A escrituração em contabilidade é o processo de registrar transações financeiras no diário, que também é conhecido como livro de registro original. Isso envolve documentar transações em ordem cronológica para que cada atividade comercial seja capturada com precisão para análise e relatórios posteriores. Abaixo, explicaremos como registrar uma transação, como a escrituração se encaixa no ciclo contábil e como evitar erros comuns.

Neste artigo:

• Como você registra uma transação?
  
• Quais são os tipos comuns de diários?
  
• Como a escrituração se encaixa no ciclo contábil?
  
• O Stripe pode ajudar com a escrituração?
  
• Quais são os erros comuns na escrituração e como você pode evitá-los?
  

Como você registra uma transação?

Registrar uma transação envolve documentar um evento financeiro no diário contábil de forma clara e organizada. Aqui estão os passos:

• Comece entendendo sobre o que é a transação. Por exemplo, a empresa está pagando aluguel, gerando receita ou comprando algo?

• Determine quais contas a transação impacta. Se você está comprando suprimentos, por exemplo, isso provavelmente afetará uma conta de despesa ou ativo (por exemplo, "Materiais de escritório") e reduzirá seu caixa ou aumentará o que você deve se a compra for a crédito.

• Decida o que é debitado e creditado na transação. Em outras palavras, o que está aumentando ou diminuindo nela? Se você estiver usando contabilidade de partida dobrada, você sempre debita uma conta e credita outra. Por exemplo, pagar aluguel aumenta suas despesas (um débito) e reduz o caixa (um crédito).

• Registre a entrada, começando pelo débito. Liste o nome da conta e o valor. Em seguida, com um leve recuo, adicione a linha de crédito com o valor correspondente.

• Anote quando a transação aconteceu e adicione uma breve descrição sobre o que a transação envolve (por exemplo, "Aluguel de escritório pago para dezembro").

Antes de prosseguir, certifique-se de que o total de débitos corresponda ao total de créditos, pois eles precisam equilibrar. Se não corresponderem, reexamine seus cálculos e refaça seus passos.

Quais são os tipos comuns de diários?

Na contabilidade, os diários são onde as transações são inicialmente registradas. Você usa diferentes tipos de diários para organizar as entradas com base na natureza das transações. Diários especializados são usados para transações repetitivas (por exemplo, vendas, compras, recebimentos em dinheiro), enquanto diários gerais são usados para transações menos frequentes, mais complexas ou únicas.

Aqui estão os tipos mais comuns de diários.

Diário geral

Este é o diário padrão para transações que não se encaixam perfeitamente em um diário especializado. É flexível e permite descrições detalhadas, o que o torna útil para entradas únicas ou irregulares. Você pode usá-lo para ajustar entradas, correções ou transações raras (por exemplo, registrar depreciação ou baixas de dívidas).

Diário de vendas

Este rastreia todas as vendas a crédito de bens ou serviços. Registra apenas vendas feitas a crédito (não vendas à vista). Cada entrada mostra o cliente, o valor e outros detalhes. Você usa este diário quando sua empresa vende estoque ou serviços a prazo.

Diário de recebimentos em espécie

Este registra todos os fluxos de entrada de caixa. Inclui apenas vendas em espécie (não vendas feitas a crédito). Cada entrada mostra o cliente, o valor e outros detalhes. Você usa este diário para pagamentos recebidos de clientes, empréstimos tomados ou dinheiro da venda de ativos.

Diário de pagamentos em espécie (ou desembolsos)

Ele rastreia todos os fluxos de saída de caixa. Registra todas as instâncias em que a empresa gasta dinheiro. Você usa este diário quando paga fornecedores, aluguel, salários ou outras despesas.

Diário de compras

Ele registra todas as compras a crédito de bens ou serviços. Inclui apenas compras a crédito, não em dinheiro. Você usa este diário quando compra estoque, equipamentos ou serviços a prazo.

Diário de devoluções e abatimentos de vendas

Ele rastreia devoluções de bens vendidos a crédito e quaisquer abatimentos concedidos aos clientes. Rastreia créditos emitidos para os clientes. Você usa este diário quando um cliente devolve produtos defeituosos ou recebe um desconto em uma compra devido a um problema.

Diário de devoluções e abatimentos de compras

Ele registra devoluções de bens comprados a crédito e abatimentos recebidos de fornecedores. Ajuda a monitorar reduções no que sua empresa deve aos fornecedores. Você usa este diário quando devolve estoque danificado a um fornecedor ou recebe um ajuste de preço.

Como a escrituração se encaixa no ciclo contábil?

Sempre que uma transação financeira acontece (por exemplo, pagar aluguel, vender um produto, comprar estoque), a primeira coisa a fazer é registrá-la. A escrituração é o ato de capturar os detalhes de uma transação — como a data, quais contas são afetadas e se essas contas estão aumentando ou diminuindo (débito e crédito) — em um diário para acompanhar.

As atividades financeiras no diário são usadas para o seguinte:

• O razão: o razão classifica as atividades em buckets específicos (por exemplo, "Despesa de aluguel", "Receita de vendas"). Isso permite que você crie um balancete para verificar se todos os seus débitos e créditos estão alinhados.

• Ajustes: ajustes, como contabilizar depreciação ou despesas acumuladas, dependem das transações registradas no diário.

