Iniciar un negocio, ya sea un emprendimiento online o una operación a gran escala, puede ser emocionante pero costoso. El costo de lanzar un negocio varía según el sector, el lugar y más. Por lo tanto, todo propietario de negocio debe estimar los gastos esperados antes de comenzar.

Es probable que la mayoría de las pequeñas empresas en los EE. UU. fracasen dentro de los primeros tres años, lo que demuestra la necesidad de comprender los costos iniciales. Esta comprensión puede ayudar a un posible propietario de un negocio a tomar decisiones informadas, evitar sorpresas y crear una estrategia clara para que su empresa sea rentable.

A continuación, explicamos cómo calcular los costos iniciales, qué tipos de empresas suelen tener menores gastos de puesta en marcha, qué costos ocultos pueden existir y cómo financiar tu empresa con un capital mínimo.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo calcular los costos iniciales
  
• ¿Qué tipos de negocios tienen los costos iniciales más bajos?
  
• ¿Cuáles son los costos ocultos de iniciar una empresa?
  
• Cómo afecta el lugar a los costos de puesta en marcha
  
• Cómo financiar un negocio con un capital mínimo
  

Cómo calcular los costos de puesta en marcha

El cálculo de los costos iniciales comienza con la separación de lo que necesita de lo que desea. A partir de ahí, puedes dividir los gastos en costos únicos (p. ej., comisiones de constitución, compras iniciales de equipos) y gastos continuos (p. ej., alquiler, suscripciones de software). Estimar cada tipo de gasto puede mostrar lo que tu startup necesita para comenzar a operar.

Estos son algunos tipos diferentes de gastos:

• Costos fijos: estos son los gastos regulares e invariables de una empresa. En el caso de las empresas online, pueden incluir tarifas de alojamiento de sitios web y herramientas de ciberseguridad; en el caso de las empresas físicas, pueden incluir el alquiler y los servicios públicos.

• Costos variables: estos incluyen costos de marketing, empaque, inventario y producción, que fluctúan según la demanda, la estacionalidad y otros factores. Por ejemplo, las empresas basadas en productos a menudo necesitan diferentes niveles de inventario en diferentes momentos. Por el contrario, los modelos basados en servicios pueden necesitar diferentes niveles de soporte para trabajadores autónomos.

• Costos únicos: estos son los gastos del «día del lanzamiento» que quizás no vuelvas a pagar, como los honorarios legales de la constitución de la sociedad, los permisos, las campañas de marketing iniciales y, si corresponde, las renovaciones de un lugar físico.

¿Qué tipos de empresas tienen los costos iniciales más bajos?

Para los aspirantes a empresarios, ciertos tipos de negocios pueden ser más económicos, especialmente aquellos que no dependen de una tienda física, inventario o equipos extensos.

Si mantener los costos bajos es tu principal prioridad, estos tipos de negocios pueden permitirte ingresar al mercado sin un gran capital:

• Empresas de servicios: las empresas basadas en servicios, como el diseño independiente, la redacción, la consultoría y la asistencia virtual, generalmente solo necesitan una computadora, software y una conexión a Internet sólida para comenzar. También puedes reducir los costos de marketing si comienzas con el boca a boca y la creación de redes.

• Venta minorista en línea con dropshipping o impresión bajo demanda: las empresas de ecommerce tradicionalmente requieren una inversión inicial en inventario, pero modelos como el envío directo y la impresión bajo demanda te permiten evitar estos costos. Con el envío directo, el proveedor envía los productos directamente a tu cliente. La impresión bajo demanda te permite crear productos personalizados sin tener existencias.

• Productos y cursos digitales: desde libros electrónicos y arte digital hasta cursos en línea, los productos digitales son cada vez más populares y flexibles, con bajos costos iniciales. Una vez que creas el producto, puedes venderlo repetidamente sin más inventario.

• Consultoría y coaching: el coaching profesional, la consultoría empresarial, el fitness coaching y otros sectores similares no requieren grandes inversiones en infraestructura. Además de las certificaciones o herramientas, como el software de gestión de clientes, los costos de puesta en marcha suelen ser bajos.

¿Cuáles son los costos ocultos de iniciar un negocio?

Prepárate para los costos ocultos para que puedas evitar sorpresas que afecten tu presupuesto. Esto puede ayudarte a administrar eficazmente el flujo de efectivo de tu empresa.

Estos son algunos de los costos que los fundadores no siempre esperan:

• Permisos y tasas de licencia: ciertas sectores cobran tarifas por permisos y licencias antes de que comiencen las operaciones y con el tiempo en forma de tarifas de renovación. Verifica los requisitos de tu área con anticipación para evaluar los costos continuos.

• Honorarios profesionales: es posible que se requieran abogados, contadores y otros expertos para establecer contratos, declarar impuestos o implementar otros aspectos de tu empresa. Estos profesionales cobran por hora, y usted debe tener en cuenta sus honorarios por adelantado.

• Suscripciones de software y herramientas: muchas herramientas de software, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), los programadores de redes sociales y el análisis de sitios web, funcionan mediante suscripción. Debes presupuestar el costo total de todas las suscripciones de forma mensual y anual.

