En comptabilité, la journalisation consiste à enregistrer les transactions financières dans le journal, également appelé « livre-journal ». Il s’agit de documenter les transactions par ordre chronologique afin que chaque activité commerciale soit correctement saisie pour être analysée et rapportée ultérieurement. Nous vous expliquons dans cet article comment enregistrer une transaction dans un journal, comment l‘ enregistrement dans un journal s’intègre dans le cycle comptable et comment éviter les erreurs courantes.

Que contient cet article?

• Comment journaliser une transaction?
  
• Quels sont les types de journaux courants?
  
• Comment la journalisation s’intègre-t-elle au cycle comptable?
  
• Stripe peut-elle vous aider à effectuer les écritures de journal?
  
• Quelles sont les erreurs courantes liées à la journalisation et comment les éviter?
  

Comment journaliser une transaction?

La journalisation d’une transaction consiste à documenter un événement financier dans le journal comptable de manière claire et organisée. En voici les étapes.

• Commencez par comprendre en quoi consiste la transaction. Par exemple, l’entreprise paie-t-elle un loyer, reçoit-elle des revenus ou achète-t-elle quelque chose?

• Déterminez les comptes concernés par la transaction. Si vous achetez des fournitures, par exemple, cela aura probablement une incidence sur un compte de dépenses ou d’actifs (par exemple, « Fournitures de bureau ») et réduira votre trésorerie ou augmentera vos dettes si l’achat est effectué à crédit.

• Décidez ce qui est débité et crédité dans la transaction. En d’autres termes, qu’est-ce qui augmente ou diminue dans celle-ci? Si vous utilisez la comptabilité à double entrée, vous débitez toujours un compte et créditez un autre. Par exemple, payer un loyer augmente vos dépenses (un débit) et réduit la trésorerie (un crédit).

• Enregistrez l’écriture en commençant par le débit. Indiquez le nom du compte et le montant. Ensuite, en indentant légèrement, ajoutez la ligne de crédit avec le montant correspondant.

• Notez le moment où la transaction a eu lieu et ajoutez une brève description de l’objet de la transaction (par exemple, « Loyer de bureau payé pour décembre »).

Avant de continuer, assurez-vous que le total des débits correspond au total des crédits, car ils doivent être équilibrés. Si ce n’est pas le cas, revérifiez vos calculs et chaque étape.

Quels sont les types de journaux courants?

En comptabilité, les journaux sont les registres dans lesquels les transactions sont initialement enregistrées. Différents types de journaux sont utilisés pour organiser les écritures en fonction de la nature des transactions. Des journaux spécialisés sont utilisés pour les transactions répétitives (par exemple, les ventes, les achats, les encaissements), tandis que les journaux généraux sont utilisés pour les transactions moins fréquentes, plus complexes ou ponctuelles.

Voici les types de journaux les plus courants.

Journal général

Il s'agit du journal par défaut pour les transactions qui ne correspondent pas exactement à un journal spécialisé. Il est flexible et permet des descriptions détaillées, ce qui le rend utile pour les entrées uniques ou irrégulières. Vous pouvez l'utiliser pour ajuster des entrées, effectuer des corrections ou enregistrer des transactions rares (par exemple, l'enregistrement d'une dépréciation ou d'une radiation de créances irrécouvrables).

Journal des ventes

Ce journal permet de suivre toutes les ventes à crédit de biens ou de services. Seules les ventes effectuées à crédit (et non les ventes au comptant) sont enregistrées dans celui-ci. Chaque écriture indique le client, le montant et d'autres détails. Ce journal est utilisé lorsque votre entreprise vend des stocks ou des services sur compte.

Journal des encaissements

Toutes les entrées de trésorerie sont enregistrées dans ce journal. Seules les ventes au comptant (et non les ventes à crédit) sont incluses. Chaque écriture indique le client, le montant et d'autres détails. Ce journal sert à enregistrer les paiements reçus des clients, les emprunts contractés ou les liquidités provenant de la vente d'actifs.

