Poner en marcha una empresa, ya sea una estructura sencilla en línea o una operación a gran escala, puede ser emocionante, pero también costoso. El coste de lanzar una empresa varía en función del sector, la ubicación y otros factores. Antes de poner en marcha una empresa, los emprendedores deben calcular cuidadosamente sus gastos. Esto es especialmente importante porque la mayoría de las pequeñas empresas de EE. UU. tienden a fracasar en los tres primeros años, a veces debido a problemas con los costes de puesta en marcha. Analizar estos costes puede ayudar a los posibles empresarios a tomar decisiones informadas, evitar sorpresas y crear una estrategia clara para su proyecto.

A continuación, explicaremos cómo calcular los costes iniciales, qué tipos de empresas suelen tener menos gastos iniciales, qué costes ocultos pueden existir y cómo financiar tu empresa con un capital mínimo.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo calcular los costes iniciales
  
• ¿Qué tipos de empresas tienen los costes iniciales más bajos?
  
• ¿Cuáles son los costes ocultos de iniciar una empresa?
  
• Costes en línea frente a costes físicos: cómo afecta tu configuración a tu presupuesto
  
• Cómo financiar una empresa con un capital mínimo
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Atlas
  

Cómo calcular los costes iniciales

El cálculo de los costes iniciales comienza con la identificación de los elementos que son absolutamente necesarios para poner en marcha tu empresa. A partir de ahí, puedes dividir los gastos en costes únicos, como los gastos de constitución y la compra inicial de equipos, y gastos recurrentes, como el alquiler y las suscripciones de software. Estimar cada tipo de gasto puede ayudarte a comprender qué necesita tu empresa para comenzar a operar.

Estos son diferentes tipos de gastos a tener en cuenta:

• Costes fijos: son gastos regulares e invariables que una empresa debe pagar. En el caso de las empresas en línea, pueden incluir los gastos de alojamiento del sitio web y las herramientas de ciberseguridad. En el caso de las empresas físicas, pueden incluir el alquiler y los servicios públicos.

• Costes variables: incluyen los costes de marketing, embalaje, inventario y producción, que fluctúan en función de la demanda, la estacionalidad y otros factores. Por ejemplo, las empresas basadas en productos suelen necesitar diferentes niveles de inventario en diferentes momentos. Por el contrario, los modelos basados en servicios pueden necesitar diferentes niveles de apoyo de autónomos durante determinados periodos.

• Costes únicos: son los gastos del «día del lanzamiento» que probablemente no volverás a pagar, como los honorarios legales por la constitución de la empresa, los permisos, las campañas de marketing iniciales y, si procede, las reformas de un local físico. En EE. UU., cada estado tiene una comisión básica de presentación de los estatutos sociales o el acta constitutiva, que oscila entre 35 y 300 dólares.

Dependiendo de tu modelo de negocio y ubicación, el coste total de poner en marcha una empresa puede oscilar entre unos cientos de dólares y miles de dólares.

¿Qué tipos de empresas tienen los costes iniciales más bajos?

Para los aspirantes a empresarios, ciertos tipos de empresas pueden ser más económicos, especialmente aquellos que no dependen de una tienda física, inventario o equipo extenso.

Si mantener los costes bajos es una prioridad, estos tipos de empresa pueden permitirte entrar en el mercado sin necesidad de un capital elevado:

• Empresas de servicios: las empresas de servicios, como el diseño independiente, la redacción, la consultoría y la asistencia virtual, generalmente solo necesitan un ordenador, un software y una conexión a internet sólida para comenzar. También puedes reducir los costes de marketing si comienza con el boca a boca y la creación de redes.

• Venta minorista en línea con envío directo o impresión bajo demanda: las empresas de e-commerce suelen requerir una inversión inicial en inventario, pero modelos como el envío directo y la impresión bajo demanda permiten evitar estos costes. Con el envío directo, el proveedor envía los productos directamente al cliente. La impresión bajo demanda permite crear productos personalizados sin necesidad de mantener existencias.

• Productos y cursos digitales: desde libros electrónicos y arte digital hasta cursos en línea, los productos digitales son cada vez más populares y flexibles, con bajos costos iniciales. Una vez creado el producto, se puede vender repetidamente en línea sin necesidad de inventario adicional.

• Consultoría y coaching: el coaching profesional, la consultoría empresarial, el coaching físico y otros sectores similares no requieren grandes inversiones en infraestructura. Aparte de las certificaciones o herramientas, como el software de gestión de clientes, los costes iniciales suelen ser bajos.

¿Cuáles son los costes ocultos de crear una empresa?

Prepárate para los costes ocultos para que puedas evitar sorpresas que alteren tu presupuesto. Esto puede ayudarte a gestionar eficazmente el flujo de efectivo de tu empresa.

