Journalföring i redovisning är processen att registrera finansiella transaktioner i journalen, som också kallas registreringsjournal. Det innebär att dokumentera transaktioner i kronologisk ordning så att varje affärsaktivitet noggrant anges för senare analys och rapportering. Nedan förklarar vi hur man journalför en transaktion, hur journalföring passar in i redovisningscykeln och hur man undviker vanliga fel.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur journalför du en transaktion?
  
• Vilka är de vanliga typerna av journaler?
  
• Hur passar journalföring in i redovisningscykeln?
  
• Kan Stripe hjälpa till med journalföring?
  
• Vilka är de vanliga felen i bokföring och hur kan du undvika dem?
  

Hur journalför du en transaktion?

Att journalföra en transaktion innebär att dokumentera en finansiell händelse i redovisningsjournalen på ett klart och organiserat sätt. Här är stegen:

• Börja med att förstå vad transaktionen handlar om. Till exempel, betalar företaget hyra, tjänar intäkter eller köper något?

• Bestäm vilka konton transaktionen påverkar. Om du köper material, till exempel, kommer det troligen att påverka ett kostnads- eller tillgångskonto (t.ex. "Kontorsmaterial") och antingen minska din likviditet eller öka dina skulder om köpet görs på kredit.

• Bestäm vad som debiteras och krediteras i transaktionen. Med andra ord, vad ökar eller minskar i den? Om du använder dubbel bokföring debiterar du alltid ett konto och krediterar ett annat. Till exempel, att betala hyra ökar dina kostnader (en debitering) och minskar likviditeten (en kreditering).

• Registrera posten, börja med debiteringen. Lista kontonamnet och beloppet. Lägg sedan, med en liten indragning, till kreditlinjen med motsvarande belopp.

• Skriv ner när transaktionen inträffade och lägg till en kort beskrivning av vad transaktionen handlar om (t.ex. "Betalade kontorshyra för december").

Innan du går vidare, se till att de totala debiteringarna matchar de totala krediteringarna, eftersom de måste balansera. Om de inte gör det, granska dina beräkningar och gå tillbaka i dina steg.

Vilka är de vanliga typerna av journaler?

Inom redovisning är journaler där transaktioner först registreras. Du använder olika typer av journaler för att organisera poster baserat på transaktionernas natur. Specialiserade journaler används för repetitiva transaktioner (t.ex. försäljning, inköp, kontantinkomster), medan allmänna journaler används för mindre frekventa, mer komplexa transaktioner eller engångstransaktioner.

Här är de vanligaste typerna av journaler.

Allmän journal

Detta är den standardjournal för transaktioner som inte passar in i en specialiserad journal. Den är flexibel och tillåter detaljerade beskrivningar, vilket gör den användbar för unika eller oregelbundna poster. Du kan använda den för att justera poster, korrigeringar eller sällsynta transaktioner (t.ex. registrering av avskrivningar eller nedskrivning av kundförluster).

Försäljningsjournal

Denna spårar alla kreditförsäljningar av varor eller tjänster. Den registrerar endast försäljningar som görs på kredit (inte kontantförsäljningar). Varje post visar kunden, beloppet och andra detaljer. Du använder denna journal när ditt företag säljer lager eller tjänster på förhand.

Journal för kontantinkomster

Denna registrerar alla kontantflöden. Den inkluderar endast kontantförsäljningar (inte försäljningar som görs på kredit). Varje post visar kunden, beloppet och andra detaljer. Du använder denna journal för betalningar som mottagits från kunder, lån som tagits, eller kontanter från försäljning av tillgångar.

Journal för kontantbetalningar (eller utbetalningar)

Denna registrerar kontantutflöden, och tillfällen där företaget spenderar kontanter. Du använder denna journal när du betalar leverantörer, hyra, löner eller andra utgifter.

Inköpsjournal

Denna loggar alla kreditinköp av varor eller tjänster. Den inkluderar endast kreditinköp, inte kontant. Du använder denna journal när du köper lager, utrustning eller tjänster på förhand.

Journal för försäljningsreturer och rabatter

Denna spårar returer av varor som sålts på kredit och eventuella rabatter som beviljats kunder. Den spårar krediter som utfärdats till kunder. Du använder denna journal när en kund returnerar defekta produkter eller får en rabatt på ett köp på grund av ett problem.

Journal för inköpsreturer och rabatter

Denna loggar returer av varor som köpts på kredit och rabatter som mottagits från leverantörer. Den hjälper till att övervaka minskningar av vad ditt företag är skyldigt leverantörer. Du använder denna journal när du returnerar skadade varor till en leverantör eller får en prisjustering.

Hur passar journalföring in i redovisningscykeln?

När en finansiell transaktion inträffar (t.ex. betala hyra, sälja en produkt, köpa lager) är det första att göra att registrera den. Journalföring är att samla in information om en transaktion – såsom datum, vilka konton som påverkas och om dessa konton ökar eller minskar (debiteringar och krediteringar) – i en journal för att hålla koll på det.

De finansiella aktiviteterna i journalen används för följande:

• Huvudbok: Huvudboken sorterar aktiviteterna i specifika kategorier (t.ex. "Hyreskostnad", "Försäljningsintäkter"). Detta gör att du kan skapa en provbalans för att kontrollera att alla debiteringar och krediteringar stämmer överens.

