会计中的日记账是在日记账中记录财务交易的过程，日记账也称为原始分录簿。它涉及按时间顺序记录交易，以便准确捕捉每项业务活动以供后续分析和报告。下面，我们将解释如何记录交易、日记账如何融入会计循环以及如何避免常见错误。

本文内容

• 如何记录交易？
  
• 常见的日记账类型有哪些？
  
• 日记账如何融入会计循环？
  
• Stripe 能否帮助记录日记账？
  
• 日记账中的常见错误有哪些，如何避免？
  

您如何记录交易？

记录交易涉及以清晰、有条理的方式在会计日记账中记录金融事件。以下是步骤：

• 首先了解交易的内容。例如，商家是支付房租、赚取收入还是购买物品？

• 确定交易影响的账户。例如，如果您购买办公用品，可能会影响费用或资产账户（例如“办公用品”），并且如果是赊购，会减少现金或增加应付款。

• 决定交易中的借方和贷方。换句话说，哪些项目在增加或减少？如果您使用复式记账法，总是借记一个账户并贷记另一个账户。例如，支付租金会增加费用（借方）并减少现金（贷方）。

• 记录分录，从借方开始。列出账户名称和金额。然后，稍微缩进，添加贷方行及相应金额。

• 写下交易发生的日期，并添加交易的简短描述（例如“支付 12 月办公室租金”）。

在继续之前，请确保总借记额与总贷记额一致，因为它们需要平衡。如果没有，请重新检查您的计算并回溯您的步骤。

常见的日记账类型有哪些？

在会计中，日记账是最初记录交易的地方。您使用不同类型的日记账根据交易的性质组织分录。专用日记账用于重复性交易（例如销售、采购、现金收入），而普通日记账用于较少发生、更复杂或一次性的交易。

以下是最常见的日记账类型。

普通日记账

这是不适合专用日记账的交易的默认日记账。它灵活且允许详细描述，因此对独特或不规则的分录很有帮助。您可能用它来调整分录、更正或罕见交易（例如记录折旧或坏账核销）。

销售日记账

销售日记账跟踪商品或服务的所有赊销。它只记录赊销（不记录现金销售）。每个条目都显示客户、金额和其他详细信息。当您的商家在帐户上销售库存或服务时，您将使用此日记账。

现金收据日记账

此日记账记录所有现金流入。它仅包括现金销售（不包括赊购销售）。每个条目都显示客户、金额和其他详细信息。此日记账用于从客户那里收到的付款、获得的贷款或出售资产的现金。

现金支付（或支出）日记账

此日记账跟踪所有现金流出。它记录了商家花费现金的所有实例。当您向供应商支付租金、工资或其他费用时，使用此日记账。

购项日记账

此日记账记录商品或服务的所有信用购买。它仅包括信用购买，不包括现金。当您在账户上购买库存、设备或服务时，使用此日记账。

销售退回与折让日记账

此日记账跟踪赊销商品的退货情况以及授予客户的任何折让。它跟踪发放给客户的信用。当客户退回有缺陷的产品或由于问题而获得购买折扣时，使用此日记账。

采购退回与折让日记账

此日记账记录退回以信用方式购买的货物和从供应商处收到的折让。它有助于监控您的商家欠供应商的款项减少。当您将残损的库存退还给供应商或收到价格调节时，使用此日记账。

日记账如何融入会计循环？

每当发生财务交易时（例如支付租金、销售产品、购买库存），首先要对其进行记录。日记账是指将交易的细节（如日期、受影响的账户以及这些账户是增加还是减少（借方和贷方））记录在日记账中以进行跟踪的行为。