Estos son algunos de los costes que los fundadores no siempre esperan:

• Permisos y comisiones de licencia: ciertos sectores cobran comisiones por permisos y licencias comerciales antes de comenzar las operaciones y, con el tiempo, en forma de comisiones de renovación. Consulta los requisitos de tu zona con antelación para evaluar los costes continuos. Las licencias comerciales suelen oscilar entre 50 y varios cientos de dólares.

• Comisiones profesionales: es posible que tengas que contratar abogados, contables u otros expertos para redactar contratos, presentar declaraciones de impuestos o implementar otros aspectos de tu empresa. Estos profesionales cobran por horas, por lo que debes tener en cuenta sus comisiones por adelantado.

• Suscripciones de software y herramientas: muchas herramientas de software, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), los programadores de redes sociales y el análisis de sitios web, funcionan mediante suscripción. Debes presupuestar el coste total de todas las suscripciones mensual y anualmente.

• Primas de seguro: los seguros de responsabilidad civil, de propiedad y de empleados pueden tener primas más altas de lo esperado, dependiendo del nivel de riesgo de tu empresa. Por ejemplo, las empresas de e-commerce y las tiendas físicas pueden necesitar un seguro de responsabilidad civil general, mientras que los proveedores de servicios suelen optar por un seguro de responsabilidad civil profesional.

• Gastos de personal: los costes de los empleados pueden incluir salarios o sueldos por hora, prestaciones, impuestos sobre nóminas y compensaciones por accidentes laborales. Si trabajas con autónomos o contratistas, debes tener en cuenta costes como el tiempo de activación, las herramientas de productividad y el software de gestión de proyectos. Como regla general, la nómina debe representar entre el 15 % y el 30 % de los ingresos brutos, pero esa cifra será mayor en los sectores que requieren mucha mano de obra.

• Costes de marketing y publicidad: las campañas de marketing o los anuncios iniciales pueden resultar más caros de lo previsto, especialmente si la empresa está probando diferentes métodos para ver cuál funciona mejor. El alcance orgánico lleva tiempo, por lo que si tu empresa necesita visibilidad rápida, debes presupuestar un gasto adicional en marketing. El presupuesto medio de marketing suele rondar el 10 % de los ingresos totales.

Costes de los negocios online frente a los físicos: cómo afecta tu configuración a tu presupuesto

La decisión sobre el sitio más importante que puedes tomar es si tienes una empresa que opera en línea o una empresa física. Esto afecta a casi todas las categorías de gastos, desde los costes iniciales hasta las operaciones diarias.

Así es como la elección de la ubicación afecta a tu presupuesto:

• Inmuebles y alquileres: las ubicaciones físicas (por ejemplo, tiendas minoristas, oficinas, almacenes) tienen costes de alquiler o arrendamiento considerables y, con frecuencia, requieren compromisos plurianuales y depósitos de garantía. Las zonas urbanas suelen cobrar más por metro cuadrado. Las empresas en línea eliminan los gastos de alquiler y tienen unos costes generales mucho más bajos, ya que solo necesitan un sitio web y un alojamiento.

• Servicios públicos y mantenimiento: un espacio físico conlleva costes materiales, como electricidad, agua, calefacción, internet, mantenimiento y reparaciones. Las empresas que operan en línea evitan la mayoría de estos costes, pero incluyen otros gastos, como el alojamiento del sitio web, las herramientas digitales y el almacenamiento de datos.

• Permisos, licencias y seguros: según la zona y el tipo de empresa, los sitios físicos pueden requerir permisos y licencias especiales que no se aplican a las configuraciones en línea. El seguro de responsabilidad civil también suele ser más caro para las tiendas físicas. Las empresas que operan en línea suelen necesitar un seguro de seguridad digital o de responsabilidad civil general de menor coste.

• Necesidades de personal: los sitios físicos a menudo requieren personal en las instalaciones para manejar las operaciones, la atención al cliente y la seguridad. Contratar para estas funciones significa pagar salarios, formación y beneficios. Las empresas que operan en línea suelen tener menos necesidades de personal y menores gastos de plantilla, ya que pueden operar con menos personal o autónomos remotos.

• Marketing y alcance: los sitios físicos dependen del tráfico peatonal local y pueden requerir una mayor inversión en publicidad local, señalización o diseño de escaparates para atraer clientes. Las empresas que operan en línea pueden llegar a un público más amplio a través del marketing digital y, a menudo, pueden comenzar con un presupuesto publicitario modesto.

Cómo financiar una empresa con un capital mínimo

Entre el 90 % y el 95 % de las nuevas empresas con empleados de EE. UU. necesitan algo de capital para poner en marcha su negocio. Poner en marcha un negocio sin dinero en efectivo disponible es todo un desafío y puede requerir reunir recursos de varios lugares.

A continuación, te mostramos algunas formas creativas de poner en marcha tu empresa con un capital mínimo:

• Autofinanciación: muchos fundadores comienzan con autofinanciación, también conocida como bootstrapping. Utilizan sus ahorros personales o parte de sus beneficios para cubrir los costes iniciales. Esto puede significar trabajar en otro empleo mientras se desarrolla el negocio, lo que hace que este método sea más lento, pero te permite mantener el control y no endeudarte.

