Die Journalisierung bezeichnet bei der Buchhaltung den Vorgang der Aufzeichnung von Finanztransaktionen im Journal, das auch als Buch der ursprünglichen Buchung bezeichnet wird. Dabei werden die Transaktionen in chronologischer Reihenfolge dokumentiert, sodass jede Geschäftstätigkeit für spätere Analysen und Berichte genau erfasst wird. Nachfolgend wird erläutert, wie eine Transaktion im Journal erfasst wird, wie sich die Journalisierung in den Buchhaltungszyklus einfügt und wie häufige Fehler vermieden werden können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie erfassen Sie eine Transaktion im Journal?
  
• Was sind die häufigsten Arten von Journalen?
  
• Wie fügt sich die Journalisierung in den Buchhaltungszyklus ein?
  
• Kann Stripe bei der Journalisierung helfen?
  
• Welches sind die häufigsten Fehler bei der Journalisierung und wie können Sie sie vermeiden?
  

Wie journalisiert man eine Transaktion?

Bei der Journalisierung einer Transaktion wird ein Finanzereignis im Buchhaltungsjournal übersichtlich und organisiert dokumentiert.

• Beginnen Sie damit, zu verstehen, worum es bei der Transaktion geht: Zahlt das Unternehmen beispielsweise Miete, erzielt Umsatz oder kauft es etwas?

• Legen Sie fest, auf welche Konten sich die Transaktion auswirkt. Wenn Sie beispielsweise Waren kaufen, wird dies wahrscheinlich ein Konto für Ausgaben oder Vermögenswerte (z. B. „Bürobedarf“) betreffen und entweder Ihr Bargeld reduzieren oder Ihre Schulden erhöhen, wenn der Kauf auf Kredit erfolgt.

• Entscheiden Sie, was bei der Transaktion belastet und gutgeschrieben wird. Mit anderen Worten, was erhöht oder verringert sich bei dieser Transaktion? Bei der doppelten Buchführung wird immer ein Konto belastet, während auf dem anderen eine Gutschrift erfolgt. Zum Beispiel erhöht die Zahlung von Miete Ihre Ausgaben (eine Belastung) und reduziert Bargeld (eine Gutschrift).

• Erfassen Sie die Buchung, beginnend mit der Belastung. Geben Sie den Namen des Kontos und den Betrag an. Fügen Sie dann, leicht eingerückt, den Gutschriftposten mit dem entsprechenden Betrag hinzu.

• Schreiben Sie auf, wann die Transaktion stattgefunden hat und fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu, worum es bei der Transaktion geht (z. B. „Gezahlte Büromiete für Dezember“).

Bevor Sie fortfahren, stellen Sie sicher, dass die Gesamtbelastungen mit den Gesamtgutschriften übereinstimmen, da sie ausgeglichen werden müssen.

Was sind die häufigsten Arten von Journalen?

In der Buchhaltung werden die Transaktionen zunächst in Journalen erfasst. Sie verwenden verschiedene Arten von Journalen, um Buchungen nach der Art der Transaktionen zu organisieren. Spezielle Journale werden für sich wiederholende Transaktionen verwendet (zum Beispiel Verkäufe, Einkäufe, Bareinnahmen), während Grundbücher für weniger häufige, komplexere oder einmalige Transaktionen verwendet werden.

Hier sind die häufigsten Arten von Journalen.

Grundbuch

Dies ist das Standardjournal für Transaktionen, die nicht sauber in ein Spezialjournal passen. Es ist flexibel und ermöglicht detaillierte Beschreibungen, was es hilfreich für einmalige oder oder unregelmäßige Buchungen macht. Sie können es verwenden, um Buchungen, Korrekturen oder seltene Transaktionen anzupassen (z. B. die Buchung von Abschreibungen oder Forderungsausfällen).

Verkaufsjournal

Hier werden alle Kreditverkäufe von Waren oder Dienstleistungen erfasst. Es werden nur Verkäufe auf Kredit erfasst (keine Barverkäufe). Jede Buchung enthält den Kunden/die Kundin, den Betrag und andere Details. Sie verwenden dieses Journal, wenn Ihr Unternehmen Bestand oder Dienstleistungen auf Rechnung verkauft.

Kassenbuch

Darin werden alle Mittelzuflüsse erfasst. Es enthält nur Barverkäufe (nicht Verkäufe auf Kredit). Jede Buchung enthält den Kunden/die Kundin, den Betrag und andere Details. Sie verwenden dieses Journal für Zahlungen von Kundinnen/Kunden, aufgenommene Kredite oder Barmittel aus dem Verkauf von Vermögenswerten.

Journal für Barzahlungen (oder Auslagen)

Hier werden alle Geldabflüsse erfasst. Es werden alle Fälle aufgezeichnet, in denen das Unternehmen Bargeld ausgibt. Dieses Journal verwenden Sie, wenn Sie Lieferanten, Miete, Löhne oder andere Ausgaben bezahlen.