• Justeringar: Justeringar, såsom att redovisa avskrivningar eller upplupna kostnader, är beroende av de transaktioner som registrerats i journalen.

• Finansiella rapporter: Kvaliteten på rapporter som resultaträkningar och balansräkningar beror på noggrannheten i journalposterna.

När journalföring görs korrekt är det lättare att berätta den fullständiga finansiella historien om företaget.

Kan Stripe hjälpa till med bokföring?

Ja, Stripe kan integreras med bokföringsprogram. Genom att använda appar från Stripe App Marketplace kan du integrera med populära bokföringsprogram som QuickBooks och Xero så att alla finansiella aktiviteter som sker genom Stripe – kundbetalningar, återbetalningar, avgifter och utbetalningar – kan synkroniseras automatiskt med dina böcker.

Vilka är de vanliga felen i bokföring och hur kan du undvika dem?

Misstag händer, men att upptäcka dem tidigt kan spara tid och stress. Ta dig tid att granska regelbundet dina poster för korrekthet och håll alla dina kvitton, fakturor, och andra dokument på ett ställe så att du kan verifiera varje transaktion lättare. Överväg att använda redovisningsprogram för att automatisera aspekter av bokföringsprocessen och flagga fel innan de blir större problem. Bland högpresterande organisationer är i genomsnitt 58 % av månatliga journalpostlinjer automatiserade.

Här är några vanliga fel som företag kan göra när de registrerar transaktioner, och några praktiska sätt att undvika dem.

Blanda ihop debet och kredit

Du kan av misstag debitera konton som ska krediteras eller vice versa. Till exempel, en kund betalar en faktura, men istället för att debitera "Kassa" och kreditera "Kundfordringar", gör du tvärtom. Nu är ditt kassakonto felaktigt och dina fordringar återspeglar inte betalningen.

För att undvika detta, dubbelkolla vilka konton som ska öka eller minska. Om du är osäker, tänk igenom de grundläggande reglerna: kostnader och tillgångar debiteras när de ökar, medan skulder, eget kapital och intäkter krediteras.

Glömma att registrera en transaktion

En transaktion kanske inte kommer in i din journal alls. Till exempel, du betalar för kontorsmaterial med kontanter, men du glömmer att registrera köpet.

För att säkerställa att alla dina transaktioner är korrekt registrerade, gör det till en vana att ange allt. Vidta åtgärder som att spara alla dina kvitton och avstämma regelbundet med ditt bankkonto för att fånga upp något du kan ha missat.

Använda fel konto

Du kan registrera transaktionen men klassificera den under fel konto. Till exempel, du köper nya möbler för kontoret och registrerar det som "Kontorsmaterial" istället för "Kontorsutrustning" eller ett konto för anläggningstillgångar. Nu återspeglar inte dina register det verkliga värdet av dina långsiktiga tillgångar.

Se till att du bekantar dig med din kontoplan. Om du är osäker på var något hör hemma, kontrollera eller skapa ett snabbt referensdokument för vanliga transaktioner.

Ange fel belopp

Du kan göra datainmatningsfel när du loggar transaktionsbelopp. Till exempel, du fakturerar en klient för 5 000 USD, men när du registrerar betalningen, skriver du av misstag 500 USD. Nu verkar dina fordringar vara alldeles för höga.

För att undvika detta scenario, dubbelkolla alltid beloppen mot källdokumentet – oavsett om det är en faktura, ett kvitto eller ett kontrakt. Att göra det i förväg kan spara timmar av fix senare.

Registrera samma transaktion två gånger

Du kan av misstag registrera en transaktion två gånger. (Detta kan hända när du gör många saker samtidigt eller använder dubblettregister.) Till exempel, du registrerar en kundbetalning idag och ser sedan samma e-postmeddelande dagen därpå och registrerar det igen.

För att undvika dubbletter, ha ett system som markerar transaktioner som "inmatade". Bokföringsprogramvara flaggar ofta dubblettinmatningar, vilket kan vara en stor hjälp.

Hoppa över beskrivningar

Du kan registrera transaktionen utan att inkludera en kort förklaring. Till exempel, en post har bara texten "Justering" utan några detaljer. När någon annan granskar det (eller du återvänder till det månader senare), kanske de inte förstår vad det betyder och du kanske inte kommer ihåg det.

Se till att alltid lägga till en kort anteckning om vad transaktionen är – bara tillräckligt för att påminna dig eller någon annan om varför den finns där.

Saknade justeringsposter

Du kanske glömmer att justera poster för avskrivningar, upplupna kostnader eller förskottsbetalningar. Till exempel betalar du för ett års försäkring i förskott men glömmer att fördela kostnaden över 12 månader. I slutet av den första månaden ser din försäkringskostnad alldeles för hög ut.

För att undvika denna felaktighet, skapa en checklista för månadens eller årets slutuppgifter. Inkludera vanliga justeringar så att du inte förbiser något.

Att ignorera dokumentunderlag

Du kanske registrerar något som inte matchar den faktiska transaktionen eftersom du inte kontrollerade detaljerna i stöddokumentet. Till exempel registrerar du en försäljning för 1 000 dollar eftersom det är vad du minns, men fakturan uppgår faktiskt till 1 050 dollar.

Se till att du alltid har stöddokumentet framför dig när du bokför. Det kan vara lätt att gissa eller arbeta från minnet, men så uppstår fel.