Journaliseren in accounting is het proces van het vastleggen van financiële transacties in het journaal, dat ook bekend staat als het boek van de oorspronkelijke boeking. Het houdt in dat transacties in chronologische volgorde worden gedocumenteerd, zodat elke bedrijfsactiviteit nauwkeurig wordt vastgelegd voor latere analyse en rapportage. Hieronder leggen we uit hoe je een transactie journaliseert, hoe journaliseren past in de boekhoudcyclus en hoe je veelgemaakte fouten kunt vermijden.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe logboek je een transactie?
  
• Wat zijn de meest voorkomende soorten dagboeken?
  
• Hoe past de boekhouding in de boekhoudcyclus?
  
• Kan Stripe helpen bij het bijhouden van dagboeken?
  
• Wat zijn veelvoorkomende fouten bij het bijhouden en hoe kun je ze voorkomen?
  

Hoe boek je een transactie?

Bij het journaliseren van een transactie moet een financiële gebeurtenis op een duidelijke, georganiseerde manier in het boekhouddagboek worden gedocumenteerd. Dit zijn de stappen:

• Begin met begrijpen waar de transactie over gaat. Betaalt het bedrijf bijvoorbeeld huur, verdient het inkomsten, of koopt het iets?

• Bepaal op welke rekeningen de transactie betrekking heeft. Als je bijvoorbeeld benodigdheden koopt, heeft dat waarschijnlijk invloed op een onkosten of activa account (bijv. 'Kantoorbenodigdheden') en verminder je je contant geld of verhoog je wat je verschuldigd bent als de aankoop op krediet is.

• Bepaal wat er in de transactie wordt gedebiteerd en gecrediteerd. Met andere woorden, wat neemt toe of af? Als je accounting met dubbele invoer gebruikt, debiteer je altijd de ene rekening en crediteer je de andere. Als je bijvoorbeeld huur betaalt, stijgen je kosten (een debet) en daalt het contante bedrag (een credit).

• Noteer de boeking, beginnend met de afschrijving. Vermeld de account naam en het bedrag. Voeg vervolgens, met een klein streepje, de kredietlijn toe met het bijbehorende bedrag.

• Schrijf op wanneer de transactie plaatsvond en voeg een korte beschrijving toe van waar de transactie over gaat (bijvoorbeeld 'Betaalde kantoorhuur voor december').

Voordat je verdergaat, moet je ervoor zorgen dat het totale aantal afschrijvingen overeenkomt met het totale aantal bijschrijvingen, omdat ze in evenwicht moeten zijn. Als dat niet het geval is, bekijk dan je berekeningen opnieuw en volg je stappen opnieuw.

Wat zijn veelvoorkomende soorten dagboeken?

In de boekhouding worden transacties in eerste instantie in journaal vastgelegd. Je gebruikt verschillende soorten journaals om posten woonachtig te ordenen op basis van de aard van de transacties. Gespecialiseerde journaals worden gebruikt voor repetitieve transacties (bijv. verkopen, aankopen, contante inkomsten), terwijl algemene journaals worden gebruikt voor minder frequente, complexere of eenmalige transacties.

Dit zijn de meest voorkomende soorten dagboeken.

Algemeen dagboek

Dit is het standaarddagboek voor transacties die niet netjes in een gespecialiseerd dagboek passen. Het is flexibel en biedt gedetailleerde beschrijvingen, waardoor het handig is voor unieke of onregelmatige boekingen. Je kunt het gebruiken om boekingen, correcties of zeldzame transacties aan te passen (bijv. het registreren van afschrijvingen of oninbare vorderingen).

Verkoopdagboek

Hiermee worden alle kredietverkopen van goederen of diensten bijgehouden. Alleen verkopen op krediet (geen contante verkopen) worden geregistreerd. Bij elke post worden de klant, het bedrag en andere gegevens vermeld. Je gebruikt dit journaal wanneer je onderneming voorraad of diensten op account verkoopt.

Dagboek contante inkomsten

Hierin wordt alle inkomende contanten geregistreerd. Dit omvat alleen contante verkopen (geen verkopen op krediet). Bij elke post worden de klant, het bedrag en andere gegevens vermeld. Je gebruikt dit journaal voor Payments van klanten, opgenomen leningen of contant geld uit de verkoop van activa.

