什么是会计日记账,它是如何工作的?

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  1. 导言
  2. 您如何记录交易?
  3. 常见的日记账类型有哪些?
    1. 普通日记账
    2. 销售日记账
    3. 现金收据日记账
    4. 现金支付(或支出)日记账
    5. 购项日记账
    6. 销售退回与折让日记账
    7. 采购退回与折让日记账
  4. 日记账如何融入会计循环?
  5. Stripe 可以帮助记录日记账吗?
  6. 日记账中的常见错误有哪些,如何避免它们?
    1. 混淆借方和贷方
    2. 忘记记录交易
    3. 使用错误的账户
    4. 输入错误的金额
    5. 对同一笔交易记录两次
    6. 缺少描述
    7. 缺少调整条目
    8. 忽略支持文件

会计中的日记账是在日记账中记录财务交易的过程,日记账也称为原始分录簿。它涉及按时间顺序记录交易,以便准确捕捉每项业务活动以供后续分析和报告。下面,我们将解释如何记录交易、日记账如何融入会计循环以及如何避免常见错误。

本文内容

  • 如何记录交易?
  • 常见的日记账类型有哪些?
  • 日记账如何融入会计循环?
  • Stripe 能否帮助记录日记账?
  • 日记账中的常见错误有哪些,如何避免?

您如何记录交易?

记录交易涉及以清晰、有条理的方式在会计日记账中记录金融事件。以下是步骤:

  • 首先了解交易的内容。例如,商家是支付房租、赚取收入还是购买物品?

  • 确定交易影响的账户。例如,如果您购买办公用品,可能会影响费用或资产账户(例如“办公用品”),并且如果是赊购,会减少现金或增加应付款。

  • 决定交易中的借方和贷方。换句话说,哪些项目在增加或减少?如果您使用复式记账法,总是借记一个账户并贷记另一个账户。例如,支付租金会增加费用(借方)并减少现金(贷方)。

  • 记录分录,从借方开始。列出账户名称和金额。然后,稍微缩进,添加贷方行及相应金额。

  • 写下交易发生的日期,并添加交易的简短描述(例如“支付 12 月办公室租金”)。

在继续之前,请确保总借记额与总贷记额一致,因为它们需要平衡。如果没有,请重新检查您的计算并回溯您的步骤。

常见的日记账类型有哪些?

在会计中,日记账是最初记录交易的地方。您使用不同类型的日记账根据交易的性质组织分录。专用日记账用于重复性交易(例如销售、采购、现金收入),而普通日记账用于较少发生、更复杂或一次性的交易。

以下是最常见的日记账类型。

普通日记账

这是不适合专用日记账的交易的默认日记账。它灵活且允许详细描述,因此对独特或不规则的分录很有帮助。您可能用它来调整分录、更正或罕见交易(例如记录折旧或坏账核销)。

销售日记账

销售日记账跟踪商品或服务的所有赊销。它只记录赊销(不记录现金销售)。每个条目都显示客户、金额和其他详细信息。当您的商家在帐户上销售库存或服务时,您将使用此日记账。

现金收据日记账

此日记账记录所有现金流入。它仅包括现金销售(不包括赊购销售)。每个条目都显示客户、金额和其他详细信息。此日记账用于从客户那里收到的付款、获得的贷款或出售资产的现金。

现金支付(或支出)日记账

此日记账跟踪所有现金流出。它记录了商家花费现金的所有实例。当您向供应商支付租金、工资或其他费用时,使用此日记账。

购项日记账

此日记账记录商品或服务的所有信用购买。它仅包括信用购买,不包括现金。当您在账户上购买库存、设备或服务时,使用此日记账。

销售退回与折让日记账

此日记账跟踪赊销商品的退货情况以及授予客户的任何折让。它跟踪发放给客户的信用。当客户退回有缺陷的产品或由于问题而获得购买折扣时,使用此日记账。

采购退回与折让日记账

此日记账记录退回以信用方式购买的货物和从供应商处收到的折让。它有助于监控您的商家欠供应商的款项减少。当您将残损的库存退还给供应商或收到价格调节时,使用此日记账。

日记账如何融入会计循环?

