法人や個人事業主にとって、資金や売上、財務などお金に関わる部分は、事業を運営するうえで重要な要素です。

支払条件とは、商品・サービスに対する代金の支払方法や支払期限など、支払いに関するさまざまな条件をあらかじめ定めたものを意味します。

ビジネスにおいて収益を得ることを目的として、事業者同士が適切な契約を締結するためには、まず支払条件を明確に提示し、契約当事者同士の交渉と合意のもとで条件を決定することが大切です。

本記事では、支払条件の基礎知識として、支払期限や支払方法の種類、記載内容として付け加える例文のほかに、条件を定める時や変更要請を受けた場合の注意点などを解説します。

目次

• 取引における支払条件とは？
  
• 支払条件で定める 2 種類の記載項目
  
• 支払条件の設定時や変更要請を受けた場合の注意点
  

取引における支払条件とは？

冒頭にて解説したように、支払条件とは、受注した仕事への報酬として発生する請求代金の支払いに関する条件を指します。商品やサービスの売り買い (取引) を行う際、事前に支払条件として「いくら」の代金を「いつまで」の支払期日に「どの方法で支払うか」を定めておくことで、後々のトラブルを防ぐことができます。

また、支払条件は、B2B のビジネスだけではなく、個人が購入する家や車など、ローンを組む際の取引にも用いられているように、私生活でも目にする機会があります。

支払条件の内容については、受注者と発注者の双方が合意したうえで決定することが原則ですが、見積書をやり取りする初期段階で提示する支払条件は、基本的に受注者が定めた内容で進める傾向があります。

支払条件はなぜ必要？

支払いに関する条件を定めておくことは、一見ごく当たり前で形式的なものであり、特に重要視する必要はないと思う人もいるかもしれません。しかし実際には、支払条件は事業者が契約を交わすうえでとても大切な要素です。

もし取引をする際に支払条件がないと、代金の回収に遅れが生じるなど、資金繰りにマイナスの影響を与えるリスクが高まります。たとえば、支払条件を設けなかったため、請求した代金と受け取った金額に差異がある、代金がいつまでも支払われない、または振り込みで支払われる予定のはずが、別の方法で支払われてしまうなどのトラブルの発生にもなりかねません。

このように、支払条件はビジネス上の資金繰りに大きく影響するため、取引を円滑に進めるためにはなくてはならないものです。特に支払期限については、「お金の支払いは遅く、回収は早く」する方が、資金繰りに余裕ができるため、「支払期日」を支払条件として事前に取り決めておくことが重要です。

また、契約当事者同士がお互いに合意のうえで気持ちよく取引を進めるためにも、支払条件の詳細は明確にわかりやすく記載する必要があります。

支払条件で定める 2 種類の記載項目

支払条件ではまず、大きく分けて「支払期限・時期」と「支払方法」の 2 種類について決めるのが一般的です。ここでは、この 2 種類の記載項目について詳しく説明します。

1. 支払期限・時期の種類

支払期限・時期については、以下のとおりで主に 4 種類あります。

日付指定

納品日が確定している場合、支払いの期日を指定することもあります。日付を指定する際は、簡潔に「支払期限: ◯年◯月◯日まで」と表記しましょう。

月末締め翌月払い (または翌々月払い)

継続的な取引を行っている場合、「月末締めの翌月末日に後払い」とするケースがよく見られます。これは締め日を設けて締め日までの請求金額を後日まとめて支払うパターンで、締め日や支払期限は月末に限らず、「翌月 15 日締め」や「翌々月末払い」のように企業によってさまざまで、任意で指定することができます。そのため、締め日と支払期限については明確に提示することが大切です。

納品後の指定日以内

継続的な取引ではなく一度限りで商品を納品する場合には、「納品後◯日以内」と定めるのが一般的です。単発の取引ごとに請求が必要な際によく用いられるため、契約前の初期段階で提出する見積書に支払期限を明記しておくとよいでしょう。

