การบันทึกบัญชีในการทำบัญชี คือกระบวนการบันทึกธุรกรรมทางการเงินในสมุดบัญชี ซึ่งอาจเรียกว่าสมุดบัญชีขั้นต้นได้ด้วย โดยจะเกี่ยวข้องกับการบันทึกธุรกรรมตามลำดับเวลาเพื่อให้กิจกรรมทางธุรกิจทุกอย่างได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องสำหรับใช้ในการวิเคราะห์และรายงานในภายหลัง ด้านล่างนี้เราจะอธิบายวิธีการบันทึกธุรกรรม ว่าการบันทึกบัญชีมีความเกี่ยวข้องกับวงจรการทำบัญชีอย่างไร และวิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• คุณจะบันทึกธุรกรรมได้อย่างไร
  
• สมุดบัญชีมีประเภทอะไรบ้าง
  
• การบันทึกบัญชีมีความเกี่ยวข้องกับวงจรการทำบัญชีอย่างไร
  
• Stripe สามารถช่วยในการบันทึกบัญชีได้หรือไม่
  
• ข้อผิดพลาดทั่วไปในการบันทึกบัญชีคืออะไร และคุณจะหลีกเลี่ยงได้อย่างไร
  

คุณจะบันทึกธุรกรรมได้อย่างไร

การบันทึกธุรกรรมต้องมีการบันทึกเหตุการณ์ทางการเงินในสมุดบันทึกบัญชีในลักษณะที่ชัดเจนและเป็นระเบียบ นี่คือขั้นตอน

• เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจว่าธุรกรรมเกี่ยวกับอะไร ตัวอย่างเช่น ธุรกิจกำลังจ่ายค่าเช่า สร้างรายได้ หรือซื้ออะไรบางอย่าง

• พิจารณาว่าธุรกรรมมีผลกระทบต่อบัญชีใด เช่น หากคุณกำลังซื้ออุปกรณ์ นั่นจะมีผลกระทบต่อบัญชีค่าใช้จ่ายหรือสินทรัพย์ (เช่น "อุปกรณ์สำนักงาน") และจะลดเงินสดของคุณหรือเพิ่มหนี้สินหากคุณซื้อด้วยสินเชื่อ

• ตัดสินใจมีเดบิตและเครดิตอะไรบ้างในธุรกรรม กล่าวคือ ในธุรกรรมมีอะไรเพิ่มขึ้นหรือลดลง หากคุณใช้การทำบัญชีคู่ คุณจะมีเดบิตในบัญชีหนึ่งและเครดิตในอีกบัญชีหนึ่งเสมอ ตัวอย่างเช่น การจ่ายค่าเช่าจะเพิ่มค่าใช้จ่ายของคุณ (เดบิต) และลดเงินสด (เครดิต)

• บันทึกรายการ โดยเริ่มจากเดบิต ระบุชื่อบัญชีและจำนวนเงิน จากนั้นด้วยการเว้นเข้าไปเล็กน้อย ให้เพิ่มบรรทัดเครดิตพร้อมจำนวนที่สอดคล้องกัน

• เขียนวันที่ธุรกรรมเกิดขึ้นและใส่คำอธิบายสั้นๆ ว่าธุรกรรมนั้นเกี่ยวกับอะไร (เช่น "จ่ายค่าเช่าสำนักงานสำหรับเดือนธันวาคม")

ก่อนที่คุณจะดำเนินการต่อ ให้แน่ใจว่าเดบิตรวมเท่ากับเครดิตรวม เนื่องจากต้องหักกันพอดี หากไม่ตรง ให้ตรวจสอบการคำนวณของคุณและย้อนกลับไปดูขั้นตอนก่อนหน้า

สมุดบัญชีมีประเภทอะไรบ้าง

ในการทำบัญชี สมุดบัญชีคือที่ที่ธุรกรรมถูกบันทึกในครั้งแรก คุณจะใช้สมุดบัญชีประเภทที่แตกต่างกันเพื่อจัดระเบียบรายการตามลักษณะของธุรกรรม สมุดบัญชีเฉพาะจะใช้สำหรับธุรกรรมที่เกิดซ้ำๆ (เช่น การขาย การซื้อ การรับเงินสด) ในขณะที่สมุดบัญชีทั่วไปจะใช้สำหรับธุรกรรมที่เกิดไม่บ่อยนัก ซับซ้อนมากขึ้น หรือเกิดขึ้นครั้งเดียว