每当发生财务交易时(例如支付租金、销售产品、购买库存),首先要对其进行记录。日记账是指将交易的细节(如日期、受影响的账户以及这些账户是增加还是减少(借方和贷方))记录在日记账中以进行跟踪的行为。

日记账中的财务活动用于以下用途:

  • 分类账: 分类账将活动分类到特定的类别中(例如“租金费用”、“销售收入”)。这使您能够创建试算表以检查所有借方和贷方是否一致。

  • 调整: 调整(如折旧会计或应计费用)依赖于日记账中记录的交易。

  • 财务报表: 损益表和资产负债表等报告的质量取决于日记账分录的准确性。

当日记账记录正确时,更容易展现企业的完整财务故事。

Stripe 可以帮助记录日记账吗?

是的,Stripe 可以与会计软件集成。通过使用 Stripe App Marketplace 中的应用,您可以集成 QuickBooks 和 Xero 等流行的会计软件,以便通过 Stripe 发生的所有财务活动(客户付款、退款、费用和支出)都可以自动与您的账簿同步。

日记账中的常见错误有哪些,如何避免它们?

错误会发生,但及早发现错误可以节省您的时间和减轻以后的压力。别着急;定期审查您的条目以确保准确性;并将您的所有收据、发票和其他文件保存在一个集中位置,以便您更轻松地验证每个交易。考虑使用会计软件来自动化日记账流程的各个方面,并在错误恶化之前标记出来。在高绩效组织中,平均 58% 的月度日记账分录是自动化的。

以下是企业在记录交易时可能会犯的一些常见错误,以及避免这些错误的一些实用方法。

混淆借方和贷方

您可能会不小心从应记入的账户中扣款,反之亦然。例如,客户支付了发票,但您不是借记“现金”和贷记“应收账款”,而是进行撤销。现在您的现金账户不正确,您的应收账款没有反映支付。

为避免这种情况,请仔细检查哪些账户应该增加或减少。如果您不确定,请仔细考虑基本规则:费用和资产在增加时被借记,而负债、权益和收入被贷记。

忘记记录交易

交易可能根本不会进入您的日记账。例如,您用现金支付办公用品,但忘记记录购项。

为确保您的所有交易都得到正确记录,请养成跟踪所有内容的习惯。采取一些措施,例如保存所有收据,并定期与您的银行账户核对,以发现您可能遗漏的任何内容。

使用错误的账户

您可能记录了交易,但将其归类到错误的账户下。例如,您为办公室购买了新家具,并将其记录为“办公用品”,而不是“办公设备”或固定资产账户。现在,您的记录并不能反映您长期资产的真实价值。

请务必熟悉您的会计科目表。如果您不确定某项交易的归属,请检查或创建常见交易的快速参考文档。

输入错误的金额

在记录交易金额时,您可能会输入数据错误。例如,您向客户开具了 5,000 美元的发票,但在记录支付时,您不小心键入了 500 美元。现在您的应收账款看起来太高了。

为避免这种情境,请始终对照源文档仔细检查金额 - 无论是发票、收据还是合同。提前执行此操作可以节省以后的修复时间。

对同一笔交易记录两次

您可能会意外地将一笔交易记入日记两次。(当您进行多任务处理或使用重复记录时,可能会发生这种情况。)例如,您今天记录了客户的支付,然后明天看到相同的电子邮件通知,因此您再次记录了它。

为避免任何重复,请保留一个将交易标记为“已输入”的系统。会计软件通常会标记重复的条目,这可能会很有帮助。

缺少描述

您可以记录了交易,但未包括简要说明。例如,一个条目只显示“调整”,没有细节。当其他人查看它(或者您在几个月后重新访问它)时,他们可能不理解它的含义,您可能也不记得它。

确保始终添加有关交易内容的简短说明 — 足以提醒您或其他任何人为什么记录此项。

缺少调整条目

您可能忘记调整折旧、应计或预付款的条目。例如,您预先支付了一年的保险费,但忘记在 12 个月内分配费用。在第一个月结束时,您的保险费用看起来太高了。

为避免这种情况造成的不准确,请为月末或年终任务创建清单。包括常见的调整,这样您就不会忽略任何内容。

忽略支持文件

您可能会记录与实际交易不匹配的内容,因为您没有检查源文档中的详细信息。例如,您记录了 1,000 美元的销售,因为这是您记忆中的大概数字,但发票实际上显示 1,050 美元。

确保在记录日记账时始终参考支持文件。人们经常凭大脑记忆来记录,而这就是错误发生的原因。

本文中的内容仅供一般信息和教育目的,不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议,以就您的特定情况提供建议。

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