Journal des paiements en espèces (ou décaissements)

Il permet de suivre toutes les sorties de trésorerie. Tous les cas où l'entreprise dépense de la trésorerie sont enregistrés dans celui-ci. Ce journal sert à payer des fournisseurs, des loyers, des salaires ou à effectuer d'autres dépenses.

Journal des achats

Ce journal permet d'enregistrer tous les achats de biens ou de services à crédit. Il ne comprend que les achats à crédit, et non les achats en espèces. Ce journal est utilisé lorsque vous achetez des stocks, du matériel ou des services à crédit.

Journal des retours et des remises sur les ventes

Ce journal permet de suivre les retours de marchandises vendues à crédit et les remises accordées aux clients. Il permet également de suivre les crédits accordés aux clients. Ce journal est utilisé lorsqu'un client retourne des produits défectueux ou bénéficie d'une remise sur un achat en raison d'un problème.

Journal des retours et des remises sur les achats

Ce journal permet d’enregistrer les retours de marchandises achetées à crédit et les remises accordées par les fournisseurs. Il facilite le suivi des réductions sur les montants dus par votre entreprise aux fournisseurs. Ce journal est utilisé lorsque vous retournez des articles endommagés à un fournisseur ou lorsque vous bénéficiez d’un réajustement de prix.

Comment la journalisation s’intègre-t-elle au cycle comptable?

Chaque fois qu’une transaction financière a lieu (par exemple, le paiement d’un loyer, la vente d’un produit, l’achat de stocks), la première chose à faire est de l’enregistrer. La comptabilisation consiste à consigner les détails d’une transaction (tels que la date, les comptes concernés et si ces comptes augmentent ou diminuent (débits et crédits)) dans un journal afin d’en garder une trace.

Les activités financières consignées dans le journal sont utilisées aux fins suivantes.

• Le grand livre : le grand livre classe les activités dans des catégories spécifiques (par exemple, « Charges locatives », « Chiffre d’affaires »). Cela vous permet de créer une balance de vérification afin de vérifier que tous vos débits et crédits correspondent.

• Réajustements : les réajustements, tels que la comptabilisation des amortissements ou des dépenses à payer, reposent sur les transactions enregistrées dans le journal.

• États financiers : la qualité des rapports, tels que les états des résultats et les bilans, dépend de l'exactitude des écritures du journal.

Lorsque la tenue du journal est effectuée correctement, il est plus facile de dresser un tableau complet de la situation financière de l'entreprise.

Stripe peut-elle vous aider à effectuer les écritures de journal?

Oui, Stripe peut s’intégrer à des logiciels de comptabilité. En utilisant les applications de la Stripe App Marketplace, vous pouvez vous connecter à des logiciels de comptabilité populaires tels que QuickBooks et Xero afin que toutes les activités financières effectuées via Stripe (paiements clients, remboursements, frais et versements) soient automatiquement synchronisées avec vos livres comptables.

Quelles sont les erreurs courantes liées à la journalisation et comment les éviter?

Les erreurs sont inévitables, mais les détecter rapidement peut vous faire gagner du temps et vous éviter du stress par la suite. Prenez le temps de vérifier régulièrement l’exactitude de vos saisies et conservez tous vos reçus, factures et autres documents au même endroit afin de pouvoir vérifier plus facilement chaque transaction. Envisagez d’utiliser un logiciel de comptabilité pour automatiser certains aspects du processus de journalisation et signaler les erreurs avant qu’elles ne deviennent des problèmes plus importants. Au sein des organisations les plus performantes, en moyenne, 58 % des écritures comptables mensuelles sont automatisées.

Voici quelques erreurs courantes que les entreprises peuvent commettre lorsqu’elles enregistrent des transactions, et quelques moyens pratiques de les éviter.

Mélanger les débits et les crédits

Vous pourriez accidentellement débiter le compte qui devrait être crédité ou vice versa. Par exemple, un client paie une facture, mais au lieu de débiter « Encaisse » et de créditer « Comptes clients », vous effectuez l'opération inverse. Votre compte de caisse est désormais incorrect et vos créances ne reflètent pas le paiement.