Einkaufsjournal

Hier werden alle Käufe von Waren oder Dienstleistungen auf Kredit erfasst. Es umfasst nur Kreditkäufe, keine Barkäufe. Sie verwenden dieses Journal, wenn Sie Bestand, Geräte oder Dienstleistungen auf Rechnung kaufen.

Journal für Verkaufsretouren und Wertberichtigungen

In diesem Journal werden die Rücksendungen von auf Kredit verkauften Waren und alle Kundinnen/Kunden gewährten Nachlässe erfasst. Die an Kundinnen/Kunden ausgestellten Gutschriften werden erfasst. Sie verwenden dieses Journal, wenn ein Kunde/eine Kundin defekte Produkte zurückgibt oder aufgrund eines Problems einen Rabatt auf einen Kauf erhält.

Journal für Einkaufsretouren und Wertberichtigungen

Hier werden Rücksendungen von auf Kredit gekauften Waren und von Lieferanten erhaltene Nachlässe protokolliert. Es hilft bei der Überwachung von Kürzungen der Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens gegenüber Lieferanten. Sie verwenden dieses Journal, wenn Sie beschädigte Bestände an einen Lieferanten zurückgeben oder eine Preisanpassung erhalten.

Wie fügt sich die Journalisierung in den Buchhaltungszyklus ein?

Wenn eine finanzielle Transaktion stattfindet (z. B. Miete zahlen, Produkt verkaufen, Inventar kaufen), muss diese zunächst erfasst werden. Journalisierung ist der Vorgang, in dem die Details einer Transaktion – wie das Datum, welche Konten betroffen sind und ob diese Konten zu- oder abnehmen (Soll und Haben) – in einem Journal erfasst werden, um den Überblick zu behalten.

Die finanziellen Aktivitäten in dem Journal werden für Folgendes verwendet:

• Das Hauptbuch: Im Hauptbuch werden die Aktivitäten in bestimmte Bereiche sortiert (z. B. „Mietkosten“, „Verkaufserlöse“). Auf diese Weise können Sie eine Probebilanz erstellen, um zu überprüfen, ob alle Ihre Belastungen und Gutschriften übereinstimmen.

• Korrekturen: Korrekturen, wie z. B. die Berücksichtigung von Abschreibungen oder aufgelaufene Ausgaben, basieren auf den im Journal erfassten Transaktionen.

• Abschlüsse: Die Qualität von Berichten wie Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen hängt von der Genauigkeit der Journalbuchungen ab.

Wenn die Journalisierung korrekt durchgeführt wird, ist es einfacher, die gesamte Finanzgeschichte des Unternehmens zu erzählen.

Kann Stripe bei der Journalisierung helfen?

Ja, Stripe kann in die Buchhaltungssoftware integriert werden. Durch die Verwendung von Apps aus dem Stripe App Marketplace können Sie die Vernetzung mit beliebter Buchhaltungssoftware wie QuickBooks und Xero durchführen. So können alle finanziellen Aktivitäten, die über Stripe ablaufen – Kundenzahlungen, Rückerstattungen, Gebühren und Auszahlungen – automatisch mit Ihren Büchern synchronisiert werden.

Welches sind die häufigsten Fehler bei der Journalisierung und wie können Sie sie vermeiden?

Fehler passieren, aber sie frühzeitig zu erkennen, kann Ihnen später Zeit und Stress sparen. Nehmen Sie sich Zeit; prüfen Sie Ihre Buchungen regelmäßig auf Genauigkeit; und bewahren Sie alle Belege, Rechnungen und andere Dokumente an einem einzigen Ort auf, damit Sie alle Transaktionen leichter überprüfen können. Erwägen Sie den Einsatz von Buchhaltungssoftware, um bestimmte Aspekte des Journalisierungsprozesses zu automatisieren und Fehler zu erkennen, bevor sie zu größeren Problemen werden. Bei den leistungsstärksten Organisationen sind durchschnittlich 58 % der monatlichen Journalbuchungen automatisiert.

Hier sind einige häufige Fehler, die Unternehmen machen können, wenn sie Transaktionen aufzeichnen, und einige praktische Möglichkeiten, sie zu vermeiden.

Verwechslung von Belastungen und Gutschriften

Sie können versehentlich das Konto belasten, auf dem eine Gutschrift erfasst werden soll, oder umgekehrt. Ein Kunde/eine Kundin zahlt beispielsweise eine Rechnung, aber anstatt das „Kassenkonto“ zu belasten und auf dem Konto „Forderungen“ eine Gutschrift zu erfassen, nehmen Sie umgekehrte Buchungen vor. Nun weist Ihr Kassenkonto einen falschen Betrag auf und Ihr Forderungskonto spiegelt die Zahlung nicht wider.

