La scrittura contabile è il processo di registrazione delle transazioni finanziarie nel giornale di contabilità, conosciuto anche come "libro delle registrazioni originali". Si tratta di documentare le operazioni in ordine cronologico, assicurando che ogni attività aziendale sia registrata con precisione per future analisi e rendicontazioni. Qui di seguito, spiegheremo come registrare una transazione, come la scrittura contabile si inserisce nel ciclo contabile e come evitare gli errori più comuni.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come si registra una transazione in contabilità?
  
• Quali sono i tipi più comuni di scrittura contabile?
  
• Qual è il ruolo della scrittura contabile all'interno del ciclo contabile?
  
• Stripe può supportare la scrittura contabile?
  
• Quali sono le sviste più comuni nella scrittura contabile e come rimediare?
  

Come si effettua la registrazione contabile di una transazione?

Registrare una transazione contabile significa documentare un evento finanziario nel giornale contabile in modo chiaro e organizzato. Ecco i passaggi:

• Inizia a capire di cosa tratta la transazione. Ad esempio, l'attività paga l'affitto, guadagna entrate o sta acquistando qualcosa?

• Determina i conti interessati dalla transazione. Ad esempio, se acquisti delle forniture, ciò avrà probabilmente un impatto su un conto spese o un conto patrimoniale (come "Forniture per ufficio") e di conseguenza ridurrà la liquidità oppure aumenterà il debito qualora l'acquisto sia a credito.

• Decidi cosa viene addebitato e cosa viene accreditato nella transazione. In altre parole, cosa aumenta o diminuisce? Se utilizzi la contabilità in partita doppia, devi sempre addebitare un conto e accreditarne un altro. Ad esempio, il pagamento dell'affitto fa aumentare le spese (un addebito) e diminuire la liquidità (un credito).

• Registra l'iscrizione partendo dall'addebito. Indica il nome e l'importo del conto. Poi, con una piccola indentazione, aggiungi la linea di credito con il relativo importo.

• Annota la data della transazione e includi una breve descrizione dell'operazione (ad esempio, "Affitto ufficio pagato per dicembre").

Prima di proseguire, assicurati che il totale degli addebiti e il totale dei crediti coincidano, poiché devono essere bilanciati. In caso contrario, ricontrolla i calcoli e rivedili attentamente.

Quali sono i tipi più comuni di scrittura contabile?

In contabilità, i registri contabili sono i documenti in cui le transazioni vengono inizialmente annotate. Si utilizzano diversi tipi di registri contabili per organizzare le registrazioni in base alla natura delle transazioni. I registri sezionali vengono impiegati per transazioni ripetitive (come vendite, acquisti o incassi), mentre il libro giornale è usato per operazioni meno frequenti, più complesse o straordinarie.

Ecco i tipi più comuni di scrittura contabile.

Libro giornale

Questo è il giornale contabile generico (o libro giornale) predefinito per le transazioni che non rientrano perfettamente in un giornale contabile specializzato. È flessibile e permette descrizioni dettagliate, il che lo rende utile per registrazioni uniche o irregolari. Puoi utilizzarlo per rettifiche, correzioni o transazioni rare (ad esempio, la registrazione di ammortamenti o la cancellazione di crediti inesigibili).

Rilevazione contabile delle vendite

Questo registro contabile tiene traccia di tutte le vendite a credito di beni o servizi. Viene utilizzato esclusivamente per registrare le vendite effettuate a credito, escludendo quelle in contanti. Ogni singola voce include il nome del cliente, l'importo e altri dettagli rilevanti. Dovresti usare questa scrittura contabile ogni volta che la tua azienda vende scorte o servizi con pagamento dilazionato.

Registro di cassa

Questo registro tiene traccia di tutti i flussi di cassa in entrata, includendo esclusivamente le vendite in contanti (quindi non quelle a credito). Ogni singola voce riporta il cliente, l'importo e altri dettagli specifici. Questa registrazione contabile viene utilizzata per annotare i pagamenti ricevuti dai clienti, i prestiti ottenuti o il denaro derivante dalla vendita di beni.

