En contabilidad, la anotación en el libro diario es el proceso de registrar transacciones financieras en el libro diario, que también se conoce como el diario general. Implica documentar transacciones en orden cronológico para que cada actividad comercial se registre con precisión para su posterior análisis y elaboración de informes. A continuación, explicaremos cómo registrar en el libro diario una transacción, cómo integrar la contabilización en el ciclo contable y cómo evitar errores comunes.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo se contabiliza una transacción?
  
• ¿Cuáles son los tipos de registros más comunes?
  
• ¿Cómo se integra en el ciclo contable el registro en el libro diario?
  
• ¿Stripe puede ayudar con el registro en el libro diario?
  
• ¿Cuáles son los errores comunes en el registro en el libro diario y cómo puedes evitarlos?
  

¿Cómo se registra una transacción en el libro diario?

Registrar una transacción implica documentar un evento financiero en el libro contable de manera clara y organizada. A continuación se indican los pasos:

• Comienza por entender de qué trata la transacción. Por ejemplo, ¿la empresa está pagando el alquiler, está ganando ingresos o está comprando algo?

• Determina a qué cuentas afecta la transacción. Si estás comprando suministros, por ejemplo, eso probablemente afectará a una cuenta de gastos o activos (por ejemplo, «Suministros de oficina») y reducirá tu efectivo o aumentará lo que debes si la compra es a crédito.

• Decide qué se debita y se acredita en la transacción. En otras palabras, ¿qué está aumentando o disminuyendo en ella? Si estás utilizando contabilidad de doble entrada, siempre debitas una cuenta y acreditas otra. Por ejemplo, pagar el alquiler aumenta tus gastos (un débito) y reduce el efectivo (un crédito).

• Registra la entrada, comenzando con el débito. Enumera el nombre de la cuenta y el importe. Luego, con un ligero sangrado, añade la línea de crédito con el importe correspondiente.

• Anota cuándo ocurrió la transacción y añade una breve descripción de qué trata la transacción (por ejemplo, «Alquiler de oficina pagado para diciembre»).

Antes de continuar, asegúrate de que los débitos totales coincidan con los créditos totales, ya que deben equilibrarse. Si no es así, revisa tus cálculos y vuelve sobre tus pasos.

¿Cuáles son los tipos de registros más comunes?

En contabilidad, los registros son donde se incluyen inicialmente las transacciones y se utilizan diferentes tipos de registros para organizar las entradas según la naturaleza de las transacciones. Los registros especializados se utilizan para transacciones repetitivas (por ejemplo, ventas, compras, ingresos en efectivo), mientras que los registros generales se utilizan para transacciones menos frecuentes, más complejas o únicas.

A continuación se muestran los tipos más comunes de registros.

Libro diario general

Este es el diario predeterminado para transacciones que no encajan perfectamente en un diario especializado. Es flexible y permite incluir descripciones detalladas, lo que lo hace útil para asientos únicos o irregulares. Podrías usarlo para ajustar asientos, correcciones o transacciones poco comunes (por ejemplo, registrar la depreciación o cancelaciones de deudas incobrables).

Diario de ventas

Este hace un seguimiento de todas las ventas a crédito de bienes o servicios. Registra solo las ventas realizadas a crédito (no las ventas en efectivo). Cada asiento muestra el cliente, el importe y otros detalles. Debes usar este diario cuando tu empresa venda inventario o servicios a crédito.

Diario de ingresos en efectivo

Este registra todos los flujos de efectivo. Incluye solo ventas en efectivo (no ventas realizadas a crédito). Cada asiento muestra el cliente, el importe y otros detalles. Debes usar este diario para los pagos recibidos de los clientes, préstamos obtenidos o efectivo de la venta de activos.

Diario de pagos en efectivo (o desembolsos)

Este diario hace un seguimiento de todos los flujos de efectivo salientes. Registra todos los casos en los que la empresa gasta efectivo. Debes usar este diario cuando pagues a proveedores, alquiler, salarios u otros gastos.

Diario de compras

Este registra todas las compras a crédito de bienes o servicios. Incluye solo compras a crédito, no en efectivo. Debes usar este diario cuando compres inventario, equipos o servicios a crédito.

Diario de devoluciones y descuentos de ventas

Este rastrea las devoluciones de bienes vendidos a crédito y cualquier descuento otorgado a los clientes. Registra los créditos emitidos a los clientes. Debes usar este diario cuando un cliente devuelva productos defectuosos o reciba un descuento en una compra debido a un problema.

Diario de devoluciones y descuentos de compras

Este diario registra las devoluciones de bienes comprados a crédito y los descuentos recibidos de los proveedores. Ayuda a monitorear las reducciones en lo que tu empresa debe a los proveedores. Debes usar este diario cuando devuelvas inventario dañado a un proveedor o recibas un ajuste de precio.

¿Cómo se integra en el ciclo contable el registro en el libro diario?

Siempre que se realiza una transacción financiera (por ejemplo, pagar el alquiler, vender un producto, comprar inventario), lo primero que hay que hacer es registrarla. El registro en el libro diario es el acto de registrar los detalles de una transacción, como la fecha, qué cuentas se ven afectadas y si esas cuentas están aumentando o disminuyendo (débito y crédito), en un libro diario para hacer un seguimiento de ello.

Las actividades financieras que se incluyen en el libro diario se utilizan para lo siguiente:

• El libro mayor: El libro mayor clasifica las actividades en categorías específicas (por ejemplo, «Gastos de alquiler», ·»Ingresos por ventas»). Esto te permite crear un saldo de prueba para verificar que todos tus débitos y créditos coinciden.