Um dies zu vermeiden, überprüfen Sie noch einmal, welche Konten sich erhöhen oder verringern sollten. Wenn Sie sich einmal unsicher sind, gehen Sie die Grundregeln durch: Ausgaben und Vermögenswerte werden belastet, wenn sie steigen, während Verbindlichkeiten, Eigenkapital und Umsatz gutgeschrieben werden.

Vergessen, eine Transaktion zu erfassen

Möglicherweise erscheint eine Transaktion gar nicht in Ihrem Journal. Sie bezahlen beispielsweise Büromaterial mit Bargeld, vergessen aber, den Kauf zu erfassen.

Um sicherzustellen, dass alle Ihre Transaktionen ordnungsgemäß aufgezeichnet werden, sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen, alles aufzuzeichnen. Bewahren Sie beispielsweise alle Belege auf und gleichen Sie sie regelmäßig mit Ihrem Bankkonto ab, um alles zu erfassen, was Sie möglicherweise übersehen haben.

Das falsche Konto verwenden

Möglicherweise erfassen Sie die Transaktion, ordnen sie aber dem falschen Konto zu. Sie kaufen z. B. neue Möbel für das Büro und buchen sie unter „Büromaterial“ statt unter „Büroausstattung“ oder einem Konto für Anlagevermögen. Nun spiegeln Ihre Aufzeichnungen nicht den wahren Wert Ihrer langfristigen Vermögenswerte wider.

Machen Sie sich unbedingt mit Ihrem Kontenplan vertraut. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo etwas hingehört, überprüfen Sie es oder erstellen Sie ein Dokument mit einer Kurzreferenz für gängige Transaktionen.

Falschen Betrag eingeben

Sie können einen Fehler bei der Dateneingabe machen, wenn Sie einen Transaktionsbetrag erfassen. Beispielsweise stellen Sie einem Kunden/einer Kundin 5.000 $ in Rechnung, aber wenn Sie die Zahlung erfassen, geben Sie versehentlich 500 $ ein. Jetzt erscheinen Ihre Forderungen viel zu hoch.

Um dieses Szenario zu vermeiden, sollten Sie Beträge immer mit dem Ursprungsdokument vergleichen – gleich ob es sich um Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge handelt.

Die gleiche Transaktion zweimal erfassen

Sie können eine Transaktion versehentlich zweimal in einem Journal erfassen. (Dies kann passieren, wenn Sie Multitasking betreiben oder doppelte Datensätze verwenden.) Zum Beispiel erfassen Sie die Zahlung eines Kunden/einer Kundin/Kundin heute und sehen dann morgen dieselbe E-Mail-Benachrichtigung, sodass Sie sie erneut aufzeichnen.

Um Doppelerfassungen zu vermeiden, sollten Sie ein System einrichten, das Transaktionen als „eingegeben“ markiert. Buchhaltungssoftware kennzeichnet doppelte Einträge oft, was eine große Hilfe sein kann.

Beschreibungen überspringen

Sie können die Transaktion erfassen, ohne eine kurze Erklärung beizufügen. Zum Beispiel steht in einer Buchung nur „Korrektur“ ohne Details. Wenn jemand anderes die Buchung überprüft (oder Sie sie Monate später erneut aufrufen), versteht er/sie möglicherweise nicht, worum es geht, und Sie erinnern sich möglicherweise nicht daran.

Fügen Sie unbedingt immer eine kurze Notiz mit Informationen zu der Transaktion hinzu – gerade genug, um Sie oder andere daran zu erinnern, warum sie vorhanden ist.

Fehlende Korrekturbuchungen

Vielleicht vergessen Sie, die Buchungen für Abschreibungen, Periodenabgrenzungen oder Vorauszahlungen zu korrigieren. Sie zahlen beispielsweise für ein Versicherungsjahr im Voraus, vergessen aber, die Ausgaben auf 12 Monate aufzuteilen. Am Ende des ersten Monats sieht Ihr Versicherungsaufwand viel zu hoch aus.

Um diese Ungenauigkeit zu vermeiden, erstellen Sie eine Checkliste für Aufgaben am Monatsende oder am Jahresende und fügen Sie allgemeine Korrekturen ein, damit Sie nichts übersehen.

Begleitende Unterlagen ignorieren

Möglicherweise erfassen Sie etwas, das nicht mit der tatsächlichen Transaktion übereinstimmt, weil Sie die Details im Ursprungsdokument nicht überprüft haben.Beispielsweise buchen Sie einen Verkauf für 1.000 $, weil Sie sich daran erinnern, aber die Rechnung steht tatsächlich 1.050 $.

Stellen Sie sicher, dass Sie das Belegdokument immer vor sich haben, wenn Sie eine Journalbuchung erfassen. Es kann sein, dass sie leicht zu erraten ist oder aus dem Gedächtnis eingegeben werden kann, aber so passieren Fehler.