Registrazione contabile dei pagamenti in contanti (o esborsi)

Qui si registrano tutti i flussi di cassa in uscita, ovvero ogni volta che l'attività spende denaro. Questa scrittura contabile è utilizzata per saldare fornitori, affitti, stipendi o altre spese.

Registrazione contabile degli acquisti

Registra tutti gli acquisti di beni o servizi effettuati a credito. Include solo gli acquisti a credito, escludendo quelli in contanti. Questa scrittura contabile viene utilizzata quando si acquistano scorte, attrezzature o servizi a debito.

Registrazione contabile di resi e abbuoni di vendita

Questo registro tiene traccia della merce resa dai clienti in seguito a vendite a credito e di eventuali detrazioni o sconti concessi. Viene inoltre utilizzato per registrare le note di credito emesse ai clienti che restituiscono prodotti difettosi o ricevono uno sconto a causa di un problema.

Registrazione contabile di resi e rimborsi di acquisti

Registra i resi di beni acquistati a credito e gli abbuoni ricevuti dai fornitori. Questa scrittura contabile ti aiuta a monitorare le riduzioni dei debiti della tua attività verso i fornitori. Viene utilizzata, ad esempio, quando si restituisce un inventario danneggiato o si riceve una rettifica del prezzo.

Qual è il ruolo della scrittura contabile all'interno del ciclo contabile?

Ogni volta che avviene una transazione finanziaria (come il pagamento dell'affitto, la vendita di un prodotto o l'acquisto di scorte), il primo passo fondamentale è registrarla. La scrittura contabile è proprio questo: l'atto di annotare tutti i dettagli di tale transazione. Questo include la data, i conti coinvolti e se il loro saldo aumenta o diminuisce, ovvero se si tratta di debiti o crediti, al fine di mantenere una traccia accurata.

Le attività finanziarie nella contabilità sono utilizzate per i seguenti scopi:

• Il libro mastro: nel libro mastro, le attività sono organizzate in categorie specifiche (ad esempio, "Spese di affitto", "Ricavi di vendita"). Questo permette di generare un saldo di verifica per assicurarsi che tutti i debiti e i crediti siano allineati.

• Rettifiche: le rettifiche, come la contabilizzazione degli ammortamenti o delle spese accumulate, si basano sulle transazioni registrate nella scrittura contabile.

• Rendiconti finanziari: la qualità dei report come i conti economici e i bilanci dipende dall'accuratezza delle scritture contabili.

Quando la scrittura contabile è eseguita correttamente, è più facile raccontare l'intera storia finanziaria dell'attività.

Stripe può supportare la scrittura contabile?

Sì, Stripe può integrarsi con il tuo software di contabilità. Grazie alle app disponibili nello Stripe App Marketplace, puoi connetterti ai più diffusi software contabili come QuickBooks e Xero. Questo ti permette di sincronizzare automaticamente tutte le tue attività finanziarie gestite tramite Stripe (come pagamenti dei clienti, rimborsi, commissioni e versamenti) direttamente con la tua contabilità.

Quali sono le sviste più comuni nella scrittura contabile e come rimediare?

Gli errori capitano, ma individuarli per tempo può farti risparmiare stress e fatica in futuro. Prenditi il tempo necessario: controlla regolarmente la precisione dei dati inseriti e conserva ricevute, fatture e altri documenti in un unico posto. In questo modo potrai verificare ogni transazione più facilmente. Considera l'idea di utilizzare un software di contabilità per automatizzare alcuni aspetti del processo di registrazione e segnalare gli errori prima che diventino problemi seri. Tra le organizzazioni più performanti, in media, il 58% delle voci mensili di scrittura contabile è automatizzato.

Ecco alcuni errori comuni che le attività possono commettere nella registrazione delle transazioni e come evitarli concretamente.

Confondere debiti e crediti

Potresti inavvertitamente addebitare il conto sbagliato o viceversa. Ad esempio, immagina che un cliente saldi una fattura: invece di addebitare il conto "Cassa" e accreditare "Crediti verso clienti", esegui l'operazione opposta. Il risultato? Il conto della cassa non sarà corretto e i crediti non rifletteranno l'avvenuto pagamento.

