Poner en marcha una empresa, ya sea que se trate de una empresa que opera en línea o de una empresa a gran escala, puede ser emocionante pero costoso. El coste de creación de una empresa varía en función del sector, el sitio, etc. Por lo tanto, todos los propietarios de negocios deben estimar los gastos esperados antes de que comiencen.

Es probable que la mayoría de las pequeñas empresas en los EE. UU. fracasen en los primeros tres años, lo que demuestra la necesidad de comprender los costes iniciales. Esta comprensión puede ayudar a un posible propietario de un negocio a tomar decisiones informadas, evitar sorpresas y crear una estrategia clara para que tu empresa sea rentable.

A continuación, explicamos cómo calcular los costes de puesta en marcha, qué tipos de empresas suelen tener menores gastos de puesta en marcha, qué costes ocultos pueden existir y cómo financiar tu empresa con un capital mínimo.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo calcular los costes de puesta en marcha
  
• ¿Qué tipos de empresas tienen los costes iniciales más bajos?
  
• ¿Cuáles son los costes ocultos de iniciar una empresa?
  
• Cómo afecta el sitio a los costes iniciales
  
• Cómo financiar una empresa con un capital mínimo
  

Cómo calcular los costes iniciales

El cálculo de los costes iniciales empieza por separar lo que necesitas de lo que quieres. A partir de ahí, puedes dividir los gastos en gastos únicos (p. ej., comisiones de constitución, compras iniciales de equipos) y gastos corrientes (p. ej., alquiler, suscripciones de software). Estimar cada tipo de gasto puede mostrar lo que tu startup necesita para comenzar a operar.

Estos son algunos de los diferentes tipos de gastos:

• Costes fijos: estos son los gastos regulares e invariables de una empresa. En el caso de las empresas que operan en línea, pueden incluir tarifas de alojamiento de sitios web y herramientas de ciberseguridad; en el caso de las empresas físicas, pueden incluir el alquiler y los servicios públicos.

• Costes variables: estos incluyen costes de marketing, empaque, inventario y producción, que fluctúan según la demanda, la estacionalidad y otros factores. Por ejemplo, las empresas basadas en productos a menudo necesitan diferentes niveles de inventario en diferentes momentos. Por el contrario, los modelos basados en servicios pueden necesitar diferentes niveles de soporte para trabajadores autónomos.

• Costes únicos: estos son los gastos del «día del lanzamiento» que quizás no vuelvas a pagar, como los honorarios legales por la constitución, los permisos, las campañas de marketing iniciales y, si corresponde, las renovaciones de un sitio físico.

¿Qué tipos de empresas tienen los costes iniciales más bajos?

Para los aspirantes a empresarios, ciertos tipos de negocios pueden ser más económicos, especialmente aquellos que no dependen de una tienda física, inventario o equipo extenso.

Si mantener los costes bajos es tu principal prioridad, estos tipos de negocios pueden permitirte ingresar al mercado sin un gran capital:

• Empresas de servicios: las empresas de servicios, como el diseño independiente, la redacción, la consultoría y la asistencia virtual, generalmente solo necesitan un ordenador, un software y una conexión a internet sólida para comenzar. También puedes reducir los costes de marketing si comienza con el boca a boca y la creación de redes.

• Venta minorista en línea con dropshipping o impresión bajo demanda: las empresas de e-commerce tradicionalmente requieren una inversión inicial en inventario, pero modelos como el envío directo y la impresión bajo demanda te permiten evitar estos costes. Con el envío directo, el proveedor envía productos directamente a tu cliente. La impresión bajo demanda te permite crear productos personalizados sin tener existencias.

• Productos y cursos digitales: desde libros electrónicos y arte digital hasta cursos en línea, los productos digitales son cada vez más populares y flexibles, con bajos costes iniciales. Una vez que creas el producto, puedes venderlo repetidamente sin inventario adicional.

• Consultoría y coaching: el coaching profesional, la consultoría empresarial, el fitness coaching y otros sectores similares no requieren grandes inversiones en infraestructura. Además de las certificaciones o herramientas, como el software de gestión de clientes, los costes iniciales suelen ser bajos.

¿Cuáles son los costes ocultos de crear una empresa?

Prepárate para los costes ocultos para que puedas evitar sorpresas que alteren tu presupuesto. Esto puede ayudarte a gestionar eficazmente el flujo de efectivo de tu empresa.

Estos son algunos de los costes que los fundadores no siempre esperan:

• Permisos y derechos de licencia: ciertos sectores cobran tarifas por permisos y licencias antes de que comiencen las operaciones y con el tiempo en forma de tarifas de renovación. Verifica los requisitos de tu área con anticipación para evaluar los costes continuos.

• Honorarios profesionales: es posible que se requieran abogados, contadores y otros expertos para establecer contratos, declarar impuestos o implementar otros aspectos de tu negocio. Estos profesionales cobran por hora, y debes tener en cuenta sus honorarios por adelantado.

• Suscripciones de software y herramientas: muchas herramientas de software, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), los programadores de redes sociales y el análisis de sitios web, funcionan mediante suscripción. Debes presupuestar el coste total de todas las suscripciones mensual y anualmente.