Pour éviter cela, vérifiez les comptes qui doivent augmenter ou diminuer. En cas de doute, réfléchissez aux règles de base : les dépenses et les actifs sont débités lorsqu’ils augmentent, tandis que les passifs, les capitaux propres et les revenus sont crédités.

Oublier d’enregistrer une transaction

Une transaction peut ne pas figurer du tout dans votre journal. Par exemple, vous payez des fournitures de bureau en espèces, mais vous oubliez d’enregistrer l’achat.

Afin de vous assurer que toutes vos transactions sont correctement enregistrées, prenez l'habitude de tout noter. Conservez tous vos reçus et vérifiez régulièrement votre compte bancaire afin de repérer tout élément qui aurait pu vous échapper.

Utiliser le mauvais compte

Vous pouvez enregistrer la transaction mais la classer dans le mauvais compte. Par exemple, vous achetez de nouveaux meubles pour le bureau et vous les enregistrez comme « Fournitures de bureau » au lieu de « Matériel de bureau » ou dans un compte d'immobilisations. Vos registres ne reflètent alors plus la valeur réelle de vos actifs à long terme.

Assurez-vous de vous familiariser avec votre plan comptable. Si vous ne savez pas où se trouve quelque chose, consultez ou créez un document de référence rapide pour les transactions courantes.

Saisir le mauvais montant

Vous pouvez commettre une erreur de saisie de données lorsque vous enregistrez le montant d’une transaction. Par exemple, vous facturez 5 000 $ à un client, mais, lorsque vous enregistrez le paiement, vous tapez accidentellement 500 $. Désormais, vos créances apparaissent beaucoup trop élevées.

Pour éviter ce genre d'erreur, veuillez toujours vérifier les montants figurant sur le document source, qu'il s'agisse d'une facture, d'un reçu ou d'un contrat. Cette précaution vous évitera de passer des heures à corriger vos erreurs par la suite.

Enregistrer deux fois de la même transaction

Vous pouvez accidentellement journaliser deux fois une transaction. (Cela peut se produire lorsque vous faites plusieurs choses à la fois ou que vous utilisez des enregistrements en double.) Par exemple, vous enregistrez le paiement d’un client aujourd’hui, puis voyez la même notification par courriel le lendemain, donc vous l’enregistrez à nouveau.

Pour éviter tout doublon, conservez un système qui marque les transactions comme « saisies ». Les logiciels de comptabilité signalent souvent les écritures en double, ce qui peut être d'une grande aide.

Ignorer les descriptions

Vous pouvez enregistrer la transaction sans inclure une brève explication. Par exemple, une entrée indique simplement « Réajustement » sans plus de détails. Lorsque quelqu’un d’autre l’examine (ou que vous revenez dessus des mois plus tard), il se peut qu’il ne comprenne pas ce que cela signifie et que vous ne vous en souveniez pas.

Veillez à toujours ajouter une brève note décrivant la transaction, juste assez pour vous rappeler ou rappeler à toute autre personne la raison de cette transaction.

Écritures de réajustement manquantes

Vous pourriez oublier de réajuster les écritures relatives à l'amortissement, aux charges à payer ou aux paiements anticipés. Par exemple, vous payez une année d'assurance à l'avance, mais vous oubliez de répartir la dépense sur 12 mois. À la fin du premier mois, vos frais d'assurance semblent beaucoup trop élevés.

Pour éviter ce type d’erreur, veuillez créer une liste de contrôle pour les tâches de fin de mois ou de fin d’année. Veuillez y inclure les réajustements courants afin de ne rien oublier.

Ignorer les pièces justificatives

Il est possible que vous enregistriez une transaction qui ne correspond pas à la réalité parce que vous n'avez pas vérifié les détails dans le document source. Par exemple, vous enregistrez une vente de 1 000$ parce que c'est ce dont vous vous souvenez, mais la facture indique en réalité 1 050 $.

Assurez-vous d’avoir toujours le document justificatif sous les yeux lorsque vous passez vos écritures. Il peut être tentant de deviner ou de se fier à sa mémoire, mais c’est ainsi que les erreurs surviennent.