• Demonstrações financeiras: a qualidade de relatórios como demonstrações de resultados e balanços patrimoniais depende da precisão das entradas do diário.

Quando a escrituração é feita corretamente, é mais fácil contar a história financeira completa da empresa.

A Stripe pode ajudar com o lançamento contábil?

Sim, a Stripe pode se integrar com softwares de contabilidade. Usando aplicativos do Stripe App Marketplace, você pode se integrar com softwares de contabilidade populares como QuickBooks e Xero, para que todas as atividades financeiras que acontecem por meio da Stripe — pagamentos de clientes, reembolsos, tarifas e pagamentos — possam ser sincronizadas automaticamente com seus registros.

Quais são os erros comuns na escrituração e como você pode evitá-los?

Erros acontecem, mas detectá-los com antecedência pode poupar tempo e estresse mais tarde. Leve o seu tempo, revise regularmente suas entradas para precisão e mantenha todos os seus recibos, faturas e outros documentos em um só lugar para que você possa verificar cada transação mais facilmente. Considere usar software de contabilidade para automatizar aspectos do processo de escrituração e sinalizar erros antes que se tornem problemas maiores. Entre as organizações de melhor desempenho, em média, 58% dos itens de linha do diário mensal são automatizados.

Aqui estão alguns erros comuns que as empresas podem cometer ao registrar transações e algumas maneiras práticas de evitá-los.

Misturar débitos e créditos

Você pode acidentalmente debitar a conta que deveria ser creditada ou vice-versa. Por exemplo, um cliente paga uma fatura, mas em vez de debitar "Caixa" e creditar "Contas a receber", você faz o contrário. Agora sua conta de caixa está incorreta e suas contas a receber não refletem o pagamento.

Para evitar isso, verifique duas vezes quais contas devem aumentar ou diminuir. Se você estiver em dúvida, pense nas regras básicas: despesas e ativos são debitados quando aumentam, enquanto passivos, patrimônio e receita são creditados.

Esquecer de registrar uma transação

Uma transação pode não entrar no seu diário de forma alguma. Por exemplo, você paga por materiais de escritório em dinheiro, mas esquece de registrar a compra.

Para garantir que todas as suas transações sejam registradas corretamente, crie o hábito de rastrear tudo. Realize ações como salvar todos os seus recibos e reconciliar regularmente com sua conta bancária para capturar qualquer coisa que você possa ter perdido.

Usar a conta errada

Você pode registrar a transação, mas classificá-la sob a conta errada. Por exemplo, você compra novos móveis para o escritório e registra como "Materiais de escritório" em vez de "Equipamentos de escritório" ou uma conta de ativo fixo. Agora, seus registros não refletem o verdadeiro valor dos seus ativos de longo prazo.

Certifique-se de se familiarizar com seu plano de contas. Se você não tiver certeza de onde algo pertence, verifique ou crie um documento de referência rápida para transações comuns.

Inserir o valor errado

Você pode cometer um erro de lançamento de dados ao registrar um valor de transação. Por exemplo, você fatura um cliente por $5.000, mas quando registra o pagamento, você acidentalmente digita $500. Agora suas contas a receber parecem muito altas.

Para evitar esse cenário, sempre verifique os valores em relação ao documento de origem — seja uma fatura, recibo ou contrato. Fazer isso desde o início pode economizar horas de correções depois.

Registrar a mesma transação duas vezes

Você pode acidentalmente registrar uma transação duas vezes. (Isso pode acontecer quando você está realizando múltiplas tarefas ou usando registros duplicados.) Por exemplo, você registra o pagamento de um cliente hoje e depois vê a mesma notificação de e-mail amanhã, então você registra novamente.

Para evitar duplicações, mantenha um sistema que marque transações como "registradas". O software de contabilidade frequentemente sinaliza lançamentos duplicados, o que pode ser uma grande ajuda.

Ignorar descrições

Você pode registrar a transação sem incluir uma breve explicação. Por exemplo, um lançamento diz apenas "Ajuste" sem detalhes. Quando alguém mais a revisa (ou você a revisita meses depois), pode não entender o que significa e você pode não se lembrar.

Certifique-se de sempre adicionar uma breve nota sobre o que é a transação — apenas o suficiente para lembrar você ou qualquer outra pessoa sobre por que ela está lá.

Falta de lançamentos de ajuste

Você pode esquecer de ajustar as entradas para depreciação, acréscimos ou pré-pagamentos. Por exemplo, você paga por um ano de seguro antecipadamente, mas esquece de alocar a despesa ao longo de 12 meses. No final do primeiro mês, sua despesa de seguro parece muito alta.

Para evitar essa imprecisão, crie uma lista de verificação para tarefas de final de mês ou final de ano. Inclua ajustes comuns, para que você não esqueça de nada.

Ignorar os documentos de apoio

Você pode registrar algo que não corresponde à transação real porque não verificou os detalhes no documento de origem. Por exemplo, você registra uma venda de $1.000 porque é isso que você lembra, mas a fatura na verdade diz $1.050.

Certifique-se de sempre ter o documento de apoio à sua frente ao fazer o lançamento contábil. Pode ser fácil adivinhar ou operar da memória, mas é assim que ocorrem os erros.