นี่คือประเภทสมุดบัญชีที่พบบ่อยที่สุด

สมุดบัญชีทั่วไป

นี่คือสมุดบัญชีที่เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับธุรกรรมที่ไม่เหมาะกับสมุดบัญชีเฉพาะ สมุดบัญชีประเภทนี้มีความยืดหยุ่นและสามารถใส่คำอธิบายที่ละเอียด ซึ่งทำให้มีประโยชน์สำหรับรายการที่ไม่ซ้ำกันหรือรายการที่ไม่ปกติ คุณอาจใช้สมุดบัญชีประเภทนี้เพื่อปรับรายการ การแก้ไข หรือธุรกรรมที่เกิดขึ้นไม่บ่อย (เช่น การบันทึกค่าเสื่อมราคา หรือการตัดหนี้เสีย)

สมุดบัญชีการขาย

สมุดบัญชีนี้จะติดตามการขายสินค้าหรือบริการทั้งหมดที่ซื้อด้วยสินเชื่อ โดยจะบันทึกเฉพาะการขายที่ทำผ่านสินเชื่อ (ไม่ใช่การขายเงินสด) แต่ละรายการจะแสดงชื่อลูกค้า จำนวนเงิน และรายละเอียดอื่นๆ คุณใช้จะสมุดบัญชีนี้เมื่อธุรกิจของคุณขายสินค้าคงคลังหรือบริการแบบเงินเชื่อ

สมุดบัญชีรายรับเงินสด

สมุดบัญชีนี้จะบันทึกรายรับเงินสดทั้งหมด โดยจะมีเฉพาะการขายด้วยเงินสดเท่านั้น (ไม่ใช่การขายแบบสินเชื่อ) แต่ละรายการจะแสดงชื่อลูกค้า จำนวนเงิน และรายละเอียดอื่นๆ คุณจะใช้สมุดบัญชีนี้สำหรับการชำระเงินที่ได้รับจากลูกค้า เงินกู้ที่ได้รับ หรือเงินสดจากการขายสินทรัพย์

สมุดบัญชีการชำระเงินสด (หรือการเบิกจ่าย)

สมุดบัญชีนี้จะติดตามการจ่ายเงินสดทั้งหมด โดยจะบันทึกทุกกรณีที่ธุรกิจใช้จ่ายเงินสด คุณจะใช้สมุดบัญชีนี้เมื่อคุณจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ ค่าเช่า ค่าจ้าง หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ

สมุดบัญชีการซื้อ

สมุดบัญชีนี้จะบันทึกการซื้อสินค้าหรือบริการทั้งหมดที่ซื้อด้วยสินเชื่อ โดยจะรวมเฉพาะการซื้อด้วยเครดิต ไม่ใช่เงินสด คุณใช้สมุดบัญชีนี้เมื่อคุณซื้อสินค้าคงคลัง อุปกรณ์ หรือบริการผ่านสินเชื่อ

สมุดบัญชีการคืนสินค้าที่ขายและส่วนลด

สมุดบัญชีนี้จะติดตามการคืนสินค้าที่ขายแบบสินเชื่อและส่วนลดใดๆ ที่มอบให้กับลูกค้า โดยจะติดตามเครดิตที่ออกให้กับลูกค้า คุณจะใช้สมุดบัญชีนี้เมื่อมีลูกค้าคืนสินค้าที่มีข้อบกพร่องหรือได้รับส่วนลดในการซื้อเนื่องจากมีปัญหา

สมุดบัญชีการคืนสินค้าที่ซื้อและส่วนลด

สมุดบัญชีนี้จะบันทึกการคืนสินค้าที่ซื้อด้วยสินเชื่อและส่วนลดที่ได้รับจากซัพพลายเออร์ โดยจะช่วยติดตามการลดหนี้ที่ธุรกิจของคุณต้องชำระให้ผู้ขาย คุณจะใช้สมุดบัญชีนี้เมื่อคุณคืนสินค้าคงคลังที่เสียหายให้กับซัพพลายเออร์หรือได้รับการปรับราคา

การบันทึกบัญชีมีความเกี่ยวข้องกับวงจรการทำบัญชีอย่างไร

เมื่อใดก็ตามที่มีธุรกรรมทางการเงินเกิดขึ้น (เช่น การจ่ายค่าเช่า การขายสินค้า การซื้อสินค้าคงคลัง) สิ่งแรกที่ต้องทำคือการบันทึกธุรกรรม การบันทึกบัญชีคือการบันทึกรายละเอียดของธุรกรรม เช่น วันที่ บัญชีที่ได้รับผลกระทบ และบัญชีเหล่านั้นเพิ่มขึ้นหรือลดลง (เพิ่มหนี้และลดหนี้) ในสมุดบัญชีเพื่อติดตาม

กิจกรรมทางการเงินในสมุดบัญชีจะใช้สำหรับสิ่งต่อไปนี้

• บัญชีแยกประเภท: บัญชีแยกประเภทจะจัดเรียงกิจกรรมลงในหมวดหมู่เฉพาะ (เช่น "ค่าใช้จ่ายค่าเช่า" "รายได้จากการขาย") สิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างงบดุลทดลองเพื่อตรวจสอบว่าการเพิ่มหนี้และลดหนี้ทั้งหมดของคุณตรงกันหรือไม่