• Ajustes: Los ajustes, como contabilizar la depreciación o gastos acumulados, dependen de las transacciones registradas en el libro diario.

• Estados financieros: La calidad de informes como los estados de resultados y los balances de situación depende de la precisión de los asiento del diario.

Cuando el registro en el libro diario se realiza correctamente, es más fácil presentar la historia financiera completa de la empresa.

¿Stripe puede ayudar con el registro en el libro diario?

Sí, Stripe puede integrarse con software de contabilidad. Al usar aplicaciones del Stripe App Marketplace, puedes hacer una integración con un software de contabilidad popular, como QuickBooks y Xero, de modo que todas las actividades financieras que ocurren a través de Stripe (pagos de clientes, reembolsos, comisiones y pagos) puedan sincronizarse automáticamente con tus libros.

¿Cuáles son los errores comunes en el registro en el libro diario y cómo puedes evitarlos?

Los errores ocurren, pero detectarlos pronto puede ahorrarte tiempo y estrés más adelante. Tómate tu tiempo; revisa regularmente tus asientos para verificar su precisión; y guarda todos tus recibos, facturas y otros documentos en un solo lugar para que puedas verificar cada transacción más fácilmente. Considera usar software de contabilidad para automatizar aspectos del proceso de contabilización y señalar errores antes de que se conviertan en problemas mayores. Entre las organizaciones de alto rendimiento, en promedio, está automatizado el 58 % de las partidas individuales del diario mensual.

A continuación verás algunos de los errores más comunes que las empresas pueden cometer al registrar transacciones, y algunas formas prácticas de evitarlos.

Confundir débitos y créditos

Podrías debitar accidentalmente la cuenta que debería ser acreditada o viceversa. Por ejemplo, un cliente paga una factura, pero en lugar de debitar «Efectivo» y acreditar «Cuentas por cobrar», haces lo contrario. Ahora tu cuenta de efectivo es incorrecta y tus cuentas por cobrar no reflejan el pago.

Para evitarlo, verifica dos veces qué cuentas deben aumentar o disminuir. Si alguna vez tienes dudas, recuerda las reglas básicas: los gastos y activos se adeudan cuando aumentan, mientras que los pasivos, el patrimonio y los ingresos se acreditan.

Olvidar registrar una transacción

Es posible que no incluyas una transacción en tu diario. Por ejemplo, pagas por suministros de oficina en efectivo, pero olvidas registrar la compra.

Para asegurarte de que todas tus transacciones estén correctamente registradas, debes convertir en un hábito hacer un seguimiento de todo. Toma medidas, como guardar todos tus recibos y cotejar regularmente con tu cuenta bancaria, para detectar cualquier cosa que puedas haber pasado por alto.

Usar la cuenta incorrecta

Podrías registrar la transacción pero clasificarla en la cuenta equivocada. Por ejemplo, compras muebles nuevos para la oficina y lo registras como «Suministros de oficina» en lugar de «Equipo de oficina» o una cuenta de activo fijo. Ahora, tus registros no reflejan el verdadero valor de tus activos a largo plazo.

Asegúrate de familiarizarte con tu plan de cuentas. Si no estás seguro de a qué pertenece algo, compruébalo o crea un documento de referencia rápida para las transacciones más habituales

Ingresar la cantidad incorrecta

Podrías cometer un error de introducción de datos al registrar el importe de una transacción. Por ejemplo, facturas a un cliente por 5000 $, pero cuando registras el pago, accidentalmente escribes 500 $. Ahora tus cuentas por cobrar parecen demasiado altas.

Para evitar esta situación, siempre verifica dos veces los importes comprobando el documento original, ya sea una factura, un recibo o un contrato. Hacerlo desde el principio puede ahorrar horas de correcciones más tarde.

Registrar la misma transacción dos veces

Podrías registrar accidentalmente una transacción dos veces. (Esto puede suceder cuando estás haciendo varias cosas a la vez o usando registros duplicados.) Por ejemplo, registras el pago de un cliente hoy y luego ves la misma notificación por correo electrónico mañana, así que lo registras de nuevo.

Para evitar cualquier duplicación, debes contar con un sistema que marque las transacciones como «registradas». El software de contabilidad a menudo señala entradas duplicadas, lo que puede ser de gran ayuda.

Omitir las descripciones

Podrías registrar la transacción sin incluir una breve explicación. Por ejemplo, una entrada que solo diga «Ajuste» sin incluir detalles. Cuando alguien más lo revise (o tú lo vuelvas a ver meses después), podría no entender lo que significa y tú podrías no recordarlo.

Asegúrate de añadir siempre una nota corta sobre qué es la transacción, solo lo suficiente para recordarte a ti o a cualquier otra persona por qué está ahí.

Olvidar incluir asientos de ajuste

Puede que olvides ajustar los asientos de depreciación, acumulaciones o pagos anticipados. Por ejemplo, pagas un año de seguro por adelantado pero olvidas dividir el gasto en 12 meses. Al final del primer mes, tu gasto del seguro parece demasiado alto.

Para evitar esta inexactitud, crea una lista de verificación para las tareas de fin de mes o fin de año. Incluye ajustes comunes, para que no pases por alto nada.

No comprobar los documentos de soporte

Es posible que registres algo que no coincide con la transacción real porque no has revisado los detalles en el documento original. Por ejemplo, registras una venta de 1000 $ porque eso es lo que recuerdas, pero la factura en realidad es de 1050 $.

Asegúrate de tener siempre el documento de soporte frente a ti cuando hagas el registro en el diario. Puede ser fácil adivinarlo o recurrir a la memoria, pero así es como ocurren los errores.