契約時に一部を前払い・納品後に残金の支払い

金額が特に大きな取引では、「契約時に代金の一部を前払いし、納品後〇〇日以内に残額を支払う」とするパターンもあります。この場合はたとえば「契約時に代金の 3 分の 1 を支払い、納品後 60 日以内に振り込みで残金を一括で支払う」とし、見積書や契約書などでわかりやすく記載する必要があります。

2. 支払方法の種類

支払条件で定める基本的な支払方法には、以下のとおり 3 種類あります。

現金払い

支払方法として、現金で支払いを行う場合、後でトラブルにならないよう金銭の支払い・受領場所を事前に契約当事者間で決めておく必要があります。たとえばよくあるケースとして、発注者が契約を交わした店舗へ出向くほか、受注者側が納品先現場で納品時に集金するといった方法がとられています。

指定銀行口座への振り込み

口座振り込みの場合、必須記載項目として、以下の振込先情報を請求書に記載します。その際、書き損じのないように注意しながら記載しましょう (住所と電話番号については、振込先の金融機関や窓口によって必要な場合があります)。

• 金融機関名
  
• 口座の種類 (普通または当座)
  
• 口座番号
  
• 口座名義
  
• 口座名義のカタカナ表記
  
• 住所
  
• 電話番号
  

手形または小切手

手形や小切手はいずれも有価証券で、手形とは、取引先との合意のもと定められた支払期日までに手形に記載された金額を支払うことを約束する証書です。小切手の場合は受取後すぐに換金が可能です。

手形の場合、支払う側にとって、資金を準備する時間に余裕ができます。これにより、たとえ契約時に残高が不足していたとしても、支払期日までに用意すればよいため、資金繰りにも余裕を持たせられるいうメリットがあります。

一方、手形はすぐに換金できる小切手と性質が異なるため、代金回収側は手形払いを受け付ける前に、入金までに日数がかかるということを十分理解しておきましょう。また、手形の発行側 (振出人) となる企業の信頼性についても慎重に判断しながら検討することが大切です。

企業間で行われるその他の支払方法の種類

企業間で行われる決済として、上記のほかクレジットカードが用いられることがあります。たとえば、請求金額が高額な場合については、法人カードと呼ばれる利用枠の大きなクレジットカードが企業間決済で活用されています。

クレジットカード決済を導入すると、現金払いのように取引事業者同士で支払場所を決める必要がなくなり、時間・手間が省けます。また、銀行振込のように金融機関の営業時間内に手続きする必要がなく、手数料もかからないため、クレジットカードは利便性に優れた支払方法と言えるでしょう。

現在のところ B2B におけるクレジットカード決済の導入はまだそれほど一般化されてはいませんが、キャッシュレス化が推進される中、今後はさらに多くの企業同士でクレジットカード決済が導入され、ビジネスシーンで実用的なカードの利用が普及していくと考えられています。

キャッシュレス化に対応するために

こうしたキャッシュレス化に伴う時代の変化に対応するために、​​さまざまなニーズに応じてカスタマイズが可能な決済ツールや機能についても、これから考慮してみるとよいでしょう。

Stripe では、財務や支払いに関わるさまざまな機能・ツールを提供し、オンラインプラットフォーム事業などを展開する企業のバックオフィス業務の改善とビジネスの成長を後押しします。収益化を目指す事業者の方は、キャッシュレス決済に対応した Stripe の Payments と Invoicing を導入すると、顧客からの支払いについて適切かつスムーズな処理が可能となり、決済プロセスの最適化と効率化を図ることができます。また、これらの機能を用いる際にコードの作成は不要で操作方法がシンプルなため、迅速にサービスを開始できます。

支払条件の設定時や変更要請を受けた場合の注意点

以下に支払条件に関して知っておくべき注意点を、いくつか参考としてまとめました。

銀行振込の場合に生じる手数料の負担

通常、銀行の振込手数料の負担に関しては、見積書や契約書、請求書にその旨を記入します。

先ほど紹介した支払方法のうち、銀行振込の場合は、誰が振込手数料を負担するかについて、事前に契約当事者双方の合意のもとで決定し、支払条件として明確に記載しておくことが大切です。

