En comptabilité, la consignation est le processus d'enregistrement des transactions financières dans le journal, également connu sous le nom de livre des écritures originales. Il s'agit de documenter les transactions par ordre chronologique afin que chaque activité de l'entreprise soit capturée avec précision pou analyse ultérieure et reporting. Dans cet article, nous expliquons comment consigner une transaction, comment la consignation s'intègre dans le cycle comptable et comment éviter les erreurs courantes.

Sommaire

• Comment consigner une transaction ?
  
• Quels sont les types de journaux les plus répandus ?
  
• Comment la consignation s’intègre-t-elle au cycle comptable ?
  
• Stripe peut-elle vous aider à consigner vos transactions ?
  
• Quelles sont les erreurs courantes liées à la consignation, et comment les éviter ?
  

Comment consigner une transaction ?

La consignation d'une transaction consiste à documenter un événement financier dans le journal comptable de manière claire et organisée. Voici les étapes à suivre :

• Commencez par comprendre en quoi consiste la transaction. Par exemple, l’entreprise paie-t-elle un loyer, perçoit-elle des revenus ou fait-elle un achat ?

• Déterminez quels comptes sont concernés par la transaction. Si vous achetez des fournitures, par exemple, cela aura probablement une incidence sur un compte de dépenses ou d’actifs (par exemple, « Fournitures de bureau ») et réduira vos liquidités ou augmentera ce que vous devez si l’achat est effectué à crédit.

• Déterminez ce qui est débité et crédité dans la transaction. En d’autres termes, qu’est-ce qui augmente ou diminue ? Si vous utilisez la comptabilité à double entrée, vous débitez toujours un compte et créditez un autre. Par exemple, le paiement d’un loyer augmente vos dépenses (un débit) et réduit la trésorerie (un crédit).

• Enregistrez l’écriture, en commençant par le débit. Indiquez le nom du compte et du montant. Ensuite, avec un léger retrait, ajoutez la ligne de crédit avec le montant correspondant.

• Notez quand la transaction a eu lieu et ajoutez une courte description de la transaction (par exemple, « Loyer payé pour le bureau en décembre »).

Avant de passer à autre chose, assurez-vous que le total des débits correspond au total des crédits, car ils doivent s'équilibrer. Si ce n’est pas le cas, réexaminez vos calculs et reprenez depuis le début.

Quels sont les types de journaux les plus répandus ?

En comptabilité, les journaux sont l'endroit où les transactions sont initialement enregistrées. Vous utilisez différents types de journaux pour organiser les écritures en fonction de la nature des transactions. Des journaux spécialisés sont utilisés pour les transactions répétitives (par exemple, les ventes, les achats, les encaissements), tandis que les journaux généraux sont utilisés pour les transactions moins fréquentes, plus complexes ou ponctuelles.

Voici les types de journaux les plus courants.

Journal général

Il s'agit du journal par défaut pour les transactions qui ne correspondent pas exactement à un journal spécialisé. Il est flexible et permet des descriptions détaillées, ce qui le rend utile pour les écritures uniques ou irrégulières. Vous pouvez l'utiliser pour ajuster les écritures, les corrections ou les transactions rares (par exemple, l'enregistrement de l'amortissement ou des radiations de créances irrécouvrables).

Journal des ventes

Ce journal sert à suivre toutes les ventes à crédit de biens ou de services. Il enregistre uniquement les ventes effectuées à crédit (et non au comptant). Chaque écriture indique le client, le montant et d'autres informations. Vous utilisez ce journal lorsque votre entreprise vend des stocks ou des services à terme.

Journal des encaissements

Ce journal sert à enregistrer toutes les rentrées de trésorerie. Il inclut uniquement les ventes au comptant (et non les ventes à crédit). Chaque écriture indique le client, le montant et d'autres informations. Vous utilisez ce journal pour les paiements reçus des clients, les prêts contractés ou les liquidités provenant de la vente d'actifs.