Journaal voor contante Payments (of uitbetalingen)

Hiermee worden alle uitstromen van contant geld bijgehouden. Alle gevallen waarin de onderneming contant geld uitgeeft, worden geregistreerd. Je gebruikt dit journaal wanneer je leveranciers, huur, lonen of andere uitgaven betaalt.

Aankoopdagboek

Dit logboek omvat alle kredietaankopen van goederen of diensten. Het omvat alleen kredietaankopen, geen contant geld. Je gebruikt dit journaal wanneer je voorraad, apparatuur of diensten op account koopt.

Verkoopopbrengsten en vergoedingen journaal

Hiermee worden de retourzendingen bijgehouden van goederen die op krediet zijn verkocht en eventuele aan klanten toegekende vergoedingen. Hiermee worden kredieten bijgehouden die aan klanten zijn verstrekt. Je gebruikt dit journaal wanneer een klant defecte producten retourneert of een korting op een aankoop ontvangt vanwege een probleem.

Dagboek met aankoopretouren en toeslagen

Dit logboek registreert de retourzendingen van goederen die op krediet zijn gekocht en de van leveranciers ontvangen vergoedingen. Het helpt bij het monitoren van verlagingen van wat je onderneming verschuldigd is aan leveranciers. Je gebruikt dit journaal wanneer je beschadigde voorraad terugstuurt naar een leverancier of een aanpassing van de prijs ontvangt.

Hoe past dagboeken in de boekhoudcyclus?

Wanneer een financiële transactie plaatsvindt (bijv. het betalen van huur, het verkopen van een product, het kopen van voorraad), is het eerste wat je moet doen het vastleggen. Journaliseren is het vastleggen van de details van een transactie, zoals de datum, om welke rekeningen het gaat en of die rekeningen stijgen of dalen (debet- en creditrekeningen) in een journaal om het traject bij te houden.

De financiële activiteiten in het journaal worden gebruikt voor het volgende:

• Het grootboek: Het grootboek sorteert de activiteiten in specifieke buckets (bijvoorbeeld 'Huurkosten', 'Omzet inkomsten'). Zo kun je een proefsaldo maken om te controleren of al je afschrijvingen en kredieten overeenkomen.

• Aanpassingen: Aanpassingen, zoals het verwerken van afschrijvingen of toegerekende kosten, zijn afhankelijk van de transacties die in het journaal worden geregistreerd.

• Financiële overzichten: De kwaliteit van rapporten zoals inkomsten en balansen hangt af van de nauwkeurigheid van journaalposten.

Wanneer de boekhouding correct wordt uitgevoerd, is het gemakkelijker om het volledige financiële verhaal van de onderneming te vertellen.

Kan Stripe helpen bij het bijhouden van dagboeken?

Ja, Stripe kan integreren met boekhoudsoftware. Door apps van de Stripe App Marketplace te gebruiken, kun je integreren met populaire boekhoudsoftware zoals QuickBooks en Xero, zodat alle financiële activiteiten die via Stripe gebeuren - betalingen van klanten, terugbetalingen, vergoedingen en uitbetalingen - automatisch gesynchroniseerd worden met je boekhouding.

Wat zijn veelvoorkomende fouten bij het bijhouden en hoe kun je ze voorkomen?

Fouten kunnen gebeuren, maar als je ze in een vroeg stadium ontdekt, kan dat je later tijd en stress besparen. Neem de tijd, controleer regelmatig of je boekingen correct zijn en bewaar al je bonnetjes, facturen en andere documenten op één plek zodat je elke transactie gemakkelijker kunt controleren. Overweeg het gebruik van boekhoudsoftware om aspecten van het journaalproces te automatiseren en fouten te signaleren voordat het grotere problemen worden. Bij de best presterende organisaties is gemiddeld 58% van de maandelijkse journaalposten geautomatiseerd.

Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten die ondernemingen kunnen maken bij het vastleggen van transacties en enkele praktische manieren om ze te vermijden.

Afschrijvingen en bijschrijvingen door elkaar halen

Je kunt per ongeluk bedragen afschrijven van het account dat moet worden gecrediteerd of vice versa. Een klant betaalt bijvoorbeeld een factuur, maar in plaats van 'Contant' af te schrijven en 'Debiteuren' te crediteren, doe je het omgekeerde. Nu is je kas account onjuist en komen je vorderingen niet overeen met de betaling.