• การปรับยอด: การปรับยอด เช่น การพิจารณาค่าเสื่อมราคาหรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ต้องใช้ข้อมูลธุรกรรมที่บันทึกในสมุดบัญชี

• งบการเงิน: คุณภาพของรายงานต่างๆ เช่น งบกำไรขาดทุนและงบแสดงฐานะการเงิน ขึ้นอยู่กับความถูกต้องของรายการในสมุดบัญชี

เมื่อทำบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้อง จะทำให้บอกเล่าเรื่องราวทางการเงินทั้งหมดของธุรกิจได้ง่ายขึ้น

Stripe สามารถช่วยในการบันทึกบัญชีได้หรือไม่

ได้ Stripe สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การทำบัญชี เมื่อใช้แอปจาก Stripe App Marketplace คุณจะสามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การทำบัญชีที่เป็นที่นิยม เช่น QuickBooks และ Xero เพื่อให้กิจกรรมทางการเงินทั้งหมดที่เกิดขึ้นผ่าน Stripe ไม่ว่าจะเป็นการชำระเงินของลูกค้า การคืนเงิน ค่าธรรมเนียม และการเบิกจ่าย ซิงค์กับบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติ

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการบันทึกบัญชีคืออะไร และคุณจะหลีกเลี่ยงได้อย่างไร

ข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้ แต่การตรวจจับได้ตั้งแต่เนิ่นๆ สามารถช่วยประหยัดเวลาและลดความเครียดในภายหลัง ใช้เวลาในการตรวจสอบรายการของคุณอย่างสม่ำเสมอเพื่อความถูกต้อง และเก็บใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ และเอกสารอื่นๆ ทั้งหมดไว้ในที่เดียวเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบแต่ละธุรกรรมได้ง่ายขึ้น พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์การทำบัญชีเพื่อทำให้กระบวนการบันทึกบัญชีเป็นอัตโนมัติและระบุข้อผิดพลาดก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาที่ใหญ่ขึ้น ในบรรดาหน่วยงานที่มีประสิทธิภาพระดับต้นๆ โดยเฉลี่ยแล้ว 58% ของบรรทัดรายการในสมุดบัญชีรายเดือนมาจากระบบอัตโนมัติ

นี่คือข้อผิดพลาดทั่วไปบางส่วนที่เกิดขึ้นได้ขณะที่ธุรกิจบันทึกธุรกรรม ตลอดจนแนวทางปฏิบัติที่เป็นประโยชน์ในการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้

การสับสนระหว่างเดบิตกับเครดิต

คุณอาจใส่เดบิตให้บัญชีในจุดที่ควรจะเป็นเครดิต หรือในทางกลับกัน ตัวอย่างเช่น ลูกค้าชำระเงินใบแจ้งหนี้ แต่แทนที่จะเดบิต "เงินสด" และเครดิต "บัญชีลูกหนี้" คุณกลับทำในทางตรงกันข้าม ตอนนี้บัญชีเงินสดของคุณจึงไม่ถูกต้องและบัญชีลูกหนี้ของคุณไม่แสดงถึงการชำระเงิน

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้ตรวจสอบว่าบัญชีใดควรเพิ่มหรือลด หากคุณไม่แน่ใจ ให้คิดตามกฎพื้นฐาน: ค่าใช้จ่ายและสินทรัพย์จะถูกเดบิตเมื่อเพิ่มขึ้น ในขณะที่หนี้สิน หุ้น และรายรับจะถูกเครดิต

การลืมบันทึกธุรกรรม

ธุรกรรมอาจไม่ได้รับการบันทึกในสมุดบัญชีเลย ตัวอย่างเช่น คุณจ่ายเงินสำหรับอุปกรณ์สำนักงานด้วยเงินสด แต่คุณลืมบันทึกการซื้อนั้น

เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกรรมทั้งหมดของคุณได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง ให้ทำให้เป็นนิสัยในการติดตามทุกอย่าง ดำเนินการต่างๆ เช่น เก็บใบเสร็จทั้งหมดไว้และกระทบยอดกับบัญชีธนาคารเป็นประจำเพื่อตรวจจับสิ่งที่คุณอาจพลาดไป

การใช้บัญชีผิด

คุณอาจบันทึกธุรกรรมแต่จัดประเภทไว้ภายใต้บัญชีที่ผิด ตัวอย่างเช่น คุณซื้อเฟอร์นิเจอร์ใหม่สำหรับสำนักงานและบันทึกเป็น "เครื่องเขียนสำนักงาน" แทนที่จะเป็น "อุปกรณ์สำนักงาน" หรือบัญชีสินทรัพย์ถาวร ตอนนี้บันทึกของคุณจึงไม่สะท้อนมูลค่าที่แท้จริงของสินทรัพย์ระยะยาว