• Primas de seguros: los seguros de responsabilidad civil, de propiedad y de empleados pueden conllevar primas más altas de lo esperado, según el nivel de riesgo de tu empresa. Por ejemplo, las empresas de comercio electrónico y las tiendas físicas pueden requerir un seguro de responsabilidad civil general, mientras que los proveedores de servicios suelen optar por un seguro de responsabilidad profesional.

• Gastos de personal: los costes de los empleados pueden incluir salarios o salarios por hora, beneficios, impuestos sobre la plantilla y compensación laboral. Si trabajas con autónomos o contratistas, debes tener en cuenta costes como el tiempo de onboarding, las herramientas de productividad y el software de gestión de proyectos.

• Costes de marketing y publicidad: las campañas de marketing o los anuncios iniciales pueden ser más costosos de lo previsto, especialmente si la empresa está probando diferentes métodos para ver qué funciona. El alcance orgánico lleva tiempo, por lo que si tu empresa necesita una visibilidad rápida, presupuesta mayores esfuerzos de marketing.

Cómo afecta el sitio a los costes iniciales

La decisión sobre el sitio más importante que puedes tomar es si tienes una empresa que opera en línea o una empresa física. Esto afecta a casi todas las categorías de gastos, desde los costes iniciales hasta las operaciones diarias.

Así es como la elección del sitio determina lo que necesitarás presupuestar:

• Bienes inmuebles y alquileres: los sitios físicos (p. ej., comercios minoristas, oficinas, almacenes) tienen costes de alquiler o arrendamiento sustanciales y, con frecuencia, requieren compromisos de varios años y depósitos de seguridad. Las áreas urbanas suelen cobrar más por pie cuadrado. Las empresas que operan en línea eliminan los gastos de alquiler y tener costes generales mucho más bajos, ya que solo necesitan un sitio web y alojamiento.

• Servicios públicos y mantenimiento: un espacio físico conlleva costes materiales, como electricidad, agua, calefacción, internet, mantenimiento y reparaciones. Las empresas que operan en línea evitan la mayoría de estos costes, pero incluyen otros gastos, como el alojamiento del sitio web, las herramientas digitales y el almacenamiento de datos.

• Permisos, licencias y seguros: según la zona y el tipo de empresa, los sitios físicos pueden requerir permisos y licencias especiales que no se aplican a las configuraciones en línea. El seguro de responsabilidad civil también suele ser más caro para las tiendas físicas. Las empresas que operan en línea suelen necesitar un seguro de seguridad digital o de responsabilidad civil general de menor coste.

• Necesidades de personal: los sitios físicos a menudo requieren personal en las instalaciones para manejar las operaciones, la atención al cliente y la seguridad. Contratar para estos roles significa pagar salarios, formación y beneficios. Las empresas que operan en línea suelen tener menos necesidades de personal y menores gastos de plantilla, ya que pueden operar con menos personal o autónomos remotos.

• Marketing y alcance: los sitios físicos dependen del tráfico peatonal local y pueden requerir una mayor inversión en publicidad local, señalización o diseño de escaparates para atraer clientes. Las empresas que operan en línea pueden llegar a un público más amplio a través del marketing digital y, a menudo, pueden comenzar con un presupuesto publicitario modesto.

Cómo financiar una empresa con un capital mínimo

Iniciar un negocio sin efectivo disponible es un desafío y puede requerir reunir recursos de varios lugares.

A continuación, te mostramos algunas formas creativas de iniciar tu negocio con un capital mínimo:

• Bootstrapping: muchos fundadores comienzan con la autofinanciación, también conocida como «bootstrapping». Utilizan sus ahorros personales o parte de sus ingresos para cubrir los gastos iniciales. Esto podría significar tener un trabajo mientras se construye el negocio de forma paralela, lo que hace que sea un enfoque más lento. Pero te mantiene en control y libre de deudas.

• Micromecenazgo: plataformas como Kickstarter e Indiegogo te permiten recaudar fondos de clientes y simpatizantes potenciales. Al presentar tu idea de negocio de una manera convincente, a menudo con un sistema de recompensas que no implica equidad, puedes reunir pequeñas contribuciones de una gran audiencia.

• Becas y concursos: algunas organizaciones y agencias gubernamentales tienen subvenciones para startups, especialmente startups de tecnología, sostenibilidad y educación. Los concursos de propuestas comerciales también otorgan dinero a ideas prometedoras, sin necesidad de reembolso.

• Preventa o depósitos de servicios: en el caso de las empresas basadas en productos, considera la posibilidad de vender artículos por adelantado u ofrecer pedidos anticipados para asegurar los fondos antes de la producción. Las empresas de servicios pueden aceptar depósitos por adelantado que luego pueden reinvertirse en la empresa.

• Crédito empresarial: si tu puntaje crediticio es sólido, las tarjetas de crédito comerciales o las líneas de crédito pueden proporcionar capital rápido. Ten en cuenta las tasas de interés y usa estos recursos solo si tiene un plan fiable para generar ingresos y pagar lo que pide prestado.

• Trueque: a veces es posible intercambiar tus habilidades o productos con otras empresas y ahorrar dinero en efectivo mediante el intercambio de valor. Por ejemplo, un diseñador gráfico podría intercambiar servicios de diseño de logotipos por unos meses de alojamiento de sitios web.