Controleer nogmaals welke rekeningen moeten worden verhoogd of verlaagd om dit te voorkomen. Als je het ooit niet zeker weet, denk dan na over de basisregels: uitgaven en activa worden gedebiteerd wanneer ze stijgen, terwijl passiva, eigen vermogen en inkomsten worden gecrediteerd.

Een transactie vergeten vast te leggen

Een transactie komt misschien helemaal niet in je dagboek terecht. Je betaalt bijvoorbeeld contant voor kantoorbenodigdheden, maar vergeet de aankoop vast te leggen.

Om er zeker van te zijn dat al je transacties goed worden geregistreerd, moet je er een gewoonte van maken om alles bij te houden. Onderneem acties zoals het bewaren van al je bonnetjes en sluit regelmatig af met je bankrekening om alles op te vangen wat je misschien over het hoofd hebt gezien.

Het verkeerde account gebruiken

Je kunt de transactie registreren, maar deze onder het verkeerde account classificeren. Je koopt bijvoorbeeld nieuw meubilair voor op kantoor en registreert dit als 'Kantoorbenodigdheden' in plaats van 'Kantoorapparatuur' of een account met vaste activa. Je administratie weerspiegelt nu niet de werkelijke waarde van je langetermijnactiva.

Zorg dat je vertrouwd raakt met je rekeningstelsel. Als je niet zeker weet waar iets hoort, controleer dan of maak een beknopt referentiedocument voor veelvoorkomende transacties.

Het verkeerde bedrag invoeren

Je kunt een fout maken bij het invoeren van gegevens wanneer je een transactie vastlegt. Je factureert een client bijvoorbeeld voor $ 5000, maar wanneer je de betaling vastlegt, typ je per ongeluk $ 500. Nu lijken je vorderingen veel te hoog.

Om dit Scenario te voorkomen, moet je bedragen altijd vergelijken met het Source Document, of het nu een factuur, ontvangstbewijs of contract is. Als je dit vooraf doet, kun je later uren aan correcties besparen.

Dezelfde transactie twee keer opnemen

Je kunt per ongeluk een transactie twee keer in een journaal vastleggen. (Dit kan gebeuren als je multitaskt of dubbele records gebruikt.) Je registreert bijvoorbeeld vandaag de betaling van een klant en krijgt morgen dezelfde E-mail melding te zien, zodat je deze opnieuw registreert.

Om dubbel werk te voorkomen, moet je een systeem hebben dat transacties markeert als 'ingevoerd'. Boekhoudsoftware markeert vaak dubbele boekingen, wat een grote hulp kan zijn.

Beschrijvingen overslaan

Je kunt de transactie opnemen zonder een korte toelichting op te geven. Een invoer bevat bijvoorbeeld alleen 'Aanpassing' zonder details. Wanneer iemand anders de transactie beoordeelt (of je de transactie maanden later opnieuw bekijkt), begrijpt diegene misschien niet wat deze inhoudt en weet jij het misschien niet meer.

Zorg ervoor dat je altijd een korte opmerking toevoegt over wat de transactie is, net genoeg om jou of iemand anders eraan te herinneren waarom deze er is.

Aanpassing van vermeldingen ontbreekt

Misschien vergeet je de posten aan te passen voor afschrijvingen, toerekeningen of vooruitbetalingen. Je betaalt bijvoorbeeld vooraf voor een jaar verzekering, maar vergeet de uitgaven over 12 maanden te verdelen. Aan het einde van de eerste maand lijken je verzekeringskosten veel te hoog.

Om deze onnauwkeurigheid te voorkomen, moet je een checklist maken voor eindemaands- of eindejaarstaken. Voeg veelvoorkomende aanpassingen toe, zodat je niets over het hoofd ziet.

De ondersteunende documenten negeren

Je kunt iets opnemen dat niet overeenkomt met de daadwerkelijke transactie omdat je de gegevens in het Source Document niet hebt gecontroleerd. Je registreert bijvoorbeeld een verkoop voor $ 1000 omdat dat is wat je je herinnert, maar op de factuur staat eigenlijk $ 1.050.

Zorg ervoor dat je altijd het ondersteunende document bij de hand hebt wanneer je een dagboek schrijft. Het kan gemakkelijk zijn om het te raden of vanuit het hoofd te bedienen, maar zo ontstaan fouten.