• Primas de seguros: los seguros de responsabilidad civil, de propiedad y de empleados pueden tener primas más altas de lo esperado, según el nivel de riesgo de tu empresa. Por ejemplo, las empresas de ecommerce y las tiendas físicas pueden exigir un seguro de responsabilidad civil general, mientras que los proveedores de servicios suelen optar por un seguro de responsabilidad profesional.

• Gastos de personal: los costos de los empleados pueden incluir salarios o salarios por hora, beneficios, impuestos sobre la plantilla y compensación laboral. Si trabajas con autónomos o contratistas, debes tener en cuenta costos como el tiempo del onboarding, las herramientas de productividad y el software de gestión de proyectos.

• Costos de marketing y publicidad: las campañas de marketing o los anuncios iniciales pueden ser más costosos de lo previsto, especialmente si la empresa está probando diferentes métodos para ver qué funciona. El alcance orgánico lleva tiempo, así que si tu empresa necesita visibilidad rápida, presupuesta más esfuerzos de marketing.

Cómo afecta el lugar a los costos de puesta en marcha

La decisión del lugar más importante que puede tomar es si tener una empresa online o físico. Esto afecta a casi todas las categorías de gastos, desde los costos de puesta en marcha hasta las operaciones diarias.

A continuación, te explicamos cómo la elección del lugar determina lo que tendrás que presupuestar:

• Inmobiliaria y alquileres: las ubicaciones físicas (por ejemplo, tiendas minoristas, oficinas, almacenes) tienen costos de alquiler o arrendamiento sustanciales y, con frecuencia, requieren compromisos de varios años y depósitos de seguridad. Las zonas urbanas suelen cobrar más por pie cuadrado. Las empresas que operan en línea eliminan los gastos de alquiler y vienen con costos generales mucho más bajos, ya que solo necesitan un sitio web y alojamiento.

• Servicios públicos y mantenimiento: un espacio físico conlleva costos materiales, como electricidad, agua, calefacción, internet, mantenimiento y reparaciones. Las empresas que operan en línea evitan la mayoría de estos costos, pero incluyen otros gastos, como el alojamiento del sitio web, las herramientas digitales y el almacenamiento de datos.

• Permisos, licencias y seguros: según el área y el tipo de empresa, las ubicaciones físicas pueden requerir permisos y licencias especiales que no se aplican a las configuraciones online. El seguro de responsabilidad civil también suele ser más caro para las tiendas físicas. Las empresas que operan en línea suelen necesitar un seguro de seguridad digital o de responsabilidad civil general de menor costo.

• Necesidades de personal: las ubicaciones físicas a menudo requieren personal en las instalaciones para manejar las operaciones, el servicio al cliente y la seguridad. Contratar para estas funciones significa pagar salarios, formación y beneficios. Las empresas que operan en línea suelen tener menos necesidades de personal y menores gastos de plantilla, ya que pueden operar con menos personal o autónomos remotos.

• Marketing y alcance: las ubicaciones físicas dependen del tráfico peatonal local y pueden requerir más inversión en publicidad local, señalización o diseño de escaparates para atraer clientes. Las empresas que operan en línea pueden llegar a un público más amplio a través del marketing digital y, a menudo, pueden comenzar con un presupuesto publicitario modesto.

Cómo financiar una empresa con un capital mínimo

Iniciar una empresa sin efectivo disponible es un desafío y puede requerir reunir recursos de varios lugares.

A continuación, mostramos algunas formas creativas de iniciar tu empresa con un capital mínimo:

• Bootstrapping: muchos fundadores comienzan con la autofinanciación, también conocida como «bootstrapping». Utilizan sus ahorros personales o parte de sus ingresos para cubrir los gastos iniciales. Esto podría significar trabajar en un trabajo mientras se construye el negocio de forma paralela, lo que lo convierte en un enfoque más lento. Pero te mantiene en control y libre de deudas.

• Crowdfunding: plataformas como Kickstarter e Indiegogo te permiten recaudar fondos de clientes y simpatizantes potenciales. Al presentar tu idea de negocio de una manera convincente, a menudo con un sistema de recompensas que no involucra equidad, puedes reunir pequeñas contribuciones de una gran audiencia.

• Becas y concursos: algunas organizaciones y agencias gubernamentales tienen subvenciones para startups, especialmente startups de tecnología, sostenibilidad y educación. Los concursos de propuestas comerciales también otorgan dinero a ideas prometedoras, sin necesidad de reembolso.

• Preventas o depósitos de servicios: en el caso de las empresas basadas en productos, considera la posibilidad de vender artículos por adelantado u ofrecer pedidos anticipados para asegurar los fondos antes de la producción. Las empresas basadas en servicios pueden aceptar depósitos por adelantado, que luego se pueden reinvertir en el negocio.

• Crédito comercial: si tu puntaje crediticia es sólida, las tarjetas de crédito comerciales o las líneas de crédito pueden proporcionar capital rápido. Ten en cuenta las tasas de interés y usa estos recursos solo si tienes un plan confiable para generar ingresos y pagar lo que pides prestado.

• Trueque: a veces, es posible intercambiar tus habilidades o productos con otras empresas y conservar dinero en efectivo mediante el intercambio de valor. Por ejemplo, un diseñador gráfico podría intercambiar servicios de diseño de logotipos por unos meses de alojamiento de sitios web.