• Micromecenazgo: plataformas como Kickstarter e Indiegogo te permiten recaudar fondos de clientes y simpatizantes potenciales. Al presentar tu idea de negocio de una manera convincente, a menudo con un sistema de recompensas que no implica equidad, puedes reunir pequeñas contribuciones de una gran audiencia.

• Subvenciones y concursos: algunas organizaciones y agencias gubernamentales ofrecen subvenciones para startups, especialmente para aquellas dedicadas a la tecnología, la sostenibilidad y la educación. Los concursos de presentación de proyectos empresariales también otorgan premios en metálico a las ideas prometedoras, sin necesidad de devolución.

• Preventa o depósitos de servicios: en el caso de las empresas basadas en productos, considera la posibilidad de vender partidas por adelantado u ofrecer pedidos anticipados para asegurar los fondos antes de la producción. Las empresas de servicios pueden aceptar depósitos por adelantado que luego pueden reinvertirse en la empresa.

• Crédito empresarial: si tu puntuación crediticia es buena, las tarjetas de crédito empresariales, las líneas de crédito o los préstamos empresariales pueden proporcionarte capital adicional. Ten en cuenta los tipos de interés y utiliza estos recursos solo si tienes un plan fiable para generar beneficios y devolver lo que pidas prestado.

• Trueque: a veces es posible intercambiar tus habilidades o productos con otras empresas y ahorrar dinero en efectivo mediante el intercambio de valor. Por ejemplo, un diseñador gráfico podría intercambiar servicios de diseño de logotipos por unos meses de alojamiento de sitios web.

17. Evalúa préstamos empresariales

Usar préstamos empresariales como parte de tu estrategia de financiación puede ser una buena forma de agilizar el crecimiento de tu empresa. Así puedes afrontar este paso:

• Determina si necesitas un préstamo: antes de meterte de lleno en el proceso para solicitar un préstamo, analiza si lo necesitas de verdad. Es posible que te hagan falta fondos para ampliar tus operaciones, comprar equipos, ampliar el inventario, contratar personal o tener un flujo de caja más fluido. Conocer bien las necesidades financieras de tu empresa puede ayudarte a decidir con fundamentos si de verdad necesitas un préstamo.

• Investiga diferentes tipos de préstamos: hay distintos tipos de préstamos a disposición de las empresas, ya sean opciones tradicionales, como los préstamos bancarios o los de la Agencia Federal de Pequeños Negocios (SBA, por sus siglas en inglés), o alternativas, como los préstamos en línea y las líneas de crédito. Cada uno de ellos tiene sus propias condiciones, tipos de interés y requisitos. La opción que mejor se te adecúe dependerá de lo que necesites, de cómo sea tu situación financiera y de la etapa en que se encuentre tu empresa.

• Considera los requisitos de idoneidad: los prestamistas siguen diferentes criterios a la hora de aprobar préstamos, entre los que se incluyen factores como tu calificación crediticia, los ingresos y la rentabilidad de tu empresa, así como el tiempo que esta lleva en funcionamiento. Antes de solicitar un crédito, analiza bien estos criterios para ver si los cumples.

• Prepara la solicitud del préstamo: cuando hayas elegido un tipo de préstamo y hayas confirmado que cumples los criterios del prestamista, debes preparar la solicitud. Para ello, tienes que reunir documentos financieros como tu plan de negocio, estados financieros, declaraciones de impuestos y los detalles de tu garantía. Quizá también tengas que presentar un plan en el que describas cómo pretendes usar el préstamo y cómo lo reembolsarás.

• Compara ofertas de préstamos: si te aprueban la solicitud de préstamo, es posible que recibas ofertas de diferentes prestamistas. Presta mucha atención a las condiciones de cada una de las ofertas, incluidos el tipo de interés, el importe y el plazo del préstamo, así como cualquier comisión adicional que haya. Debes comprender el coste total del préstamo y ver si las condiciones de reembolso encajan con las previsiones financieras de tu empresa.

Asumir una deuda es un compromiso importante que exige una planificación y atención minuciosas. Si necesitas más ayuda a lo largo del proceso, consulta a un asesor o mentor financiero.

No hay ningún atajo sencillo para poner en marcha un negocio. Si saltas pasos en los primeros días de actividad, más adelante podrías encontrarte con situaciones innecesarias, como inconvenientes, confusiones o incluso responsabilidades jurídicas. Si bien muchas de las tareas que debes llevar a cabo para poner en marcha un negocio pueden parecer tediosas, el proceso no es demasiado complicado. Si sigues un enfoque minucioso y metódico, y abordas cada paso en el orden que le corresponda, construirás una base con la que lograr todos los objetivos y sueños que tengas para tu empresa, que es lo que te había motivado a iniciar este proceso en un principio.