日记账中的财务活动用于以下用途：

• 分类账： 分类账将活动分类到特定的类别中（例如“租金费用”、“销售收入”）。这使您能够创建试算表以检查所有借方和贷方是否一致。

• 调整： 调整（如折旧会计或应计费用）依赖于日记账中记录的交易。

• 财务报表： 损益表和资产负债表等报告的质量取决于日记账分录的准确性。

当日记账记录正确时，更容易展现企业的完整财务故事。

Stripe 可以帮助记录日记账吗？

是的，Stripe 可以与会计软件集成。通过使用 Stripe App Marketplace 中的应用，您可以集成 QuickBooks 和 Xero 等流行的会计软件，以便通过 Stripe 发生的所有财务活动（客户付款、退款、费用和支出）都可以自动与您的账簿同步。

日记账中的常见错误有哪些，如何避免它们？

错误会发生，但及早发现错误可以节省您的时间和减轻以后的压力。别着急；定期审查您的条目以确保准确性；并将您的所有收据、发票和其他文件保存在一个集中位置，以便您更轻松地验证每个交易。考虑使用会计软件来自动化日记账流程的各个方面，并在错误恶化之前标记出来。在高绩效组织中，平均 58% 的月度日记账分录是自动化的。

以下是企业在记录交易时可能会犯的一些常见错误，以及避免这些错误的一些实用方法。

混淆借方和贷方

您可能会不小心从应记入的账户中扣款，反之亦然。例如，客户支付了发票，但您不是借记“现金”和贷记“应收账款”，而是进行撤销。现在您的现金账户不正确，您的应收账款没有反映支付。

为避免这种情况，请仔细检查哪些账户应该增加或减少。如果您不确定，请仔细考虑基本规则：费用和资产在增加时被借记，而负债、权益和收入被贷记。

忘记记录交易

交易可能根本不会进入您的日记账。例如，您用现金支付办公用品，但忘记记录购项。

为确保您的所有交易都得到正确记录，请养成跟踪所有内容的习惯。采取一些措施，例如保存所有收据，并定期与您的银行账户核对，以发现您可能遗漏的任何内容。

使用错误的账户

您可能记录了交易，但将其归类到错误的账户下。例如，您为办公室购买了新家具，并将其记录为“办公用品”，而不是“办公设备”或固定资产账户。现在，您的记录并不能反映您长期资产的真实价值。

请务必熟悉您的会计科目表。如果您不确定某项交易的归属，请检查或创建常见交易的快速参考文档。

输入错误的金额

在记录交易金额时，您可能会输入数据错误。例如，您向客户开具了 5,000 美元的发票，但在记录支付时，您不小心键入了 500 美元。现在您的应收账款看起来太高了。

为避免这种情境，请始终对照源文档仔细检查金额 - 无论是发票、收据还是合同。提前执行此操作可以节省以后的修复时间。

对同一笔交易记录两次

您可能会意外地将一笔交易记入日记两次。（当您进行多任务处理或使用重复记录时，可能会发生这种情况。）例如，您今天记录了客户的支付，然后明天看到相同的电子邮件通知，因此您再次记录了它。

为避免任何重复，请保留一个将交易标记为“已输入”的系统。会计软件通常会标记重复的条目，这可能会很有帮助。

缺少描述

您可以记录了交易，但未包括简要说明。例如，一个条目只显示“调整”，没有细节。当其他人查看它（或者您在几个月后重新访问它）时，他们可能不理解它的含义，您可能也不记得它。

确保始终添加有关交易内容的简短说明 — 足以提醒您或其他任何人为什么记录此项。

缺少调整条目

您可能忘记调整折旧、应计或预付款的条目。例如，您预先支付了一年的保险费，但忘记在 12 个月内分配费用。在第一个月结束时，您的保险费用看起来太高了。

为避免这种情况造成的不准确，请为月末或年终任务创建清单。包括常见的调整，这样您就不会忽略任何内容。

忽略支持文件

您可能会记录与实际交易不匹配的内容，因为您没有检查源文档中的详细信息。例如，您记录了 1,000 美元的销售，因为这是您记忆中的大概数字，但发票实际上显示 1,050 美元。

确保在记录日记账时始终参考支持文件。人们经常凭大脑记忆来记录，而这就是错误发生的原因。