金銭の請求や支払いのこととなると、敬遠したり遠慮がちになり、遠回しな説明になってしまうことがありますが、お互いに誤解することなく気持ちよく取引を進めていくためにも、振込手数料の負担者については、支払条件として書面で明確に提示するようにしましょう。

支払条件として見積書に記載する内容・例文

仕事の依頼を受けると、最初に作成する書類が見積書です。見積書は、商品やサービスに関する取引内容の提示を目的としていますが、自社の第一印象ともなり得る重要な書類です。

そのため、受注者側としては、契約締結がスムーズに行われるためにも、見積書は発注者にとってわかりやすいもので、支払条件などが適格に記載されていることが大切です。

見積書についても、本記事の前半部で解説した「支払条件で定める 2 種類の記載項目」と同様に、支払条件として、主に支払方法と支払期限 (例:「納品後◯日以内」) の 2 つを記入します。

また、上述の銀行振込手数料の負担についても、見積書の段階で忘れないように記載しましょう。先方に負担を依頼する場合にはできるだけ丁寧に、以下のようなフレーズを記載します。

• 「振込手数料はお客様のご負担にてお願いいたします。」
  
• 「弊社へお支払いいただく際の振込手数料については、御社ご負担にてお願いいたします。」
  

このほか、見積書への記載内容については、発注者にとって有益な情報、またはビジネスの獲得に繋がりやすいアピールポイントがある場合は、備考欄に付け加えるとよいでしょう。支払条件とともに見積書に記載するアピールポイントの例文としては、以下のようなフレーズを用いると有効です。

• 「◯月◯日までにご予約の場合、送料無料とさせていただきます」
  
• 「只今キャンペーン実施中につき、◯月◯日までにご契約いただくと、初回お届け分が 30％ オフ」
  

このように、発注者から仕事の依頼を受けてから作成する見積書には、商品やサービスの価格、納品日、代金の支払方法・支払期限などについて、発注者が前もって知っておくべき支払条件を明確に提示するようにしましょう。なお、見積書の提出後は、発注者側で内容を確認し、同意が得られた場合に契約を締結することができます。

なお、お金に関わる書類には、見積書・発注書・契約書・納品書・検収書・請求書などがあります。

そのため、支払条件は見積書だけでなく、これらの書類にも記載しますが、条件の書き方については特に決まりはなく、書類によってさまざまで、記載内容の複雑度も書類によって異なります。このほか、発注書のようにあまり細かく記載する必要がないものや、書類の発行ごとに内容が重複する際は、内容を割愛する場合もあります。

取引先から支払条件に関する変更要請があった場合

取引先から支払条件について変更を求められることがあります。その場合、安易に無条件で要請に応じてしまうことで、後々の資金繰りに影響を及ぼす恐れがあります。したがって、締め日や支払期日の変更要請には慎重に対応するようにしましょう。

心がけておくべき注意点としては、取引上での信頼関係を保つため、日頃より十分なコミュニケーションをとるようにし、変更要請の際にはお互いに適切な条件で進めることが大切です。

また、支払条件の変更要請をする側は、変更内容や変更理由について明確に伝えるようにしましょう。

変更要請を受けた側は、変更内容を受け入れる、代替条件を提案する、一旦断って交渉を重ねる、または要請を拒否するなど、選択肢については慎重に検討する必要があります。その際、長期的なビジネスパートナーとして今後も取引をすることを想定しながら、できるだけ柔軟な対応を心がけてください。

もし要請を拒否する場合についても、拒否理由を丁重に明確に提示し、信頼関係に支障が生じないように注意が必要です。

このように、支払条件の変更要請については、双方が納得し、公平な解決手段を見出すことが非常に重要なため、具体的な変更内容については、相手側と交渉および協力しながら適切な合意を目指すようにしましょう。

そして、くれぐれも合意した支払条件の変更内容を文書化しておくことが大切です。