ่านธนาคารในฐานะเงื่อนไขของการชําระเงิน

ตัวอย่างข้อมูลที่ต้องรวมเป็นข้อกำหนดการชําระเงินในใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาเป็นเอกสารแรกที่คุณเตรียมเมื่อได้รับคําขอ โดยมีจุดประสงค์เพื่อนําเสนอรายละเอียดธุรกรรมสินค้าหรือบริการ แต่ก็เป็นเอกสารที่มีคุณค่าซึ่งสร้างความประทับใจแรกให้บริษัทของคุณด้วย

ด้วยเหตุนี้ผู้ให้บริการจึงต้องมั่นใจว่าใบเสนอราคานั้นตรงไปตรงมาเพื่อให้ลูกค้าเข้าใจได้ และระบุข้อกําหนดการชําระเงินและเงื่อนไขอื่นๆ ไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้การทำธุรกรรมดําเนินไปอย่างราบรื่น

สําหรับใบเสนอราคา คล้ายกับ "รายละเอียดทั่วไป 2 รายการที่ระบุไว้ในข้อกําหนดการชําระเงิน" ในส่วนแรกของบทความนี้ นั่นคือข้อกําหนดการชําระเงินหลัก 2 ข้อคือ "วันครบกําหนดชําระเงิน" และ "วิธีการชําระเงิน" (เช่น " ภายใน ◯ วันหลังจากการจัดส่ง \

โปรดอย่าลืมระบุว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าธรรมเนียมการโอนเงินผ่านธนาคารที่ระบุไว้ข้างต้นในขั้นตอนใบเสนอราคา เมื่อขอให้ลูกค้ารับผิดชอบ ให้พูดอย่างสุภาพที่สุดเท่าที่คุณสามารถทําได้และใช้วลีอย่างเช่น

• "ค่าธรรมเนียมการโอนเงินผ่านธนาคารเป็นความรับผิดชอบของลูกค้า"
  
• "คุณเป็นผู้รับผิดชอบค่าธรรมเนียมการโอนเงินผ่านธนาคารทุกรายการเมื่อชําระเงิน"
  

หากต้องมีข้อมูลอื่นใดที่จะเป็นประโยชน์ต่อลูกค้าหรือรายละเอียดที่อาจชักชวนให้ใช้บริการของคุณอยู่ในใบเสนอราคา คุณสามารถเพิ่มข้อมูลดังกล่าวในส่วนหมายเหตุ ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างจุดขายที่อาจรวมอยู่ในรายการสินค้าพร้อมข้อกําหนดการชําระเงิน

• "จัดส่งฟรี หากจองภายใน วันที่/เดือน"
  
• "รับส่วนลด 30% สําหรับการจัดส่งครั้งแรกหากลงทะเบียนภายใน วันที่/เดือน"
  

เมื่อเตรียมใบเสนอราคาสําหรับลูกค้า ให้แสดงข้อกําหนดการชําระเงินที่ลูกค้าจําเป็นต้องทราบอย่างชัดเจนก่อนที่จะซื้อ เช่น ราคาสินค้าหรือบริการ วันที่จัดส่ง และวิธีการชําระเงินและวันครบกําหนด หลังจากส่งใบเสนอราคาแล้ว ลูกค้าสามารถยืนยันรายละเอียดและยอมรับการทำสัญญาได้

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับเงินประกอบด้วยใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ สัญญา ใบเสร็จการจัดส่ง ใบตรวจสอบการยอมรับ และใบแจ้งหนี้

ต้องรวมข้อกำหนดการชําระเงินไว้ในเอกสารเหล่านี้และในข้อเสนอ แต่ไม่มีกฎเฉพาะเกี่ยวกับวิธีเขียนข้อตกลง ซึ่งอาจแตกต่างกันไปตามเอกสาร และความซับซ้อนของคําอธิบายก็แตกต่างกันไปเช่นกัน นอกจากนี้ยังอาจละเว้นเอกสารบางรายการ เช่น ใบสั่งซื้อ หากไม่ต้องการรายละเอียดมากนัก หรือหากเนื้อหานั้นซ้ํากันในเอกสารแต่ละฉบับที่ออก

เมื่อพาร์ทเนอร์ธุรกิจขอให้เปลี่ยนแปลงข้อกําหนดการชําระเงิน

ในกรณีเช่นนี้ การยอมรับคําขอทันทีโดยไม่มีเงื่อนไขอาจส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสดในอนาคต ด้วยเหตุนี้ คุณจึงควรตอบกลับอย่างรอบคอบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงวันที่ปิดงานและข้อกำหนดการชําระเงิน

ประเด็นสําคัญที่ควรคํานึงถึงคือการรักษาความสัมพันธ์ด้านความเชื่อมั่นในการทำธุรกิจ เป็นสิ่งสําคัญที่จะต้องสื่อสารกันอย่างสม่ําเสมอและจัดการคําขอการเปลี่ยนแปลงอย่างเหมาะสม

ฝ่ายที่ขอเปลี่ยนแปลงต้องแจ้งลักษณะของการปรับและเหตุผลของการเปลี่ยนแปลง

ฝ่ายที่ได้รับคําขอเปลี่ยนแปลงต้องพิจารณาตัวเลือกต่างๆ ได้แก่ ยอมรับการเปลี่ยนแปลง เสนอเงื่อนไขอื่น ปฏิเสธและเจรจา หรือปฏิเสธ การมีความยืดหยุ่นที่สุดเท่าที่คุณสามารถทําได้จะช่วยได้มาก ในกรณีที่คุณต้องการทําธุรกิจกับพวกเขาในอนาคต

หากคําขอถูกปฏิเสธ ต้องระบุเหตุผลในการปฏิเสธอย่างสุภาพและชัดเจนเพื่อรักษาความน่าเชื่อถือ

ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสําคัญที่จะต้องหาทางออกที่ยอมรับได้และยุติธรรมสำหรับคำขอเปลี่ยนแปลงข้อกําหนดการชําระเงิน และต้องเจรจาเกี่ยวกับรายละเอียดการปรับเปลี่ยนกับอีกฝ่ายหนึ่งเพื่อให้บรรลุข้อตกลง

สุดท้าย อย่าลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ตกลงกันไว้ในข้อกําหนดการชําระเงิน