Per evitarlo, ricontrolla quali conti devono essere aumentati o diminuiti. Se non ne hai la certezza, pensa alle regole di base: le spese e le attività aumentano con un addebito, mentre passività, patrimonio netto e ricavi aumentano con un accredito.

Dimenticare di registrare una transazione

A volte, una transazione potrebbe non essere affatto registrata nella tua contabilità. Ad esempio, potresti aver pagato in contanti delle forniture per l'ufficio e aver dimenticato di annotare l'acquisto.

Per assicurarti che tutte le tue transazioni siano registrate correttamente, prendi l'abitudine di tenere traccia di ogni movimento. Adotta misure come conservare tutte le ricevute e riconciliarle regolarmente con il tuo conto bancario per individuare eventuali elementi che potresti aver omesso.

Usare il conto sbagliato

Potresti registrare la transazione, ma classificarla nel conto sbagliato. Ad esempio, se acquisti nuovi mobili per l'ufficio e li registri come "Forniture per ufficio" invece che come "Attrezzature per ufficio" o come conto capitale/cespiti, i tuoi registri non rifletteranno il vero valore delle tue attività a lungo termine.

Per evitare questi errori, assicurati di familiarizzare con il tuo piano dei conti. Se non sei sicuro di dove registrare una determinata voce, verifica o crea un documento di riferimento rapido per le transazioni più comuni.

Inserimento dell'importo errato

Un errore di immissione dati potrebbe verificarsi quando registri l'importo di una transazione. Ad esempio, se fatturi a un cliente 5.000 $ ma, al momento di registrare il pagamento, digiti accidentalmente 500 $, i tuoi crediti risulteranno troppo elevati.

Per evitare che ciò accada, controlla sempre gli importi confrontandoli con il documento originale, come una fattura, una ricevuta o un contratto. Verificare attentamente questi dati in anticipo può farti risparmiare ore di correzioni future.

Registrazione doppia della stessa transazione

Potrebbe capitarti di registrare accidentalmente una transazione due volte. Questo può succedere, ad esempio, quando stai gestendo più attività contemporaneamente o utilizzi record duplicati. Immagina di registrare oggi il pagamento di un cliente e poi, domani, di ricevere la stessa notifica via email, inducendoti a registrarla di nuovo.

Per evitare questi inconvenienti, è consigliabile usare un sistema che ti permetta di contrassegnare le transazioni come "già inserite". Molti software di contabilità, inoltre, sono in grado di segnalare automaticamente le voci duplicate, il che è un grande aiuto!

Saltare le descrizioni

Potresti registrare una transazione senza aggiungere una breve spiegazione. Ad esempio, una voce potrebbe indicare semplicemente "Rettifica" senza ulteriori dettagli. Quando qualcun altro la esamina (o tu stesso la rivedi mesi dopo), potrebbe non capirne il significato e potresti non ricordarlo più.

Assicurati sempre di includere una breve nota sulla transazione, quanto basta per ricordare a te o a chiunque altro il motivo per cui è stata effettuata.

Voci di regolazione mancanti

Potresti dimenticarti di registrare correttamente ammortamenti, ratei o pagamenti anticipati. Ad esempio, se paghi un'assicurazione annuale in anticipo ma non ne ripartisci la spesa sui dodici mesi, alla fine del primo mese le spese assicurative risulteranno eccessivamente alte.

Per ovviare a questa imprecisione, è consigliabile creare una checklist per le attività di fine mese o fine anno. Includi le rettifiche più comuni per non tralasciare nulla.

Ignorare i documenti di supporto

Potresti registrare un importo non corrispondente alla transazione effettiva perché non hai verificato i dettagli nel documento di origine. Ad esempio, potresti registrare una vendita di 1.000 $ basandoti su ciò che ricordi, ma la fattura indica in realtà 1.050 $.

Per evitare questi errori, assicurati di avere sempre il documento giustificativo sotto mano mentre effettui una registrazione contabile. È facile lasciarsi andare a stime o affidarsi alla memoria, ma è proprio così che si verificano gli errori.