Journal des paiements (ou décaissements) en espèces

Ce journal sert à suivre toutes les sorties de trésorerie. Il enregistre tous les cas où l'entreprise dépense de la trésorerie. Vous utilisez ce journal lorsque vous payez des fournisseurs, des loyers, des salaires ou d'autres dépenses.

Journal des achats

Ce journal sert à enregistrer tous les achats à crédit de biens ou de services. Cela inclut uniquement les achats effectués à crédit, et non au comptant. Vous utilisez ce journal lorsque vous achetez des stocks, du matériel ou des services à crédit.

Journal des retours sur ventes et indemnités :

Ce journal sert à suivre les retours de marchandises vendues à crédit, les éventuelles indemnités accordées aux clients ainsi que les crédits émis aux clients. Vous utilisez ce journal lorsqu'un client retourne des produits défectueux ou bénéficie d'une réduction sur un achat en raison d'un problème.

Journal des retours sur achats et indemnités

Ce journal sert à enregistrer les retours de marchandises achetées à crédit et les indemnités reçues des fournisseurs. Il permet de suivre la diminution des dettes de votre entreprise envers ses fournisseurs. Vous utilisez ce journal lorsque vous retournez des stocks endommagés à un fournisseur ou bénéficiez d’un ajustement de prix.

Comment la consignation s’intègre-t-elle au cycle comptable  ?

Lorsqu'une transaction opération financière a lieu (par exemple, le paiement d'un loyer, la vente d'un produit, l'achat de stocks), la première chose à faire est de l'enregistrer. La consignation est l'action qui consiste à capturer les informations relatives à une transaction, tels que la date, les comptes concernés et si ces comptes augmentent ou diminuent (débits et crédits) dans un journal pour en garder une trace.

Les activités financières du journal sont utilisées pour ce qui suit :

• Le grand livre : le grand livre classe les activités dans des groupes spécifiques (par exemple, « Charges de loyer », « Revenus de vente »). Cela vous permet de créer un solde d’essai pour vérifier que tous vos débits et crédits sont alignés.

• Réajustements   les réajustements, tels que la comptabilisation des amortissements ou des charges à payer, dépendent des transactions enregistrées dans le journal.

• États financiers : la qualité des rapports tels que les comptes de résultat et les bilans dépend de l’exactitude des écritures comptables.

Lorsque la consignation est effectuée correctement, il est plus facile de raconter l’histoire financière complète de l’entreprise.

Stripe peut-elle vous aider à consigner vos transactions ?

Oui, Stripe peut s'intégrer à un logiciel de comptabilité. En utilisant des applications de la Stripe App Marketplace, vous pouvez intégrer des logiciels de comptabilité populaires tels que QuickBooks et Xero afin que toutes les activités financières qui se déroulent via Stripe (paiements des clients, remboursements, frais et virements) puissent être synchronisées automatiquement avec vos livres comptables.

Quelles sont les erreurs courantes liées à la consignation, et comment les éviter ?

Les erreurs sont inévitables, mais les détecter rapidement peut vous faire gagner du temps et vous éviter du stress par la suite. Prenez votre temps, vérifiez régulièrement l'exactitude de vos écritures et conservez tous vos reçus, factures et autres documents au même endroit afin de pouvoir vérifier chaque transaction plus facilement. Envisagez d'utiliser un logiciel de comptabilité pour automatiser certains aspects du processus de consignation et signaler les erreurs avant qu'elles ne deviennent des problèmes plus importants. Parmi les organisations les plus performantes, en moyenne, 58 % des postes mensuels sont automatisés.

Voici quelques erreurs courantes que les entreprises peuvent commettre lorsqu’elles enregistrent des transactions, ainsi que des moyens pratiques pour les éviter.

Confusion entre débits et crédits

Vous pouvez accidentellement débiter le compte qui doit être crédité ou inversement. Par exemple, un client paie une facture, mais au lieu de débiter la trésorerie et de créditer les comptes débiteurs, vous faites l'inverse. Maintenant, votre compte de trésorerie est incorrect et vos créances ne reflètent pas le paiement.