ทำความคุ้นเคยกับแผนผังบัญชีของคุณ หากคุณไม่แน่ใจว่าสิ่งใดควรอยู่ที่ไหน ให้ตรวจสอบหรือสร้างเอกสารอ้างอิงอย่างรวดเร็วสำหรับธุรกรรมที่เกิดขึ้นบ่อย

การป้อนจำนวนเงินผิด

คุณอาจป้อนข้อมูลผิดพลาดเมื่อคุณบันทึกจำนวนเงินธุรกรรม ตัวอย่างเช่น คุณออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าเป็นเงิน 5,000 ดอลลาร์ แต่เมื่อคุณบันทึกการชำระเงิน คุณพิมพ์ผิดเป็น 500 ดอลลาร์ ตอนนี้บัญชีลูกหนี้ของคุณจะดูสูงเกินไป

เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ ให้ตรวจสอบจำนวนเงินกับเอกสารต้นทางเสมอ ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ หรือสัญญา การทำเช่นนี้ตั้งแต่แรกสามารถประหยัดเวลาในการแก้ไขในภายหลังได้หลายชั่วโมง

การบันทึกธุรกรรมเดียวกันสองครั้ง

คุณอาจบันทึกธุรกรรมสองครั้งโดยไม่ตั้งใจ (อาจเกิดขึ้นเมื่อคุณทำหลายอย่างพร้อมกันหรือใช้บันทึกซ้ำ) ตัวอย่างเช่น คุณบันทึกการชำระเงินของลูกค้าในวันนี้และจากนั้นเห็นการแจ้งเตือนทางอีเมลเดียวกันในวันพรุ่งนี้ ดังนั้นคุณจึงบันทึกอีกครั้ง

เพื่อหลีกเลี่ยงการทำซ้ำ ให้ใช้ระบบที่ทำเครื่องหมายธุรกรรมว่า "บันทึกแล้ว" ซอฟต์แวร์การทำบัญชีมักจะทำเครื่องหมายรายการที่ซ้ำกัน ซึ่งสามารถช่วยได้มาก

การไม่ใส่คำอธิบาย

คุณอาจบันทึกธุรกรรมโดยไม่มีคำอธิบายสั้นๆ ตัวอย่างเช่น รายการอาจเพียงแค่ระบุว่า "การปรับยอด" โดยไม่มีรายละเอียด เมื่อมีคนอื่นมาตรวจสอบ (หรือคุณกลับมาดูในอีกหลายเดือนต่อมา) พวกเขาอาจไม่เข้าใจว่าหมายถึงอะไรและคุณอาจจำไม่ได้

คุณควรใส่บันทึกสั้นๆ ว่าธุรกรรมนั้นคืออะไร ซึ่งเพียงพอที่จะเตือนคุณหรือใครก็ตามว่าทำไมธุรกรรมนั้นถึงอยู่ที่นั่น

การไม่ปรับยอดรายการ

คุณอาจลืมปรับยอดรายการสำหรับการเสื่อมราคา การสะสม หรือการชำระเงินล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น คุณจ่ายเงินสำหรับประกันภัยหนึ่งปีล่วงหน้า แต่ลืมจัดสรรค่าใช้จ่ายตลอดช่วง 12 เดือน ค่าใช้จ่ายประกันภัยของคุณจึงจะดูสูงเกินความจริงเมื่อสิ้นเดือนแรก

เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่ถูกต้องนี้ ให้จัดทำรายการตรวจสอบสำหรับงานสิ้นเดือนหรืองานสิ้นปี รวมการปรับยอดที่ใช้บ่อยเพื่อที่คุณจะได้ไม่มองข้ามสิ่งใด

การมองข้ามเอกสารประกอบ

คุณอาจบันทึกสิ่งที่ไม่ตรงกับธุรกรรมจริงเพราะคุณไม่ได้ตรวจสอบรายละเอียดในเอกสารต้นทาง ตัวอย่างเช่น คุณบันทึกการขายเป็นเงิน 1,000 ดอลลาร์เพราะนั่นคือสิ่งที่คุณจำได้ แต่ใบแจ้งหนี้จริงระบุว่า 1,050 ดอลลาร์

คุณควรมีเอกสารประกอบอยู่ตรงหน้าคุณเมื่อคุณบันทึกบัญชีเสมอ อาจเป็นการง่ายที่จะเดาหรือนึกจากความจำ แต่ข้อผิดพลาดก็มักจะเกิดขึ้นได้