Pour éviter cette situation, vérifiez les comptes qui doivent augmenter ou diminuer. En cas de doute, appliquez les règles de base : les dépenses et les actifs sont débités lorsqu'ils augmentent, tandis que les passifs, les capitaux propres et les revenus sont crédités.

Oubli d’enregistrement d’une transaction

Une transaction peut ne pas apparaître dans votre journal. Par exemple, vous payez des fournitures de bureau en espèces, mais vous oubliez d'enregistrer l'achat.

Pour vous assurer que toutes vos transactions sont correctement enregistrées, prenez l'habitude de tout suivre. Mettez en place des mesures telles que la conservation de tous vos reçus et le rapprochement régulier avec votre compte bancaire afin de repérer tout élément qui aurait pu vous échapper.

Utilisation d'un compte incorrect

Vous pouvez enregistrer la transaction, mais la classer dans le mauvais compte. Par exemple, vous achetez du mobilier neuf pour le bureau et l'enregistrez dans « Fournitures de bureau » au lieu de « Équipement de bureau » ou d'un compte d'immobilisations. Désormais, vos registres ne reflètent pas la valeur réelle de vos actifs à long terme.

Assurez-vous de bien connaître votre plan comptable. Si vous ne savez pas où classer une transaction, consultez ou créez un document de référence rapide pour les transactions courantes.

Saisie d'un montant erroné

Vous pouvez commettre une erreur de saisie de données lorsque vous enregistrez le montant d'une transaction. Par exemple, vous facturez un client pour 5 000 $, mais lorsque vous enregistrez le paiement, vous saisissez par erreur 500 $. Vos créances apparaissent alors bien trop élevées.

Pour éviter ce scénario, vérifiez toujours les montants par rapport au document source, qu'il s'agisse d'une facture, d'un reçu ou d'un contrat. En procédant ainsi en amont, vous gagnerez un temps précieux en corrections ultérieures.

Double enregistrement d’une même transaction

Vous pouvez accidentellement consigner deux fois une transaction (cela peut se produire lorsque vous effectuez plusieurs tâches à la fois ou que vous utilisez des doublons d'enregistrements). Par exemple, vous enregistrez le paiement d'un client aujourd'hui, puis recevez la même notification par e-mail le lendemain, donc vous l'enregistrez à nouveau.

Pour éviter tout doublon, utilisez un système qui marque les transactions comme «  saisies ». Les logiciels de comptabilité signalent souvent les doublons d'écritures, ce qui peut être d'une grande aide.

Absence de descriptions

Vous pouvez enregistrer la transaction sans inclure une brève explication. Par exemple, une écriture indique simplement « Réajustement » sans détails. Si une autre personne la vérifie (ou que vous la réexaminez des mois plus tard), il se peut qu'elle ne comprenne pas ce que cela signifie et que vous ne vous en souveniez pas.

Assurez-vous de toujours ajouter une courte note sur la transaction, juste assez pour vous rappeler, à vous ou à quelqu'un d'autre, pourquoi elle a été effectuée.

Écritures de réajustement manquantes

Vous pouvez oublier de réajuster les écritures pour l'amortissement, les régularisations ou les paiements anticipés. Par exemple, vous payez une année d'assurance à l'avance, mais vous oubliez de répartir les dépenses sur 12 mois. À la fin du premier mois, vos dépenses d'assurance semblent beaucoup trop élevées.

Pour éviter cette inexactitude, créez une liste de contrôle pour les tâches de fin de mois ou de fin d'année. Incluez des réajustements courants afin de ne rien oublier.

Absence de pièces justificatives

Vous pouvez enregistrer une transaction qui ne correspond pas à la transaction réelle parce que vous n'avez pas vérifié les détails dans le document source. Par exemple, vous enregistrez une vente de 1  000 $ car c'est ce dont vous vous souvenez, mais la facture indique en fait 1  050 $.

Assurez-vous d'avoir toujours le justificatif sous les yeux lorsque vous consignez une transaction. Il peut être tentant de faire des estimations ou de se fier à sa mémoire, mais c'est ainsi que surviennent les erreurs.